Правила на Върмонт за набиране на благотворителни средства: регистрация, заявления за платени набиращи средства и контролен списък за съответствие

Благотворителното набиране на средства във Върмонт се урежда от ясни правила, които са най-важни, когато една организация наема платен набиращ средства или провежда кампания с външна подкрепа за привличане на дарения. За нестопански организации, социални предприятия и организации, водени от мисия, въпросът за съответствие не е само дали даренията са позволени. Важното е дали организацията и всеки компенсиран привличащ дарения изпълняват изискванията на щата за уведомяване, договори, отчетност и разкриване на информация.

Ако вашата организация планира да набира средства във Върмонт, най-сигурният подход е първо да се определи моделът на набиране на средства, а след това да се установи кои заявления са приложими преди да бъде изпратена първата покана за дарение. Това е особено важно при кампании в няколко щата, защото изискванията на Върмонт могат да се различават от правилата в съседни щати.

Какво обхваща съответствието при благотворителното набиране на средства във Върмонт

Правилата на Върмонт за благотворително набиране на средства основно се отнасят до платените набиращи средства и взаимоотношенията между тях и благотворителната организация. Законът урежда:

• Кой се квалифицира като платен набиращ средства
• Кога се изисква писмен договор
• Кога Главният прокурор трябва да бъде уведомен за кампанията
• Какви разкрития и финансови отчети трябва да бъдат подадени
• Как трябва да се обработват и отчитат даренията
• Кои правила за благотворителни дарителски анюитети се прилагат за квалифицирани организации

За много организации най-важният извод е прост: ако плащате на трета страна да привлича дарения във Върмонт, вероятно имате държавни задължения за подаване на документи, които не могат да се оставят за последния момент.

Кой се счита за платен набиращ средства?

Платен набиращ средства обикновено е лице или бизнес, който срещу финансово възнаграждение привлича дарения от лица във Върмонт. Терминът може да обхваща директно набиране на средства и набиране, извършвано чрез служители, агенти или свързани лица.

На практика това може да включва:

• Доставчици на телемаркетинг за набиране на средства
• Фирми за директна поща при кампании за набиране на средства
• Агенции за онлайн набиране на средства
• Консултанти по кампании, чието възнаграждение зависи от резултатите от набирането на средства
• Независими лица, които привличат дарения от името на благотворителна организация

Класификацията е важна, защото много от задълженията за подаване на документи във Върмонт се отнасят до самия платен набиращ средства, а не само до благотворителната организация, която се възползва от кампанията.

Основни изисквания за подаване на документи за платени набиращи средства

Ако вашата кампания използва платен набиращ средства, законът на Върмонт изисква няколко стъпки преди и по време на периода на набиране на средства.

1) Подайте уведомление преди началото на кампанията

Платеният набиращ средства трябва да подаде уведомление за кампанията до Главния прокурор на Върмонт най-малко 10 дни преди началото на кампанията за набиране на средства. Уведомлението се подава върху формуляр, предписан от Главния прокурор.

Обикновено уведомлението посочва:

• Име, адрес и данни за контакт на набиращия средства
• Благотворителната организация, от чието име ще се извършват поканите за дарения
• Съответна история на съдебни спорове или разследвания, свързани с дейността на набиращия средства

От гледна точка на планирането на съответствието, ключовото е времето. Това не е документ, който се подава след старта на кампанията. Това е предварително заявление.

2) Платете регистрационната такса

Съгласно действащата законова рамка на Върмонт се изисква регистрационна такса при подаване на уведомлението за кампанията. След измененията таксата е 675 USD за всяка календарна година, през която платеният набиращ средства извършва дейност в щата.

Тъй като размерът на таксите и механизмите за подаване могат да се променят, организациите трябва да потвърдят актуалния формуляр и начина на плащане преди подаване на кампанията.

3) Използвайте писмен договор

Преди да извършва набиране на средства във Върмонт, платеният набиращ средства трябва да сключи писмен договор с благотворителната организация.

Договорът трябва да посочва поне:

• Минималния процент от брутните постъпления, който ще отиде за благотворителната организация
• Всички разходи, комисиони и други суми, които ще бъдат удържани от постъпленията
• Как се изчисляват тези удръжки
• Кой получава удържаните суми

Този договор е повече от вътрешен бизнес документ. Той е основен документ за съответствие, който трябва да отразява действителната структура на кампанията.

4) Представете или осигурете договора при необходимост

Набиращият средства трябва да предостави договора на Главния прокурор заедно с уведомлението за кампанията или да предостави копие при поискване, ако системата за подаване позволява този подход.

Това означава, че договорът трябва да бъде финализиран достатъчно рано, за да подпомогне предварителното подаване. Последноминутните промени създават ненужен риск.

5) Обработвайте даренията правилно

Законът на Върмонт изисква даренията да се обработват внимателно.

Добри практики включват:

• Чековете и паричните преводи да се издават на името на благотворителната организация
• Даренията да се депозират своевременно в банковата сметка на благотворителната организация
• Да не се смесват средствата от кампанията със собствени оперативни средства на набиращия средства
• Да се поддържат ясни записи за всяка кампания

Тези контроли са важни, защото грешки при обработката на средствата могат да създадат както регулаторни, така и репутационни проблеми.

6) Подайте изискуемия финансов отчет

Платеният набиращ средства, който привлича дарения във Върмонт, трябва да подаде финансов отчет до Главния прокурор в срок до 90 дни след края на кампанията. Ако кампанията продължава повече от една година, отчетът също е дължим в срок до 90 дни след всяка годишнина от началото на кампанията.

Освен това, в срок до 60 дни след края на кампанията, платеният набиращ средства трябва да предостави на благотворителната организация заключително извлечение, което показва:

• Името и адреса на всеки дарител
• Размерa на дарението
• Общите брутни постъпления
• Подробен списък на разходите, комисионите и другите разходи

Това задължение за отчетност е една от най-важните части от съответствието във Върмонт. Дори кампанията да е успешна, тя не е напълно приключила, докато числата не бъдат документирани правилно.

Защо писменият договор е толкова важен

Договорът е пътната карта на кампанията. Той изяснява как ще се движат парите, как ще бъде платен набиращият средства и каква сума в крайна сметка ще получи благотворителната организация.

Слаб договор може да създаде проблеми като:

• Неясна структура на комисионите
• Спорове относно разходите по кампанията
• Несъответствия между договора и действителната кампания при подаване на документи
• Проблеми при преглед от Главния прокурор

Поради това благотворителните организации трябва да прегледат споразумението преди да бъде направена първата покана за дарение. Договор, който на хартия изглежда добре, но не отразява реалната кампания, може да се превърне в отговорност.

Може ли благотворителна организация да развали договор за набиране на средства, който не отговаря на изискванията?

Да. Законът на Върмонт дава възможност на благотворителна организация да развали договор с платен набиращ средства, ако договорът или самият набиращ средства не спазва подглавата, уреждаща благотворителните покани за дарения.

Това средство за защита е важно за благотворителните организации, защото им дава лост при неизпълнение на правилата от страна на набиращия средства. То също така подчертава практичен принцип на съответствие: организацията не бива да приема, че набиращият средства сам се грижи за всичко правилно.

Какво трябва да потвърдят благотворителните организации преди старта на кампания във Върмонт

Преди да започне каквато и да е покана за дарения във Върмонт, благотворителната организация трябва да потвърди следното:

1. Кой всъщност привлича даренията
2. Дали набиращият средства е компенсиран по начин, който го прави платен набиращ средства
3. Дали писменият договор е пълен и точен
4. Дали уведомлението за кампанията е подадено поне 10 дни предварително
5. Дали работният процес за финансово отчитане е готов преди началото на кампанията
6. Дали процедурите за приемане и депозиране на даренията са въведени
7. Дали вътрешният екип знае кой отговаря за следенето на сроковете

Кампания, която започва без тези проверки, често е по-трудна за коригиране по-късно.

Благотворителни дарителски анюитети във Върмонт

Върмонт също регулира благотворителните дарителски анюитети. Те не са същото като обикновените кампании за набиране на средства и изискват отделен анализ.

Съгласно закона на Върмонт благотворителни дарителски анюитети могат да се издават и поддържат само от квалифицирана благотворителна организация. За да се квалифицира, организацията обикновено трябва да отговаря на финансови и оперативни прагове, включително:

• Най-малко 300,000 USD в неограничени парични средства, парични еквиваленти или публично търгувани ценни книжа, в допълнение към активите, необходими за покриване на съществуващите анюитетни задължения
• Непрекъсната дейност най-малко три години или статут на правоприемник или свързано лице на такава организация

При сключване на договор за благотворителен дарителски анюитет организацията трябва да разкрие в писмена форма ключова информация, включително:

• Че анюитетът не е застраховка по законите на Върмонт
• Че не се регулира като застраховка от Department of Financial Regulation
• Че не е защитен от застрахователна гаранционна асоциация
• Графика на плащанията, началната дата и размера на плащанията

Организациите, които обмислят дарителски анюитети, трябва да прегледат както закона на Върмонт, така и собствените си финансови възможности, преди да ги предлагат.

Чести грешки при съответствието, които трябва да се избягват

Най-честите грешки при благотворителното набиране на средства във Върмонт не са екзотични. Те са оперативни.

Избягвайте тези грешки:

• Стартиране на кампания преди подаване на уведомлението за кампанията
• Използване на договор, който не съответства на действителната структура на възнаграждението
• Пропускане на 10-дневния срок преди започване на набиране на средства
• Смесване на дарените средства със собствени оперативни средства на доставчика
• Пропускане на 90-дневния срок за финансовия отчет
• Пренебрегване на задължението за предоставяне на заключително извлечение на благотворителната организация
• Третиране на платен набиращ средства така, сякаш е просто консултант

Всяка от тези грешки може да създаде риск, а няколко от тях могат да бъдат предотвратени с обикновен контролен списък.

Практически контролен списък за съответствие във Върмонт

Използвайте този контролен списък преди стартиране на кампания:

• Потвърдете структурата на кампанията и кой привлича даренията
• Определете дали набиращият средства е компенсиран
• Финализирайте писмен договор
• Подайте уведомлението за кампанията най-малко 10 дни преди началото
• Платете изискуемата регистрационна такса
• Организирайте отделен и чист процес за обработка на даренията
• Запишете срока за подаване на финансовия отчет в календара
• Запишете срока за заключителното извлечение в календара
• Съхранявайте записи за дарителите и разходите през целия период на кампанията
• Прегледайте отделно всички планове за благотворителни дарителски анюитети

Този контролен списък е особено полезен за благотворителни организации, които управляват няколко кампании едновременно или работят с повече от един доставчик.

Как Zenind помага да останете организирани

Zenind помага на основатели и организации, водени от мисия, да останат организирани чрез работни процеси, фокусирани върху съответствието, подкрепа при подаване на документи и инструменти за учредяване на бизнес, които улесняват управлението на документите и сроковете на дружеството.

За организации, които балансират между набиране на средства, управление и административни задължения, основната полза е структурата. Когато задачите по съответствие са ясно проследени, е по-лесно да се фокусирате върху мисията, без да губите представа за срокове за подаване, вътрешни одобрения и водене на записи.

Заключителни мисли

Съответствието при благотворителното набиране на средства във Върмонт е управляемо, когато кампанията е планирана правилно. Основната идея е да определите набиращия средства, да документирате отношенията, да подадете документите навреме и да следите парите внимателно от началото на кампанията до финалния отчет.

За благотворителни организации, независими набиращи средства и бизнеси, водени от мисия, които работят във Върмонт, дисциплинираният процес е най-добрата защита срещу грешки при подаване и проблеми с отчитането. Колкото по-рано организирате договора, уведомлението и счетоводните стъпки, толкова по-лесно ще бъде кампанията да протече чисто.