Как да стартирате nonprofit организация в Ню Мексико: стъпки за подаване, такси и текущо съответствие

Стартирането на nonprofit организация в Ню Мексико изисква повече от добра мисия. Нужно е да учредите корпорацията правилно, да осигурите федерално данъчно третиране, ако е приложимо, и да спазвате актуалните правила за отчетност на щата. Това ръководство преминава през целия процес стъпка по стъпка, за да можете да стартирате с по-малко забавяния и по-малко грешки в съответствието.

Какво се счита за nonprofit организация в Ню Мексико?

Nonprofit организацията в Ню Мексико е корпорация, организирана така, че нито една част от нейните доходи или печалба да не се разпределя между членове, директори или служители. Nonprofit организациите обикновено се учредяват за благотворителни, образователни, религиозни, научни, литературни, граждански или подобни цели в обществена полза.

Ако планирате да събирате дарения, да кандидатствате за грантове или да търсите федерално данъчно освобождаване, корпоративните ви документи трябва да бъдат изготвени с тази цел още от самото начало.

Стъпка 1: Определете мисията и типа nonprofit организация

Не всяка nonprofit организация се нуждае от една и съща структура. Преди подаване решете:

• дали създавате обществена благотворителна организация, частна фондация, членска организация, търговска асоциация или друг nonprofit субект;
• дали планирате да търсите признаване от IRS по раздел 501(c)(3) или друга категория за освобождаване;
• кои ще бъдат директорите и кой ще ръководи ежедневните операции;
• дали организацията ще събира дарения в Ню Мексико.

Ясната мисия и план за управление ще направят учредителните документи по-лесни за изготвяне и заявленията за освобождаване по-лесни за подкрепяне.

Стъпка 2: Изберете съвместимо име

Името на вашата nonprofit организация трябва да се различава от другите субекти, вписани при New Mexico Secretary of State, и не бива да подсказва цел, която противоречи на учредителния акт. Преди подаване проверете наличността на името и се уверете, че то отговаря на вашата марка и мисия.

Силното име на nonprofit организация трябва да бъде:

• лесно за запомняне и изписване;
• ясно свързано с вашата цел;
• налично като домейн, ако планирате да изградите уебсайт;
• достатъчно широко, за да поддържа бъдещи програми или услуги.

Стъпка 3: Подгответе учредителния акт

За да създадете nonprofit корпорация в Ню Мексико, подавате учредителен акт при Secretary of State. Законът за nonprofit организации в Ню Мексико изисква учредителният акт да съдържа най-малко:

• името на корпорацията;
• срока на съществуване, който може да бъде безсрочен;
• целта на корпорацията;
• всички допълнителни вътрешни управленски разпоредби, които искате да включите;
• адреса на първоначалния регистриран офис и името на първоначалния регистриран агент.

Ако планирате да търсите статут 501(c)(3), учредителният акт трябва да включва и подходящ език, одобрен от IRS, включително правилна клауза за цел и клауза за прекратяване, която насочва оставащите активи към друга освободена цел при прекратяване.

Този детайл в изготвянето е важен. IRS преглежда учредителните документи внимателно, а слаб или непълен текст може да забави заявлението ви за освобождаване.

Стъпка 4: Подайте към Secretary of State на Ню Мексико

Държавните бизнес регистрации в Ню Мексико се обработват чрез онлайн портала за подаване на щата. За местна nonprofit корпорация таксата за подаване на учредителния акт е 25 долара.

След като Secretary of State одобри подаването, корпорацията се счита за учредена. Запазете копие от одобреното подаване, защото банки, грантодатели, застрахователи и държавни агенции често ще го изискват.

Ако учредявате nonprofit организацията сами, бъдете готови да управлявате подаването, информацията за регистрирания агент и следучредителното съответствие без пропускане на срокове. Zenind може да помогне за рационализиране на тези стъпки за основатели, които искат организирана подкрепа при подаването и напомняния за текущо съответствие.

Стъпка 5: Назначете регистриран агент

Всяка nonprofit организация в Ню Мексико трябва да поддържа регистриран агент и регистриран офис в щата. Този агент получава официални уведомления и съдебни книжа от името на корпорацията.

Регистриран агент може да бъде:

• физическо лице, което е жител на Ню Мексико и има физически адрес в щата; или
• отговарящ на изискванията бизнес субект, упълномощен да действа в Ню Мексико.

Регистрираният агент трябва да бъде надежден и достъпен по време на обичайното работно време. Използването на професионална услуга за регистриран агент може да помогне да запазите домашния си адрес извън публичните регистри и да намали риска от пропускане на важни правни уведомления.

Стъпка 6: Проведете организационно събрание и приемете устав

След като nonprofit организацията бъде учредена, управителният съвет трябва да проведе организационно събрание, за да приеме устав, да избере длъжностни лица и да уреди други начални въпроси. Уставът е вътрешният оперативен правилник на организацията. Той урежда как се свикват събранията, как се избират директорите, как служат длъжностните лица, как се броят гласовете и как съветът взема ключови решения.

Добрият устав трябва да обхваща:

• размер на съвета и мандати;
• роли на длъжностните лица;
• правила за уведомяване и кворум;
• права на членовете, ако са приложими;
• процедури при конфликт на интереси;
• обезщетяване и водене на документация;
• процедури за изменения.

Поддържайте устава практичен. Прекалено строгият устав може да създаде проблеми по-късно, а неясният устав може да остави съвета без ясен процес, когато решенията са най-важни.

Стъпка 7: Кандидатствайте за EIN

IRS препоръчва да получите Employer Identification Number след като организацията е юридически учредена. EIN е необходим за:

• откриване на банкова сметка;
• наемане на служители или изпълнители;
• подаване на федерални данъчни формуляри;
• кандидатстване за федерално данъчно освобождаване;
• работа с доставчици и грантодатели.

Можете да кандидатствате за EIN директно към IRS. Ако искате по-гладък процес на учредяване, Zenind може да помогне да координирате поддръжка за EIN, така че да не управлявате всяка стъпка сами.

Стъпка 8: Кандидатствайте за федерално данъчно освобождаване

Учредяването на nonprofit корпорация не означава автоматично, че организацията е освободена от федерален данък върху доходите. Ако искате статут 501(c)(3), обикновено трябва да подадете заявление към IRS чрез Form 1023 или, ако отговаряте на условията, Form 1023-EZ.

Преди подаване:

• уверете се, че учредителният акт съдържа изисквания език за освободена цел;
• уверете се, че уставът и структурата на съвета са съгласувани със заявлението;
• потвърдете, че дейностите ви отговарят на категорията за освобождаване, която търсите;
• съберете финансови прогнози и организационни детайли.

Успешното заявление за освобождаване зависи от последователност. Мисията, учредителният акт, уставът и формулярите към IRS трябва да разказват една и съща история.

Стъпка 9: Регистрирайте се като благотворителна организация, ако събирате дарения

Ако вашата организация съществува, оперира или събира дарения в Ню Мексико и не е освободена по друг начин, може да се наложи да се регистрирате в New Mexico Department of Justice Charities Unit. Щатът използва онлайн системата NM-COROS за регистрация и годишно отчитане.

Важни точки:

• регистрирайте се преди да събирате средства в щата;
• организациите, които съществуват и работят в Ню Мексико, обикновено трябва да се регистрират в рамките на 30 дни от учредяването, дори ако все още не са започнали да събират средства;
• годишните отчети се подават в срок до шест месеца след края на фискалната година;
• религиозни организации, образователни институции и някои помощни групи може да са освободени.

Ако планирате дарителска кампания, не третирайте регистрацията като второстепенен въпрос. Пропускането на тази стъпка може да доведе до избегваеми санкции и репутационни проблеми.

Стъпка 10: Открийте банкова сметка за nonprofit организацията

Открийте отделна банкова сметка веднага щом получите одобрение за учредяване и EIN. Носете в банката:

• копие от подадения учредителен акт;
• потвърждението за EIN;
• устава или организационната резолюция, която разрешава откриването на сметката;
• всички специфични за банката документи, изисквани от институцията.

Дръжте средствата на nonprofit организацията отделно от личните средства. Това разделяне защитава правната идентичност на организацията и улеснява счетоводството.

Стъпка 11: Спазвайте отчетността и воденето на документация в Ню Мексико

Nonprofit корпорациите в Ню Мексико трябва да подават годишни отчети. Първият годишен отчет се дължи в рамките на 30 дни след издаването на сертификата за учредяване. След това годишният отчет обикновено се дължи до 15-ия ден на петия месец след края на данъчната година на корпорацията.

Таксата за годишния отчет е 10 долара.

Трябва също да поддържате вътрешните записи актуални:

• протоколи от съвета и членовете;
• приети устави и изменения;
• декларации за конфликт на интереси;
• финансови отчети и данъчни декларации;
• актуализации на регистрирания агент и офиса.

Ако организацията променя своя регистриран агент, адрес или друга информация в държавните регистри, актуализирайте данните своевременно.

Често срещани грешки, които да избегнете

Много основатели на nonprofit организации за първи път се сблъскват със същите проблеми:

• подаване на учредителен акт, който не поддържа бъдещо заявление за 501(c)(3);
• избор на име без проверка на наличността;
• забравяне да се поддържа регистриран агент;
• смесване на лични и организационни финанси;
• пропускане на устав или използване на шаблон без адаптиране;
• пропускане на крайни срокове за годишен отчет и регистрация като благотворителна организация.

Избягването на тези грешки в началото е по-евтино и по-лесно, отколкото поправянето им по-късно.

Прост стартов контролен списък за nonprofit организация в Ню Мексико

Използвайте този контролен списък, за да останете организирани:

• определете мисията и типа nonprofit организация;
• изберете налично име;
• подайте учредителен акт към Secretary of State;
• назначете регистриран агент в Ню Мексико;
• приемете устав и проведете организационно събрание;
• получете EIN;
• кандидатствайте за данъчно освобождаване от IRS, ако е необходимо;
• регистрирайте се като благотворителна организация, ако събирате дарения в Ню Мексико;
• открийте банкова сметка;
• подавайте годишни отчети и поддържайте записите актуални.

Заключителни мисли

Стартирането на nonprofit организация в Ню Мексико е просто, когато третирате учредяването и съответствието като един процес, а не като две отделни задачи. Организацията се нуждае от правилно изготвен учредителен акт, регистриран агент, EIN, ясен устав и план за държавно и федерално отчитане.

Ако искате да отделяте по-малко време за управление на подаванията и повече време за мисията си, Zenind може да помогне с подкрепа за учредяване на nonprofit организация, услуга за регистриран агент, координация на EIN и текущи напомняния за съответствие.