IRS:n hyväntekeväisyyslahjoituksia koskevat säännöt, jotka jokaisen voittoa tavoittelemattoman organisaation on hyvä tuntea

Lahjoitukset ovat monille voittoa tavoittelemattomille organisaatioille toiminnan ytimessä, mutta niihin liittyy myös IRS:n noudattamisvelvoitteita. Lahjoituksia vastaanottavan organisaation on ymmärrettävä, milloin lahjoitukset ovat verovähennyskelpoisia, millaista vahvistusta lahjoittajat tarvitsevat ja milloin keräyskampanjassa on ilmoitettava, ettei lahjoitus ole vähennyskelpoinen.

Nämä säännöt ovat tärkeitä muustakin kuin verotuksen näkökulmasta. Ne vaikuttavat lahjoittajien luottamukseen, varainhankinnan tarkkuuteen ja organisaation julkisten ilmoitusten uskottavuuteen. Jos voittoa tavoittelematon organisaatio perustetaan alusta alkaen oikein ja kirjanpito pidetään johdonmukaisena, IRS:n vaatimusten täyttäminen ja vältettävissä olevien virheiden ehkäisy on huomattavasti helpompaa.

Miksi hyväntekeväisyyslahjoitusten noudattaminen on tärkeää

IRS ei sääntele varainhankintaa samalla tavalla kuin hyväntekeväisyysvalvoja, mutta se valvoo hyväntekeväisyyslahjoituksiin liittyviä liittovaltion verosääntöjä. Nämä säännöt vaikuttavat siihen:

• Voiko lahjoittaja vähentää lahjoituksen verotuksessaan
• Millaiset asiakirjat organisaation on toimitettava
• Miten vastikkeelliset lahjoitukset ilmoitetaan
• Milloin keräyskirjeisiin on sisällytettävä erityisiä ilmoituksia
• Miten lahjoitustiedot tukevat IRS-ilmoituksia ja tarkastuksia

Organisaatiot, jotka suhtautuvat näihin velvoitteisiin vakavasti, vähentävät lahjoittajien sekaannuksen, ilmoitusvirheiden ja seuraamusten riskiä.

Tunne ero vähennyskelpoisten ja vähennyskelvottomien lahjoitusten välillä

Kaikki voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle tehdyt maksut eivät automaattisesti ole verovähennyskelpoisia. Jotta lahjoittaja voi vaatia hyväntekeväisyysvähennystä, vastaanottajan on yleensä oltava hyväksytty verovapaa organisaatio, ja maksusta ei saa saada merkittäviä tavaroita tai palveluita vastineeksi.

Lahjoitus voi olla täysin vähennyskelpoinen, osittain vähennyskelpoinen tai ei vähennyskelpoinen lainkaan olosuhteista riippuen.

Esimerkkejä:

• Käteislahjoitus hyväksytylle julkiselle hyväntekeväisyysorganisaatiolle on yleensä vähennyskelpoinen IRS-sääntöjen ja lahjoittajan rajojen mukaisesti
• Sponsorimaksu ei välttämättä ole täysin vähennyskelpoinen, jos sponsori saa mainoshyötyä
• Gaalalipun ostoon voi sisältyä vähennyskelpoinen osa ja vähennyskelvoton osa
• Poliittiselle organisaatiolle tehty maksu ei ole liittovaltion verotuksessa hyväntekeväisyyslahjoitus

Voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden näkökulmasta avainasia on yksinkertainen: jos vastikkeen arvoa vaihdetaan, lahjoittajan on saatava selkeä tieto siitä, mikä osa maksusta on mahdollisesti vähennyskelpoinen.

Kirjalliset vahvistukset lahjoituksista

Yksi tärkeimmistä IRS:n noudattamistehtävistä on antaa kirjallinen vahvistus silloin, kun se vaaditaan. Lahjoittajat tarvitsevat usein tämän dokumentaation veroilmoituksensa tueksi, ja organisaatioiden tulisi ottaa käyttöön järjestelmä sen johdonmukaista toimittamista varten.

Asianmukaisen vahvistuksen tulisi yleensä sisältää:

• Organisaation nimi
• Käteislahjoituksen määrä, jos lahjoitus tehtiin rahana
• Kuvaus, mutta ei arvoa, lahjoitetusta muusta kuin käteisomaisuudesta
• Lausunto mahdollisista tavaroista tai palveluista, jotka annettiin vastikkeeksi lahjoituksesta
• Hyvän tahdon mukainen arvio annettujen tavaroiden tai palveluiden arvosta, jos sovellettavissa

Lahjoituksissa, joiden arvo on 250 dollaria tai enemmän, lahjoittaja tarvitsee yleensä kirjallisen vahvistuksen organisaatiolta voidakseen vaatia vähennystä. Vahvistuksen tulee olla oikea-aikainen ja siinä on selkeästi kerrottava, saatiinko etuja vastineeksi.

Organisaatioiden kannattaa välttää antamasta liian pitkälle meneviä lupauksia verokohtelusta. Organisaatio voi antaa tosiasiallisia asiakirjoja, mutta lahjoittaja on itse vastuussa oikean verotuksellisen kannan määrittämisestä.

Vastikkeelliset lahjoitukset

Vastikkeellinen lahjoitus syntyy, kun lahjoittaja antaa rahaa ja saa vastineeksi tavaroita tai palveluita. Tämä on tavallista varainkeruuiltamissa, huutokaupoissa, gaaloissa ja jäsenyystapahtumissa.

Tällaisissa tapauksissa lahjoittaja voi yleensä vähentää vain sen osuuden maksusta, joka ylittää saadun edun käyvän markkina-arvon. Tämä tarkoittaa, että organisaation on tehtävä edun arvo selväksi.

Esimerkiksi, jos lahjoittaja maksaa 500 dollaria gaalalipusta ja aterian sekä viihteen arvo on 150 dollaria, hyväntekeväisyyteen liittyvä osa voi olla 350 dollaria, olettaen että lahjoittaja muuten täyttää vähennyksen edellytykset.

Organisaation tulisi antaa ilmoitus silloin, kun lahjoitus ylittää IRS:n vastikkeellisia lahjoituksia koskevan raja-arvon. Ilmoituksessa tulee kertoa lahjoittajalle, että vain tavaroiden tai palveluiden arvon ylittävä osa on vähennyskelpoinen.

Paras käytäntö on sisällyttää nämä tiedot seuraaviin:

• Tapahtuman ilmoittautumissivut
• Lippujen vahvistukset
• Kutsumateriaalit
• Lahjoituskuittaukset, kun etu on annettu

Muista kuin käteisvaroina tehdyt lahjoitukset vaativat erityistä huolellisuutta

Omaisuutta koskevat lahjoitukset voivat olla monimutkaisempia kuin käteislahjoitukset. Vaatteiden, ajoneuvojen, laitteiden, arvopapereiden ja muiden ei-käteisten varojen lahjoitukset voivat edellyttää lisädokumentaatiota ja arvonmäärityksen tukea.

Tärkeitä huomioita:

• Organisaation tulisi kuvata lahjoitettu omaisuus tarkasti
• Lahjoittaja, ei organisaatio, määrittää yleensä vaadittavan arvon
• Jotkin erät edellyttävät lisämuotoja IRS:lle tai arviointitukea
• Ajoneuvojen lahjoituksiin liittyy erityissääntöjä, jotka voivat rajoittaa lahjoittajan vähennystä

Organisaation ei koskaan pidä kertoa lahjoittajalle, mitä arvoa hänen tulisi ilmoittaa, ellei se nimenomaan anna IRS:n sallimaa tietoa, kuten ajantasainen kirjallinen vahvistus tai vaadittu myyntikuitti.

Jos organisaatiosi vastaanottaa säännöllisesti ei-käteisiä lahjoituksia, luo vakioitu vastaanottoprosessi, jotta henkilöstö voi kirjata esineen, päivämäärän, kunnon sekä mahdolliset rajoitukset tai asiaan liittyvän viestinnän.

Mitä lahjoittajat tarvitsevat todentamiseen

Lahjoittajan näkökulmasta IRS vaatii usein asiakirjoja, jotka osoittavat lahjoituksen tapahtuneen ja paljastavat, saatiinko vastineeksi jotain.

Tyypillisiä todentamisasiakirjoja ovat:

• Pankkitiedot käteislahjoista
• Peruutetut shekit tai luottokorttitapahtumat
• Kirjalliset kuitit organisaatiolta
• Arvioinnit suuremmille ei-käteislahjoituksille, kun niitä vaaditaan
• Tapahtumakuitit ja etuilmoitukset vastikkeellisista lahjoituksista

Organisaatiot voivat helpottaa lahjoittajien toimintaa antamalla selkeitä ja johdonmukaisia asiakirjoja, mutta niiden tulisi pitää myös omat sisäiset tiedostonsa järjestyksessä. Jos IRS kysyy myöhemmin, organisaation pitäisi pystyä jäljittämään lahjoitus vastaanotosta vahvistukseen ja raportointiin.

Miten ilmoitetaan, ettei lahjoitus ole vähennyskelpoinen

Jotkin organisaatiot ja varainkeruukampanjat joutuvat kertomaan lahjoittajille, ettei heidän lahjoituksensa ole verovähennyskelpoinen. Tämän ilmoituksen tulee olla selkeä ja helposti ymmärrettävä.

Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun organisaatio ei ole oikeutettu vastaanottamaan vähennyskelpoisia hyväntekeväisyyslahjoituksia tai kun keräyskirje sisältää lausuman, joka voisi hämmentää lahjoittajia verokohtelusta.

Asianmukaisen ilmoituksen tulisi olla:

• Selkeä ja näkyvä
• Sisällytetty itse keräyskehotukseen
• Mukautettu käytettyyn formaattiin, olipa se painettu materiaali, sähköposti, verkkosivu, radio tai puhelu
• Johdonmukainen organisaation oikeudellisen aseman ja varainhankinnan tarkoituksen kanssa

Jos organisaatiosi ei ole varma, vaatiiko jokin kampanja ilmoitusta, tarkista keräysteksti ennen julkaisua. Pieni sanamuotovirhe voi aiheuttaa vältettävissä olevaa sekaannusta lahjoittajille ja lisätä sääntelyriskiä.

Miten IRS Form 990 tukee läpinäkyvyyttä

Julkiset ilmoitukset ovat keskeinen osa voittoa tavoittelemattoman organisaation vastuullisuutta. IRS Form 990 antaa lahjoittajille, viranomaisille ja yleisölle näkymän siihen, miten organisaatio toimii, miten se rahoittaa toimintaansa ja missä se toimii.

Tämä läpinäkyvyys on tärkeää, koska se vahvistaa luottamusta organisaation varainhankintakäytäntöihin. Tarkat ilmoitukset tukevat myös sisäistä noudattamistyötä pakottamalla tarkastelemaan:

• Organisaatiorakennetta
• Tulojen ja menojen raportointia
• Hallintokäytäntöjä
• Varainhankintaa
• Osavaltiotason rekisteröintivelvoitteita silloin, kun niitä sovelletaan

Organisaation tulisi nähdä Form 990 enemmän kuin veroilmoituksena. Se on myös julkinen noudattamista koskeva asiakirja, jonka tulisi olla linjassa organisaation varainhankinnan ja lahjoitustietojen kanssa.

Sisäiset valvontakäytännöt, jotka jokaisen organisaation tulisi ylläpitää

Vahva lahjoitusten noudattaminen on helpompaa, kun organisaatiolla on toistettavat toimintatavat. Muutama käytännöllinen valvontakeino vie pitkälle:

• Käytä kirjallisia lahjojen hyväksymiskäytäntöjä
• Vakioi lahjoituskuittien mallit
• Seuraa rajoitettuja ja rajoittamattomia lahjoituksia erikseen
• Dokumentoi tapahtumaedut ja niiden käypä markkina-arvo
• Täsmäytä lahjoitustiedot kirjanpitomerkintöjen kanssa
• Tarkista keräystekstit ennen julkaisua
• Säilytä kopiot vahvistuksista ja ilmoituksista keskitetysti

Nämä käytännöt vähentävät epäjohdonmukaisen raportoinnin riskiä ja auttavat henkilöstöä vastaamaan nopeasti, kun lahjoittajat pyytävät dokumentaatiota.

Yleiset virheet, joita organisaatioiden tulisi välttää

Monet noudattamisongelmat johtuvat prosessipuutteista eikä pahasta tahdosta. Varo näitä yleisiä virheitä:

• Jättää lähettämättä vahvistuksia suuremmista lahjoituksista
• Jättää ilmoittamatta lahjoittajan saamien tavaroiden tai palveluiden arvoa
• Käsitellä jokainen maksu täysin vähennyskelpoisena
• Käyttää epämääräistä kieltä varainkeruuaineistossa
• Kadottaa ei-käteisten lahjoitusten ja niiden dokumentaation jäljet
• Sivuuttaa tiettyjen kampanjoiden erityiset ilmoitusvaatimukset

Paras tapa välttää nämä ongelmat on tehdä noudattamisesta osa varainhankinnan työnkulkua eikä jälkikäteen tehtävä korjausliike.

Rakenna noudattamiseen valmis organisaatio alusta alkaen

Jos olet perustamassa uutta voittoa tavoittelematonta osakeyhtiötä, hallinnollinen perusta on tärkeä. Oikea perustaminen, hallinto ja kirjanpito helpottavat myöhempää noudattamista huomattavasti.

Tähän sisältyy:

• Oikeiden perustamisasiakirjojen toimittaminen osavaltiolle
• Rekisteröidyn edustajan ylläpito ja ajantasaiset osavaltiotiedot
• Sääntöjen ja hallintokäytäntöjen hyväksyminen
• Organisaation talouden erottaminen henkilökohtaisista tileistä
• Järjestelmän luominen lahjoitusten seurantaa ja vahvistuksia varten

Zenind auttaa perustajia ja yritysten omistajia pysymään järjestelmällisinä muodostettaessa toimijoita ja hallittaessa noudattamisvelvoitteita. Voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden perustajille sama kurinalaisuus on hyödyllinen ensimmäisestä hakemuksesta aina jatkuvaan vuotuiseen ylläpitoon asti.

Lopuksi

IRS:n hyväntekeväisyyslahjoituksia koskevat säännöt ovat hallittavissa, kun organisaatio rakentaa oikeat toimintatavat varhain. Keskity tarkkoihin lahjoittajavahvistuksiin, selkeään ilmoituskieleen, vastikkeellisten lahjoitusten asianmukaiseen käsittelyyn ja luotettavaan kirjanpitoon. Nämä toimet vahvistavat lahjoittajien luottamusta ja auttavat organisaatiota valmistautumaan verokautta, julkista raportointia ja kasvua varten.

Jokaiselle organisaatiolle, joka kerää lahjoituksia säännöllisesti, noudattaminen ei ole vain verokysymys. Se on osa toiminnallista uskottavuutta.