Как да изградите по-умен процес на подбор преди първото си назначение

Наемането на първия служител е едно от най-важните решения, които един нов предприемач ще вземе. Подходящият човек може да помогне на компанията да расте по-бързо, да подобри обслужването на клиентите и да освободи основателя да се съсредоточи върху стратегията. Неподходящото назначение може да изтощи време, пари и енергия точно в момента, когато едно стартиращо предприятие може най-малко да си го позволи.

Затова най-умната стратегия за подбор започва много преди да бъде направена оферта. Тя започва с ясно разбиране на ролята, дисциплиниран процес на предварителен подбор и последователен начин за оценка както на уменията, така и на съвместимостта. За основателите, които изграждат нов бизнес, независимо дали е LLC, корпорация или друга структура, подобна подготовка е още по-важна, защото всяко ранно решение има непропорционално голямо въздействие върху растежа.

Защо ранните решения при наемане са толкова важни

Първото назначение прави повече от това да запълни списък със задачи. Този човек често помага да се определят работната култура, темпото на изпълнение и преживяването на клиента. В малък бизнес има малко пространство за разминаване между това, от което компанията има нужда, и това, което служителят може да даде.

Лошите решения при наемане могат да създадат няколко проблема:

• Загубена продуктивност, докато мениджърите обучават повторно или заменят служителя
• Допълнителни разходи за заплати, подбор и въвеждане в длъжност
• Напрежение в малък екип
• Забавяния в обслужването на клиенти или в пускането на нови продукти
• Намален фокус на основателя върху самия бизнес

Целта не е да се наема бавно само заради предпазливост. Целта е да се наема обмислено, с процес, който намалява риска и повишава увереността в решението.

Започнете с ролята, а не с автобиографията

Много грешки при наемане се случват, защото бизнесът започва, като реагира на кандидатите, вместо да дефинира работата. Преди да прегледате който и да е кандидат, запишете точно какво трябва да постигне ролята.

Една силна дефиниция на ролята трябва да включва:

• Основните резултати, които служителят трябва да постигне
• Ежедневните отговорности
• Необходимите умения и опит
• Личностните качества, които ще помогнат на човека да успее
• Изискванията за график, локация и наличност
• Стандартите за представяне през първите 90 дни

Тази стъпка е съществена, защото отделя истинските изисквания от предпочитанията. Например, ако бизнесът има нужда от човек, който може да отговаря на клиентски имейли в рамките на един час през работните дни, това е непреговарящо изискване. Ако основателят просто предпочита определен софтуерен опит, това може да е полезно, но не е задължително.

Ясните изисквания също помагат на кандидатите сами да се самоизберат. Колкото по-ясни сте, толкова по-малко неквалифицирани кандидати ще трябва да преглеждате по-късно.

Изградете предварителни критерии за отпадане

Преди интервютата да започнат, решете кои фактори автоматично дисквалифицират един кандидат. Това са вашите критерии за отпадане. Те спестяват време и ви предпазват от продължаване напред с човек, който реално не може да успее в ролята.

Често срещани критерии за отпадане включват:

• Липса на наличност през необходимите работни часове
• Невъзможност да се изпълняват основните трудови задължения
• Несъответствие със законовите изисквания за право на работа
• Лоша комуникация за роля, която изисква чести контакти с клиенти
• Доказателства за нечестност или сериозни несъответствия в кандидатурата
• Невъзможност да се използват основни инструменти или системи

Критериите за отпадане трябва да бъдат обективни и свързани с работата. Целта е да се елиминират кандидатите, които не могат да отговорят на реалните нужди на бизнеса, а не да се усложнява процесът излишно.

Използвайте кандидатурата като филтър

Силен процес на кандидатстване може да разкрие много още преди да се проведе първо интервю. Обърнете внимание на това как кандидатите се представят писмено, доколко пълно отговарят на въпросите и дали следват инструкциите.

При преглед на кандидатурите обръщайте внимание на:

• Точност и пълнота
• Ясен писмен изказ и професионален тон
• Внимание към детайла
• Релевантен опит
• Дали кандидатът е спазил инструкциите за подаване
• Дали кандидатът изглежда разбира ролята

Небрежна кандидатура може да е признак за разсеяност, особено при роли, където прецизността е важна. Въпреки това, една правописна грешка не трябва да се приема като автоматично основание за отхвърляне. Търсете модели, които показват дали кандидатът като цяло е внимателен и подготвен.

Проверявайте едновременно уменията и надеждността

След като кандидатурата премине първия филтър, следващата стъпка е да потвърдите две неща: човекът може да върши работата и може да се разчита, че ще се явява и ще се представя последователно.

Кратък телефонен или видео разговор може да ви помогне да оцените:

• Яснота в комуникацията
• Професионализъм
• Интерес към ролята
• Съвместимост с наличността и графика
• Удобство с основните отговорности
• Базова способност за решаване на проблеми

Поддържайте структура на този етап. Задавайте едни и същи основни въпроси на всеки кандидат, за да можете да сравнявате отговорите справедливо. Структурираният предварителен подбор води до по-добри решения от неформалните разговори, защото намалява вероятността чарът да надделее над компетентността.

Задавайте поведенчески въпроси в интервютата

Миналото поведение често е най-добрият предиктор за бъдещо представяне. Вместо да задавате само хипотетични въпроси, помолете кандидатите да опишат реални ситуации от своя опит.

Полезни поведенчески въпроси са:

• Разкажете ми за случай, в който сте се справили с труден клиент.
• Опишете ситуация, в която трябваше бързо да научите нов процес.
• Дайте пример за грешка, която сте допуснали, и как я поправихте.
• Разкажете ми за случай, в който трябваше да работите с ограничен надзор.
• Опишете проект, при който трябваше да спазите кратък срок.

Тези въпроси ви помагат да оцените преценката, адаптивността и поемането на отговорност. Силните кандидати могат да обяснят какво се е случило, какво са направили и какво са научили. По-слабите кандидати често остават общи или дават отговори, които никога не стигат до конкретика.

Оценявайте внимателно съвместимостта с културата

Съвместимостта с културата не трябва да означава наемане на хора, които са еднакви. Тя трябва да означава наемане на хора, чийто стил на работа и ценности подпомагат целите на бизнеса.

За едно стартиращо предприятие или малък бизнес полезни качества за културна съвместимост могат да бъдат:

• Надеждност
• Манталитет на собственост
• Уважителна комуникация
• Гъвкавост
• Готовност за учене
• Способност за работа при ограничена структура
• Ангажираност към качество

В същото време бъдете внимателни да не бъркате комфорт със съвместимост. Един човек може да е лесен за разговор и въпреки това да е лош избор, ако му липсват отговорност или дисциплина. Най-добрите служители укрепват екипа, без да изискват постоянен надзор.

Проверете практическите умения

Когато е възможно, включете в процеса кратко работно упражнение, свързано с реалната работа. Това е особено полезно за роли в операции, обслужване на клиенти, маркетинг, счетоводство, писане или администрация.

Примери за практическа оценка включват:

• Изготвяне на примерен отговор до клиент
• Преглед на кратка таблица за грешки
• Редактиране на кратък текст
• Организиране на примерен работен процес
• Подреждане на списък със задачи по приоритет

Запазете упражнението кратко и пряко свързано с ролята. Целта не е да получите безплатна работа. Целта е да видите как кандидатът мисли и се представя в реалистична ситуация.

Проверявайте препоръки с цел

Проверката на препоръки често се третира като формалност, но може да разкрие полезна информация, ако задавате насочени въпроси. Вместо да питате само дали кандидатът е бил добър служител, попитайте за конкретни поведенчески прояви в работата.

Въпроси, които да обмислите:

• За каква работа беше отговорен този човек?
• Колко надежден беше по отношение на срокове и изпълнение?
• Как реагираше на обратна връзка?
• Бихте ли го наели отново? Защо или защо не?
• Какъв тип среда му помагаше да успява?

Слушайте не само какво се казва, но и какво се избягва. Кратките и предпазливи отговори също могат да бъдат показателни.

Следете за предупредителни знаци

Не всеки сигнал е причина да отхвърлите кандидата веднага, но повтарящите се предупредителни знаци заслужават внимание.

Често срещани предупредителни знаци са:

• Непоследователна трудова история без ясно обяснение
• Лоша подготовка за интервюта
• Негативни коментари за всеки предишен работодател
• Неясни отговори на директни въпроси
• Прекомерни обещания без доказателства
• Трудност при поемане на отговорност за грешки
• Липса на интерес към детайлите на ролята

Ключът е в разпознаването на модели. Един проблем може да има разумно обяснение. Няколко проблема заедно обикновено нямат.

Направете компенсацията и очакванията ясни

Силен кандидат все пак може да се превърне в лошо назначение, ако очакванията не са ясни. Преди да направите оферта, потвърдете структурата на възнаграждението, работните часове, отговорностите, подчинеността и очакванията за представяне.

Процесът на офериране трябва да отговаря на въпроси като:

• Колко ще получава човекът?
• Дали ролята е на час, на заплата или на комисионна?
• Какви са работните часове?
• Работата дистанционна, хибридна или на място ли е?
• Какви са целите за първите 30, 60 и 90 дни?
• Кой ще бъде прекият ръководител на служителя?

Яснотата предотвратява объркване и помага на двете страни да започнат отношенията с реалистични очаквания.

Въведете в длъжност със структура

Наемането не приключва, когато офертата бъде приета. Ранното въвеждане в длъжност може да определи дали един добър кандидат ще се превърне в успешен служител.

Полезен план за въвеждане в длъжност трябва да включва:

• Ясно представяне на мисията и ценностите на компанията
• Достъп до инструменти, акаунти и системи
• Писмено обобщение на задълженията и очакванията
• Обучение по ключови работни процеси
• Планирани проверки през първите седмици
• Начин за измерване на ранния напредък

За малките бизнеси структурираното въвеждане е особено важно, защото основателите често предполагат, че новите служители ще „се оправят сами“. В действителност дори способните служители се представят по-добре, когато очакванията са документирани и подкрепата е последователна.

Кога да изчакате преди да наемете

Понякога най-доброто решение е все още да не наемате. Ако ролята не е достатъчно ясна, паричният поток е нестабилен или основателят не може да осигури достатъчно обучение и надзор, изчакването може да е по-добрият избор.

Помислете за отлагане на наемането, ако:

• Ролята не е напълно дефинирана
• Няма достатъчно работа, за да оправдае позицията
• Бизнесът не може спокойно да поддържа разходите за заплати
• Няма кой да обучи новия служител
• Основателят наема поради спешност, а не по стратегия

По-добре е да изчакате, отколкото да бързате към ангажимент, който бизнесът не може да поддържа.

Заключителни мисли

Най-добрият процес на подбор е обмислен, структуриран и свързан с реалните нужди на бизнеса. Започнете с дефиниране на работата, след това създайте критерии за отпадане, проверете комуникацията и надеждността, тествайте практическите умения и потвърдете съвместимостта чрез интервюта и препоръки. Когато процесът е ясен, увеличавате шансовете си да намерите човек, който добавя реална стойност.

За новите собственици на бизнес подобна дисциплина е също толкова важна, колкото и правилната правна структура на компанията. Добре обмислената основа подпомага по-добри решения по-нататък, независимо дали регистрирате бизнеса си, управлявате съответствието или се подготвяте да разширите екипа си.

Силен първи служител може да ускори растежа. Прибързаният може да забави всичко. Разликата обикновено се свежда до подготовката.