Kuinka perustaa voittoa tavoittelematon yhteisö New Mexicossa: perustamisvaiheet, maksut ja jatkuva vaatimustenmukaisuus

Voittoa tavoittelemattoman yhteisön perustaminen New Mexicossa vaatii muutakin kuin hyvän mission. Sinun on perustettava yhtiö oikein, haettava tarvittaessa liittovaltion verokohtelua ja pysyttävä ajan tasalla osavaltion raportointisäännöistä. Tämä opas käy prosessin läpi vaihe vaiheelta, jotta voit käynnistää toiminnan mahdollisimman pienin viivein ja virhein.

Mikä lasketaan voittoa tavoittelemattomaksi yhteisöksi New Mexicossa?

New Mexicon voittoa tavoittelematon yhteisö on yhtiö, joka on organisoitu niin, ettei sen tuloja tai voittoa jaeta jäsenille, hallituksen jäsenille tai toimihenkilöille. Voittoa tavoittelemattomia yhteisöjä perustetaan yleisesti hyväntekeväiseen, koulutukselliseen, uskonnolliseen, tieteelliseen, kirjalliseen, kansalais- tai vastaavaan yleishyödylliseen tarkoitukseen.

Jos aiot kerätä lahjoituksia, hakea apurahoja tai tavoitella liittovaltion verovapautta, yhtiöasiakirjasi kannattaa laatia tätä tavoitetta silmällä pitäen alusta alkaen.

Vaihe 1: Varmista missionsa ja voittoa tavoittelemattoman yhteisön tyyppi

Kaikki voittoa tavoittelemattomat yhteisöt eivät tarvitse samanlaista rakennetta. Ennen hakemuksen jättämistä päätä:

• perustatko julkisen hyväntekeväisyysjärjestön, yksityisen säätiön, jäsenjärjestön, toimialajärjestön vai muun voittoa tavoittelemattoman yhteisön;
• aiotko hakea IRS:n tunnustusta pykälän 501(c)(3) nojalla vai jotain muuta vapautusluokkaa;
• ketkä toimivat hallituksen jäseninä ja ketkä vastaavat päivittäisestä toiminnasta;
• kerääkö organisaatio lahjoituksia New Mexicossa.

Selkeä missio ja hallintomalli helpottavat perustamisasiakirjojen laatimista ja tukevat vapautushakemuksia.

Vaihe 2: Valitse lainmukainen nimi

Voittoa tavoittelemattoman yhteisön nimen on erotuttava muista New Mexicon sihteerille rekisteröidyistä yhteisöistä, eikä sen tule viitata tarkoitukseen, joka on ristiriidassa perustamissääntöjen kanssa. Tarkista ennen hakemuksen jättämistä nimen saatavuus ja varmista, että nimi sopii brändiisi ja missioosi.

Hyvän voittoa tavoittelemattoman nimen tulisi olla:

• helppo muistaa ja kirjoittaa;
• selvästi yhteydessä tarkoitukseesi;
• saatavilla myös verkkotunnuksena, jos aiot rakentaa verkkosivuston;
• riittävän laaja tukemaan tulevia ohjelmia tai palveluja.

Vaihe 3: Valmistele perustamissäännöt

New Mexicon voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustamiseksi sinun on toimitettava perustamissäännöt osavaltion sihteerille. New Mexicon voittoa tavoittelemattomia yhteisöjä koskeva laki edellyttää, että perustamissäännöissä on vähintään:

• yhtiön nimi;
• toiminta-aika, joka voi olla toistaiseksi voimassa oleva;
• yhtiön tarkoitus;
• mahdolliset valinnaiset sisäistä hallintoa koskevat määräykset, jotka haluat sisällyttää;
• alkuperäisen rekisteröidyn toimipaikan osoite ja alkuperäisen rekisteröidyn asiamiehen nimi.

Jos aiot hakea 501(c)(3)-asemaa, perustamissääntöihin kannattaa sisällyttää myös IRS:n suosimat lausekkeet, mukaan lukien asianmukainen tarkoituslauseke ja purkamislauseke, jonka mukaan jäljelle jäävät varat käytetään toiseen vapautettuun tarkoitukseen purkamisen yhteydessä.

Tällä laadintayksityiskohdalla on merkitystä. IRS tarkastelee perustamisasiakirjoja huolellisesti, ja puutteellinen tai heikko sanamuoto voi hidastaa vapautushakemusta.

Vaihe 4: Tallenna New Mexicon sihteerille

New Mexicon yrityshakemukset käsitellään osavaltion sähköisen asiointipalvelun kautta. Kotimaisen voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustamissääntöjen käsittelymaksu on 25 dollaria.

Kun sihteeri hyväksyy hakemuksen, yhtiö on perustettu. Säilytä kopio hyväksytystä hakemuksesta, koska pankit, apurahanantajat, vakuutusyhtiöt ja viranomaiset pyytävät sitä usein.

Jos perustat yhteisön itse, varaudu hoitamaan hakemus, rekisteröidyn asiamiehen tiedot ja hakemuksen jälkeinen vaatimustenmukaisuus ilman, että määräajat jäävät väliin. Zenind voi auttaa näiden vaiheiden sujuvoittamisessa perustajille, jotka haluavat järjestelmällistä hakemistukea ja jatkuvia vaatimustenmukaisuuden muistutuksia.

Vaihe 5: Nimeä rekisteröity asiamies

Jokaisella New Mexicon voittoa tavoittelemattomalla yhteisöllä on oltava osavaltiossa rekisteröity asiamies ja rekisteröity toimipaikka. Tämä asiamies vastaanottaa viralliset ilmoitukset ja haasteet yhtiön puolesta.

Rekisteröity asiamies voi olla:

• yksityishenkilö, joka on New Mexicon asukas ja jolla on osavaltiossa fyysinen katuosoite; tai
• kelpoisuusehdot täyttävä liiketoimintayksikkö, jolla on lupa toimia New Mexicossa.

Rekisteröidyn asiamiehen tulisi olla luotettava ja tavoitettavissa normaalina aukioloaikana. Ammattimaisen rekisteröidyn asiamiehen palvelun käyttäminen voi auttaa pitämään kotiosoitteesi poissa julkisista rekistereistä ja vähentää tärkeiden oikeudellisten ilmoitusten menettämisen riskiä.

Vaihe 6: Pidä organisaation kokous ja hyväksy säännöt

Kun yhteisö on perustettu, hallituksen tulisi pitää organisaation kokous sääntöjen hyväksymiseksi, toimihenkilöiden valitsemiseksi ja muiden aloitusasioiden hoitamiseksi. Säännöt ovat organisaation sisäiset toimintaperiaatteet. Niissä määrätään siitä, miten kokoukset kutsutaan koolle, miten hallituksen jäsenet valitaan, miten toimihenkilöt toimivat, miten äänet lasketaan ja miten hallitus tekee keskeisiä päätöksiä.

Hyvien sääntöjen tulisi käsitellä:

• hallituksen koko ja toimikaudet;
• toimihenkilöiden roolit;
• kokouskutsut ja päätösvaltaisuussäännöt;
• jäsenyysoikeudet, jos sovellettavissa;
• eturistiriitoja koskevat menettelyt;
• vastuunrajoitus ja asiakirjahallinta;
• muutosten tekemistä koskevat menettelyt.

Pidä säännöt käytännöllisinä. Liian jäykät säännöt voivat aiheuttaa myöhemmin ongelmia, kun taas liian väljästi laaditut säännöt voivat jättää hallituksen ilman selkeää menettelyä silloin, kun päätökset ovat tärkeimpiä.

Vaihe 7: Hae EIN-numero

IRS suosittelee työnantajan tunnistenumeron hankkimista sen jälkeen, kun organisaatio on laillisesti perustettu. EIN-numeroa tarvitaan:

• pankkitilin avaamiseen;
• työntekijöiden tai urakoitsijoiden palkkaamiseen;
• liittovaltion veroilmoitusten jättämiseen;
• liittovaltion verovapautta koskevan hakemuksen tekemiseen;
• yhteistyöhön toimittajien ja apurahanantajien kanssa.

Voit hakea EIN-numeroa suoraan IRS:ltä. Jos haluat sujuvamman perustamisprosessin, Zenind voi auttaa EIN-asioiden koordinoinnissa, jotta sinun ei tarvitse hallita jokaista vaihetta itse.

Vaihe 8: Hae liittovaltion verovapautta

Voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustaminen ei automaattisesti tee organisaatiosta vapautettua liittovaltion tuloverosta. Jos haluat 501(c)(3)-statuksen, sinun on yleensä haettava IRS:ltä lomakkeella 1023 tai, jos olet siihen oikeutettu, lomakkeella 1023-EZ.

Ennen hakemista:

• varmista, että perustamissäännöissä on vaadittu verovapauden tarkoitusta koskeva sanamuoto;
• varmista, että säännöt ja hallituksen rakenne ovat yhdenmukaisia hakemuksen kanssa;
• varmista, että toimintasi sopii hakemaasi vapautusluokkaan;
• kokoa talousennusteet ja organisaatiota koskevat tiedot.

Onnistunut vapautushakemus perustuu yhdenmukaisuuteen. Missiolauseen, perustamissääntöjen, sääntöjen ja IRS-lomakkeiden tulee kertoa sama tarina.

Vaihe 9: Rekisteröidy hyväntekeväisyysorganisaatioksi, jos keräät lahjoituksia

Jos organisaatiosi toimii, on perustettu tai kerää lahjoituksia New Mexicossa eikä ole muuten vapautettu, sinun on ehkä rekisteröidyttävä New Mexico Department of Justice Charities Unit -yksikössä. Osavaltio käyttää NM-COROS-verkkopalvelua rekisteröintiä ja vuotuista raportointia varten.

Tärkeitä kohtia:

• rekisteröidy ennen varainkeruun aloittamista osavaltiossa;
• New Mexicossa toimivien organisaatioiden on yleensä rekisteröidyttävä 30 päivän kuluessa perustamisesta, vaikka ne eivät olisi vielä aloittaneet varainkeruuta;
• vuotuiset raportit on toimitettava kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä;
• uskonnolliset organisaatiot, oppilaitokset ja jotkin aputehtäviä hoitavat ryhmät voivat olla vapautettuja.

Jos aiot kerätä varoja, älä pidä hyväntekeväisyysrekisteröintiä sivuasiana. Tämän vaiheen ohittaminen voi aiheuttaa vältettävissä olevia seuraamuksia ja mainehaittoja.

Vaihe 10: Avaa voittoa tavoittelematon pankkitili

Avaa erillinen pankkitili heti, kun perustamisasiakirjasi on hyväksytty ja sinulla on EIN-numero. Ota pankkiin mukaan:

• kopio jätetyistä perustamissäännöistä;
• EIN-vahvistus;
• säännöt tai organisaation päätös, jolla tilin avaaminen valtuutetaan;
• kaikki laitoksen vaatimat pankkikohtaiset asiakirjat.

Pidä yhteisön varat erillään henkilökohtaisista varoista. Tämä erottelu suojaa organisaation oikeudellista asemaa ja helpottaa kirjanpitoa huomattavasti.

Vaihe 11: Pidä huolta New Mexicon raportoinnista ja asiakirjoista

New Mexicon voittoa tavoittelemattomien yhtiöiden on toimitettava vuosiraportti. Ensimmäinen vuosiraportti erääntyy 30 päivän kuluessa yhtiöittämistodistuksen antamisesta. Sen jälkeen vuosiraportin määräaika on yleensä sen kuukauden 15. päivä, joka on viides kuukausi yhtiön verovuoden päättymisen jälkeen.

Vuosiraportin maksu on 10 dollaria.

Sinun tulisi myös pitää sisäiset asiakirjat ajan tasalla:

• hallituksen ja jäsenten kokouspöytäkirjat;
• hyväksytyt säännöt ja niiden muutokset;
• eturistiriitoja koskevat ilmoitukset;
• talousraportit ja veroilmoitukset;
• rekisteröityä asiamiehiä ja toimipaikkaa koskevat päivitykset.

Jos organisaatiosi vaihtaa rekisteröityä asiamieheä, osoitetta tai muita osavaltion rekisteritietoja, päivitä tiedot viipymättä.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Monet ensikertalaiset voittoa tavoittelemattoman yhteisön perustajat törmäävät samoihin ongelmiin:

• perustamissääntöjen jättäminen niin, etteivät ne tue tulevaa 501(c)(3)-hakemusta;
• nimen valitseminen tarkistamatta sen saatavuutta;
• rekisteröidyn asiamiehen ylläpidon unohtaminen;
• henkilökohtaisten ja organisaation varojen sekoittaminen;
• sääntöjen ohittaminen tai mallipohjan käyttäminen ilman räätälöintiä;
• vuosiraportin ja hyväntekeväisyysrekisteröinnin määräaikojen unohtaminen.

Näiden virheiden välttäminen alussa on halvempaa ja helpompaa kuin niiden korjaaminen myöhemmin.

Yksinkertainen New Mexicon voittoa tavoittelemattoman yhteisön aloituslista

Käytä tätä tarkistuslistaa pysyäksesi järjestyksessä:

• varmista missiosi ja voittoa tavoittelemattoman yhteisön tyyppi;
• valitse saatavilla oleva nimi;
• jätä perustamissäännöt New Mexicon sihteerille;
• nimeä New Mexicossa toimiva rekisteröity asiamies;
• hyväksy säännöt ja pidä organisaation kokous;
• hanki EIN-numero;
• hae IRS:n verovapautta, jos tarpeen;
• rekisteröidy hyväntekeväisyysorganisaatioksi, jos keräät lahjoituksia New Mexicossa;
• avaa pankkitili;
• toimita vuosiraportit ja pidä asiakirjat ajan tasalla.

Lopuksi

Voittoa tavoittelemattoman yhteisön perustaminen New Mexicossa on suoraviivaista, kun käsittelet perustamisen ja vaatimustenmukaisuuden yhtenä prosessina etkä kahtena erillisenä tehtävänä. Organisaatio tarvitsee asianmukaisesti laaditut perustamissäännöt, rekisteröidyn asiamiehen, EIN-numeron, selkeät säännöt sekä suunnitelman osavaltion ja liittovaltion raportointia varten.

Jos haluat käyttää vähemmän aikaa hakemusten hallintaan ja enemmän aikaa missioon, Zenind voi auttaa voittoa tavoittelemattoman yhteisön perustamisessa, rekisteröidyn asiamiehen palvelussa, EIN-koordinaatiossa ja jatkuvissa vaatimustenmukaisuuden muistutuksissa.