Как да закриете бизнес в Съединените щати: Ръководство стъпка по стъпка

Закриването на бизнес е официалният процес по организирано приключване на дейността. За собствениците на бизнес в САЩ това е много повече от просто да затворят вратите и да спрат работа. Правилното закриване изисква планиране, съхранение на документи, уреждане на задължения, спазване на данъчните изисквания и подаване на окончателни декларации към съответните държавни и федерални органи.

Независимо дали компанията се затваря поради пазарни условия, стратегическа промяна, пенсиониране, промени в партньорството или решение да започнете нещо ново, процесът трябва да бъде управляван внимателно. Когато е направено правилно, това намалява риска от лична отговорност, избягва санкции и помага на собствениците да продължат напред с изчистена история.

Какво означава да закриете бизнес?

Да закриете бизнес означава да завършите всички необходими стъпки, за да прекратите съществуването на компанията по подреден начин. Бизнесът спира да поема нови задължения, събира това, което му се дължи, плаща дългове и пасиви и разпределя оставащите активи между собствениците или акционерите.

На практика това обикновено включва:

• Прекратяване на бизнес дейността
• Уведомяване на заинтересованите страни, че компанията се затваря
• Продажба или прехвърляне на бизнес активи
• Плащане на кредитори и неизплатени задължения
• Изпълнение на задължения, свързани с payroll и служители
• Подаване на окончателни данъчни декларации
• Отмяна на лицензи, разрешителни и регистрации
• Подаване на документи за прекратяване към щата

Точният процес се различава според вида на юридическото лице и законите на щата, но основната цел е една и съща: бизнесът да бъде закрит законно и документално оформено.

Закриване, прекратяване и ликвидация

Тези термини често се използват заедно, но не означават едно и също.

Закриване

Закриването е процесът по приключване на делата на компанията. То включва плащане на сметки, събиране на вземания, уреждане на претенции и подготовка на бизнеса за затваряне.

Ликвидация

Ликвидацията се отнася до превръщането на активи в пари или други постъпления. По време на закриването бизнесът може да ликвидира наличности, оборудване, интелектуална собственост или други активи.

Прекратяване

Прекратяването е юридическият край на съществуването на юридическото лице. В много щати прекратяването настъпва след като процесът по закриване е завършен и изискуемите документи са подадени.

Най-просто казано: закриването е работата, ликвидацията е една част от тази работа, а прекратяването е правният финал.

Кога един бизнес трябва да бъде закрит?

Бизнесът може да се наложи да бъде закрит по много причини. Някои са доброволни, а други са наложени от финансови или правни обстоятелства.

Чести причини включват:

• Собствениците решават да затворят бизнеса
• Компанията е станала нерентабилна
• Бизнесът е създаден за един проект или ограничен срок
• Собствениците не са съгласни и не могат да продължат заедно
• Сливане или придобиване прави юридическото лице ненужно
• Компанията е загубила ключови лицензи, финансиране или право на дейност
• Правни или регулаторни проблеми правят продължаването на дейността непрактично

Каквато и да е причината, колкото по-рано бизнесът започне да планира затварянето, толкова по-гладък обикновено е процесът.

Стъпка 1: Прегледайте учредителните документи и правилата на щата

Преди да предприемете действия, прегледайте учредителните документи и вътрешните споразумения на компанията. Корпорации, LLC и партньорства често имат правила за това как трябва да бъде одобрено закриването.

Проверете за:

• Изисквания за гласуване от членове, управители, акционери или партньори
• Изисквания за предизвестие преди гласуване за закриване
• Разпоредби относно разпределението на активи
• Условия за изкупуване на дялове или процедури за излизане
• Срокове за подаване на документи за прекратяване

Също така трябва да прегледате законодателството на щата, в който бизнесът е учреден, и щата, в който е регистриран да извършва дейност. Ако компанията работи в повече от една юрисдикция, често се налага подаване на документи за закриване на повече от едно място.

Стъпка 2: Одобрете решението за закриване

Официалното решение трябва да бъде документирано писмено. При LLC това може да е резолюция или съгласие на членовете. При корпорация това може да включва одобрение от борда и съгласие на акционерите.

Този запис трябва да показва:

• Датата на одобрение
• Страните, които одобряват решението
• Датата на влизане в сила на закриването, ако е приложимо
• Всякакви правомощия, дадени на лицата, които управляват закриването

Поддържането на ясен запис е важно. Ако по-късно възникнат въпроси от данъчни органи, кредитори, банки или бивши бизнес партньори, писменото одобрение помага да се докаже, че закриването е било надлежно разрешено.

Стъпка 3: Спрете да поемате нови задължения

След като е взето решение за закриване, компанията трябва да избягва сключването на нови дългосрочни ангажименти, освен ако те не са необходими за приключване на процеса.

Това обикновено означава:

• Прекратяване на нови договори с клиенти
• Пауза на маркетингови кампании и абонаменти с автоматично подновяване
• Избягване на нов дълг
• Отмяна или ограничаване на подновявания на услуги
• Преглед на всички неизпълнени поръчки и ангажименти към доставчици

Възможно е бизнесът да трябва да продължи да функционира временно за събиране на вземания, изпълнение на поръчки или продажба на активи, но целта трябва да бъде да се намали експозицията, а не да се увеличава.

Стъпка 4: Уведомете служители, доставчици, клиенти и други заинтересовани страни

Ясната комуникация помага да се избегне объркване и защитава взаимоотношенията.

Уведомете:

• Служители и независими изпълнители
• Основни клиенти
• Доставчици и обслужващи компании
• Наемодатели и мениджъри на имоти
• Кредитори и финансови институции
• Застрахователни компании
• Щатски и местни органи, когато е необходимо

В някои случаи федералните и щатските трудови закони изискват предварително уведомяване преди съкращения или масови уволнения. Ако има служители, преценете задълженията за предизвестие отрано, за да може компанията да изпълни всички приложими изисквания.

Стъпка 5: Съберете всички неизплатени вземания

Преди затваряне компанията трябва да се опита да събере парите, които ѝ се дължат. Това може да включва неплатени фактури, депозити, възстановими разходи или други вземания.

Практическите стъпки включват:

• Изпращане на окончателни фактури
• Проследяване на просрочени сметки
• Документиране на спорни салда
• Съхраняване на записи за плащания и събиране на вземания

Несъбраните вземания могат да повлияят върху сумата, налична за плащане на кредитори и за разпределение на останалите средства към собствениците.

Стъпка 6: Продайте или извадете от употреба бизнес активите

Продажбата на активи често е основна част от процеса по закриване. Компанията може да продаде наличности, оборудване, мебели, софтуер, автомобили или други активи.

Преди продажбата на активи определете:

• Собственост и статус на правото на собственост
• Налични залози или обезпечени интереси
• Пазарна стойност
• Данъчни последици от продажбата
• Дали даден актив трябва да бъде продаден, прехвърлен, дарен или бракуван

Собствениците трябва да документират всяка сделка внимателно. Постъпленията от продажбите обикновено стават част от средствата, използвани за плащане на кредитори и, ако остане нещо, за разпределение между собствениците.

Стъпка 7: Платете на кредиторите и уредете задълженията

Бизнесът не може да разпределя оставащи активи към собствениците, преди да уреди законните дългове и задължения. Кредиторите по правило трябва да бъдат платени съгласно приложимото право и наличните средства на компанията.

Чести задължения включват:

• Търговски задължения към доставчици
• Заеми и записки за дълг
• Данъци
• Наем и комунални задължения
• Задължения за заплати и придобивки
• Такси за професионални услуги
• Разходи за прекратяване на договори

Ако компанията не може да плати всички задължения изцяло, може да се наложи да договори споразумения или да следва законов ред на приоритет. Точният подход зависи от вида на юридическото лице, закона на щата и естеството на дълга.

Стъпка 8: Обработете payroll, изпълнителите и трудовите въпроси

Трудовите въпроси изискват особено внимание по време на закриването.

Компанията по правило трябва да:

• Изплати последните заплати съгласно закона на щата
• Уреди неизползван отпуск или платено време, когато е приложимо
• Издаде окончателни платежни ведомости
• Подаде изискуемите формуляри за payroll данъци
• Предостави IRS Form W-2 на служителите и Form 1099 на приложимите изпълнители
• Закрие услугите за payroll след приключване на отчетността

Ако компанията е предоставяла здравно осигуряване, пенсионни планове или други придобивки, тези планове може да изискват отделни стъпки за прекратяване и уведомления до участниците.

Стъпка 9: Подайте окончателни федерални, щатски и местни данъчни декларации

Данъчната съвместимост е една от най-важните части на закриването на бизнес. Затварянето на компанията не отменя задължението за подаване на декларации.

Типичните данъчни задачи включват:

• Подаване на окончателни федерални корпоративни данъчни декларации
• Отбелязване на декларацията като окончателна, когато е необходимо
• Подаване на окончателни щатски декларации за доход или franchise tax
• Подаване на payroll данъчни декларации до последния payroll период
• Закриване на данъчни сметки към IRS и щатските данъчни органи
• Плащане на всички оставащи данъчни задължения

В зависимост от структурата на юридическото лице, компанията може също да трябва да подаде информационни декларации или да отчете последна кратка данъчна година. Пропускането на тези подавания може да доведе до санкции и забавяния, дори след като бизнесът е спрял дейност.

Стъпка 10: Отменете лицензи, разрешителни, регистрации и сметки

Закриването на бизнес трябва да включва и административно приключване.

Прегледайте и отменете:

• Бизнес лицензи и разрешителни
• Местни регистрации
• Продавнически разрешителни или sales tax разрешителни
• Регистрации на търговско име или DBA, ако е приложимо
• Банкови сметки
• Сметки за обработка на плащания
• Софтуерни абонаменти и договори за услуги
• Застрахователни полици

Добра практика е също да съхранявате копия от всички потвърждения за анулиране. Тези документи могат да бъдат полезни, ако по-късно възникне спор за фактуриране или правителствено известие.

Стъпка 11: Разпределете оставащите активи

След като всички дългове и задължения са уредени, всякакви останали активи могат да бъдат разпределени между собствениците, членовете или акционерите съгласно учредителните документи и приложимото право.

Правилата за разпределение се различават според вида бизнес:

• LLC обикновено следват operating agreement
• Корпорациите обикновено разпределят според собствеността върху дяловете и правата при ликвидация
• Партньорствата често следват партньорското споразумение и закона на щата

Разпределенията трябва да бъдат документирани внимателно, особено ако има няколко собственици или различни класове капитал.

Стъпка 12: Подайте документи за прекратяване

След като закриването е приключило, бизнесът обикновено трябва да подаде официални документи за прекратяване към щата.

Тази стъпка обикновено включва:

• Потвърждение, че компанията има право да бъде прекратена
• Подаване на articles или certificates of dissolution, ако са изискуеми
• Плащане на държавни такси за подаване
• Попълване на всички окончателни декларации за съответствие

Някои щати изискват tax clearance certificate или потвърждение, че данъците са изрядни, преди да обработят прекратяването. Други изискват отделни подавания, ако компанията е била регистрирана като чуждестранно юридическо лице в друг щат.

Чести грешки, които да избегнете

Собствениците често срещат проблеми, когато действат прекалено бързо или пропуснат административни стъпки.

Чести грешки включват:

• Забравяне да се подадат окончателни данъчни декларации
• Разпределяне на активи преди плащане на кредитори
• Неправилно закриване на payroll сметки
• Пренебрегване на специфичните правила на щата за прекратяване
• Оставяне на лицензи и разрешителни активни след затварянето
• Унищожаване на документи твърде рано
• Пропускане да се уведомят кредитори, наемодатели или органи

Подробен чеклист може да предотврати тези проблеми и да улесни защитата на закриването, ако по-късно възникнат въпроси.

Колко време отнема закриването?

Няма универсален срок. Едно просто закриване може да отнеме няколко седмици, докато по-сложно затваряне може да продължи няколко месеца или повече.

Времето зависи от фактори като:

• Колко кредитори трябва да бъдат платени
• Дали трябва да се продават активи
• Колко служители са засегнати
• Очаквани данъчни подавания или проверки
• В колко щата е регистриран бизнесът
• Дали има правни спорове

Колкото по-организирани са записите, толкова по-бързо обикновено напредва процесът.

Защо документацията е важна

Добрата документация е един от най-ценните инструменти при закриване на бизнес. Съхранявайте копия от:

• Протоколи от срещи и писмени съгласия
• Записи от продажба на активи
• Уведомления до кредитори и споразумения за уреждане
• Окончателни данъчни декларации и потвърждения
• Уведомления за анулиране на лицензи и сметки
• Документи за прекратяване и потвърждения от щата

Тези документи могат да помогнат за уреждане на спорове, да подкрепят данъчни позиции и да докажат, че бизнесът е бил закрит правилно.

Практически чеклист за закриване

Използвайте този чеклист като финален преглед преди да завършите закриването:

• Потвърдете разрешението за прекратяване
• Спрете новите бизнес операции
• Уведомете заинтересованите страни
• Съберете вземанията
• Продайте или ликвидирайте активите
• Платете дългове и задължения
• Завършете отчетността за payroll и изпълнители
• Подайте окончателни данъчни декларации
• Отменете разрешителни, лицензи и сметки
• Разпределете оставащите активи
• Подайте документи за прекратяване
• Съхранете записите за бъдещи справки

Финални мисли

Закриването на бизнес не е просто спиране на дейността. Това е правен и финансов процес, който изисква последователност, документация и внимание към щатските и федералните задължения. Собствениците, които подхождат методично към затварянето, могат да намалят риска, да защитят взаимоотношенията си и да оставят компанията в добро състояние.

За основатели и собственици на малък бизнес поддържането на организация през всеки етап от жизнения цикъл на юридическото лице има значение. Zenind помага на бизнес собствениците в САЩ да управляват учредяването на компании и текущото съответствие с по-ясни записи и по-предвидими подавания, което също улеснява бъдещото закриване, когато дойде моментът.