Илинойс апостил и заверка: как да удостоверите документи за използване в чужбина

Когато документ от Илинойс трябва да се използва в друга държава, често не е достатъчен само подписът или печатът. Необходимо е официално удостоверяване от Секретаря на щата Илинойс, за да може чуждестранната юрисдикция да приеме документа за автентичен. В зависимост от държавата на предназначение това удостоверяване е или апостил, или заверка, понякога наричана Удостоверение за правомощия.

За собственици на бизнес, семейства, студенти и професионалисти разбирането на процеса в Илинойс може да спести време, да предотврати отказани документи и да избегне ненужно повторно подаване. Това ръководство обяснява какво представляват апостилите и заверките в Илинойс, кои документи могат да бъдат заверени, как да ги подготвите, къде да ги подадете, колко струва процесът и кои са най-честите грешки, които трябва да се избягват.

Какво прави апостилът или заверката в Илинойс

Апостилът или заверката удостоверява автентичността на подписа върху публичен документ, правомощията на лицето, което го е подписало, и когато е приложимо, печата или щемпела върху документа. Това не доказва, че съдържанието на документа е вярно.

На практика Секретарят на щата Илинойс потвърждава, че документът е бил надлежно издаден или нотариално заверен в Илинойс и е подходящ за използване извън Съединените щати.

Видът удостоверяване, който ви е необходим, зависи от държавата на предназначение:

• Апостил: Използва се за държави, които са страни по Хагската конвенция за апостила.
• Заверка / Удостоверение за правомощия: Използва се за държави, които не са страни по Хагската конвенция за апостила.

Ако не сте сигурни кое се прилага, проверете правилата на чуждата държава, преди да подадете заявлението си.

Кои документи могат да бъдат удостоверени в Илинойс

Илинойс може да удостоверява само документи, които са издадени в Илинойс или са нотариално заверени правилно в Илинойс. Ако документът е издаден от друг щат или от федералното правителство, Илинойс не може да го удостоверява.

Често срещани документи, за които е необходимо удостоверяване, включват:

• Удостоверения за брак и актове за брак
• Актове за раждане
• Актове за смърт
• Училищни преписи
• Дипломи
• Пълномощни
• Документи по осиновяване
• Определени корпоративни и бизнес документи

За актове за гражданско състояние Илинойс обикновено изисква заверено копие от съответния издаващ орган. Например удостоверение за раждане или смърт трябва да бъде издадено от окръжния деловодител, местния регистратор или Отдела за жизнена статистика към Министерството на общественото здраве на Илинойс, в зависимост от вида на документа. Решенията за развод обикновено трябва да бъдат заверени от съдебния деловодител на съда, който ги е издал.

Кога е необходима нотариална заверка

Много документи трябва да бъдат нотариално заверени, преди да могат да бъдат удостоверени. За целите на удостоверяването в Илинойс нотариусът по правило трябва да бъде лицензиран нотариус в Илинойс, когато документът изисква нотариална заверка.

Примери:

• Пълномощно може да трябва да бъде надлежно нотариално заверено преди подаване.
• Препис или диплома може да изисква удостоверяване от училищен служител и нотариална заверка на това удостоверяване.
• Бизнес документ може да трябва да бъде подписан по начин, който съответства на изискванията за нотариална заверка в Илинойс.

Не гадайте какъв е нотариалният етап. Ако документът не е подготвен правилно, Секретарят на щата може да откаже заявлението.

Документи, които Илинойс няма да удостоверява

Илинойс не може да удостоверява всеки документ. Преди да отделите време за подготовка на заявление, уверете се, че документът ви отговаря на изискванията.

Илинойс обикновено няма да удостоверява:

• Документи, издадени от други щати на САЩ
• Документи, издадени от федерални агенции или федерални съдилища
• Неподписани или незаверени копия
• Документи, които не са нотариално заверени, когато се изисква нотариална заверка
• Документи, които са били променяни след нотариална заверка или удостоверяване

Ако документът е от друг щат, трябва да се свържете с органа за удостоверяване на този щат. Ако е федерален документ, обикновено е необходим Държавният департамент на САЩ.

Как да поискате апостил или заверка в Илинойс

Илинойс предлага както подаване по пощата, така и лично обслужване за удостоверяване на документи за чужбина.

1. Попълнете заявлението

Започнете с заявлението на Илинойс за удостоверяване или апостил. Формулярът изисква основна информация за контакт и държавата, в която документът ще бъде използван.

Уверете се, че посочвате точно държавата на предназначение. Държавата на използване определя дали е необходим апостил или заверка.

2. Съберете необходимите документи

Подайте оригиналния документ, който искате да бъде удостоверен. Илинойс изисква оригиналния заверен или нотариално заверен документ, а не фотокопие, освен ако конкретният вид документ изрично не се приема като заверено копие.

Обикновено ще са ви необходими:

• Оригиналният документ
• Всяка необходима заверка или нотариална заверка
• Попълненото заявление
• Плащане на таксата
• Плик за връщане, ако подавате по пощата

3. Подайте заявлението по пощата или лично

Илинойс позволява подаване на място в Спрингфийлд и Чикаго за удостоверяване на документи за чужбина. Приемат се и заявления по пощата.

Подаване по пощата

Изпратете заявлението до отдела Index на Секретаря на щата Илинойс в Чикаго. Ако подавате по пощата, приложете плик с адрес за връщане и марки или предплатен транспортен етикет, ако искате проследяване.

Лично подаване

Можете да занесете заявлението в офиса в Спрингфийлд или в офиса в Чикаго за удостоверяване на документи за чужбина. Илинойс посочва, че офисите в района на Чикаго обработват удостоверяването на документи за чуждестранно използване, докато останалите услуги на отдела Index обикновено се обслужват в Спрингфийлд.

Локации за подаване в Илинойс

За актуално обслужване на удостоверявания Илинойс посочва следните офиси:

• Офис в Спрингфийлд: 2701 S. Dirksen Parkway, Springfield, IL 62723
• Офис в Чикаго: 160 N. LaSalle Street, Suite 100, Chicago, IL 60601

Ако изпращате заявлението си по пощата, Илинойс указва заявките да се изпращат до офиса на отдела Index в Чикаго.

Такси за апостил и заверка в Илинойс

Таксата е ясна:

• 2 USD на документ

Всеки документ изисква собствен апостил или заверка. Ако подавате няколко документа, изчислете общата сума, като умножите броя на документите по 2 USD.

Например:

• 1 документ = 2 USD
• 5 документа = 10 USD
• 10 документа = 20 USD

Ако плащате с чек или money order, издайте го на името на Illinois Secretary of State.

Време за обработка

Времето за обработка зависи от начина на подаване:

• Заявления по пощата: 7 до 14 работни дни
• Лично подадени заявления: Често се обработват, докато чакате, по реда на постъпване

Ако срокът ви е кратък, подаването на място може да бъде по-бързият вариант. Ако използвате пощата, предвидете достатъчно време за доставка, обработка и връщане на документа.

Чести грешки, които забавят удостоверяването в Илинойс

Много заявления за удостоверяване се забавят поради прости причини. Избягвайте тези чести грешки:

• Изпращане на фотокопие вместо оригинален заверен или нотариално заверен документ
• Използване на грешен тип удостоверение за държавата на предназначение
• Пропускане на формуляра за заявление
• Липса на таксата от 2 USD на документ
• Подаване на документ от друг щат и очакване Илинойс да го удостовери
• Изпращане на акт за гражданско състояние, който не е заверен от съответния орган в Илинойс
• Пропускане на задължителен нотариален печат, подпис или удостоверяване от училищен служител
• Забравяне на плик за връщане или предплатен транспортен етикет

Внимателната проверка преди подаване може да предотврати забавяне с дни или седмици.

Специални правила за актове за гражданско състояние

Актовете за гражданско състояние имат собствени правила за подготовка.

Актове за раждане и смърт

За актове за раждане и смърт Илинойс обикновено изисква заверено копие от окръжния деловодител, местния регистратор или Отдела за жизнена статистика към Министерството на общественото здраве на Илинойс.

Актове за брак

Удостоверенията за брак трябва да бъдат правилно заверени от съответния официален орган в Илинойс, преди да бъдат удостоверени.

Решения за развод

Решенията за развод трябва да бъдат заверени от съдебния деловодител на съда, който ги е издал.

Не нотариализирайте грешния документ

Някои актове за гражданско състояние не трябва да бъдат нотариално заверявани. Вместо това те изискват правилното заверено копие и официалния печат от издаващия орган. Ако не сте сигурни, проверете вида на документа, преди да го подадете.

Специални правила за преписи и дипломи

Образователните документи обикновено изискват определена последователност:

1. Училищен служител заверява преписа или дипломата.
2. Заверката се нотариално заверява от нотариус в Илинойс.
3. След това удостовереният документ се подава в офиса на Секретаря на щата.

Ако училището не подготви документа правилно, заявлението за удостоверяване може да бъде отхвърлено.

Може ли Илинойс да удостоверява бизнес документи?

Да, Илинойс може да удостоверява много бизнес документи, ако са издадени или нотариално заверени в Илинойс. Това може да бъде полезно, когато компания трябва да изпрати документи за учредяване или управление в чужбина, да открие сметка в чуждестранна банка или да изпълни международни изисквания за съответствие.

Примери могат да включват:

• Уставни документи за учредяване
• Сертификати за добро състояние
• Корпоративни резолюции
• Пълномощни
• Други нотариално заверени фирмени документи

Ако бизнесът ви разчита на международни сделки, е полезно корпоративните документи да бъдат подредени още от самото начало. Zenind подпомага основатели и собственици на бизнес с процесите по учредяване и съответствие, което улеснява намирането на правилните документи, когато по-късно е необходимо удостоверяване.

Апостил срещу заверка: лесен начин да изберете

Използвайте това правило:

• Ако държавата на предназначение е страна по Хагската конвенция за апостила, обикновено е необходим апостил.
• Ако държавата на предназначение не е страна по Хагската конвенция за апостила, обикновено е необходима заверка или Удостоверение за правомощия.

Самият документ може да е същият. Променя се видът удостоверяване, който чуждата държава приема.

Защо удостоверяването в Илинойс е важно за бизнеса

За бизнеси, които се разширяват международно, удостоверяването често е част от по-широк процес на съответствие. Чуждестранни регулатори, банки, дистрибутори и контрагенти може да изискват доказателство, че корпоративните ви документи са автентични, преди да ги приемат.

Удостоверен документ от Илинойс може да помогне при:

• Откриване на чуждестранни банкови сметки
• Регистрация на американски бизнес в чужбина
• Подписване на международни договори
• Доказване на правомощията на фирмените директори
• Подкрепа на чуждестранни лицензионни или данъчни подавания

Ако компанията ви все още е във фаза на учредяване, поддържането на чисти държавни документи, устав, резолюции и записи за собственост ще направи този процес значително по-лесен по-късно.

Най-добри практики преди подаване

Използвайте този контролен списък, преди да изпратите нещо до Илинойс:

• Потвърдете държавата на предназначение
• Определете дали ви трябва апостил или заверка
• Проверете дали документът е издаден или нотариално заверен в Илинойс
• Уверете се дали документът трябва да бъде заверен от окръжен деловодител, регистратор, училищен служител или друг орган
• Приложете правилната такса
• Използвайте актуалния формуляр за заявление
• Добавете плик за връщане или предплатен транспортен етикет, ако изпращате по пощата
• Проверете отново имената, подписите, печатите и датите

Заключение

Заявленията за апостил и заверка в Илинойс са управляеми, когато разберете правилата. Ключът е да съчетаете документа с правилната държава на предназначение, да се уверите, че е бил надлежно издаден или нотариално заверен в Илинойс, и да подадете правилната такса и документи на Секретаря на щата.

Ако подготвите всичко внимателно, процесът обикновено е ясен. За собствениците на бизнес най-разумната дългосрочна стратегия е да поддържат документите за учредяване и съответствие организирани още от началото, така че удостоверени копия да са готови, когато международното им използване стане необходимо.

ЧЗВ

Каква е разликата между апостил и заверка?

Апостилът се използва за държави по Хагската конвенция. Заверката, понякога наричана Удостоверение за правомощия, се използва за държави извън Хагската конвенция.

Колко таксува Илинойс за удостоверяване?

Илинойс таксува 2 USD на документ.

Може ли Илинойс да удостовери документ от друг щат?

Не. Илинойс може да удостоверява само документи, издадени в Илинойс или нотариално заверени в Илинойс.

Колко време отнема процесът?

Заявленията по пощата обикновено отнемат 7 до 14 работни дни. Лично подадените заявления често се обработват, докато чакате.

Мога ли да изпратя документа в чужбина след удостоверяването му?

Да. Ако предоставите предплатено международно изпращане, Илинойс може да върне документа за доставка в чужбина.