Ръководство за съответствие за нестопански организации в Мейн: годишни отчети, подавания към IRS и правила за набиране на средства

Създаването и управлението на нестопанска организация в Мейн не е еднократно административно действие. След учредяването или регистрацията организацията трябва да следи федералните данъчни отчети, държавните годишни отчети, правилата за набиране на благотворителни дарения и поддържането на регистриран агент. Пропускането на един срок може да наруши доброто състояние, правото за набиране на средства или статута на освободена от данъци организация.

Това ръководство обхваща основните стъпки за съответствие, които нестопанските организации в Мейн трябва да следят през цялата година.

1. Започнете с федералния календар за подаване

Повечето организации със статут на освободени от данъци трябва да подават годишна информационна декларация към IRS. Конкретният формуляр зависи от размера на организацията и нейната данъчна квалификация:

• Form 990-N за много малки организации
• Form 990-EZ за по-големи организации, които отговарят на условията
• Form 990 за по-големи организации
• Form 990-PF за частни фондации

За организация с календарна данъчна година федералният срок обикновено е 15 май, тоест 15-ия ден от петия месец след края на данъчната година. Организациите с фискална година използват същото правило според датата на края на своята година. Ако срокът се пада в уикенд или официален празник, декларацията е дължима на следващия работен ден.

Няколко практически неща са важни:

• Поддържайте организирани през цялата година данни за приходи, активи, възнаграждения и управление.
• Уверете се, че юридическото име на организацията, адресът и федералният EIN съвпадат във всички декларации.
• Ако нестопанската организация промени счетоводния си период, прегледайте веднага федералния срок.
• Малките организации, които отговарят на условията за Form 990-N, все пак трябва да подадат декларацията навреме; задължението не отпада само защото формулярът е кратък.

Федералното отчитане е повече от данъчен формуляр. То е публичен документ, който дарители, грантодатели и регулатори могат да преглеждат при оценка на дейността на организацията.

2. Подайте годишния отчет на Мейн

Всяка нестопанска корпорация в Мейн трябва да подава годишен отчет, за да поддържа добро състояние при Secretary of State. Законният срок за подаване е 1 юни всяка година.

Няколко точки са особено важни:

• Първият годишен отчет се подава между 1 януари и 1 юни на годината след учредяването или регистрацията на организацията.
• Следващите годишни отчети следват същия прозорец от 1 януари до 1 юни.
• Таксата за годишен отчет за местни и чуждестранни нестопански корпорации е 35 долара.
• Годишните отчети на Мейн могат да се подават онлайн или на хартиен формуляр.

Ако годишният отчет не бъде получен до крайния срок, може да се начисли глоба за закъснение. Неплащането на глобата може да доведе до административно прекратяване на местна нестопанска организация или до отнемане на правото за дейност на чуждестранна нестопанска организация.

Най-сигурният подход е да третирате годишния отчет като повтаряща се управленска задача, а не като последноминутно подаване.

3. Регистрирайте се за благотворително набиране на средства, ако се изисква

Ако нестопанска организация набира дарения в Мейн, тя обикновено трябва да получи лиценз за благотворителна организация, освен ако не се прилага освобождаване. Регистрацията за благотворително набиране на средства е годишна и изтича на 30 ноември. Първоначалната и подновителната такса са по 20 долара.

Мейн изисква собствено заявление, а не Unified Registration Statement, така че организации, които работят в няколко щата, не бива да приемат, че национален формуляр ще покрие изискванията на Мейн. Процесът на подновяване също изисква Annual Fundraising Activity Report.

При кандидатстване или подновяване организациите трябва да са готови да предоставят подкрепящи документи, като финансова информация, списъци на ръководството, материали за освобождаване от IRS и споразумения за набиране на средства, когато са приложими.

Важни правила за сроковете включват:

• Подновявания, подадени след изтичане на срока, могат да доведат до такса за закъснение от 50 долара в периода от 1 декември до 1 март.
• Ако подновяването закъснее с повече от 90 дни, организацията обикновено трябва да подаде ново заявление като нов кандидат.
• Ако дейността по набиране на средства надхвърли праг, посочен за освобождаване, може да възникне необходимост от лицензиране в рамките на 30 дни.

4. Познавайте често срещаните освобождавания

Законът на Мейн освобождава определени групи от изискването за лиценз за набиране на средства. Чести примери включват:

• Организации, които набират основно сред своите членове и не използват професионален набирач на средства
• Набиране на средства за конкретно посочено лице, когато всички дарения се предават изцяло на това лице
• Благотворителни организации, които очакват да останат под 35 000 долара годишни дарения или под 35 дарители, при условие че не използват професионални набирачи и никой вътрешен човек не получава облаги от организацията
• Някои образователни институции и студентски организации
• Нестопански благотворителни болници
• Безплатни клиники

Организациите с освобождаване все пак трябва да следят дейността си по набиране на средства. Ако действителните дарения надхвърлят прага за освобождаване, лицензирането може да стане задължително бързо.

5. Поддържайте регистриран агент в Мейн

Всяка местна нестопанска корпорация в Мейн трябва непрекъснато да поддържа регистриран агент в щата, а същото правило важи и за чуждестранни нестопански корпорации, упълномощени да работят в Мейн.

Регистрираният агент е лицето или услугата, които получават официални уведомления и правни книжа. Тази роля е критична, защото:

• Осигурява надеждна публична контактна точка за щата и съдилищата
• Помага да се избегнат пропуснати уведомления, които могат да доведат до проблеми със съответствието
• Предпазва от прекъсване на контактната верига при промени сред учредители, ръководители или борд

Силната схема за съответствие обикновено предпочита специализиран регистриран агент вместо член на борда, чиято наличност или адрес може да се промени. Агентът трябва да има физически уличен адрес в Мейн.

6. Чуждестранните нестопански организации трябва да проверят правото си да оперират

Нестопанска организация, създадена извън Мейн, но извършваща дейност в щата, може да се нуждае от регистрация като чуждестранна организация. Това е отделно от регистрацията за благотворително набиране на средства и отделно от задължението за годишен отчет.

Преди да се разширите в Мейн, прегледайте:

• Дали дейността на организацията достига нивото на извършване на бизнес в щата
• Дали се изисква подаване за foreign qualification
• Дали организацията ще набира дарения в Мейн и следователно ще се нуждае от лиценз за благотворителна организация
• Дали организацията разполага с актуален сертификат за добро състояние или подобен документ от щата на произход, ако е необходим за регистрацията

Правилната последователност е важна. Подаването само на един от тези елементи рядко е достатъчно, ако организацията разширява оперативното си присъствие в Мейн.

7. Следете за специални задължения за разкриване

Някои public benefit corporations в Мейн имат допълнително изискване за прозрачност, ако получават поне 25 процента от общото финансиране от публични източници и плащат на директор или служител повече от 250 000 долара в рамките на 12 месеца. В такъв случай информацията за възнаграждението трябва да бъде предоставена на обществеността.

Това правило не се прилага за всяка нестопанска организация, но големите организации с публично финансиране трябва да проверят дали попадат в тази категория.

8. Изградете календар за съответствие

Най-лесният начин да останете в добро състояние е да подредите годината около повтарящите се срокове:

• 1 януари: отваря се прозорецът за подаване на годишния отчет
• 15 май: типичен краен срок за IRS Form 990 за организации с календарна година
• 1 юни: краен срок за годишния отчет на Мейн
• 30 ноември: дата на изтичане на лиценза за благотворително набиране на средства

Добър календар трябва също да включва:

• Напомняния за подновяване 60 до 90 дни преди всеки срок
• Дати на заседания на борда, на които се преглеждат подаванията
• Срокове за събиране на документи за бюджети, списъци на служители и записи за набиране на средства
• Всички промени в адреса на организацията или регистрирания агент

Ако повече от един човек работи по съответствието, определете един отговорен за всеки срок, за да не се изгуби нищо между счетоводството, правния екип и операциите.

9. Практически контролен списък за съответствие на нестопанска организация в Мейн

Използвайте това като работен контролен списък през годината:

• Потвърдете федералното данъчно задължение и типа формуляр на нестопанската организация
• Подгответе и подайте навреме годишната декларация към IRS
• Подайте годишния отчет на Мейн до 1 юни
• Проверете дали се изисква регистрация за благотворително набиране на средства
• Подновете правото за набиране на средства преди 30 ноември
• Актуализирайте регистрирания агент незабавно, ако се промени
• Прегледайте дали чуждестранна нестопанска организация се нуждае от право да оперира в Мейн
• Поддържайте организирани бордовите, управленските и финансовите записи за бъдещи подавания
• Проверете отново всякакви твърдения за освобождаване, ако дейността по набиране на средства се увеличи

10. Как Zenind може да помогне

За нестопански организации, които искат по-ясен работен процес за съответствие, Zenind може да помогне да се намали административната тежест чрез поддръжка на регистриран агент, напомняния за подавания и инструменти за учредяване, които поддържат основните записи организирани. Това е особено полезно за малки екипи, които управляват набиране на средства, управление и отчетност с ограничен персонал.

Нестопанска организация, която изгражда повтаряем процес за съответствие, е по-малко вероятно да пропусне срок, да загуби добро състояние или да се окаже в спешна ситуация при подновяване.

Заключителен извод

Съответствието на нестопанска организация в Мейн е управляемо, когато го третирате като процес, воден от календар. Следете заедно декларацията към IRS, държавния годишен отчет, регистрацията за благотворително набиране на средства и изискванията за регистриран агент, вместо да ги разглеждате като отделни задачи. Този подход помага на организацията да се съсредоточи върху мисията си и да избегне ненужни проблеми с подаванията.

Тази статия е само за обща информация и не представлява правен съвет.