Правилата на IRS за благотворителни дарения, които всяка организация с нестопанска цел трябва да познава

Благотворителните дарения са в основата на работата на много организации с нестопанска цел, но даренията носят и задължения за съответствие с правилата на IRS. Организация, която приема дарения, трябва да разбира кога подаръците подлежат на данъчно приспадане, какви потвърждения са нужни на дарителите и кога в материалите за набиране на средства трябва да се посочва, че едно дарение не е приспадаемо.

Тези правила са важни не само за данъчното съответствие. Те влияят върху доверието на дарителите, точността на набирането на средства и достоверността на публичните отчети на вашата организация. Ако вашата организация с нестопанска цел е правилно учредена от самото начало и поддържа последователно водене на документация, много по-лесно е да се спазват изискванията на IRS и да се избегнат предотвратими грешки.

Защо съответствието при благотворителни дарения е важно

IRS не регулира набирането на средства по същия начин, както регулатор на благотворителни организации, но прилага федералните данъчни правила, свързани с благотворителните дарения. Тези правила влияят върху:

• Дали дарителите могат да претендират за данъчно приспадане на дарение
• Каква документация трябва да предостави организацията с нестопанска цел
• Как се разкриват quid pro quo даренията
• Кога в покани и кампании трябва да се включват специални уведомления
• Как записите за даренията подпомагат подаваните към IRS декларации и одити

Организациите с нестопанска цел, които подхождат сериозно към тези задължения, намаляват риска от объркване на дарителите, грешки в подаваните документи и санкции.

Познавайте разликата между приспадаеми и неприспадаеми дарения

Не всяко плащане към организация с нестопанска цел автоматично е данъчно приспадаемо. За да може дарителят да претендира за благотворително приспадане, получаващата организация по принцип трябва да е квалифицирана освободена от данъци организация, а плащането трябва да бъде направено без получаване на съществени стоки или услуги в замяна.

Едно дарение може да бъде изцяло приспадаемо, частично приспадаемо или изобщо неприспадаемо в зависимост от обстоятелствата.

Примери:

• Парично дарение към квалифицирана обществена благотворителна организация обикновено е приспадаемо, при спазване на правилата на IRS и лимитите за дарителя
• Плащане за спонсорство може да не е изцяло приспадаемо, ако спонсорът получава рекламни ползи
• Покупка на билет за благотворителен бал може да включва приспадаема и неприспадаема част
• Плащане към политическа организация не е благотворително дарение за федерални данъчни цели

За организациите с нестопанска цел ключовото е просто: ако има обмен на стойност, дарителят се нуждае от ясна информация коя част, ако изобщо има такава, може да е приспадаема.

Писмени потвърждения за дарения

Една от най-важните задачи по съответствие с IRS е предоставянето на писмени потвърждения, когато това се изисква. Дарителите често се нуждаят от тази документация, за да подкрепят данъчната си декларация, а организациите с нестопанска цел трябва да имат система за последователното ѝ издаване.

Едно правилно потвърждение обикновено трябва да включва:

• Името на организацията с нестопанска цел
• Сумата на паричното дарение, ако е направено парично дарение
• Описание, но не и стойност, на дареното непарично имущество
• Изявление, описващо всякакви стоки или услуги, предоставени в замяна на дарението
• Добросъвестна приблизителна стойност на предоставените стоки или услуги, ако е приложимо

За дарения от 250 долара или повече, на дарителя обикновено е необходимо писмено потвърждение от организацията, за да претендира за приспадане. Потвърждението трябва да е издадено навреме и ясно да посочва дали са получени някакви облаги.

Организациите с нестопанска цел трябва да избягват да обещават твърде много относно данъчното третиране. Организацията може да предостави фактическа документация, но дарителят остава отговорен за правилното данъчно третиране.

Quid pro quo дарения

Quid pro quo дарение е налице, когато дарителят дава пари и получава в замяна стоки или услуги. Това е често срещано при благотворителни вечери, търгове, гала събития и членски мероприятия.

В такива случаи дарителят обикновено може да приспадне само сумата, която надвишава справедливата пазарна стойност на получената облага. Това означава, че организацията с нестопанска цел трябва ясно да посочи стойността на облага.

Например, ако дарител плати 500 долара за билет за гала събитие, а храната и развлеченията са оценени на 150 долара, благотворителната част може да бъде 350 долара, при условие че дарителят иначе има право да претендира за приспадане.

Организацията с нестопанска цел трябва да предостави декларация за разкриване, когато дарението надвишава прага на IRS за quid pro quo третиране. Декларацията трябва да информира дарителя, че само сумата над стойността на стоките или услугите е приспадаема.

Най-добра практика е тази информация да бъде включена в:

• Регистрационни страници за събития
• Потвърждения на билети
• Материали за покани
• Потвърждения за дарения, когато е предоставена облага

Непаричните дарения изискват допълнително внимание

Даренията на имущество могат да бъдат по-сложни от паричните подаръци. Дарения на облекло, превозни средства, оборудване, ценни книжа и други непарични активи може да изискват допълнителна документация и подкрепа за оценка.

Важни съображения включват:

• Организацията с нестопанска цел трябва да описва дареното имущество точно
• Обикновено дарителят, а не организацията, определя заявената стойност
• Някои предмети изискват допълнителни формуляри на IRS или подкрепа от оценител
• Даренията на превозни средства имат специални правила, които могат да ограничат приспадането на дарителя

Организацията с нестопанска цел никога не трябва да казва на дарителя каква стойност да заяви, освен ако изрично не предоставя информацията, която IRS позволява, като едновременно писмено потвърждение или разписка от продажба, когато това се изисква.

Ако вашата организация приема редовно непарични дарения, създайте стандартен процес за приемане, така че персоналът да може да записва предмета, датата, състоянието и всички ограничения или свързана кореспонденция.

Какво е необходимо на дарителите за доказване

От гледна точка на дарителя IRS често изисква записи, които доказват, че дарението е направено, и показват дали нещо е получено в замяна.

Типични документи за доказване включват:

• Банкови извлечения за парични дарения
• Анулирани чекове или извлечения по кредитна карта
• Писмени разписки от организацията с нестопанска цел
• Оценки за по-големи непарични дарения, когато са необходими
• Разписки за събития и уведомления за облаги при quid pro quo дарения

Организациите с нестопанска цел могат да помогнат на дарителите, като издават ясни и последователни документи, но също така трябва да поддържат собствените си вътрешни файлове подредени. Ако IRS по-късно зададе въпроси, организацията трябва да може да проследи дарението от получаването до потвърждението и отчетността.

Разкриване, когато дарението не е приспадаемо

Някои организации и кампании за набиране на средства трябва да уведомяват дарителите, че тяхното дарение не е данъчно приспадаемо. Това уведомление трябва да бъде ясно, видимо и лесно разбираемо.

Този въпрос е особено важен, когато организацията няма право да получава приспадаеми благотворителни дарения или когато поканата съдържа изявление, което може да обърка дарителите относно данъчното третиране.

Съответстващото уведомление трябва да бъде:

• Ясно и на видно място
• Включено в самата покана
• Адаптирано към използвания формат, независимо дали е печатен материал, имейл, уебсайт, радио или телефон
• Съобразено с правния статус на организацията и целта на набирането на средства

Ако вашата организация с нестопанска цел не е сигурна дали определена кампания изисква уведомление, прегледайте поканата, преди да бъде публикувана. Малка промяна във формулировката може да създаде предотвратимо объркване у дарителите и регулаторен риск.

Как IRS Form 990 подпомага прозрачността

Публичните отчети са основна част от отчетността на организациите с нестопанска цел. IRS Form 990 дава на дарителите, регулаторите и обществеността поглед върху това как работи организацията, как финансира дейността си и къде е активна.

Тази прозрачност е важна, защото засилва доверието в практиките на организацията за набиране на средства. Точните отчети също така подпомагат вътрешните ви усилия за съответствие, като ви принуждават да преглеждате:

• Организационната структура
• Отчитането на приходи и разходи
• Политиките на управление
• Дейностите по набиране на средства
• Регистрациите на щатско ниво, когато е приложимо

Организацията с нестопанска цел трябва да третира Form 990 не просто като данъчна декларация. Това е и публичен документ за съответствие, който трябва да съответства на записите за набирането на средства и даренията на организацията.

Вътрешни контролни механизми, които всяка организация с нестопанска цел трябва да поддържа

Силното съответствие при даренията е по-лесно, когато организацията има повторяеми процеси. Няколко практични контролни механизма имат голям ефект:

• Използване на писмени политики за приемане на дарения
• Стандартизиране на шаблони за разписки за дарения
• Отделно проследяване на ограничени и неограничени дарения
• Документиране на ползите от събитията и справедливите пазарни стойности
• Сверяване на записите за дарения с счетоводните записвания
• Преглед на езика в поканите преди публикуване
• Съхраняване на копия от потвържденията и уведомленията в централен файл

Тези практики намаляват вероятността от непоследователно отчитане и помагат на персонала бързо да реагира, когато дарителите поискат документация.

Често срещани грешки, които организациите с нестопанска цел трябва да избягват

Много проблеми със съответствието произтичат от пропуски в процесите, а не от лошо намерение. Следете за следните често срещани грешки:

• Неправилно изпращане на потвърждения за по-големи дарения
• Пропускане на стойността на стоките или услугите, получени от дарителите
• Третиране на всяко плащане като изцяло приспадаемо
• Използване на неясен език в материалите за набиране на средства
• Загуба на следа за непаричните дарения и тяхната документация
• Пренебрегване на специалните изисквания за уведомяване при определени кампании

Най-добрият начин да избегнете тези проблеми е да направите съответствието част от работния поток на набирането на средства, а не нещо последващо.

Изграждане на организация с нестопанска цел, готова за съответствие, от първия ден

Ако учредявате нова nonprofit корпорация, административната основа е от значение. Правилното учредяване, управление и водене на документация значително улесняват последващото съответствие.

Това включва:

• Подаване на правилните учредителни документи в щата
• Поддържане на регистриран агент и актуални щатски записи
• Приемане на вътрешни правила и политики за управление
• Разделяне на средствата на организацията от личните сметки
• Създаване на система за проследяване на даренията и потвържденията

Zenind помага на основатели и собственици на бизнес да останат организирани при учредяване на юридически лица и управление на задълженията по съответствие. За основателите на организации с нестопанска цел същата дисциплина е полезна от първото подаване до текущото годишно поддържане.

Заключение

Правилата на IRS за благотворителни дарения са управляеми, когато вашата организация изгради правилните навици отрано. Съсредоточете се върху точни потвърждения за дарителите, ясни формулировки за разкриване, правилно третиране на quid pro quo даренията и надеждно водене на документация. Тези стъпки подкрепят доверието на дарителите и правят вашата организация по-подготвена за данъчния сезон, публичното отчитане и растежа.

За всяка организация с нестопанска цел, която редовно набира дарения, съответствието не е просто данъчен въпрос. То е част от оперативната достоверност.