Quy định kêu gọi từ thiện tại Vermont: Đăng ký, hồ sơ bên gây quỹ được trả phí và danh sách kiểm tra tuân thủ

Hoạt động gây quỹ từ thiện tại Vermont được điều chỉnh bởi một nhóm quy định tập trung, đặc biệt quan trọng khi một tổ chức từ thiện thuê bên gây quỹ được trả phí hoặc triển khai chiến dịch có sự hỗ trợ kêu gọi từ bên ngoài. Với các tổ chức phi lợi nhuận, doanh nghiệp xã hội và các tổ chức định hướng sứ mệnh, câu hỏi tuân thủ không chỉ là việc quyên góp có được phép hay không. Điều quan trọng là tổ chức và bất kỳ người kêu gọi có thù lao nào có đang đáp ứng các yêu cầu của tiểu bang về thông báo, hợp đồng, báo cáo và công bố hay không.

Nếu tổ chức của bạn dự định huy động tiền tại Vermont, cách an toàn nhất là xác định trước mô hình gây quỹ, sau đó tìm ra các hồ sơ nào cần nộp trước khi đợt kêu gọi đầu tiên được gửi đi. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các chiến dịch đa tiểu bang, vì yêu cầu của Vermont có thể khác với các bang lân cận.

Tuân thủ kêu gọi từ thiện tại Vermont bao gồm những gì

Các quy định kêu gọi từ thiện của Vermont chủ yếu điều chỉnh bên gây quỹ được trả phí và mối quan hệ giữa bên gây quỹ với tổ chức từ thiện. Luật này bao gồm:

• Ai được xem là bên gây quỹ được trả phí
• Khi nào cần hợp đồng bằng văn bản
• Khi nào Tổng chưởng lý phải nhận thông báo về việc kêu gọi
• Cần nộp những công bố và báo cáo tài chính nào
• Cách xử lý và báo cáo các khoản đóng góp
• Những quy định nào áp dụng cho hợp đồng niên kim quà tặng từ thiện của các tổ chức đủ điều kiện

Đối với nhiều tổ chức, điểm quan trọng nhất rất đơn giản: nếu bạn trả tiền cho một bên thứ ba để kêu gọi đóng góp tại Vermont, nhiều khả năng bạn sẽ có các nghĩa vụ nộp hồ sơ của tiểu bang và không thể xem nhẹ.

Ai được xem là bên gây quỹ được trả phí?

Bên gây quỹ được trả phí thường là cá nhân hoặc doanh nghiệp, đổi lấy thù lao tài chính, thực hiện kêu gọi đóng góp từ những người ở Vermont. Khái niệm này có thể bao gồm việc kêu gọi trực tiếp và việc kêu gọi thông qua nhân viên, đại lý hoặc các bên liên quan.

Trong thực tế, điều này có thể bao gồm:

• Nhà cung cấp telefunding
• Công ty gây quỹ qua thư trực tiếp
• Đơn vị hỗ trợ gây quỹ trực tuyến
• Chuyên gia tư vấn chiến dịch được trả dựa trên kết quả gây quỹ
• Người kêu gọi độc lập làm việc thay mặt cho tổ chức từ thiện

Việc phân loại rất quan trọng vì nhiều nghĩa vụ nộp hồ sơ của Vermont gắn với chính bên gây quỹ được trả phí, chứ không chỉ với tổ chức từ thiện hưởng lợi từ chiến dịch.

Các yêu cầu nộp hồ sơ cốt lõi đối với bên gây quỹ được trả phí

Nếu chiến dịch của bạn sử dụng bên gây quỹ được trả phí, luật Vermont yêu cầu một số bước trước và trong thời gian kêu gọi.

1) Nộp thông báo trước khi chiến dịch bắt đầu

Bên gây quỹ được trả phí phải nộp thông báo kêu gọi với Tổng chưởng lý Vermont ít nhất 10 ngày trước khi chiến dịch gây quỹ bắt đầu. Thông báo được nộp theo mẫu do Tổng chưởng lý quy định.

Thông báo thường xác định:

• Tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của bên gây quỹ
• Tên của tổ chức từ thiện mà việc kêu gọi sẽ được thực hiện thay mặt cho tổ chức đó
• Các vụ kiện hoặc lịch sử điều tra liên quan đến hoạt động kêu gọi của bên gây quỹ

Về mặt lập kế hoạch tuân thủ, điểm mấu chốt là thời điểm. Đây không phải là hồ sơ nộp sau khi chiến dịch đã chạy. Đây là hồ sơ phải nộp trước chiến dịch.

2) Nộp phí đăng ký

Khung pháp lý hiện hành của Vermont yêu cầu nộp phí đăng ký cùng với thông báo kêu gọi. Theo sửa đổi, mức phí là 675 đô la cho mỗi năm dương lịch mà bên gây quỹ được trả phí thực hiện kêu gọi trong tiểu bang.

Vì mức phí và cơ chế nộp có thể thay đổi, các tổ chức nên xác nhận mẫu nộp hồ sơ hiện tại và quy trình thanh toán trước khi gửi chiến dịch.

3) Sử dụng hợp đồng bằng văn bản

Trước khi kêu gọi tại Vermont, bên gây quỹ được trả phí phải ký kết hợp đồng bằng văn bản với tổ chức từ thiện.

Hợp đồng nên nêu rõ, tối thiểu:

• Tỷ lệ tối thiểu của tổng doanh thu sẽ chuyển cho tổ chức từ thiện
• Tất cả chi phí, hoa hồng và các khoản khác bị khấu trừ từ doanh thu
• Cách tính các khoản khấu trừ đó
• Ai sẽ nhận các khoản bị khấu trừ

Hợp đồng này không chỉ là một tài liệu kinh doanh nội bộ. Nó là hồ sơ tuân thủ cốt lõi và phải khớp với cấu trúc chiến dịch thực tế.

4) Cung cấp hoặc xuất trình hợp đồng khi được yêu cầu

Bên gây quỹ phải nộp hợp đồng cho Tổng chưởng lý cùng với thông báo kêu gọi, hoặc cung cấp bản sao khi được yêu cầu nếu hệ thống nộp hồ sơ cho phép cách này.

Điều đó có nghĩa là hợp đồng phải được hoàn tất đủ sớm để phục vụ hồ sơ trước chiến dịch. Việc chỉnh sửa vào phút chót sẽ làm tăng rủi ro không cần thiết.

5) Xử lý khoản đóng góp đúng cách

Luật Vermont yêu cầu các khoản đóng góp phải được xử lý cẩn trọng.

Các thực hành tốt bao gồm:

• Viết séc và lệnh chuyển tiền trả cho tổ chức từ thiện
• Gửi tiền vào tài khoản của tổ chức từ thiện kịp thời
• Tránh trộn lẫn tiền chiến dịch với tiền vận hành của bên gây quỹ
• Duy trì hồ sơ rõ ràng cho từng chiến dịch

Các kiểm soát này quan trọng vì lỗi trong xử lý tài chính có thể tạo ra cả rủi ro pháp lý lẫn rủi ro về niềm tin.

6) Nộp báo cáo tài chính bắt buộc

Bên gây quỹ được trả phí thực hiện kêu gọi tại Vermont phải nộp báo cáo tài chính cho Tổng chưởng lý trong vòng 90 ngày sau khi chiến dịch kết thúc. Nếu chiến dịch kéo dài hơn một năm, báo cáo cũng đến hạn trong vòng 90 ngày sau mỗi ngày kỷ niệm bắt đầu chiến dịch.

Ngoài ra, trong vòng 60 ngày sau khi chiến dịch kết thúc, bên gây quỹ được trả phí phải cung cấp cho tổ chức từ thiện một báo cáo kết thúc thể hiện:

• Tên và địa chỉ của từng nhà tài trợ
• Số tiền đã đóng góp
• Tổng doanh thu gộp
• Danh mục chi tiết các khoản chi phí, hoa hồng và các khoản khác

Nghĩa vụ báo cáo này là một trong những phần quan trọng nhất của việc tuân thủ tại Vermont. Ngay cả khi hoạt động gây quỹ thành công, chiến dịch vẫn chưa thực sự hoàn tất cho đến khi số liệu được ghi nhận đúng.

Vì sao hợp đồng bằng văn bản lại quan trọng đến vậy

Hợp đồng là bản đồ cho chiến dịch. Nó làm rõ tiền sẽ di chuyển như thế nào, bên gây quỹ được trả ra sao và tổ chức từ thiện cuối cùng sẽ nhận được bao nhiêu.

Một hợp đồng yếu có thể tạo ra các vấn đề như:

• Cấu trúc hoa hồng không rõ ràng
• Tranh chấp về chi phí chiến dịch
• Sai khác giữa thỏa thuận và hoạt động kêu gọi thực tế khi nộp hồ sơ
• Vấn đề khi Tổng chưởng lý xem xét chiến dịch

Vì lý do đó, tổ chức từ thiện nên xem xét thỏa thuận trước khi thực hiện kêu gọi đầu tiên. Một hợp đồng trông ổn trên giấy nhưng không phản ánh chiến dịch thực tế có thể trở thành một khoản nợ pháp lý.

Tổ chức từ thiện có thể hủy một hợp đồng gây quỹ không tuân thủ không?

Có. Luật Vermont cho phép tổ chức từ thiện hủy hợp đồng với bên gây quỹ được trả phí nếu hợp đồng hoặc bên gây quỹ không tuân thủ chương luật điều chỉnh hoạt động kêu gọi từ thiện.

Biện pháp này rất quan trọng đối với các tổ chức từ thiện vì nó tạo đòn bẩy khi bên gây quỹ không tuân thủ quy định. Nó cũng củng cố một nguyên tắc tuân thủ thực tế: tổ chức từ thiện không nên mặc định rằng bên gây quỹ sẽ tự xử lý mọi thứ chính xác.

Tổ chức từ thiện cần xác nhận gì trước khi khởi động chiến dịch tại Vermont

Trước khi bất kỳ hoạt động kêu gọi nào tại Vermont bắt đầu, tổ chức từ thiện nên xác nhận những điều sau:

1. Ai thực sự đang kêu gọi đóng góp
2. Bên kêu gọi có được trả công theo cách khiến họ trở thành bên gây quỹ được trả phí hay không
3. Hợp đồng bằng văn bản đã đầy đủ và chính xác chưa
4. Thông báo kêu gọi đã được nộp trước ít nhất 10 ngày hay chưa
5. Quy trình báo cáo tài chính đã sẵn sàng trước khi chiến dịch bắt đầu hay chưa
6. Quy trình xử lý và gửi tiền đóng góp đã được thiết lập hay chưa
7. Nhân sự nội bộ đã biết ai chịu trách nhiệm theo dõi thời hạn hay chưa

Một chiến dịch bắt đầu mà không có các bước kiểm tra này thường sẽ khó khắc phục hơn sau đó.

Hợp đồng niên kim quà tặng từ thiện tại Vermont

Vermont cũng quản lý các hợp đồng niên kim quà tặng từ thiện. Đây không giống với các hoạt động kêu gọi gây quỹ thông thường và cần được phân tích riêng.

Theo luật Vermont, niên kim quà tặng từ thiện chỉ có thể được phát hành và duy trì bởi một tổ chức từ thiện đủ điều kiện. Để đủ điều kiện, tổ chức thường phải đáp ứng các ngưỡng tài chính và hoạt động, bao gồm:

• Ít nhất 300.000 đô la tiền mặt không bị ràng buộc, tương đương tiền mặt hoặc chứng khoán giao dịch công khai, ngoài các tài sản cần để tài trợ cho các nghĩa vụ niên kim đang tồn tại
• Hoạt động liên tục ít nhất ba năm, hoặc là tổ chức kế thừa hoặc tổ chức liên kết của một tổ chức như vậy

Khi ký kết thỏa thuận niên kim quà tặng từ thiện, tổ chức phải công bố bằng văn bản các thông tin quan trọng, bao gồm:

• Niên kim không phải là bảo hiểm theo luật Vermont
• Niên kim không được Cục Quản lý Tài chính giám sát như bảo hiểm
• Niên kim không được bảo vệ bởi hiệp hội bảo lãnh bảo hiểm
• Lịch thanh toán, ngày bắt đầu và số tiền thanh toán

Các tổ chức đang cân nhắc niên kim quà tặng nên xem xét cả luật Vermont lẫn năng lực tài chính của chính mình trước khi cung cấp sản phẩm này.

Những lỗi tuân thủ phổ biến cần tránh

Những lỗi phổ biến nhất trong hoạt động gây quỹ từ thiện tại Vermont không phải là những vấn đề hiếm gặp. Chúng là các lỗi vận hành.

Tránh các sai sót sau:

• Bắt đầu chiến dịch trước khi nộp thông báo kêu gọi
• Dùng hợp đồng không khớp với cấu trúc thù lao thực tế
• Không theo dõi thời hạn trước kêu gọi 10 ngày
• Trộn lẫn tiền quyên góp với tiền vận hành của nhà cung cấp
• Bỏ lỡ thời hạn 90 ngày nộp báo cáo tài chính
• Quên cung cấp báo cáo kết thúc cho tổ chức từ thiện
• Xem bên gây quỹ được trả phí như thể chỉ là một nhà tư vấn

Mỗi lỗi này đều có thể tạo ra rủi ro, và nhiều lỗi có thể được ngăn ngừa bằng một danh sách kiểm tra đơn giản.

Danh sách kiểm tra tuân thủ thực tế cho Vermont

Sử dụng danh sách này trước khi khởi động chiến dịch:

• Xác nhận cấu trúc chiến dịch và ai là người kêu gọi
• Xác định xem bên gây quỹ có được trả thù lao hay không
• Hoàn thiện hợp đồng bằng văn bản
• Nộp thông báo kêu gọi ít nhất 10 ngày trước khi chiến dịch bắt đầu
• Nộp phí bắt buộc
• Thiết lập quy trình xử lý khoản đóng góp rõ ràng
• Ghi lịch thời hạn nộp báo cáo tài chính
• Ghi lịch thời hạn nộp báo cáo kết thúc
• Lưu giữ hồ sơ nhà tài trợ và chi phí trong suốt chiến dịch
• Xem xét riêng mọi kế hoạch niên kim quà tặng từ thiện

Danh sách kiểm tra này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức từ thiện đang chạy nhiều chiến dịch cùng lúc hoặc làm việc với nhiều nhà cung cấp.

Zenind giúp bạn tổ chức tốt hơn như thế nào

Zenind giúp các nhà sáng lập và tổ chức định hướng sứ mệnh duy trì trật tự với các quy trình tập trung vào tuân thủ, hỗ trợ nộp hồ sơ và các công cụ thành lập doanh nghiệp giúp quản lý hồ sơ pháp nhân và thời hạn dễ dàng hơn.

Đối với các tổ chức phải cân bằng giữa gây quỹ, quản trị và nghĩa vụ hành chính, giá trị chính là cấu trúc. Khi các nhiệm vụ tuân thủ được theo dõi rõ ràng, sẽ dễ tập trung vào sứ mệnh hơn mà không bỏ sót ngày nộp hồ sơ, phê duyệt nội bộ và lưu trữ hồ sơ.

Kết luận

Tuân thủ quy định kêu gọi từ thiện tại Vermont có thể quản lý được nếu chiến dịch được lập kế hoạch đúng cách. Ý tưởng cốt lõi là xác định bên gây quỹ, ghi nhận thỏa thuận bằng văn bản, nộp đúng hạn và theo dõi dòng tiền cẩn thận từ đầu chiến dịch cho đến báo cáo cuối cùng.

Đối với các tổ chức từ thiện, bên gây quỹ độc lập và doanh nghiệp định hướng sứ mệnh hoạt động tại Vermont, một quy trình kỷ luật là biện pháp phòng vệ tốt nhất trước lỗi nộp hồ sơ và vấn đề báo cáo. Càng sớm tổ chức hợp đồng, thông báo và các bước kế toán, chiến dịch càng dễ vận hành gọn gàng.