Освобождаване от данък върху продажбите в Северна Дакота за неправителствени организации: правила, сертификати и често срещани грешки

Правилата за данък върху продажбите в Северна Дакота не са толкова широки, колкото много ръководители на неправителствени организации очакват. Самият статут на неправителствена организация не премахва автоматично задълженията за данък върху продажбите и в много случаи организацията все още трябва да начислява данък, да плаща данък върху покупки или да подаде заявление за конкретен сертификат за освобождаване, преди да може да купува или продава без данък.

За неправителствени организации, църкви, училища, здравни организации и обществени групи ключовият въпрос не е просто дали организацията е освободена по федералното право. Истинският въпрос е дали законът на Северна Дакота предоставя конкретно освобождаване от данък върху продажбите за съответната покупка или продажба.

Това ръководство обяснява как работи освобождаването от данък върху продажбите в Северна Дакота за неправителствени организации, кои организации могат да отговарят на условията, как работи процесът за сертификат и кога продажбите на неправителствени организации все още са облагаеми.

Северна Дакота не освобождава автоматично неправителствените организации

Северна Дакота изрично посочва, че религиозни, благотворителни и други неправителствени организации не са автоматично освободени от данък върху продажбите. Това означава, че една неправителствена организация не може да предполага, че е освободена от данък само защото има писмо за определяне по 501(c)(3) или благотворителна мисия.

На практика това засяга и двете страни на сделката:

• Някои неправителствени организации трябва да плащат данък върху продажбите, когато купуват стоки или услуги.
• Някои неправителствени организации трябва да начисляват данък върху продажбите, когато извършват търговски продажби.
• Някои неправителствени организации могат да отговарят на условията за тясно освобождаване според вида на организацията или естеството на продажбата.

Първата стъпка е да се установи дали сделката е облагаема покупка, облагаема продажба или допустима освободена дейност съгласно закона на Северна Дакота.

Кой може да отговаря на условията за освобождаване от данък върху продажбите при покупки?

Законът на Северна Дакота освобождава от данък върху продажбите при определени квалифициращи покупки само конкретни организации. Щатът посочва определени категории, вместо да дава общо освобождаване на всички неправителствени организации.

Често срещани допустими групи включват:

• Държавни и общински структури
• Племенни правителства на коренни американци и техни агенции, изпълняващи основни държавни функции
• Държавни училища
• Частни или енорийски училища за предмети, използвани изключително в училищните дейности
• Болници и определени лицензирани заведения за грижи
• Лицензирани от щата доставчици на спешна медицинска помощ за квалифициращи покупки
• Някои доброволни здравни организации
• Някои организации на възрастни граждани, които отговарят на изискванията на щата

Точната допустимост зависи от вида на организацията и от начина на използване на покупката. Например едно училище може да е освободено за предмети за класната стая и оперативни нужди, но свързана с него благотворителна група не може автоматично да използва сертификата за освобождаване на училището.

Как работи Сертификатът за освободен статут

Ако организацията отговаря на изискванията по закона на Северна Дакота, тя обикновено трябва да подаде заявление за Сертификат за освободен статут, преди да купува стоки без да плаща данък върху продажбите.

Щатът изисква заявление до North Dakota Office of State Tax Commissioner. Заявлението обикновено съдържа:

• Име и адрес на данъкоплатеца
• Федерален идентификационен номер на работодателя
• Номер на разрешение за данък върху продажбите и ползването в Северна Дакота, ако е приложимо
• Описание на проекта или квалифициращата дейност
• Съответните дати
• Прогнозна или действителна информация за разходите
• Списък на квалифициращото материално лично имущество
• Подкрепящи фактури, ако се иска възстановяване

След издаване на сертификата организацията може да го представи на продавачите за допустими покупки. Без сертификат продавачът по принцип е длъжен да начисли данък върху продажбите.

Това е важен елемент на съответствието: освобождаването не се основава на намерение. То се основава на документация.

Кога продажбите на неправителствени организации могат да бъдат освободени

Неправителствените организации понякога приемат, че продажбата на артикули за добра кауза е необлагаема. В Северна Дакота това е вярно само в определени ситуации.

Една неправителствена организация може да отговаря на условията за еднократно, свързано със събитие писмо за освобождаване, когато продажбата е благотворителна, религиозна или образователна и са изпълнени всички изисквани условия. По принцип организацията трябва да изпълнява всички следни изисквания:

• Нетните приходи се използват за благотворителни, образователни или религиозни цели
• Организацията не конкурира търговците на дребно, като поддържа редовни наличности или управлява постоянна или сезонна продажбена локация
• Продажбите не се извършват редовно и постоянно

Това означава, че еднократна кампания за набиране на средства може да се третира по различен начин от магазин за подаръци на неправителствена организация, магазин за препродажба или онлайн продажба на стоки с марка на организацията.

Северна Дакота също така предоставя освобождаване за определени продажби на събития, включително някои годишни църковни обеди или базари, провеждани в обществени сгради, както и някои квалифициращи образователни или културни събития.

Кога продажбите на неправителствени организации все още са облагаеми

Неправителствена организация все още може да бъде задължена да начислява и внася данък върху продажбите, дори когато мисията ѝ е благотворителна или религиозна.

Продажбите обикновено са облагаеми, когато неправителствената организация:

• Управлява постоянна търговска дейност
• Продава редовно онлайн
• Поддържа постоянни или сезонни наличности за препродажба
• Конкурира пряко търговците на дребно
• Извършва продажби извън тесните условия, позволени от правилата за освобождаване

Северна Дакота е категорична, че организации, които работят в пряка конкуренция с търговците на дребно, трябва да начисляват и внасят данък върху продажбите. Фактът, че печалбите подкрепят дадена мисия, не премахва данъчното задължение.

Това разграничение е важно за организации, които управляват магазини за употребявани стоки, музеи с магазини за подаръци, младежки групи, продаващи стоки, и неправителствени организации, които продават билети или артикули за събития през цялата година.

Специални правила за църкви и религиозни организации

Църквите често се изненадват от подхода на Северна Дакота. Щатът не третира църквите като широко освободени от данък върху продажбите при покупки.

Все пак някои религиозни материали, включително Библии, молитвени книги, сборници с химни и религиозни учебници, са освободени по закон, когато се купуват от църкви.

При църковни кампании за набиране на средства и събития анализът на освобождаването пак зависи от структурата на продажбата, използването на приходите и това дали събитието попада в призната категория за освобождаване, като например годишен църковен обяд или базар в обществено притежавано помещение.

А какво да кажем за училищата и свързаните с тях групи?

Държавните училища се третират по различен начин от родителски организации или спортни подкрепящи групи. Държавните училища могат да бъдат освободени за квалифициращи покупки, когато плащането се извършва директно към продавача със средства на училището.

Частните и енорийските училища също получават освобождаване за предмети, използвани изключително за училищни операции, като например:

• Учебници
• Годишници
• Училищни пособия
• Предмети за класната стая
• Предмети за гимнастическия салон или офиса, използвани от училището

Но това освобождаване не се разпростира автоматично върху свързани групи като родителски комитети или спортни клубове за подкрепа. Тези групи обикновено трябва да анализират собственото си данъчно положение и не могат да използват сертификата за освобождаване на училището.

Покупките от изпълнители са често срещан капан

Друга област, в която неправителствените организации често допускат грешки, са фактурите на изпълнители.

Дори проектът да принадлежи на освободена организация, изпълнител, който работи по поръчка за тази организация, често все още е длъжен да плати данък върху продажбите върху материалите и консумативите, използвани по договора. Освобождаването не се прехвърля автоматично към изпълнителя.

Това означава, че строителен или ремонтен проект на неправителствена организация може да включва облагаеми материали, дори когато самата организация отговаря на условията за някакво освобождаване. Договори само за труд могат да се третират различно, но подробностите са от значение.

Как да останете в съответствие

Спазването на правилата за данък върху продажбите е по-лесно, когато организацията изгради прост процес за преглед, преди да прави покупки или да организира продажби.

Практическият контролен списък за съответствие изглежда така:

1. Определете дали организацията отговаря на конкретните категории за освобождаване в Северна Дакота.
2. Потвърдете дали сделката е освобождаване при покупка или освобождаване при продажба.
3. Получете необходимия сертификат или писмо преди сделката да се осъществи.
4. Съхранявайте копия от сертификати за освобождаване, фактури и записи за събития.
5. Преценете дали продажбата е еднократна, свързана със събитие или постоянна.
6. Регистрирайте се за разрешение за данък върху продажбите и ползването, ако организацията извършва облагаеми продажби.
7. Преоценявайте дейността винаги когато неправителствената организация добави нов обект, онлайн магазин, формат на кампания за набиране на средства или търговска линия.

За организации, които тепърва се учредяват, това е и подходящ момент да поддържат корпоративните документи, EIN документите, учредителните актове и държавните регистрации организирани на едно място, за да бъде данъчното съответствие по-лесно по-късно.

Воденето на документация е по-важно, отколкото повечето организации очакват

Северна Дакота може да поиска подкрепяща информация, за да прецени дали се прилага освобождаване. Поради това неправителствените организации трябва да съхраняват:

• Копия на сертификати и писма за освобождаване
• Фактури за покупки
• Описания и дати на събития
• Документация, показваща как са използвани нетните приходи
• Записи за всяка облагаема дейност
• Всяка кореспонденция с данъчната служба на щата

Добрата документация помага на организацията да защити освобождаването си, ако по-късно бъде проверена.

Кога да потърсите професионална помощ

Една неправителствена организация трябва да потърси насоки, когато:

• Стартира програма за набиране на средства, която включва продажба на стоки
• Отваря магазин за употребявани стоки или магазин за подаръци
• Управлява онлайн магазин
• Планира църковен обяд, базар или повтарящо се събитие
• Изгражда или ремонтира сграда чрез изпълнител
• Опитва се да определи дали покупките са освободени или облагаеми

Цената на грешка в съответствието обикновено е по-висока от цената да се прегледат правилата преди сделката да се осъществи.

Основен извод

Северна Дакота не дава на неправителствените организации общо освобождаване от данък върху продажбите. Вместо това щатът използва конкретни категории, сертификати и правила, свързани със събития, за да определи кога една покупка или продажба е освободена.

Ако вашата организация отговаря на условията, правилният сертификат или писмо може да спести средства и да улесни покупките. Ако не отговаря, неправителствената организация може все пак да трябва да начислява или плаща данък върху продажбите, точно както всяка друга организация.

Най-сигурният подход е да се потвърди сделката преди парите да сменят собственика си, да се поддържа подредена документация и да се проверяват правилата отново, когато организацията разширява дейността си.

Ясен процес за съответствие днес е много по-лесен от това да се поправя данъчен проблем по-късно.