Лиценз за доставчик на Medicare: как да се регистрирате, да спазвате изискванията и да продължите да фактурирате Medicare

Лицензът за доставчик на Medicare не е традиционен щатски бизнес лиценз. На практика той обикновено се отнася до процеса на записване и фактуриране към Medicare, който позволява на отговарящи на условията здравни специалисти, заведения и доставчици да участват в програмата Medicare.

За лекари, клиники, агенции и други здравни организации записването в Medicare е съществена стъпка за съответствие. Чрез него получавате правомощие да фактурирате Medicare за покрити услуги или да се регистрирате за други одобрени цели, като например поръчване и удостоверяване на грижи.

Това ръководство обяснява кои лица се нуждаят от записване в Medicare, какво трябва да подготвите преди кандидатстване, как протича процесът и как да останете в съответствие с изискванията след одобрение.

Какво означава записване като доставчик в Medicare

Записването като доставчик в Medicare е процесът на регистрация в Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), така че вашият бизнес или практика да може да участва в програмата Medicare.

В зависимост от вашата роля можете да се регистрирате като:

• Здравен специалист, който фактурира директно Medicare за услуги
• Доставчик, който се записва, за да поръчва или удостоверява грижи
• Доставчик, който предоставя одобрени стоки или услуги
• Заведение или организация, която фактурира Medicare под собствен номер на доставчик

Точният път на записване зависи от вашата класификация, структура на собственост, местоположение и услуги.

Кой може да се нуждае от записване в Medicare

Може да се наложи да се запишете, ако сте някое от следните лица:

• Лекар, медицинска сестра, терапевт или друг специалист, който иска да фактурира Medicare
• Клиника, групова практика или здравна система, която подава искове към Medicare
• Агенция за домашно здраве, хоспис или друга здравна организация, която участва в Medicare
• Доставчик на покрити услуги или продукти, за който е необходимо участие в Medicare
• Доставчик, който не фактурира Medicare, но трябва да се регистрира, за да поръчва или удостоверява услуги

Ако не сте сигурни дали ви трябват пълни права за фактуриране или ограничено записване, прегледайте внимателно ролята си, преди да подадете заявление.

Записване в Medicare срещу щатско лицензиране

Много нови собственици на бизнес бъркат записването в Medicare със щатското лицензиране. Те са свързани, но не са едно и също.

• Щатският лиценз ви дава право да оперирате според законите на съответния щат.
• Записването в Medicare ви дава право да участвате във федералната програма Medicare.

Например една клиника може да трябва да създаде правно лице, да получи щатски лицензи, да се регистрира за данъчни цели и едва след това да завърши записването в Medicare, преди да започне да фактурира.

Затова много основатели в здравния сектор първо изграждат структурата на бизнеса си и след това уреждат записването при платци, акредитацията и настройката на фактурирането, след като юридическото лице вече е създадено.

Основни изисквания преди кандидатстване

Преди да подадете документите за записване в Medicare, подгответе следното:

1. National Provider Identifier

Повечето кандидати се нуждаят от National Provider Identifier, или NPI. NPI се издава чрез National Plan & Provider Enumeration System. Той идентифицира вас или вашата организация във федерални здравни транзакции.

2. Данни за юридическото лице

Трябва да имате готови точните правни наименования, адреси, данни за собственост, данъчни идентификационни номера и адреси на местата на практика. CMS и Medicare Administrative Contractors проверяват тази информация внимателно.

3. Данни за собственост и управленски контрол

Формулярите за записване в Medicare изискват разкриване на собствеността. Бъдете готови да посочите собственици, управители, съдружници, длъжностни лица и други контролиращи лица, когато това бъде поискано.

4. Щатски лицензи и удостоверения

Ако вашата професия или тип заведение изискват щатски лиценз, уверете се, че тези документи са активни и в добро състояние, преди да кандидатствате. Липсващи или изтекли щатски документи могат да забавят или да попречат на одобрението.

5. Банкови и данъчни документи

Поддържайте данъчната си информация и начина на плащане точни. Записването в Medicare често изисква точно съвпадение на юридическото лице и данъчните данни, за да се избегнат забавяния.

6. Документи за съответствие

Ако бизнесът ви има предишни санкции, изключвания, неблагоприятни действия или промени в собствеността, съберете подкрепящи документи. Тези обстоятелства може да изискват допълнително обяснение.

Как да кандидатствате за записване в Medicare

Процесът на записване обикновено следва тези стъпки:

Стъпка 1: Определете типа на записване

Преценете дали се записвате като индивидуален специалист, групова практика, организация или доставчик. Различните типове кандидати използват различни формуляри и следват различни правила.

Стъпка 2: Получете NPI

Ако още нямате такъв, подайте заявление за NPI, преди да започнете процеса за Medicare.

Стъпка 3: Попълнете заявлението за записване

Повечето кандидати подават записването чрез PECOS, онлайн системата за записване на Medicare. PECOS е основната система за много доставчици и организации, въпреки че в някои случаи все още могат да се използват хартиени формуляри.

Бъдете прецизни. Дори малки грешки в имената, данните за собственост, адресите на местата на дейност или данъчната информация могат да доведат до искания за корекции.

Стъпка 4: Отговаряйте на исканията от Medicare Administrative Contractor

Вашият Medicare Administrative Contractor, или MAC, преглежда заявлението за вашия регион. MAC може да поиска подкрепящи документи, уточнения или допълнителна проверка.

Отговаряйте бързо и пазете копия на всичко, което подавате.

Стъпка 5: Изчакайте одобрение

Времето за одобрение варира според типа доставчик, сложността на заявлението и дали възникват проблеми по време на прегледа. Заявления с промени в собствеността, предишни неблагоприятни действия или липсваща документация може да отнемат повече време.

Стъпка 6: Поддържайте актуални записите за регистрацията

Одобрението не е край на процеса. Трябва да поддържате информацията за записването си актуална и точна във времето.

Често срещани причини заявленията към Medicare да се забавят

Заявленията към Medicare често се забавят поради избегаеми грешки. Най-честите проблеми включват:

• Несъответстващи фирмени наименования във формулярите
• Липсващи или изтекли щатски лицензи
• Неправилна информация за NPI
• Разкриване на собственост, което не съвпада с други записи
• Непълни данни за мястото на практика
• Неразкрити неблагоприятни действия или санкции
• Несъответствия в данъчния идентификатор

Внимателна проверка преди подаване може да предотврати дълги забавяния.

Какво се случва след одобрение

След като бъдете записани, задълженията ви продължават. Участието в Medicare изисква текуща поддръжка, а не само еднократно заявление.

Трябва да следите:

• Промени в собствеността
• Промени в местоположението на практиката
• Промени в юридическото име
• Промени в управленските служители
• Изключени или санкционирани лица, свързани с бизнеса
• Известия за повторна верификация от CMS

Неподаването на актуализации може да доведе до прекъсване на плащанията, спиране или отнемане на правата за фактуриране.

Съобщаване на промени към Medicare

След записването CMS изисква да съобщавате за промените в определени срокове.

Обикновено трябва да докладвате някои промени бързо, включително:

• Промяна в собствеността
• Промяна в местоположението на практиката
• Неблагоприятно правно действие

Други промени може да имат по-дълъг срок за уведомяване. Най-сигурният подход е да третирате всяка съществена бизнес промяна като събитие по съответствие и да я преглеждате незабавно.

Ако сте се записали чрез PECOS, обикновено можете да актуализирате много от данните онлайн. Ако сте подали на хартия, може да се наложи да подадете отново съответните формуляри.

Повторна верификация и подновяване

Записването в Medicare не е постоянно. Доставчиците и снабдителите трябва периодично да повторно верифицират информацията за своето записване.

Повторната верификация е начинът на CMS да потвърди, че данните за вашия бизнес все още са точни и че продължавате да отговаряте на условията за участие в Medicare.

За да сте подготвени:

• Следете известията за повторна верификация
• Поддържайте актуален пощенски адрес
• Водете календар за съответствие
• Редовно преглеждайте данните за собственост и практика
• Подновявайте щатските лицензи и удостоверения преди изтичането им

Пропускането на срок за повторна верификация може да доведе до прекъсване на фактурирането или до деактивиране.

Добри практики за поддържане на съответствие

Силното съответствие с Medicare започва със стриктно вътрешно водене на документи. Използвайте следните добри практики:

Поддържайте централен compliance файл

Съхранявайте копия на своя NPI, одобренията за записване, щатските лицензи, данъчните документи, документите за собственост и кореспонденцията с MAC.

Преглеждайте промените в собствеността преди подаване

Всяка промяна в собствеността или контрола може да повлияе на статута ви в Medicare. Преглеждайте внимателно сделките преди финализиране на продажба, сливане или преструктуриране.

Следете сроковете за подновяване

Дори ако повторната верификация в Medicare още не е настъпила, свързаните задължения може вече да са изискуеми. Щатските лицензи, регистрациите и удостоверенията често изтичат по-рано.

Обучете персонала относно задълженията за докладване

Вашият екип на рецепция, служителите по фактуриране и персоналът по съответствие трябва да знаят как да разпознават промени, които трябва да бъдат съобщени.

Редовно съгласувайте бизнес записите

Проверявайте дали записите на вашето юридическо лице, данъчните записи, данните за NPI и информацията за записването в Medicare съвпадат.

Как Zenind може да подкрепи основателите в здравния сектор

Zenind не замества записването в Medicare, акредитацията или правния съвет за съответствие. Но може да помогне на основателите в здравния сектор да изградят стабилна бизнес основа преди записването във федерални програми.

Услугите на Zenind за учредяване и съответствие могат да ви помогнат с:

• Учредяване на LLC или корпорация за вашата практика
• Поддържане на registered agent
• Подаване на годишни отчети навреме
• Поддържане на организация спрямо щатските изисквания за съответствие
• Създаване на по-ясна структура на юридическото лице преди записване при платец

За много здравни бизнеси правилното изграждане на юридическото лице първо улеснява процеса по Medicare по-късно.

Заключителни мисли

Лицензът за доставчик на Medicare, на практика, е част от по-широк процес на записване и съответствие. Нужни са ви правилната бизнес структура, правилните идентификатори, точни данни за собствеността и надеждна система за поддържане на всичко актуално.

Ако започвате здравен бизнес, изградете основата внимателно. Учредете правилно юридическото лице, осигурете необходимите щатски одобрения, подгответе своя NPI и материалите за записване и поддържайте записите си актуални след одобрение.

Този подход намалява забавянията, защитава правата за фактуриране и помага на бизнеса ви да остане подготвен за дългосрочно участие в Medicare.