Miten maksaa yrityksen ennakkoverot neljännesvuosittain: vaiheittainen opas pienyrittäjille

Neljännesvuosittaiset yritysverot voivat tuntua aluksi pelottavilta, etenkin jos olet tottunut siihen, että verot pidätetään palkasta. Yrittäjille, freelancereille, itsenäisille toimeksisaajille ja läpivirtaavien yritysten omistajille liittovaltion verojärjestelmä toimii usein eri tavalla. Sen sijaan, että maksaisit kaiken vasta vuoden lopussa, sinun on ehkä tehtävä arvioidut veromaksut pitkin vuotta.

Se ei kuitenkaan tarkoita, että neljännesvuosittaiset verot olisivat monimutkaisia. Kun ymmärrät, kenen täytyy maksaa, mitä maksuun sisällytetään, miten summa lasketaan ja milloin kukin maksu on tehtävä, prosessista tulee paljon helpommin hallittava. Olennaista on suunnitella etukäteen, pysyä järjestelmällisenä ja välttää odottamasta siihen asti, että määräpäivä on jo käsillä.

Jos olet perustanut yritysmuodon, kuten LLC-yhtiön, S-yhtiön tai kumppanuuden, neljännesvuosittaiset verot ovat yksi ensimmäisistä taloudellisista tavoista, jotka kannattaa sisällyttää toimintaan. Yrityksen perustaminen on vain yksi osa yrittäjyyttä. Verosuunnittelu on toinen.

Mitä neljännesvuosittaiset yritysverot ovat

Neljännesvuosittaiset yritysverot ovat arvioituja veromaksuja, joita suoritetaan vuoden aikana sellaisista tuloista, joista ei tehdä tavanomaista ennakonpidätystä. Niitä kutsutaan arvioiduiksi veroiksi, koska arvioit, kuinka paljon veroja olet velkaa odotettujen tulojen, vähennysten, hyvitysten ja itsenäisen ammatinharjoittamisen veron perusteella vuoden aikana.

Monille yritysten omistajille arvioidut verot kattavat liittovaltion tuloveron ja tarvittaessa myös itsenäisen ammatinharjoittamisen veron. Ne perustuvat yleensä tuloihin, joita odotat saavasi liiketoiminnasta, sijoitustuloista ja muista veronalaisista tuloista, joista ei jo pidätetä veroja palkasta.

Arvioitujen maksujen tarkoitus on yksinkertainen: IRS käyttää pay-as-you-go-järjestelmää. Jos veroja ei pidätetä automaattisesti, sinun odotetaan yleensä maksavan sitä mukaa kuin ansaitset.

Kenen täytyy yleensä maksaa arvioidut verot

Sinun on ehkä tehtävä neljännesvuosittaisia arvioituja veromaksuja, jos odotat olevasi velkaa vähintään 1 000 dollaria liittovaltion veroja veroilmoituksen jättämisen yhteydessä. Tämä koskee usein:

• Toiminimiyrittäjiä
• Freelancereita ja itsenäisiä toimeksisaajia
• Kumppanuuden osakkaita
• S-yhtiön osakkeenomistajia
• Joitakin vuokranantajia ja sijoittajia, joilla on tuloja, joista ei tehdä ennakonpidätystä
• Yrityksen omistajia, joilla on tuloja useista lähteistä eikä ennakonpidätys kata niitä kokonaan

Itsenäiset ammatinharjoittajat ovat usein ryhmä, johon vaikutus kohdistuu suoraan, koska työnantaja ei pidätä tuloveroa eikä palkkaveroja heidän ansioistaan.

Jos harjoitat liiketoimintaa läpivirtaavan yhtiörakenteen kautta, muista, että itse yhtiö ei aina maksa veroja samalla tavalla kuin C-yhtiö. Sen sijaan tulot siirtyvät usein henkilökohtaiseen veroilmoitukseesi, jolloin arvioidut veromaksut voivat olla tarpeen.

Kenen ei ehkä tarvitse maksaa

Sinun ei välttämättä tarvitse tehdä neljännesvuosittaisia arvioituja maksuja, jos ennakonpidätyksesi kattaa jo vuoden verolaskun. Esimerkiksi jotkut veronmaksajat vähentävät arvioitujen maksujen tarvetta kasvattamalla palkka-, eläke- tai muiden tulojen ennakonpidätystä.

Voit myös välttää arvioidut veromaksut, jos kokonaisverosi ennakonpidätyksen ja hyvitysten jälkeen on niin pieni, ettet odota olevasi velkaa IRS:lle veroilmoituksen jättämishetkellä. Käytännön testi ei ole se, omistatko yrityksen. Olennaista on, odotatko olevasi velkaa riittävästi veroja ennakonpidätyksen ja hyvitysten jälkeen siten, että arvioitujen verojen säännöt tulevat sovellettaviksi.

Koska jokainen verotilanne on erilainen, monet yritysten omistajat tarkistavat lukunsa uudelleen suurten muutosten jälkeen, kuten:

• Liikevaihdon kasvu
• Alihankkijoiden tai työntekijöiden palkkaaminen
• Toisen yrityksen lisääminen
• Muuttuminen toiminimestä LLC-yhtiöksi tai S-yhtiöksi
• Merkittävien vähennyskelpoisten kulujen syntyminen
• Siirtyminen osa-aikaisesta sivutulosta kokoaikaiseen itsenäiseen työhön

Mitä veroja arvioidut maksut voivat kattaa

Arvioidut veromaksut voivat kattaa muutakin kuin liittovaltion tuloveron. Monille itsenäisille veronmaksajille ne auttavat kattamaan myös itsenäisen ammatinharjoittamisen veron, joka rahoittaa sosiaaliturva- ja Medicare-maksuja itsenäisesti työskenteleville.

Tilanteestasi riippuen arvioidut maksut voivat myös auttaa kattamaan tuloja seuraavista lähteistä:

• Korko
• Osingot
• Vuokraustoiminta
• Sivutyöt
• Konsultointitulot
• Tietyt veronalaiset edut tai jaot

Jos tulosi tulevat useista lähteistä, yhdestä lähteestä voidaan jo tehdä ennakonpidätys, kun taas toisesta ei. Siksi arvioitujen verojen suunnittelussa on tarkasteltava koko verotilannetta, ei vain yrityksen liikevaihtoa.

Vaihe 1: Arvioi vuositulosi

Ensimmäinen vaihe on muodostaa realistinen arvio vuoden veronalaisista tuloistasi. Sen ei tarvitse olla täydellinen, mutta sen tulisi olla uskottava.

Lähde liikkeelle seuraavista:

• Odotetut liiketulot
• Odotetut liiketoiminnan kulut
• Muut veronalaiset tulot
• Mahdolliset vähennyskelpoiset eläkemaksut tai oikaisut, joita odotat tekeväsi

Jos liiketoimintasi on kausiluonteista tai epäsäännöllistä, käytä aiempia tietoja, jos niitä on saatavilla. Jos olet uusi yrittäjä, tee paras arvio nykyisten sopimusten, toistuvien asiakkaiden ja suunniteltujen myyntien perusteella.

Varovainen arvio on usein parempi kuin optimistinen. Jos tulosi kasvavat nopeasti, niiden aliarviointi voi johtaa siihen, että loppuvuonna sinulle jää yllättävä loppusumma maksettavaksi.

Vaihe 2: Arvioi verovelvollisuutesi

Kun olet arvioinut tulot, laske todennäköinen verovelvollisuutesi. Monet omistajat käyttävät edellisen vuoden veroilmoitusta lähtökohtana ja säätävät sitä kuluvan vuoden mukaan.

Voit arvioida tämän perusteella:

• Ennustetut veronalaiset tulot
• Sovellettavat liittovaltion tuloveroluokat
• Itsensä työllistävien verot, jos relevanttia
• Hyvitykset ja vähennykset, joita odotat käyttäväsi

IRS:n Form 1040-ES -laskelma on suunniteltu auttamaan yksityishenkilöitä näiden maksujen arvioinnissa. Myös vero-ohjelmistot voivat auttaa, etenkin jos tulosi tulevat useammasta lähteestä.

Jos yritysrakenteesi muuttuu, myös laskelma voi muuttua. Esimerkiksi uusi S-yhtiövalinta muuttaa sitä, miten omistajalle maksetaan ja miten tulot voidaan ilmoittaa. Siksi yritysten omistajien kannattaa tarkistaa arvioidut verot aina, kun rakenne muuttuu.

Vaihe 3: Jaa kokonaissumma neljännesvuosittaisiin maksuihin

Kun olet arvioinut vuoden kokonaiveron, jaa summa neljään maksuun, jos tulosi jakautuvat tasaisesti vuoden aikana.

Jos esimerkiksi arvioitu vuotuinen verolaskusi on 20 000 dollaria, tavoitteena olisi yleensä 5 000 dollaria neljännesvuodessa.

Tasaiset erät eivät kuitenkaan ole ainoa tapa. Jos tulosi ovat epätasaiset, sinun on ehkä mukautettava maksuja niin, että ne vastaavat paremmin sitä, milloin todella ansaitset tulon. Tämä on tärkeää yrityksille, jotka ovat kausiluonteisia, projektipohjaisia tai riippuvaisia voimakkaasti vuoden lopun myynnistä.

Tavoite ei ole vain maksaa jotakin. Tavoite on maksaa riittävästi ja ajoissa, jotta vältät seuraamukset ja pienennät suuren loppuvuoden loppusaldon riskiä.

Vaihe 4: Tunne eräpäivät

Arvioidut veromaksut erääntyvät yleensä neljä kertaa vuodessa:

• 15. huhtikuuta tuloista, jotka on ansaittu 1. tammikuuta ja 31. maaliskuuta välisenä aikana
• 15. kesäkuuta tuloista, jotka on ansaittu 1. huhtikuuta ja 31. toukokuuta välisenä aikana
• 15. syyskuuta tuloista, jotka on ansaittu 1. kesäkuuta ja 31. elokuuta välisenä aikana
• Seuraavan vuoden 15. tammikuuta tuloista, jotka on ansaittu 1. syyskuuta ja 31. joulukuuta välisenä aikana

Jos eräpäivä osuu viikonlopulle tai lailliselle pyhäpäivälle, määräaika siirtyy yleensä seuraavaan arkipäivään.

Kannattaa asettaa muistutukset hyvissä ajoin ennen jokaista määräpäivää. Monet yritysten omistajat tarkistavat tulonsa ja lähettävät maksun vähintään viikkoa etukäteen, mikä antaa aikaa korjata mahdolliset laskenta- tai maksunvälitysvirheet.

Vaihe 5: Valitse maksutapa

IRS tarjoaa useita tapoja tehdä arvioidut veromaksut.

Tavanomaisia maksutapoja ovat:

• IRS Direct Pay pankkitililtä
• Maksu IRS-verkkotilin kautta
• Pankki- tai luottokortti hyväksyttyjen maksunvälittäjien kautta
• IRS2Go-mobiilisovellus
• Electronic Federal Tax Payment System, riippuen verotyypistä ja ilmoitustilanteesta
• Postitse oikealla kuponkilla, jos suosit paperista ilmoittamista

Verkkomaksu on usein helpoin vaihtoehto, koska siitä saat välittömän vahvistuksen. Tämä vahvistus on hyödyllinen kirjanpidossasi ja vuoden lopun täsmäytyksessä.

Ennen maksamista varmista, että sinulla on tarvittavat tiedot, kuten Social Security -numero tai EIN, verovuosi ja summa, jonka haluat maksaa.

Vaihe 6: Pidä kirjanpito järjestyksessä

Arvioidut verot on helpompi hallita, kun seuraat niitä vuoden aikana sen sijaan, että yrittäisit koostaa kaiken veroilmoitusaikana.

Säilytä kirjaa seuraavista:

• Maksupäivät
• Maksusummat
• Vahvistusnumerot
• Käytetty maksutapa
• Tulooletukset, joita käytit kunkin maksun laskemiseen
• Tulon tai vähennysten muutokset, jotka vaikuttivat arvioihin

Yksinkertainen taulukko voi riittää. Myös kirjanpito-ohjelmisto toimii. Olennaista on johdonmukaisuus.

Yrityksen omistajille tämä kirjanpito on erityisen tärkeää, koska arvioidut maksut ovat osa laajempaa talousjärjestelmää, johon kuuluvat myös kirjanpito, palkanlaskenta, voitonseuranta ja vuosittainen verojen valmistelu.

Mitä tapahtuu, jos maksat liian vähän

Jos maksat liian vähän tai myöhässä, IRS voi periä sakon. Alimaksusakko ei ole tarkoitettu rankaisemaan jokaista virhettä, mutta se voi kasvaa merkittäväksi, jos jätät arvioidut maksut huomiotta liian pitkäksi aikaa.

Yleisesti voit välttää sakon, jos:

• Olet velkaa alle 1 000 dollaria ennakonpidätyksen ja hyvitysten jälkeen, tai
• Olet maksanut vähintään 90 prosenttia kuluvan vuoden verosta, tai
• Olet maksanut 100 prosenttia edellisen vuoden verosta, tilanteestasi riippuen pienemmästä määrästä

Koska turvasatamasäännöt voivat vaihdella tulotason ja verotusstatuksen mukaan, on järkevää tarkistaa ajantasaiset IRS-ohjeet, jos tulosi ovat muuttuneet merkittävästi.

Paras tapa välttää sakko on tehdä maksut ajoissa ja tarkistaa luvut aina, kun liiketoiminnan tulot muuttuvat.

Miksi yritysrakenne on tärkeä

Yhtiömuotosi vaikuttaa siihen, miten veroja käsitellään, mutta se ei poista verosuunnittelun tarvetta.

Käytännön ero on seuraava:

• Toiminimi ilmoittaa yleensä liiketulot suoraan henkilökohtaisessa veroilmoituksessa
• Kumppanuus siirtää tulot yleensä osakkaille
• S-yhtiö siirtää tulot yleensä osakkeenomistajille, vaikka palkka ja jaot voivat muuttaa kokonaisarviota
• C-yhtiö toimii yleensä eri verokehyksessä ja voi tehdä arvioituja yhteisöveromaksuja, jos sen odotetaan olevan velkaa riittävästi veroja

Tämä tarkoittaa, että yrityksen perustaminen ja verosuunnittelu pitäisi kulkea käsi kädessä. Jos perustat uutta LLC-yhtiötä, valitset S-yhtiöverotuksen tai järjestät yrityksesi uudelleen, sisällytä arvioidut verot suunnitelmaan alusta alkaen.

Yksinkertainen neljännesvuosittainen verotyöskentelytapa

Jos haluat käytännöllisen järjestelmän, käytä tätä prosessia joka neljännes:

1. Tarkista kuluvan vuoden liikevaihto ja kulut.
2. Päivitä tuloarviosi.
3. Laske uudelleen odotettu verolasku.
4. Vertaa summaa jo tehtyihin maksuihin.
5. Lähetä seuraava arvioitu maksu.
6. Tallenna vahvistus ja päivitä veroseuranta.

Tämä on yksi helpoimmista tavoista, joita yrityksen omistaja voi omaksua. Se vähentää yllätyksiä, parantaa kassavirran suunnittelua ja tekee verokaudesta vähemmän stressaavan.

Milloin kannattaa hakea ammattilaista apuun

Sinun ei tarvitse olla veroasiantuntija hallitaksesi neljännesvuosittaisia maksuja, mutta on tilanteita, joissa ammattilaisen neuvo on hyödyllinen.

Harkitse apua, jos:

• Tulosi muuttuvat voimakkaasti vuoden aikana
• Sinulla on useita yhtiöitä tai tulolähteitä
• Toimit useammassa osavaltiossa
• Olet hiljattain muuttunut toiminimestä LLC-yhtiöksi tai yhtiöksi
• Et ole varma, miten itsenäisen ammatinharjoittamisen vero soveltuu
• Haluat ymmärtää, voiko ennakonpidätys korvata arvioidut maksut

Pätevä veroasiantuntija voi auttaa sinua laatimaan maksustrategian, joka sopii yrityksellesi sen sijaan, että käyttäisit yhden koon mallia kaikille.

Lopullinen yhteenveto

Neljännesvuosittaiset yritysverot ovat hallittavissa, kun käsittelet niitä osana normaalia toimintarutiinia. Arvioi vuotuinen verosi, jaa se maksuihin, seuraa määräpäiviä ja pidä kirjanpito kunnossa. Jos tulosi muuttuvat, päivitä laskelmasi heti.

Monille yrittäjille vaikein osa ei ole matematiikka. Vaikeinta on luoda tapa. Kun tämä tapa on olemassa, neljännesvuosittaiset veromaksut ovat vain yksi järjestelmä, joka tukee terveempää liiketoimintaa.

Jos olet perustamassa uutta yritystä, tee verosuunnittelusta osa perustamisprosessia alusta alkaen. Mitä aikaisemmin rakennat järjestelmän, sitä vähemmän yllätyksiä kohtaat myöhemmin.