Κανόνες της Vermont για τη φιλανθρωπική προσέλκυση δωρεών: εγγραφή, δηλώσεις πληρωμένων fundraiser και λίστα ελέγχου συμμόρφωσης

Η φιλανθρωπική συγκέντρωση δωρεών στη Vermont διέπεται από ένα στοχευμένο σύνολο κανόνων που αποκτούν τη μεγαλύτερη σημασία όταν μια φιλανθρωπική οργάνωση προσλαμβάνει έναν πληρωμένο fundraiser ή πραγματοποιεί μια καμπάνια με υποστήριξη εξωτερικής προσέλκυσης. Για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, κοινωνικές επιχειρήσεις και αποστολοκεντρικούς οργανισμούς, το ζήτημα συμμόρφωσης δεν είναι μόνο αν επιτρέπονται οι δωρεές. Είναι αν ο οργανισμός και κάθε αμειβόμενος solicitor τηρούν τις απαιτήσεις της πολιτείας για ειδοποίηση, σύμβαση, αναφορά και γνωστοποίηση.

Αν ο οργανισμός σας σχεδιάζει να συγκεντρώσει χρήματα στη Vermont, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι πρώτα να χαρτογραφήσετε το μοντέλο συγκέντρωσης πόρων και στη συνέχεια να εντοπίσετε ποιες υποβολές ισχύουν πριν από την πρώτη προσέγγιση δωρητών. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για πολυπολιτειακές καμπάνιες, επειδή οι απαιτήσεις της Vermont μπορεί να διαφέρουν από τους κανόνες των γειτονικών πολιτειών.

Τι καλύπτει η συμμόρφωση για τη φιλανθρωπική προσέλκυση δωρεών στη Vermont

Οι κανόνες της Vermont για τη φιλανθρωπική προσέλκυση δωρεών αφορούν κυρίως τους πληρωμένους fundraiser και τη σχέση ανάμεσα στον fundraiser και τη φιλανθρωπική οργάνωση. Ο νόμος καλύπτει:

• Ποιος θεωρείται πληρωμένος fundraiser
• Πότε απαιτείται γραπτή σύμβαση
• Πότε πρέπει να λάβει ειδοποίηση ο Attorney General για την προσέλκυση δωρεών
• Ποιες γνωστοποιήσεις και οικονομικές αναφορές πρέπει να υποβάλλονται
• Πώς πρέπει να διαχειρίζονται και να αναφέρονται οι δωρεές
• Ποιοι κανόνες για φιλανθρωπικές προσόδους annuity ισχύουν για τους επιλέξιμους οργανισμούς

Για πολλούς οργανισμούς, το σημαντικότερο συμπέρασμα είναι απλό: αν πληρώνετε τρίτο μέρος για να προσελκύσει δωρεές στη Vermont, πιθανότατα έχετε κρατικές υποχρεώσεις υποβολής που δεν μπορούν να αντιμετωπιστούν ως δευτερεύον ζήτημα.

Ποιος θεωρείται πληρωμένος fundraiser;

Πληρωμένος fundraiser είναι γενικά ένα πρόσωπο ή μια επιχείρηση που, έναντι οικονομικής αμοιβής, προσελκύει δωρεές από άτομα στη Vermont. Ο όρος μπορεί να καλύπτει άμεση προσέγγιση δωρητών και προσεγγίσεις που πραγματοποιούνται μέσω υπαλλήλων, αντιπροσώπων ή συνδεδεμένων μερών.

Στην πράξη, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Εταιρείες τηλεφωνικής προσέγγισης δωρητών
• Εταιρείες άμεσης αλληλογραφίας για συγκέντρωση πόρων
• Οργανισμούς διαδικτυακής συγκέντρωσης δωρεών
• Συμβούλους καμπάνιας των οποίων η αμοιβή εξαρτάται από τα αποτελέσματα συγκέντρωσης πόρων
• Ανεξάρτητους solicitors που ενεργούν εκ μέρους φιλανθρωπικής οργάνωσης

Ο χαρακτηρισμός αυτός έχει σημασία επειδή πολλές από τις υποχρεώσεις υποβολής της Vermont βαρύνουν τον ίδιο τον πληρωμένο fundraiser και όχι μόνο τη φιλανθρωπική οργάνωση που ωφελείται από την καμπάνια.

Βασικές απαιτήσεις υποβολής για πληρωμένους fundraiser

Αν η καμπάνια σας χρησιμοποιεί πληρωμένο fundraiser, η νομοθεσία της Vermont απαιτεί αρκετά βήματα πριν και κατά τη διάρκεια της περιόδου προσέλκυσης δωρεών.

1) Υποβολή ειδοποίησης πριν ξεκινήσει η καμπάνια

Ένας πληρωμένος fundraiser πρέπει να υποβάλει ειδοποίηση προσέλκυσης δωρεών στον Vermont Attorney General τουλάχιστον 10 ημέρες πριν ξεκινήσει η καμπάνια συγκέντρωσης πόρων. Η ειδοποίηση υποβάλλεται σε έντυπο που ορίζει ο Attorney General.

Η ειδοποίηση συνήθως προσδιορίζει:

• Το όνομα, τη διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας του fundraiser
• Τη φιλανθρωπική οργάνωση για λογαριασμό της οποίας θα γίνουν οι προσεγγίσεις
• Σχετικό ιστορικό δικαστικών υποθέσεων ή ερευνών που συνδέεται με τη δραστηριότητα προσέλκυσης του fundraiser

Για τον προγραμματισμό συμμόρφωσης, το βασικό σημείο είναι ο χρόνος. Η ειδοποίηση δεν είναι κάτι που υποβάλλεται αφού ξεκινήσει η καμπάνια. Είναι υποβολή πριν από την καμπάνια.

2) Καταβολή του τέλους εγγραφής

Το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο της Vermont απαιτεί τέλος εγγραφής μαζί με την ειδοποίηση προσέλκυσης δωρεών. Όπως έχει τροποποιηθεί, το τέλος είναι 675 δολάρια για κάθε ημερολογιακό έτος κατά το οποίο ο πληρωμένος fundraiser προσελκύει δωρεές στην πολιτεία.

Επειδή τα ποσά των τελών και οι μηχανισμοί υποβολής μπορεί να αλλάξουν, οι οργανισμοί θα πρέπει να επιβεβαιώνουν το τρέχον έντυπο υποβολής και τη διαδικασία πληρωμής πριν υποβάλουν μια καμπάνια.

3) Χρήση γραπτής σύμβασης

Πριν από την προσέλκυση δωρεών στη Vermont, ο πληρωμένος fundraiser πρέπει να συνάψει γραπτή σύμβαση με τη φιλανθρωπική οργάνωση.

Η σύμβαση θα πρέπει να καθορίζει, τουλάχιστον:

• Το ελάχιστο ποσοστό των ακαθάριστων εσόδων που θα αποδοθεί στη φιλανθρωπική οργάνωση
• Όλα τα έξοδα, τις προμήθειες και κάθε άλλο ποσό που αφαιρείται από τα έσοδα
• Τον τρόπο υπολογισμού αυτών των αφαιρέσεων
• Ποιος λαμβάνει τα ποσά που αφαιρούνται

Αυτή η σύμβαση είναι κάτι περισσότερο από ένα εσωτερικό επιχειρηματικό έγγραφο. Είναι βασικό αρχείο συμμόρφωσης που πρέπει να αντανακλά τη πραγματική δομή της καμπάνιας.

4) Παροχή ή προσκόμιση της σύμβασης όταν απαιτείται

Ο fundraiser πρέπει να προσκομίσει τη σύμβαση στον Attorney General μαζί με την ειδοποίηση προσέλκυσης δωρεών ή να παράσχει αντίγραφό της κατόπιν αιτήματος, εφόσον το σύστημα υποβολής επιτρέπει αυτή τη μέθοδο.

Αυτό σημαίνει ότι η σύμβαση πρέπει να οριστικοποιηθεί αρκετά νωρίς ώστε να στηρίξει την υποβολή πριν από την καμπάνια. Οι αλλαγές της τελευταίας στιγμής δημιουργούν περιττό κίνδυνο.

5) Ορθή διαχείριση των δωρεών

Η νομοθεσία της Vermont απαιτεί οι δωρεές να χειρίζονται με προσοχή.

Οι βέλτιστες πρακτικές περιλαμβάνουν:

• Οι επιταγές και τα money orders να εκδίδονται στο όνομα της φιλανθρωπικής οργάνωσης
• Οι δωρεές να κατατίθενται άμεσα στον λογαριασμό της φιλανθρωπικής οργάνωσης
• Να αποφεύγεται η ανάμειξη των κεφαλαίων της καμπάνιας με τα λειτουργικά χρήματα του fundraiser
• Να τηρούνται καθαρά αρχεία για κάθε καμπάνια

Αυτοί οι έλεγχοι έχουν σημασία επειδή τα λάθη στον οικονομικό χειρισμό μπορούν να δημιουργήσουν τόσο ρυθμιστικά όσο και ζητήματα εμπιστοσύνης.

6) Υποβολή της απαιτούμενης οικονομικής αναφοράς

Ένας πληρωμένος fundraiser που προσελκύει δωρεές στη Vermont πρέπει να υποβάλει οικονομική αναφορά στον Attorney General εντός 90 ημερών από τη λήξη της καμπάνιας. Αν η καμπάνια διαρκεί περισσότερο από ένα έτος, η αναφορά οφείλεται επίσης εντός 90 ημερών από κάθε επέτειο έναρξης της καμπάνιας.

Επιπλέον, εντός 60 ημερών από τη λήξη της καμπάνιας, ο πληρωμένος fundraiser πρέπει να παρέχει στη φιλανθρωπική οργάνωση μια τελική κατάσταση που δείχνει:

• Το όνομα και τη διεύθυνση κάθε δωρητή
• Το ποσό της δωρεάς
• Τα συνολικά ακαθάριστα έσοδα
• Αναλυτικό κατάλογο των εξόδων, των προμηθειών και άλλων δαπανών

Αυτή η υποχρέωση αναφοράς είναι ένα από τα σημαντικότερα μέρη της συμμόρφωσης στη Vermont. Ακόμη κι αν η συγκέντρωση πόρων ήταν επιτυχής, η καμπάνια δεν έχει ολοκληρωθεί πλήρως μέχρι να τεκμηριωθούν σωστά τα οικονομικά στοιχεία.

Γιατί η γραπτή σύμβαση έχει τόσο μεγάλη σημασία

Η σύμβαση είναι ο χάρτης πορείας της καμπάνιας. Αποσαφηνίζει πώς θα κινηθούν τα χρήματα, πώς αμείβεται ο fundraiser και πόσα θα λάβει τελικά η φιλανθρωπική οργάνωση.

Μια αδύναμη σύμβαση μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα όπως:

• Ασαφείς δομές προμηθειών
• Διαφωνίες σχετικά με τα έξοδα της καμπάνιας
• Ασυμφωνίες στις υποβολές σε σχέση με την πραγματική συμφωνία
• Προβλήματα όταν ο Attorney General εξετάζει την καμπάνια

Για τον λόγο αυτό, οι φιλανθρωπικές οργανώσεις θα πρέπει να ελέγχουν τη συμφωνία πριν γίνει η πρώτη προσέγγιση δωρητών. Μια σύμβαση που φαίνεται σωστή στα χαρτιά αλλά δεν αντικατοπτρίζει την πραγματική καμπάνια μπορεί να καταστεί ευθύνη.

Μπορεί μια φιλανθρωπική οργάνωση να ακυρώσει μια μη συμμορφούμενη σύμβαση συγκέντρωσης πόρων;

Ναι. Η νομοθεσία της Vermont δίνει στη φιλανθρωπική οργάνωση τη δυνατότητα να ακυρώσει μια σύμβαση με πληρωμένο fundraiser αν η σύμβαση ή ο fundraiser δεν συμμορφώνεται με το υποκεφάλαιο που διέπει τις φιλανθρωπικές προσκλήσεις.

Αυτή η θεραπεία είναι σημαντική για τις φιλανθρωπικές οργανώσεις επειδή δημιουργεί μοχλό πίεσης όταν ένας fundraiser δεν ακολουθεί τους κανόνες. Επίσης ενισχύει μια πρακτική αρχή συμμόρφωσης: η φιλανθρωπική οργάνωση δεν πρέπει να υποθέτει ότι ο fundraiser χειρίζεται τα πάντα σωστά από μόνος του.

Τι πρέπει να επιβεβαιώσουν οι φιλανθρωπικές οργανώσεις πριν ξεκινήσουν μια καμπάνια στη Vermont

Πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε προσέλκυση δωρεών στη Vermont, η φιλανθρωπική οργάνωση θα πρέπει να επιβεβαιώσει τα εξής:

1. Ποιος ακριβώς προσελκύει τις δωρεές
2. Αν ο solicitor αμείβεται με τρόπο που τον καθιστά πληρωμένο fundraiser
3. Αν η γραπτή σύμβαση είναι πλήρης και ακριβής
4. Αν η ειδοποίηση προσέλκυσης δωρεών έχει υποβληθεί τουλάχιστον 10 ημέρες πριν από την έναρξη της καμπάνιας
5. Αν η ροή εργασίας για τις οικονομικές αναφορές είναι έτοιμη πριν ξεκινήσει η καμπάνια
6. Αν υπάρχουν διαδικασίες για τον χειρισμό και την κατάθεση των δωρεών
7. Αν το εσωτερικό προσωπικό γνωρίζει ποιος είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση των προθεσμιών

Μια καμπάνια που ξεκινά χωρίς αυτούς τους ελέγχους συχνά γίνεται δυσκολότερο να διορθωθεί αργότερα.

Φιλανθρωπικές προσόδους annuity στη Vermont

Η Vermont ρυθμίζει επίσης τις φιλανθρωπικές προσόδους annuity. Αυτές δεν είναι το ίδιο με τις συνηθισμένες προσκλήσεις συγκέντρωσης δωρεών και απαιτούν ξεχωριστή ανάλυση.

Σύμφωνα με το δίκαιο της Vermont, οι φιλανθρωπικές προσόδους annuity μπορούν να εκδίδονται και να διατηρούνται μόνο από επιλέξιμο φιλανθρωπικό οργανισμό. Για να πληροί τα κριτήρια, ένας οργανισμός πρέπει γενικά να πληροί χρηματοοικονομικά και λειτουργικά όρια, μεταξύ των οποίων:

• Τουλάχιστον 300.000 δολάρια σε μη περιορισμένα μετρητά, ισοδύναμα μετρητών ή δημόσια διαπραγματεύσιμους τίτλους, επιπλέον των περιουσιακών στοιχείων που απαιτούνται για τη χρηματοδότηση των υφιστάμενων υποχρεώσεων annuity
• Συνεχή λειτουργία για τουλάχιστον τρία έτη ή ιδιότητα διαδόχου ή συνδεδεμένου οργανισμού τέτοιου φορέα

Κατά τη σύναψη συμφωνίας φιλανθρωπικής προσόδου annuity, ο οργανισμός πρέπει να γνωστοποιεί γραπτώς βασικές πληροφορίες, μεταξύ των οποίων:

• Ότι η annuity δεν είναι ασφάλιση σύμφωνα με το δίκαιο της Vermont
• Ότι δεν ρυθμίζεται ως ασφάλιση από το Department of Financial Regulation
• Ότι δεν προστατεύεται από ένωση εγγύησης ασφαλίσεων
• Το πρόγραμμα πληρωμών, την ημερομηνία έναρξης και το ποσό της πληρωμής

Οι οργανισμοί που σκέφτονται να προσφέρουν gift annuities θα πρέπει να εξετάζουν τόσο το καταστατικό της Vermont όσο και τη δική τους οικονομική ικανότητα πριν τις προσφέρουν.

Συνηθισμένα λάθη συμμόρφωσης που πρέπει να αποφύγετε

Τα πιο συνηθισμένα λάθη στη φιλανθρωπική συγκέντρωση δωρεών στη Vermont δεν είναι εντυπωσιακά. Είναι λειτουργικά.

Αποφύγετε τα εξής λάθη:

• Έναρξη καμπάνιας πριν από την υποβολή της ειδοποίησης προσέλκυσης δωρεών
• Χρήση σύμβασης που δεν αντανακλά την πραγματική δομή αμοιβών
• Αποτυχία παρακολούθησης της προθεσμίας των 10 ημερών πριν από την προσέλκυση
• Ανάμειξη δωρεών με τα λειτουργικά κεφάλαια του παρόχου
• Παράλειψη της προθεσμίας των 90 ημερών για την οικονομική αναφορά
• Παράλειψη παροχής τελικής κατάστασης στη φιλανθρωπική οργάνωση
• Αντιμετώπιση ενός πληρωμένου fundraiser σαν να ήταν απλός σύμβουλος

Καθένα από αυτά τα λάθη μπορεί να δημιουργήσει έκθεση σε κίνδυνο, και αρκετά από αυτά μπορούν να αποφευχθούν με μια απλή λίστα ελέγχου.

Μια πρακτική λίστα ελέγχου συμμόρφωσης για τη Vermont

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα πριν ξεκινήσετε μια καμπάνια:

• Επιβεβαιώστε τη δομή της καμπάνιας και ποιος προσελκύει τις δωρεές
• Καθορίστε αν ο fundraiser αμείβεται
• Οριστικοποιήστε γραπτή σύμβαση
• Υποβάλετε την ειδοποίηση προσέλκυσης δωρεών τουλάχιστον 10 ημέρες πριν ξεκινήσει η καμπάνια
• Καταβάλετε το απαιτούμενο τέλος εγγραφής
• Ρυθμίστε καθαρή διαδικασία διαχείρισης δωρεών
• Καταγράψτε την προθεσμία της οικονομικής αναφοράς
• Καταγράψτε την προθεσμία της τελικής κατάστασης
• Διατηρήστε αρχεία δωρητών και εξόδων για όλη τη διάρκεια της καμπάνιας
• Εξετάστε ξεχωριστά τυχόν σχέδια για φιλανθρωπικές προσόδους annuity

Αυτή η λίστα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για φιλανθρωπικές οργανώσεις που τρέχουν πολλές καμπάνιες ταυτόχρονα ή συνεργάζονται με περισσότερους από έναν παρόχους.

Πώς η Zenind βοηθά να παραμένετε οργανωμένοι

Η Zenind βοηθά ιδρυτές και αποστολοκεντρικούς οργανισμούς να παραμένουν οργανωμένοι με ροές εργασίας προσανατολισμένες στη συμμόρφωση, υποστήριξη υποβολών και εργαλεία σύστασης επιχειρήσεων που διευκολύνουν τη διαχείριση αρχείων οντοτήτων και προθεσμιών.

Για οργανισμούς που ισορροπούν ανάμεσα στη συγκέντρωση πόρων, τη διακυβέρνηση και τις διοικητικές υποχρεώσεις, η κύρια αξία είναι η οργάνωση. Όταν οι εργασίες συμμόρφωσής σας παρακολουθούνται καθαρά, είναι ευκολότερο να εστιάσετε στην αποστολή χωρίς να χάνετε από τα μάτια σας τις ημερομηνίες υποβολής, τις εσωτερικές εγκρίσεις και την τήρηση αρχείων.

Τελικές σκέψεις

Η συμμόρφωση με τους κανόνες φιλανθρωπικής προσέλκυσης δωρεών στη Vermont είναι διαχειρίσιμη όταν η καμπάνια σχεδιάζεται σωστά. Η βασική ιδέα είναι να εντοπίσετε τον fundraiser, να τεκμηριώσετε τη συμφωνία, να υποβάλετε εγκαίρως και να παρακολουθείτε προσεκτικά τα χρήματα από την αρχή της καμπάνιας μέχρι την τελική αναφορά.

Για φιλανθρωπικές οργανώσεις, ανεξάρτητους fundraiser και αποστολοκεντρικές επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στη Vermont, μια πειθαρχημένη διαδικασία είναι η καλύτερη άμυνα απέναντι σε λάθη υποβολής και προβλήματα αναφοράς. Όσο νωρίτερα οργανώσετε τα βήματα της σύμβασης, της ειδοποίησης και της λογιστικής, τόσο ευκολότερο θα είναι να διεξάγετε καθαρά την καμπάνια.