Πώς να ιδρύσετε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό στο Νέο Μεξικό: βήματα κατάθεσης, τέλη και συνεχής συμμόρφωση

Η ίδρυση ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού στο Νέο Μεξικό απαιτεί περισσότερα από μια καλή αποστολή. Πρέπει να συστήσετε σωστά την εταιρεία, να εξασφαλίσετε ομοσπονδιακή φορολογική μεταχείριση, εφόσον εφαρμόζεται, και να παραμένετε ενήμεροι για τους κανόνες αναφοράς της πολιτείας. Αυτός ο οδηγός περιγράφει όλη τη διαδικασία βήμα προς βήμα, ώστε να ξεκινήσετε με λιγότερες καθυστερήσεις και λιγότερα λάθη συμμόρφωσης.

Τι θεωρείται μη κερδοσκοπικός οργανισμός στο Νέο Μεξικό;

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός στο Νέο Μεξικό είναι μια εταιρεία που οργανώνεται έτσι ώστε κανένα μέρος του εισοδήματος ή του κέρδους της να μην διανέμεται σε μέλη, διευθυντές ή στελέχη. Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί ιδρύονται συνήθως για φιλανθρωπικούς, εκπαιδευτικούς, θρησκευτικούς, επιστημονικούς, λογοτεχνικούς, πολιτειακούς ή παρόμοιους σκοπούς δημόσιου οφέλους.

Αν σκοπεύετε να συγκεντρώσετε δωρεές, να υποβάλετε αιτήσεις για επιχορηγήσεις ή να ζητήσετε ομοσπονδιακή φορολογική απαλλαγή, τα εταιρικά σας έγγραφα θα πρέπει να συνταχθούν εξαρχής με αυτόν τον στόχο.

Βήμα 1: Επιβεβαιώστε την αποστολή και τον τύπο του μη κερδοσκοπικού οργανισμού σας

Δεν χρειάζεται κάθε μη κερδοσκοπικός οργανισμός την ίδια δομή. Πριν από την κατάθεση, αποφασίστε:

• αν δημιουργείτε δημόσια φιλανθρωπική οργάνωση, ιδιωτικό ίδρυμα, οργανισμό με μέλη, εμπορικό σύνδεσμο ή άλλο μη κερδοσκοπικό φορέα·
• αν σκοπεύετε να ζητήσετε αναγνώριση από το IRS βάσει του άρθρου 501(c)(3) ή άλλης κατηγορίας απαλλαγής·
• ποιοι θα υπηρετούν ως διευθυντές και ποιοι θα αναλάβουν την καθημερινή λειτουργία·
• αν ο οργανισμός θα ζητά δωρεές στο Νέο Μεξικό.

Μια σαφής αποστολή και ένα σχέδιο διακυβέρνησης θα διευκολύνουν τη συμπλήρωση των εγγράφων σύστασης και θα ενισχύσουν τις αιτήσεις απαλλαγής σας.

Βήμα 2: Επιλέξτε ένα συμβατό όνομα

Το όνομα του μη κερδοσκοπικού σας οργανισμού πρέπει να διακρίνεται από άλλες οντότητες που είναι καταχωρισμένες στον Secretary of State του Νέου Μεξικού και δεν πρέπει να υπονοεί σκοπό που συγκρούεται με το καταστατικό ίδρυσης. Πριν από την κατάθεση, ελέγξτε τη διαθεσιμότητα του ονόματος και βεβαιωθείτε ότι ταιριάζει τόσο με το brand σας όσο και με την αποστολή σας.

Ένα ισχυρό όνομα μη κερδοσκοπικού οργανισμού θα πρέπει να είναι:

• εύκολο να το θυμηθεί και να το γράψει κανείς·
• σαφώς συνδεδεμένο με τον σκοπό σας·
• διαθέσιμο ως domain name, αν σκοπεύετε να δημιουργήσετε ιστότοπο·
• αρκετά ευρύ ώστε να υποστηρίζει μελλοντικά προγράμματα ή υπηρεσίες.

Βήμα 3: Προετοιμάστε το καταστατικό ίδρυσης

Για να δημιουργήσετε μια μη κερδοσκοπική εταιρεία στο Νέο Μεξικό, καταθέτετε καταστατικό ίδρυσης στον Secretary of State. Η νομοθεσία περί μη κερδοσκοπικών οργανισμών του Νέου Μεξικού απαιτεί το καταστατικό να περιλαμβάνει, τουλάχιστον:

• την επωνυμία της εταιρείας·
• τη διάρκεια ύπαρξης, η οποία μπορεί να είναι αόριστη·
• τον σκοπό της εταιρείας·
• τυχόν προαιρετικές διατάξεις εσωτερικής διακυβέρνησης που θέλετε να συμπεριλάβετε·
• τη διεύθυνση της αρχικής έδρας του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και το όνομα του αρχικού εγγεγραμμένου αντιπροσώπου.

Αν σκοπεύετε να ζητήσετε καθεστώς 501(c)(3), το καταστατικό σας θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει διατύπωση συμβατή με το IRS, όπως κατάλληλη ρήτρα σκοπού και ρήτρα διάλυσης που διαθέτει τα εναπομείναντα περιουσιακά στοιχεία σε άλλο απαλλασσόμενο σκοπό κατά τη διάλυση.

Αυτή η λεπτομέρεια στη σύνταξη έχει σημασία. Το IRS εξετάζει προσεκτικά τα έγγραφα σύστασης και αδύναμη ή ελλιπής διατύπωση μπορεί να καθυστερήσει την αίτηση απαλλαγής σας.

Βήμα 4: Υποβάλετε την αίτηση στον Secretary of State του Νέου Μεξικού

Οι καταθέσεις επιχειρηματικών εγγράφων στο Νέο Μεξικό διεκπεραιώνονται μέσω της ηλεκτρονικής πύλης κατάθεσης της πολιτείας. Για μια εγχώρια μη κερδοσκοπική εταιρεία, το τέλος κατάθεσης του καταστατικού ίδρυσης είναι 25 δολάρια.

Μόλις ο Secretary of State εγκρίνει την κατάθεση, η εταιρεία έχει συσταθεί. Κρατήστε αντίγραφο της εγκεκριμένης κατάθεσης, επειδή τράπεζες, φορείς επιχορηγήσεων, ασφαλιστικές εταιρείες και κρατικές υπηρεσίες συχνά θα το ζητήσουν.

Αν ιδρύετε μόνοι σας τον μη κερδοσκοπικό οργανισμό, να είστε έτοιμοι να διαχειριστείτε την κατάθεση, τα στοιχεία του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και τη συμμόρφωση μετά την κατάθεση χωρίς να χάσετε προθεσμίες. Η Zenind μπορεί να βοηθήσει στην απλοποίηση αυτών των βημάτων για ιδρυτές που θέλουν οργανωμένη υποστήριξη κατάθεσης και υπενθυμίσεις συνεχούς συμμόρφωσης.

Βήμα 5: Ορίστε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο

Κάθε μη κερδοσκοπικός οργανισμός στο Νέο Μεξικό πρέπει να διατηρεί εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο και εγγεγραμμένη έδρα στην πολιτεία. Αυτός ο αντιπρόσωπος λαμβάνει επίσημες ειδοποιήσεις και επιδόσεις δικογράφων εκ μέρους της εταιρείας.

Ένας εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος μπορεί να είναι:

• ένα φυσικό πρόσωπο κάτοικος του Νέου Μεξικού με φυσική διεύθυνση εντός της πολιτείας· ή
• μια επιλέξιμη επιχειρηματική οντότητα που έχει άδεια να ενεργεί στο Νέο Μεξικό.

Ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος πρέπει να είναι αξιόπιστος και διαθέσιμος κατά τις συνήθεις εργάσιμες ώρες. Η χρήση επαγγελματικής υπηρεσίας εγγεγραμμένου αντιπροσώπου μπορεί να βοηθήσει να παραμείνει η οικιακή σας διεύθυνση εκτός δημόσιων αρχείων και να μειωθεί ο κίνδυνος απώλειας σημαντικών νομικών ειδοποιήσεων.

Βήμα 6: Πραγματοποιήστε την οργανωτική συνεδρίαση και υιοθετήστε εσωτερικό κανονισμό

Αφού συσταθεί ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός, το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να πραγματοποιήσει οργανωτική συνεδρίαση για να υιοθετήσει εσωτερικό κανονισμό, να εκλέξει στελέχη και να χειριστεί άλλα αρχικά ζητήματα. Ο εσωτερικός κανονισμός είναι οι κανόνες εσωτερικής λειτουργίας του οργανισμού. Καθορίζει πώς συγκαλούνται οι συνεδριάσεις, πώς εκλέγονται οι διευθυντές, πώς υπηρετούν τα στελέχη, πώς μετρώνται οι ψήφοι και πώς το διοικητικό συμβούλιο λαμβάνει βασικές αποφάσεις.

Ένας καλός εσωτερικός κανονισμός θα πρέπει να καλύπτει:

• το μέγεθος του διοικητικού συμβουλίου και τη διάρκεια των θητειών·
• τους ρόλους των στελεχών·
• τους κανόνες ειδοποίησης για συνεδριάσεις και την απαρτία·
• τα δικαιώματα μελών, εφόσον εφαρμόζονται·
• διαδικασίες σύγκρουσης συμφερόντων·
• αποζημίωση και τήρηση αρχείων·
• διαδικασίες τροποποίησης.

Κρατήστε τον εσωτερικό κανονισμό πρακτικό. Υπερβολικά άκαμπτοι κανόνες μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα αργότερα, ενώ υπερβολικά ασαφείς κανόνες μπορεί να αφήσουν το διοικητικό συμβούλιο χωρίς σαφή διαδικασία όταν οι αποφάσεις έχουν μεγαλύτερη σημασία.

Βήμα 7: Αποκτήστε EIN

Το IRS συνιστά να αποκτήσετε έναν Αριθμό Ταυτοποίησης Εργοδότη αφού ο οργανισμός έχει συσταθεί νόμιμα. Ένα EIN απαιτείται για:

• άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού·
• πρόσληψη εργαζομένων ή συνεργατών·
• υποβολή ομοσπονδιακών φορολογικών εντύπων·
• αίτηση για ομοσπονδιακή φορολογική απαλλαγή·
• συνεργασία με προμηθευτές και φορείς επιχορηγήσεων.

Μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για EIN απευθείας στο IRS. Αν θέλετε μια πιο ομαλή διαδικασία σύστασης, η Zenind μπορεί να βοηθήσει στον συντονισμό της υποστήριξης για EIN, ώστε να μην χρειάζεται να διαχειρίζεστε κάθε βήμα μόνοι σας.

Βήμα 8: Υποβάλετε αίτηση για ομοσπονδιακή φορολογική απαλλαγή

Η σύσταση μιας μη κερδοσκοπικής εταιρείας δεν σημαίνει αυτόματα ότι ο οργανισμός απαλλάσσεται από τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος. Αν θέλετε καθεστώς 501(c)(3), συνήθως πρέπει να υποβάλετε αίτηση στο IRS χρησιμοποιώντας το Έντυπο 1023 ή, αν πληροίτε τις προϋποθέσεις, το Έντυπο 1023-EZ.

Πριν από την υποβολή:

• βεβαιωθείτε ότι το καταστατικό σας περιέχει την απαιτούμενη διατύπωση για απαλλασσόμενο σκοπό·
• βεβαιωθείτε ότι ο εσωτερικός κανονισμός και η δομή του διοικητικού συμβουλίου είναι συνεπή με την αίτηση·
• επιβεβαιώστε ότι οι δραστηριότητές σας ταιριάζουν με την κατηγορία απαλλαγής που επιδιώκετε·
• συγκεντρώστε οικονομικές προβλέψεις και οργανωτικές λεπτομέρειες.

Μια επιτυχημένη αίτηση απαλλαγής βασίζεται στη συνέπεια. Η δήλωση αποστολής σας, το καταστατικό, ο εσωτερικός κανονισμός και τα έντυπα του IRS θα πρέπει να αφηγούνται την ίδια ιστορία.

Βήμα 9: Εγγραφείτε ως φιλανθρωπικός οργανισμός αν ζητάτε συνεισφορές

Αν ο οργανισμός σας υπάρχει, δραστηριοποιείται ή ζητά δωρεές στο Νέο Μεξικό και δεν είναι διαφορετικά απαλλασσόμενος, ενδέχεται να χρειάζεται εγγραφή στο Charities Unit του Department of Justice του Νέου Μεξικού. Η πολιτεία χρησιμοποιεί το ηλεκτρονικό σύστημα NM-COROS για εγγραφή και ετήσια αναφορά.

Σημαντικά σημεία:

• εγγραφείτε πριν ζητήσετε κεφάλαια στην πολιτεία·
• οι οργανισμοί που υπάρχουν και δραστηριοποιούνται στο Νέο Μεξικό συνήθως πρέπει να εγγραφούν εντός 30 ημερών από τη σύσταση, ακόμη κι αν δεν έχουν αρχίσει να ζητούν δωρεές·
• οι ετήσιες αναφορές υποβάλλονται εντός έξι μηνών μετά τη λήξη του οικονομικού έτους·
• θρησκευτικές οργανώσεις, εκπαιδευτικά ιδρύματα και ορισμένες βοηθητικές ομάδες μπορεί να εξαιρούνται.

Αν σκοπεύετε να συγκεντρώσετε κεφάλαια, μην αντιμετωπίσετε την εγγραφή ως κάτι δευτερεύον. Η παράλειψη αυτού του βήματος μπορεί να δημιουργήσει περιττές κυρώσεις και ζητήματα φήμης.

Βήμα 10: Ανοίξτε τραπεζικό λογαριασμό μη κερδοσκοπικού οργανισμού

Ανοίξτε έναν ξεχωριστό τραπεζικό λογαριασμό μόλις έχετε την έγκριση σύστασης και το EIN. Φέρτε στην τράπεζα:

• αντίγραφο του κατατεθειμένου καταστατικού ίδρυσης·
• την επιβεβαίωση του EIN·
• τον εσωτερικό κανονισμό ή την οργανωτική απόφαση που εξουσιοδοτεί τον λογαριασμό·
• τυχόν τραπεζικά έγγραφα που απαιτούνται από το ίδρυμα.

Κρατήστε τα χρήματα του μη κερδοσκοπικού οργανισμού ξεχωριστά από τα προσωπικά σας χρήματα. Αυτή η διάκριση προστατεύει τη νομική υπόσταση του οργανισμού και κάνει τη λογιστική πολύ ευκολότερη.

Βήμα 11: Παρακολουθείτε τις αναφορές και τα αρχεία του Νέου Μεξικού

Οι μη κερδοσκοπικές εταιρείες στο Νέο Μεξικό πρέπει να υποβάλλουν ετήσιες αναφορές. Η πρώτη ετήσια αναφορά λήγει εντός 30 ημερών από την έκδοση του πιστοποιητικού σύστασης. Στη συνέχεια, η ετήσια αναφορά γενικά λήγει έως τη 15η ημέρα του πέμπτου μήνα μετά το τέλος του φορολογικού έτους της εταιρείας.

Το τέλος υποβολής της ετήσιας αναφοράς είναι 10 δολάρια.

Θα πρέπει επίσης να διατηρείτε ενημερωμένα τα εσωτερικά αρχεία:

• πρακτικά διοικητικού συμβουλίου και μελών·
• εγκεκριμένο εσωτερικό κανονισμό και τροποποιήσεις·
• δηλώσεις σύγκρουσης συμφερόντων·
• οικονομικές καταστάσεις και φορολογικές δηλώσεις·
• ενημερώσεις εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και έδρας.

Αν ο οργανισμός σας αλλάξει εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο, διεύθυνση ή άλλα στοιχεία στα κρατικά αρχεία, ενημερώστε τα αρχεία αμέσως.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Πολλοί ιδρυτές μη κερδοσκοπικών οργανισμών για πρώτη φορά αντιμετωπίζουν τα ίδια προβλήματα:

• υποβάλλουν καταστατικό που δεν υποστηρίζει μελλοντική αίτηση 501(c)(3)·
• επιλέγουν όνομα χωρίς να ελέγξουν τη διαθεσιμότητα·
• ξεχνούν να διατηρούν εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο·
• αναμειγνύουν προσωπικά και οργανωτικά οικονομικά·
• παραλείπουν τον εσωτερικό κανονισμό ή χρησιμοποιούν ένα πρότυπο χωρίς προσαρμογή·
• χάνουν προθεσμίες ετήσιας αναφοράς και εγγραφής φιλανθρωπικού οργανισμού.

Η αποφυγή αυτών των λαθών από νωρίς είναι φθηνότερη και ευκολότερη από τη διόρθωσή τους αργότερα.

Μια απλή λίστα εκκίνησης μη κερδοσκοπικού οργανισμού στο Νέο Μεξικό

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα για να παραμείνετε οργανωμένοι:

• επιβεβαιώστε την αποστολή και τον τύπο του μη κερδοσκοπικού οργανισμού σας·
• επιλέξτε ένα διαθέσιμο όνομα·
• καταθέστε το καταστατικό ίδρυσης στον Secretary of State·
• ορίστε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο στο Νέο Μεξικό·
• υιοθετήστε εσωτερικό κανονισμό και πραγματοποιήστε οργανωτική συνεδρίαση·
• αποκτήστε EIN·
• υποβάλετε αίτηση για φορολογική απαλλαγή από το IRS, αν χρειάζεται·
• εγγραφείτε ως φιλανθρωπικός οργανισμός αν ζητάτε δωρεές στο Νέο Μεξικό·
• ανοίξτε τραπεζικό λογαριασμό·
• υποβάλετε ετήσιες αναφορές και διατηρείτε τα αρχεία ενημερωμένα.

Τελικές σκέψεις

Η ίδρυση ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού στο Νέο Μεξικό είναι απλή όταν αντιμετωπίζετε τη σύσταση και τη συμμόρφωση ως μία ενιαία διαδικασία, όχι ως δύο ξεχωριστά καθήκοντα. Ο οργανισμός χρειάζεται σωστά συνταγμένο καταστατικό, εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο, EIN, σαφή εσωτερικό κανονισμό και σχέδιο για πολιτειακή και ομοσπονδιακή αναφορά.

Αν θέλετε να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στη διαχείριση καταθέσεων και περισσότερο χρόνο στην αποστολή σας, η Zenind μπορεί να βοηθήσει με υποστήριξη ίδρυσης μη κερδοσκοπικών οργανισμών, υπηρεσία εγγεγραμμένου αντιπροσώπου, συντονισμό EIN και υπενθυμίσεις συνεχούς συμμόρφωσης.