Maine-yhdistysten vaatimustenmukaisuuden opas: vuosiraportit, IRS-ilmoitukset ja varainhankintasäännöt

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen ja pyörittäminen Maineessa ei ole kertaluonteinen ilmoitusprosessi. Perustamisen tai rekisteröitymisen jälkeen organisaation on huolehdittava liittovaltion veroilmoituksista, osavaltion vuosiraporteista, hyväntekeväisyysvarainhankinnan säännöistä ja rekisteröidyn edustajan ylläpidosta. Yhdenkin määräajan laiminlyönti voi heikentää hyvässä asemassa pysymistä, varainhankintaoikeutta tai verovapaan aseman säilymistä.

Tässä oppaassa käydään läpi keskeiset vaatimustenmukaisuustoimet, joita Maineen yhdistysten kannattaa seurata vuoden aikana.

1. Aloita liittovaltion ilmoitusaikataulusta

Useimpien verovapaiden organisaatioiden on jätettävä vuosittainen informaatioilmoitus IRS:lle. Käytettävä lomake riippuu organisaation koosta ja veroluokituksesta:

• Form 990-N monille pienille organisaatioille
• Form 990-EZ keskikokoisille organisaatioille, jotka täyttävät ehdot
• Form 990 suuremmille organisaatioille
• Form 990-PF yksityisille säätiöille

Kalenterivuotta noudattavalla organisaatiolla liittovaltion määräaika on yleensä 15. toukokuuta, eli verovuoden päättymistä seuraavan viidennen kuukauden 15. päivä. Tilikauteen perustuvat organisaatiot käyttävät samaa sääntöä oman tilikauden päättymispäivän mukaan. Jos määräaika osuu viikonlopulle tai lakisääteiselle pyhäpäivälle, ilmoitus on jätettävä seuraavana arkipäivänä.

Muutama käytännön asia on tärkeä:

• Pidä tulot, varat, palkkiot ja hallintotiedot järjestyksessä koko vuoden ajan.
• Varmista, että organisaation virallinen nimi, osoite ja liittovaltion EIN-tunnus ovat samat kaikissa ilmoituksissa.
• Jos organisaatio vaihtaa tilikautta, tarkista liittovaltion määräaika heti.
• Pienet organisaatiot, jotka täyttävät Form 990-N -vaatimukset, joutuvat silti jättämään ilmoituksen ajoissa; velvollisuus ei katoa, vaikka lomake on lyhyt.

Liittovaltion raportointi on enemmän kuin veroilmoitus. Se on julkinen asiakirja, jota lahjoittajat, apurahojen myöntäjät ja viranomaiset voivat tarkastella arvioidessaan organisaation toimintaa.

2. Jätä Maineen vuosiraportti

Jokaisen Maineen voittoa tavoittelemattoman yhtiön on jätettävä vuosiraportti säilyttääkseen hyvä asemansa Secretary of Staten kanssa. Lainmukainen määräaika on joka vuosi 1. kesäkuuta.

Muutama kohta on erityisen tärkeä:

• Ensimmäinen vuosiraportti on jätettävä 1. tammikuuta ja 1. kesäkuuta välisenä aikana sinä vuonna, joka seuraa perustamista tai rekisteröitymistä.
• Seuraavat vuosiraportit noudattavat samaa 1. tammikuuta - 1. kesäkuuta -aikaväliä.
• Kotimaisten ja ulkomaisten voittoa tavoittelemattomien yhtiöiden vuosiraporttimaksu on 35 dollaria.
• Maineen vuosiraportit voidaan jättää verkossa tai paperilomakkeella.

Jos vuosiraporttia ei toimiteta määräaikaan mennessä, voidaan määrätä myöhästymismaksu. Maksun laiminlyönti voi johtaa kotimaisen voittoa tavoittelemattoman yhtiön hallinnolliseen purkamiseen tai ulkomaisen yhtiön toimivallan peruutukseen.

Turvallisin tapa on käsitellä vuosiraporttia toistuvana hallinnointitehtävänä, ei viime hetken ilmoituksena.

3. Rekisteröidy varainhankintaan, jos se on tarpeen

Jos organisaatio kerää lahjoituksia Maineessa, sen on yleensä hankittava hyväntekeväisyysorganisaation lupa, ellei vapautusta sovelleta. Varainhankinnan rekisteröinti on vuosittainen, ja se vanhenee 30. marraskuuta. Alkuperäinen maksu ja uusimismaksu ovat molemmat 20 dollaria.

Maine edellyttää omaa hakemustaan eikä Unified Registration Statement -lomaketta, joten useissa osavaltioissa toimivien organisaatioiden ei pidä olettaa, että kansallinen lomake täyttää Maineen vaatimukset. Uusimisprosessiin kuuluu myös Annual Fundraising Activity Report.

Hakemusta tai uusimista varten organisaation kannattaa varautua toimittamaan tukiaineistoa, kuten taloustietoja, johtohenkilöiden luetteloita, IRS:n vapautusasiakirjoja ja tarvittaessa varainhankintasopimuksia.

Tärkeitä aikarajoja ovat muun muassa:

• Uusiminen vanhenemisen jälkeen voi aiheuttaa 50 dollarin myöhästymismaksun 1. joulukuuta - 1. maaliskuuta välisenä aikana.
• Jos uusiminen on yli 90 päivää myöhässä, organisaation on yleensä haettava uudelleen uutena hakijana.
• Jos organisaation varainhankinta kasvaa yli väitetyn vapautusrajan, lupa voi tulla pakolliseksi 30 päivän kuluessa.

4. Tunne tavalliset vapautukset

Maineen laki vapauttaa tietyt ryhmät varainhankintalupavaatimuksesta. Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Organisaatiot, jotka keräävät varoja pääasiassa jäsenistönsä keskuudessa eivätkä käytä ammattimaista varainhankkijaa
• Varainhankinta nimettyä henkilöä varten, kun kaikki lahjoitukset välitetään kyseiselle henkilölle
• Hyväntekeväisyysorganisaatiot, jotka odottavat pysyvänsä alle 35 000 dollarin vuosilahjoituksissa tai alle 35 lahjoittajan rajan, edellyttäen että ne eivät käytä ammattimaisia varainhankkijoita eikä kukaan sisäpiiriläinen hyödy organisaatiosta
• Tietyt oppilaitokset ja opiskelijajärjestöt
• Voittoa tavoittelemattomat hyväntekeväisyyssairaalat
• Ilmaiset klinikat

Vapautusta soveltavien organisaatioiden tulee silti seurata varainhankintaansa. Jos todelliset lahjoitukset ylittävät vapautusrajan, lupa voi tulla pakolliseksi nopeasti.

5. Pidä Maineen rekisteröity edustaja voimassa

Jokaisella Maineen kotimaisella voittoa tavoittelemattomalla yhtiöllä on oltava jatkuvasti osavaltiossa rekisteröity edustaja, ja sama koskee Maineessa toimiluvan saanutta ulkomaista voittoa tavoittelematonta yhtiötä.

Rekisteröity edustaja on henkilö tai palvelu, joka vastaanottaa viralliset ilmoitukset ja oikeudelliset asiakirjat. Tämä rooli on tärkeä, koska:

• Se tarjoaa luotettavan julkisen yhteyspisteen osavaltiolle ja tuomioistuimille
• Se auttaa välttämään ilmoitusten ohittamista, mikä voi johtaa vaatimustenmukaisuusongelmiin
• Se estää perustajan, toimihenkilön tai hallituksen muutoksia katkaisemasta organisaation yhteysketjua

Hyvä vaatimustenmukaisuusratkaisu suosii yleensä erillistä rekisteröidyn edustajan palvelua sen sijaan, että tehtävään nimettäisiin hallituksen jäsen, jonka saatavuus tai osoite voi muuttua. Edustajalla on oltava fyysinen katuosoite Maineessa.

6. Ulkomaiset yhdistykset: varmista toimilupa

Maineen ulkopuolella perustettu organisaatio, joka harjoittaa toimintaa osavaltiossa, saattaa tarvita foreign qualification -rekisteröinnin. Se on erillinen asia varainhankinnan rekisteröinnistä ja erillinen myös vuosiraporttivelvollisuudesta.

Ennen toiminnan laajentamista Maineen tarkista:

• Ovatko organisaation toimet sellaisia, että ne katsotaan liiketoiminnaksi osavaltiossa
• Tarvitaanko foreign qualification -ilmoitus
• Kerääkö organisaatio lahjoituksia Maineessa ja tarvitseeko se siksi hyväntekeväisyysorganisaation luvan
• Onko organisaatiolla voimassa oleva certificate of existence tai vastaava kotiosavaltion hyvä asematodistus, jos sitä vaaditaan rekisteröitymiseen

Oikea järjestys on tärkeä. Pelkän yhden ilmoituksen tekeminen ei yleensä riitä, jos organisaatio laajentaa toimintaansa laajemmin Maineen.

7. Seuraa erityisiä tiedonantovelvoitteita

Joillakin Maineen public benefit corporation -yhtiöillä on lisävaatimus avoimuuteen, jos ne saavat vähintään 25 prosenttia kokonaisrahoituksestaan julkisista lähteistä ja maksavat johtajalle tai toimihenkilölle yli 250 000 dollaria 12 kuukauden aikana. Tällöin palkkatiedot on asetettava julkisesti saataville.

Tämä sääntö ei koske kaikkia yhdistyksiä, mutta suurten julkisesti rahoitettujen organisaatioiden kannattaa tarkistaa, kuuluvatko ne tämän vaatimuksen piiriin.

8. Rakenna vaatimustenmukaisuuden kalenteri

Helpoin tapa pysyä hyvässä asemassa on jäsentää vuosi toistuvien määräaikojen ympärille:

• 1. tammikuuta: vuosiraportin jättöaika alkaa
• 15. toukokuuta: tyypillinen IRS Form 990 -määräaika kalenterivuotta noudattaville organisaatioille
• 1. kesäkuuta: Maineen vuosiraportin määräaika
• 30. marraskuuta: varainhankintaluvan vanhenemispäivä

Hyvään kalenteriin kannattaa sisällyttää myös:

• Muistutukset 60–90 päivää ennen jokaista määräaikaa
• Hallituksen kokoukset, joissa ilmoitukset käydään läpi
• Asiakirjojen keruupäivät budjetteja, toimihenkilöluetteloita ja varainhankintatietoja varten
• Kaikki osoitteen muutokset organisaatiolle tai rekisteröidylle edustajalle

Jos useat henkilöt käsittelevät vaatimustenmukaisuutta, nimeä yhdelle henkilölle vastuu jokaisesta määräajasta, jotta mikään ei katoa kirjanpidon, lakiasioiden ja operatiivisen toiminnan väliin.

9. Käytännöllinen Maineen yhdistysten vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista

Käytä tätä työkaluna vuoden aikana:

• Varmista organisaation liittovaltion veroilmoitusvelvollisuus ja lomaketyyppi
• Valmistele ja jätä IRS:n vuosittainen ilmoitus ajoissa
• Jätä Maineen vuosiraportti viimeistään 1. kesäkuuta
• Tarkista, tarvitaanko varainhankinnan rekisteröintiä
• Uusi varainhankintalupa ennen 30. marraskuuta
• Päivitä rekisteröity edustaja viipymättä, jos edustaja vaihtuu
• Tarkista, tarvitseeko ulkomainen voittoa tavoittelematon organisaatio toimiluvan Maineessa
• Pidä hallituksen, toimihenkilöiden ja taloustiedot järjestyksessä tulevia ilmoituksia varten
• Arvioi vapautusperusteet uudelleen, jos varainhankinta kasvaa

10. Miten Zenind voi auttaa

Organisaatioille, jotka haluavat sujuvamman vaatimustenmukaisuusprosessin, Zenind voi auttaa keventämään hallinnollista taakkaa rekisteröidyn edustajan palveluilla, ilmoitusmuistutuksilla ja perustamistyökaluilla, jotka pitävät keskeiset tiedot järjestyksessä. Tämä on erityisen hyödyllistä pienille tiimeille, jotka hoitavat varainhankintaa, hallintoa ja raportointia rajallisella henkilöstöllä.

Yhdistys, joka rakentaa toistettavan vaatimustenmukaisuusprosessin, menettää epätodennäköisemmin määräajan, hyvä asemansa tai joutuu kiirehtimään uusimiskierroksen aikana.

Lopputulos

Maineen yhdistysten vaatimustenmukaisuus on hallittavissa, kun sitä käsittelee kalenterivetoisena prosessina. Seuraa IRS:n ilmoitusta, osavaltion vuosiraporttia, varainhankinnan rekisteröintiä ja rekisteröidyn edustajan vaatimuksia yhdessä sen sijaan, että kohtelisit niitä erillisinä tehtävinä. Tällä tavoin organisaatio voi keskittyä tehtäväänsä ja välttää tarpeettomat ilmoitusongelmat.

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tiedoksi eikä oikeudelliseksi neuvoksi.