Как да използвате и приемате сертификати за препродажба в Хавай

Ако вашият бизнес купува стоки в Хавай с намерение да ги препродаде, сертификатът за препродажба може да ви помогне да избегнете плащането на общия акцизен данък в момента на покупката, когато сделката отговаря на условията за третиране като препродажба. Използван правилно, този сертификат подпомага по-добрия паричен поток, по-ясните отношения с доставчиците и по-доброто данъчно съответствие.

Данъчната система на Хавай е различна от системата в щати с традиционен данък върху продажбите. Вместо стандартен данък върху продажбите, Хавай налага общия акцизен данък върху стопанската дейност. Това означава, че както купувачите, така и продавачите трябва да разбират кога сертификатът за препродажба е подходящ, кой формуляр да използват и как да водят записи, които подкрепят освобождаването или приспадането.

Това ръководство обяснява как работят сертификатите за препродажба в Хавай, кой може да ги използва, как продавачите трябва да ги приемат и какви стъпки за съответствие трябва да следват предприятията.

Какво прави сертификатът за препродажба в Хавай

Сертификатът за препродажба е писмено изявление от купувача към продавача, че купувачът закупува даден артикул с цел препродажба, а не за лична или бизнес употреба.

При валидна сделка за препродажба купувачът обикновено закупува наличности или други допустими артикули, които по-късно ще бъдат препродадени в обичайния ход на дейността. Продавачът съхранява сертификата в досието си като основание да третира продажбата като продажба на едро или сделка за препродажба, а не като облагаема търговска продажба на дребно.

За бизнеса в Хавай това е важно, защото общият акцизен данък се прилага широко върху стопанската дейност. Когато една сделка отговаря на условията за препродажба, сертификатът за препродажба помага да се документира защо данък не е бил начислен на етапа на покупката.

Защо бизнесите в Хавай използват сертификати за препродажба

Сертификатите за препродажба са полезни по няколко практически причини:

• Намаляват предварително платения данък върху покупките на наличности.
• Помагат да се запази оборотният капитал.
• Създават документална следа, която подкрепя данъчното съответствие.
• Дават на доставчиците документ, за да третират продажбата като освободена от обичайното събиране на данъка при плащане.

За бизнеси, които продават продукти, особено търговци на дребно, търговци на едро, онлайн продавачи и някои изпълнители, които купуват допустими материали за препродажба, сертификатът е част от рутинното данъчно администриране.

Общият акцизен данък в Хавай и сертификатите за препродажба

Хавай използва общия акцизен данък вместо традиционен щатски данък върху продажбите. Данъчната администрация на Хавай изисква бизнесите, които получават приходи от облагаеми стопански дейности, да се регистрират за лиценз за общ акцизен данък.

Според Данъчната администрация на Хавай лицензът за общ акцизен данък е еднократна регистрация срещу такса от 20 долара и може да бъде завършен чрез Hawaii Tax Online или чрез подаване на Form BB-1. Бизнеси, които получават приходи от дейности като търговия на едро, търговия на дребно, услуги, строителен подизпълнителски бизнес или наеми, може да трябва да се регистрират.

Този лиценз за общ акцизен данък е важен, защото бизнесите обикновено трябва да бъдат правилно регистрирани, преди да започнат дейност и да управляват своите данъчни задължения. Ако вашият бизнес купува артикули за препродажба в Хавай, уверете се, че регистрацията и воденето на документи са изрядни, преди да разчитате на сертификат за препродажба.

Формуляри за сертификат за препродажба в Хавай

Данъчната администрация на Хавай посочва няколко формуляра за сертификат за препродажба на страницата си с формуляри за общия акцизен и данък върху употребата, включително:

• Form G-17, Resale Certificate General Form 1
• Form G-18, Resale Certificate General Form 2
• Form G-19, Resale Certificate Special Form

Подходящият формуляр зависи от сделката и от вида на купувача или продавача. На практика основният принцип е прост: използвайте формуляра, който съответства на продажбата, и го свържете със съответната покупка, която той подкрепя.

Кога да използвате сертификат за препродажба

Сертификат за препродажба е подходящ, когато купувачът купува облагаеми артикули с цел препродажба, а не за потребление или вътрешна употреба.

Често срещани примери включват:

• Търговски обект, който купува наличности от търговец на едро
• Онлайн продавач, който закупува продукти за последваща продажба в интернет
• Препродавач, който купува готови стоки, за да ги продава по-късно на клиенти
• Бизнес, който придобива допустими артикули, които ще бъдат включени в стоки за препродажба, когато сделката отговаря на изискванията на Хавай

Сертификатът трябва да отразява действителната цел на покупката. Ако артикулът наистина не се купува за препродажба, сертификатът не трябва да се използва.

Кога да не използвате сертификат за препродажба

Сертификат за препродажба не трябва да се използва за покупки, предназначени за:

• Канцеларски материали
• Оборудване, използвано от бизнеса
• Мебели и оборудване за вътрешна употреба
• Лични покупки
• Артикули, които се потребяват от бизнеса, вместо да се препродават

Използването на сертификат за препродажба извън предназначението му може да доведе до данъчни рискове както за купувача, така и за продавача. Ако сделката не отговаря на условията, продажбата трябва да бъде третирана според обичайните данъчни правила, които се прилагат.

Как купувачите трябва да попълват и използват сертификата

Купувач, който използва сертификат за препродажба, трябва да следва прост вътрешен процес:

1. Потвърдете, че покупката е за препродажба.
2. Използвайте правилния формуляр за сертификат за препродажба в Хавай.
3. Предоставете сертификата на продавача преди или в момента на покупката.
4. Съхранявайте копие заедно с документите за покупката.
5. Уверете се, че сертификатът е свързан с правилното юридическо лице и конкретната сделка.

Купувачите трябва също да пазят подкрепящи фактури и счетоводни записи, които показват, че артикулите по-късно са били продадени или по друг начин са квалифицирани като наличности за препродажба. Добрата документация е най-добрата защита, ако сделката някога бъде проверена.

Как продавачите трябва да приемат сертификат за препродажба

Ако сте продавач, приемането на сертификат за препродажба не е просто формалност. Трябва да проверите дали сертификатът изглежда попълнен изцяло и дали съответства на вида бизнес на клиента и на естеството на продажбата.

Контролният списък на продавача трябва да включва:

• Клиентът е предоставил правилния формуляр на сертификат
• Бизнес информацията на купувача е попълнена
• Сертификатът е свързан с реална сделка за препродажба
• Сертификатът е съхранен заедно с документацията на продажбата
• Счетоводните книги на продавача ясно показват защо данък не е бил начислен

Ако един сертификат изглежда непълен, несъответстващ или несвързан с продадения артикул, продавачът не трябва да приема, че освобождаването е валидно. В такъв случай начислете и внесете данъка според обичайните правила или поискайте от купувача коригиран сертификат.

Чести грешки, които трябва да се избягват

Много бизнеси в Хавай попадат в затруднение заради основни грешки в сертификатите, а не заради сложни данъчни въпроси. Внимавайте за тези чести грешки:

Използване на грешния формуляр

Хавай предоставя повече от един формуляр за сертификат за препродажба. Използването на грешния сертификат за конкретната сделка може да създаде проблеми с документацията по-късно.

Прилагане на сертификата към покупки, които не са за препродажба

Сертификатът за препродажба не освобождава от данък върху артикули, използвани от самия бизнес. Той се прилага само когато покупката действително е за препродажба.

Липса на записи

Ако сертификатът не се съхранява заедно с фактурата и покупните документи, бизнесът може да има трудности да докаже защо данък не е бил начислен.

Пренебрегване на изискванията за регистрация по GET

Сертификатът за препродажба не е заместител на правилната регистрация. Бизнеси, които извършват облагаема дейност в Хавай, може все още да се нуждаят от GET лиценз и периодични декларации.

Третиране на всички доставчици по един и същ начин

Различните доставчици могат да имат различни изисквания към документите или вътрешни политики. Винаги проверявайте какво изисква вашият доставчик, преди продажбата да бъде финализирана.

Най-добри практики за документация

Надеждният процес за съответствие трябва да включва самия сертификат, фактурата и доказателства за сделката за препродажба.

Силната документация обикновено включва:

• Копие от сертификата за препродажба
• Фактурата за покупката и датата ѝ
• Бизнес целта на покупката
• Документи за клиентска препродажба, ако сте продавач
• Периодичен преглед на сертификатите за пълнота

Ако вашият бизнес продава през няколко канала, като търговия на дребно, търговия на едро и електронна търговия, поддържайте документацията за препродажба организирана по канал на продажби, за да може да бъде извлечена бързо при нужда.

Контролен списък за съответствие на бизнеса в Хавай

Ако вашият бизнес използва сертификати за препродажба в Хавай, използвайте този контролен списък:

• Регистрирайте се за лиценз за общ акцизен данък в Хавай, ако това се изисква
• Проверете дали сделката отговаря на условията за третиране като препродажба
• Използвайте правилния формуляр за сертификат за препродажба
• Предоставете или съберете сертификата преди финализиране на продажбата
• Съхранявайте всички подкрепящи документи в досието на сделката
• Преглеждайте счетоводния си процес редовно
• Подавате необходимите декларации по Hawaii GET навреме

Данъчната администрация на Хавай отбелязва, че периодичните GET декларации обикновено се дължат на 20-ия ден от месеца след края на данъчния период, а годишните декларации са дължими на 20-ия ден от четвъртия месец след края на облагаемата година.

Как Zenind може да помогне

Стартирането на бизнес е само първата стъпка. След като компанията ви бъде учредена, все още трябва да се справяте правилно с данъчната регистрация, съответствието и документацията.

Zenind помага на собствениците на бизнес да преминат от учредяване към текущо съответствие с по-ясен процес. Независимо дали създавате LLC, регистрирате се за лиценз за общ акцизен данък в Хавай или организирате записите, които са ви необходими, за да подкрепите сделки за препродажба, Zenind ви дава практичен начин да останете в крак.

Ако продавате физически стоки в Хавай, правилната настройка за съответствие може да спести време, да намали грешките и да направи данъчния сезон по-лесен.

Заключителни мисли

Сертификатите за препродажба са практична част от правенето на бизнес в Хавай, когато купувате стоки за препродажба. Ключът е да използвате правилния формуляр, да го прилагате само към квалифицирани сделки и да поддържате добри записи.

За бизнесите в Хавай комбинацията от валиден GET лиценз, внимателно боравене със сертификатите и последователно счетоводство създава много по-безопасен процес на съответствие. Ако вашият бизнес тепърва се установява, поставянето на тези системи на място отрано е най-умният начин да избегнете данъчни проблеми по-късно.