Поемане на отговорност за екипната работа: Наръчник за основатели за по-добро сътрудничество

Екипната работа често се описва като въпрос на култура, лидерство или комуникация. На практика тя е и трите. За основателите и собствениците на малък бизнес екипната работа е особено важна, защото компаниите в ранен етап рядко имат лукса на ясни граници, големи екипи или управленски нива. Всеки трябва да допринася, да се адаптира и да комуникира добре.

Затова отговорността за екипната работа не може да бъде оставена само на мениджърите или ръководителите на екипи. Тя е личен навик. Тя е и бизнес умение. Когато всеки човек приема сътрудничеството като своя лична отговорност, цялата компания се движи по-бързо, допуска по-малко грешки и се справя с напрежението с по-голяма стабилност.

За новите собственици на бизнес, които изграждат компании чрез Zenind и отвъд него, това е важно още от първия ден. Силното учредително подаване е само началото. Истинското дългосрочно предизвикателство е да се изгради екип, който може надеждно да изпълнява заедно.

Защо екипната работа е лична отговорност

Много хора смятат, че екипната работа успява, когато всички се разбират. Това е твърде ограничено разбиране. Истинската екипна работа успява, когато хората последователно вършат работата, която прави общите резултати възможни.

Това включва:

• Изясняване на очакванията, преди проблемите да нараснат
• Спазване на договореностите и сроковете
• Повдигане на притесненията навреме, вместо тихо да им се сърдите
• Приемане на обратна връзка без отбранителност
• Поемане на отговорност, когато се допускат грешки
• Помагане на другите да успеят, а не само защита на собствените ви задачи

Когато някой каже: „Екипът се провали“, обикновено е по-точно да се попита: „Какво направих аз или какво не направих, което повлия на резултата?“ Този въпрос не е за вината. Той е за контролa. Ако можете да идентифицирате своето влияние, можете да подобрите резултата следващия път.

Разликата между отчетност и отговорност

Отчетността често се възлага. Отговорността се избира.

Основателят може да възложи на човек да управлява заплати, операции, маркетинг или обслужване на клиенти. Но само възлагането не гарантира ангажираност. Отговорният член на екипа прави повече от това да изпълнява задачи. Той забелязва риска, комуникира ясно и мисли предварително.

Тази разлика е важна в малкия бизнес, защото екип с възложена отчетност, но с малка лична отговорност, става крехък. Работата се върши само когато някой гледа. Проблемите се прикриват, докато не станат скъпи. Конфликтите се проточват, защото никой не иска да ги адресира директно.

Отговорността променя тази динамика. Тя превръща сътрудничеството в споделен навик, а не в принудителна структура.

Как основателите задават тона

Поведенето на основателя се превръща в модел. Ако ръководството избягва трудните разговори, екипът се учи да ги избягва също. Ако ръководството спазва обещанията, идва подготвено и комуникира открито, екипът е по-склонен да прави същото.

Основателите влияят върху екипната работа по пет критични начина:

1. Те определят как изглежда добрата комуникация.
2. Те решават дали пропуснатите ангажименти ще бъдат адресирани или игнорирани.
3. Те задават стандарта за изпълнение докрай.
4. Те определят как се управлява конфликтът.
5. Те оформят дали хората се чувстват в безопасност да говорят честно.

Основателят не е нужно да контролира всяко взаимодействие. Но трябва да създаде среда, в която отговорното сътрудничество се очаква.

Девет навика на отговорната екипна работа

1. Поемайте отговорност за реакцията си

Когато нещо се обърка, е изкушаващо да се съсредоточите върху това кой е причинил проблема. По-полезният въпрос е: Каква е следващата ми най-добра реакция?

Отговорните колеги не отричат реалността и не чакат някой друг да оправи всичко. Те действат. Питат, коригират плановете и поддържат проекта в движение.

2. Говорете директно

Непряката комуникация създава объркване. Ако колега е пропуснал ангажимент, говорете с него директно и с уважение. Не позволявайте разочарованието да се превръща в разговори зад гърба, неясни оплаквания или пасивна съпротива.

Директната комуникация защитава доверието. Тя също така дава на хората шанс да коригират проблема, преди той да нарасне.

3. Поддържайте договореностите малки и ясни

Много проблеми в екипната работа започват с неясни обещания. „Ще се погрижа за това скоро“ не е надеждна договорка. По-добрите договорки уточняват кой какво ще направи, до кога и как ще се измерва успехът.

Ясните ангажименти намаляват недоразуменията и улесняват отчетността.

4. Забелязвайте, когато очакванията се променят

Бизнес условията се променят бързо. План, който е работил миналия месец, може вече да няма смисъл този месец. Отговорните екипи преразглеждат предположенията си, вместо да се преструват, че старите договорености все още отговарят на новата реалност.

Това означава да питате:

• Промени ли се срокът?
• Промени ли се обхватът?
• Промени ли се приоритетът?
• Нуждаем ли се от нова договореност?

5. Обръщайте внимание на разочарованието, преди то да се вкамени в обида

Непроговореното разочарование е скъпо. То понижава морала, отслабва доверието и прави сътрудничеството по-тежко, отколкото трябва да бъде.

Когато нещо ви безпокои, решете го рано. Ако проблемът е малък, той остава малък. Ако чакате, обикновено става по-труден за решаване.

6. Разграничавайте човека от проблема

Силните екипи могат да обсъждат грешки, без всяка грешка да се превръща в оценка на характера. Пропуснатият срок не е доказателство, че някой е нехайен. Лошото решение не е доказателство, че някой е неспособен.

Това разграничение държи разговора фокусиран върху подобрението, а не върху срама.

7. Учете се от сътресенията

Всеки конфликт, забавяне или пропуснато очакване съдържа информация. Въпросът е дали екипът ще извлече тази информация или просто ще повтори същия модел.

След сътресение попитайте:

• Какво се случи?
• Какво предположихме, което се оказа грешно?
• Кои предупредителни знаци игнорирахме?
• Какво трябва да направим различно следващия път?

8. Защитавайте целта на екипа

Екипът губи енергия, когато хората изгубят представа защо работата е важна. Целта не е само вдъхновяващ език. Тя е практичен инструмент за вземане на решения.

Когато екипът знае целта си, той може по-бързо да преценява компромисите. Може да казва „не“ на разсейванията. Може да приоритизира работата, която наистина има значение.

9. Допринасяйте, преди да изисквате

Най-добрите членове на екипа не чакат да бъдат молени всеки път. Те търсят начини да намалят триенето, да споделят информация и да помагат на другите да успеят.

Това може да означава да документирате процес, да отговорите на въпрос, да изчистите предаване между етапи или да решите повтарящ се проблем, преди той да достигне до целия екип.

Екипна работа в стартъп среда

Стартъпите и малките бизнеси са изправени пред уникално предизвикателство: рядко има достатъчно време, пари или персонал, за да се понесе лоша екипна работа за дълго.

Слабият екип може да изтощи млад бизнес по очевидни и по-непосредствени начини:

• Пропуснатите срокове водят до загубени клиенти
• Лошите предавания създават допълнителна работа
• Неразрешеното напрежение забавя изпълнението
• Неясната отговорност води до дублирани усилия
• Ниското доверие затруднява бързата адаптация

От друга страна, отговорният екип може да компенсира много ограничения. Може да няма най-големия бюджет, но все пак може да бъде дисциплиниран, отзивчив и устойчив.

Това е една от причините учредяването и структурата да са важни. Когато бизнесът е изграден целенасочено от самото начало, по-лесно е да се разпределят роли, да се определят очаквания и да се създаде култура на отговорност.

Как изглежда отговорното сътрудничество в ежедневието

Отговорното сътрудничество не е абстракция. То личи в обикновените решения.

Отговорният колега:

• Потвърждава срокове, вместо да ги предполага
• Уведомява другите, когато е блокиран
• Признава, когато е допуснал грешка
• Иска уточнение, вместо да гадае
• Споделя заслугите, когато нещата вървят добре
• Действа, когато нещо изисква внимание
• Уважава времето на другите

Тези навици може да изглеждат малки, но с времето те оформят надеждността на цялата организация.

Как да изградите по-отговорен екип

Ако искате по-добра екипна работа, започнете със системите около нея.

Определете ясни роли

Всеки човек трябва да знае за какво отговаря и как ролята му се свързва с останалите. Объркването на ролите създава конфликт по-бързо, отколкото повечето основатели очакват.

Определете комуникационни норми

Решете как екипът трябва да комуникира актуализации, да повдига проблеми и да решава разногласия. Нормите намаляват неяснотата и правят сътрудничеството по-предвидимо.

Преглеждайте ангажиментите редовно

Кратка седмична среща може да предотврати дълъг списък от изненади. Преглеждайте напредъка, пречките и променящите се приоритети, преди да се превърнат в по-големи проблеми.

Насърчавайте честността

Ако хората се страхуват от наказание, когато казват истината, ще прикриват проблемите. Лидерите трябва да възнаграждават ранните предупреждения, откровеността и обмисленото несъгласие.

Моделирайте поправянето

Всеки допуска грешки. Силните лидери ги поправят бързо. Това означава да признаете проблема, да се извините, когато е уместно, и да коригирате посоката без драма.

Ролята на доверието

Доверието не се изгражда чрез перфектно изпълнение. То се изгражда чрез надеждно поведение във времето.

Хората се доверяват на колеги, които:

• Казват какво ще направят
• Правят това, което са казали
• Признават, когато нещо се промени
• Комуникират рано, когато се появят трудности
• Отнасят се с уважение по време на конфликт

Ако доверието е ниско, екипът ще прекарва повече време в проверка, второ-guessing и защита. Ако доверието е високо, екипът може да насочи повече енергия към самата работа.

Заключение

Екипната работа не е само въпрос на химия или групов дух. Тя е резултат от индивидуална отговорност, упражнявана последователно във времето.

За основателите и собствениците на бизнес това означава да изграждат екипи, в които хората поемат отговорност за действията си, комуникират ясно и решават проблемите навреме. Това означава и да ръководят по начин, който улеснява отговорното сътрудничество за всички останали.

Една компания става по-силна, когато всеки човек разбира, че екипната работа не е нещо, което се случва на него. Тя е нещо, което практикува всеки ден.