Основи на данъка върху продажбите за електронни търговски бизнеси: Практическо ръководство за съответствие

Данъкът върху продажбите е един от първите въпроси, свързани със съответствието, с които онлайн търговците се сблъскват, докато растат. Един магазин може да започне само в един щат и бързо да се разшири в цялата страна чрез уебсайт, маркетплейси, продажби в социалните мрежи и канали за търговия на едро. Всеки нов канал може да промени къде трябва да се събира данък, колко трябва да се начислява и кога трябва да се подават декларации.

За основателите на електронни търговски бизнеси предизвикателството не е просто да разбират данъка върху продажбите на високо ниво. Реалният проблем е да знаят кога даден бизнес има задължение за подаване, кои продукти са облагаеми, кои щати изискват регистрация и дали маркетплейс вече събира данъка от ваше име. Пропуснете ли тези детайли, можете да създадете избегваеми санкции, данъчни задължения със задна дата и административни затруднения.

Това ръководство разглежда основите, които всеки онлайн търговец трябва да познава, включително nexus, законите за marketplace facilitator, облагаемите стоки и услуги, регистрацията и текущите задължения за подаване.

Какво представлява данъкът върху продажбите

Данъкът върху продажбите е щатски данък, който се прилага върху определени продажби на стоки, а в някои щати и върху услуги. В повечето случаи продавачът събира данъка от купувача при плащането и по-късно го превежда на съответния данъчен орган.

За разлика от федерален данък, данъкът върху продажбите не се управлява чрез една национална система. Всеки щат определя свои правила, а много щати позволяват и на местни юрисдикции като градове, окръзи или специални райони да добавят допълнителен данък върху щатската ставка.

Това означава, че две поръчки за един и същ продукт могат да изискват различна данъчна сума в зависимост от това къде се намира купувачът.

Защо електронните търговски бизнеси трябва да обръщат внимание

Традиционните физически магазини обикновено знаят точно къде работят. Онлайн търговците не винаги имат тази яснота. Един уебсайт може да генерира продажби в много щати без каквото и да е физическо присъствие там, а щатските данъчни закони са създадени да обхващат част от тези дистанционни продажби.

След като бизнесът премине прага на даден щат, може да се наложи да:

• се регистрира за разрешително за данък върху продажбите
• начислява данък върху продажбите на клиентите в този щат
• следи освободените продажби и сертификатите за препродажба
• подава периодични декларации за данък върху продажбите
• превежда събрания данък навреме

Колкото по-рано бизнесът разбере тези изисквания, толкова по-лесно ще поддържа съответствие с растежа на приходите.

Nexus: ключовият тригер за задължения по данъка върху продажбите

Най-важната концепция в съответствието с данъка върху продажбите е nexus. Nexus е връзката между бизнеса и щата, която дава право на щата да изисква събиране на данък.

Съществуват няколко често срещани форми на nexus.

Физически nexus

Един бизнес може да създаде nexus чрез физическо присъствие в даден щат. Примери включват:

• офис или склад
• инвентар, съхраняван в склад на трета страна за изпълнение на поръчки
• служители или изпълнители, работещи в щата
• щанд на търговско изложение или редовни операции в щата, в зависимост от конкретните факти

За електронните търговци инвентарът, съхраняван в центрове за изпълнение на поръчки, е особено важен. Дори компанията да е със седалище другаде, инвентарът в даден щат може да създаде задължение за подаване.

Икономически nexus

Много щати прилагат и правила за икономически nexus. Това означава, че продавачът може да е длъжен да събира данък въз основа на обема на продажбите или броя на транзакциите, дори без физическо присъствие в щата.

Прагoвете се различават по щати, но често срещани тригери са:

• определена сума от годишни продажби в щата
• праг по брой транзакции
• комбинация от двете

Тъй като всеки щат определя собствен стандарт, бизнесите, които продават през щатски граници, трябва внимателно да следят продажбите по дестинация.

Небрежни и други правила за nexus

Някои щати признават и афилиейт отношения, препоръчваща дейност или други форми на бизнес връзка като събития, създаващи nexus. Точните правила варират, така че продавачите не бива да приемат, че само офисите и складовете имат значение.

Закони за Marketplace Facilitator

Много електронни търговци използват маркетплейси като Amazon, Walmart Marketplace, Etsy или подобни платформи. В много щати тези платформи се третират като marketplace facilitators и носят отговорност да събират и превеждат данъка върху продажбите за определени транзакции.

Това е полезно, но не елиминира цялата работа по съответствието.

Всеки продавач трябва да знае:

• кои транзакции през маркетплейс се покриват от платформата
• дали директните продажби през уебсайта се облагат отделно
• дали бизнесът все още трябва да се регистрира в даден щат, дори ако маркетплейсът събира данъка
• как да отчита продажбите от маркетплейса в декларациите, ако това се изисква

Ако бизнесът продава едновременно чрез маркетплейс и през собствен онлайн магазин, картината на съответствието става по-сложна. Събирането от платформата не покрива автоматично цялата търговска дейност на компанията.

Кои продукти са облагаеми?

Данъкът върху продажбите не е еднакъв за всички продукти. Облагаемостта зависи от закона на щата и в някои случаи от местните правила.

Често срещани категории, при които облагаемостта може да се различава, включват:

• облекло
• цифрови продукти
• софтуерни изтегляния и SaaS абонаменти
• хранителни и напиткови продукти
• такси за доставка
• пакетни продуктови предложения
• услуги, които могат да бъдат облагаеми в някои щати, но не и в други

Например един щат може напълно да облага цифрови изтегляния, докато друг може да ги освобождава. Някои щати освобождават хранителни стоки, но облагат приготвена храна. Доставката може да бъде облагаема, ако е част от облагаема продажба, но не и във всяка юрисдикция.

Каталогът с продукти никога не трябва да се счита автоматично за облагаем или необлагаем навсякъде. Всеки продавач трябва да направи преглед по щати.

Как да се регистрирате за данък върху продажбите

Ако бизнесът има nexus в даден щат, следващата стъпка обикновено е регистрация за разрешително за данък върху продажбите преди да започне да събира данък там. Регистрацията обикновено се извършва чрез данъчния орган на щата.

Преди регистрация бизнесът трябва да потвърди:

• в кои щати има nexus
• дали някой маркетплейс вече събира данък от името на бизнеса
• кое юридическо лице ще бъде регистрирано
• кои продуктови категории продава бизнесът
• дали бизнесът трябва да се регистрира и за други данъци едновременно

Регистрацията трябва да се направи, когато е възможно, преди първата облагаема продажба. Изчакването след като щатът установи несъбран данък може да създаде ненужна експозиция.

Как изглежда работният процес за съответствие с данъка върху продажбите

Надеждният процес е по-важен от запаметяването на всяко щатско правило.

1. Определете къде имате nexus

Прегледайте продажбите си по щати и идентифицирайте къде са достигнати икономически или физически прагове. Включете локациите на инвентара, дистанционните служители и активността в маркетплейсите.

2. Потвърдете кои канали за продажби събират данък автоматично

Разделете продажбите през маркетплейс от директните продажби към крайни клиенти през собствения си уебсайт. Правилата за данъчно третиране могат да се различават по канал.

3. Регистрирайте се в необходимите щати

Вземете разрешителни за данък върху продажбите, където това се изисква, и водете отчет за номерата на акаунтите, честотата на подаване и данните за достъп.

4. Настройте правилно checkout-а

Вашата система за плащане трябва да изчислява данъка според дестинацията, вида продукт и юрисдикцията. Неправилната конфигурация е една от най-честите причини за недостатъчно начисляване.

5. Водете изрядна документация

Съхранявайте записи за:

• продажби по щат и местна юрисдикция
• събрания данък по поръчка
• освободени продажби и сертификати
• отчети от маркетплейси
• подадени декларации и извършени плащания

Добрата документация улеснява одитите и корекциите.

6. Подавате декларациите навреме

Щатите могат да изискват месечни, тримесечни или годишни декларации в зависимост от графика на подаване на бизнеса. Дори ако през даден период не е събран данък, някои щати все пак изискват декларация.

Чести грешки при данъка върху продажбите в електронната търговия

Електронните търговски бизнеси често допускат едни и същи грешки по време на растеж.

Приемане, че правилото на един щат важи навсякъде

Данъкът върху продажбите не е еднакъв. Правило, което важи в един щат, може да не важи в друг.

Пренебрегване на инвентара в центровете за изпълнение

Инвентар, съхраняван в даден щат, може да създаде физически nexus, дори когато компанията няма офис там.

Разчитане само на събирането през маркетплейса

Правилата за marketplace facilitator могат да намалят тежестта, но не винаги покриват директните продажби.

Неправилен преглед на облагаемостта на продуктите

Продукт, който е облагаем в един щат, може да е освободен в друг.

Закъсняла регистрация

Щом nexus вече съществува, бизнесът трябва да е готов да събира и превежда данъка. Закъснението може да доведе до санкции и задължения със задна дата.

Липса на съпоставяне на декларациите

Събраният при checkout данък трябва да съвпада със сумите, отчетени в декларациите. Съпоставянето помага да се открият грешки в конфигурацията навреме.

Как Zenind се вписва в по-широката картина на съответствието

Учредяването на правилното бизнес дружество е важна първа стъпка за всеки основател в електронната търговия. Zenind помага на предприемачите да учредяват LLC и корпорации ефективно, но учредяването е само една част от процеса на съответствие.

След като компанията бъде учредена, собствениците все още трябва да оценят:

• къде бизнесът има nexus по данък върху продажбите
• дали са необходими разрешителни в някой щат
• как компанията ще разделя продажбите през маркетплейси и директните продажби
• какви счетоводни и отчетни процеси са нужни занапред

С други думи, учредяването създава правната структура на бизнеса, но съответствието с данъка върху продажбите е текуща оперативна отговорност.

Практически контролен списък за онлайн търговци

Използвайте този контролен списък като отправна точка:

• Идентифицирайте всички канали за продажби
• Прегледайте продажбите по щати
• Проверете физическото присъствие и локациите на инвентара
• Измерете праговете за икономически nexus
• Определете облагаемостта на продуктите по щати
• Регистрирайте се, където е необходимо
• Конфигурирайте правилно checkout-а и софтуера за данъци
• Подавате декларациите по график
• Съхранявайте записи за подкрепа при одит

Ако бизнесът расте бързо, повтаряйте този преглед редовно. Компания, която е била в съответствие преди шест месеца, може вече да не е такава след скок в продажбите, нова складова организация или стартиране на нов маркетплейс.

ЧЗВ

Всички електронни търговски бизнеси ли трябва да събират данък върху продажбите?

Не. Обикновено бизнесът трябва да събира данък върху продажбите само в щатите, където има nexus, и когато транзакцията е облагаема съгласно щатското право.

Продажбите през Amazon или друг маркетплейс премахват ли цялата данъчна отговорност?

Не винаги. Маркетплейсите може да събират и превеждат данък за покритите транзакции, но директните продажби през уебсайта и някои задължения за отчитане може да останат.

Данъкът върху продажбите базира ли се на местоположението на моя бизнес или на местоположението на купувача?

В много щати данъкът върху продажбите е базиран на дестинацията, което означава, че местоположението на купувача има значение. Щатските правила се различават, затова дестинацията винаги трябва да се проверява внимателно.

Трябва ли да подавам декларации, ако не съм събрал никакъв данък?

Понякога да. Някои щати изискват декларации дори за периоди без облагаеми продажби или без данък за дължане.

Кога трябва да се регистрирам за данък върху продажбите?

Регистрирайте се веднага щом установите, че nexus съществува в даден щат, и преди да започнете да събирате данък там.

Заключителни мисли

Данъкът върху продажбите е обичайна част от онлайн бизнеса, но става управляем, когато се подхожда систематично. Ключът е да знаете къде съществува nexus, да разбирате кои продажби са облагаеми, да разделяте дейността през маркетплейси от директните продажби и да поддържате регистрациите и задълженията за подаване в срок.

За основателите на електронни търговски бизнеси най-доброто време да изградят съвместима система е преди растежът да направи работата по-трудна. Ясният процес днес предотвратява по-скъпи корекции по-късно.