Pravidlá charitatívneho získavania finančných prostriedkov vo Vermonte: registrácia, podania pre platených fundraisérov a kontrolný zoznam súladu

Charitatívne fundraisingové aktivity vo Vermonte sa riadia súborom presne určených pravidiel, ktoré sú najdôležitejšie vtedy, keď si charita najme plateného fundraisera alebo vedie kampaň s externou podporou pri oslovovaní darcov. Pre neziskové organizácie, sociálne podniky a organizácie orientované na poslanie nie je otázka súladu len o tom, či je možné zbierať dary. Podstatné je, či organizácia a každý kompenzovaný solicitátor spĺňajú štátne požiadavky na oznámenie, zmluvu, reporting a zverejňovanie informácií.

Ak vaša organizácia plánuje zbierať finančné prostriedky vo Vermonte, najbezpečnejší postup je najprv zmapovať model fundraisingu a potom pred prvým oslovením darcov určiť, ktoré podania sa vyžadujú. To je obzvlášť dôležité pri multistátnych kampaniach, pretože požiadavky Vermontu sa môžu líšiť od pravidiel v susedných štátoch.

Čo zahŕňa súlad pri charitatívnom získavaní finančných prostriedkov vo Vermonte

Pravidlá Vermontu pre charitatívne získavanie prostriedkov sa primárne zameriavajú na platených fundraisérov a na vzťah medzi fundraiserom a charitatívnou organizáciou. Zákon sa týka:

• kto sa považuje za plateného fundraiséra
• kedy sa vyžaduje písomná zmluva
• kedy musí Attorney General dostať oznámenie o solicitaní
• aké zverejnenia a finančné správy sa musia podať
• ako sa majú príspevky spracúvať a vykazovať
• ktoré pravidlá pre charitatívne darovacie anuity sa vzťahujú na oprávnené organizácie

Pre mnohé organizácie je najdôležitejšie zistenie jednoduché: ak platíte tretej strane za získavanie príspevkov vo Vermonte, pravdepodobne máte štátne povinnosti v oblasti podaní, ktoré nemožno brať len ako dodatočnú záležitosť.

Kto sa považuje za plateného fundraiséra?

Platený fundraiser je vo všeobecnosti osoba alebo podnik, ktorý za finančnú odmenu oslovuje ľudí vo Vermonte s cieľom získať príspevky. Tento pojem môže zahŕňať priame oslovovanie aj oslovovanie prostredníctvom zamestnancov, agentov alebo spriaznených osôb.

V praxi sem môžu patriť:

• dodávatelia telefundingu
• firmy pre fundraising prostredníctvom priamej pošty
• agentúry pre online fundraising
• konzultanti kampaní, ktorých odmena závisí od výsledkov získavania prostriedkov
• nezávislí solicitátori konajúci v mene charity

Táto klasifikácia je dôležitá, pretože mnohé z vermontských podávacích povinností sa viažu priamo na plateného fundraiséra, nielen na charitu, ktorá z kampane profituje.

Základné požiadavky na podanie pre platených fundraisérov

Ak vaša kampaň využíva plateného fundraiséra, právo Vermontu vyžaduje niekoľko krokov pred začiatkom a počas obdobia oslovovania.

1) Podajte oznámenie pred začiatkom kampane

Platený fundraiser musí podať oznámenie o solicitácii na Vermont Attorney General aspoň 10 dní pred začiatkom fundraisingovej kampane. Oznámenie sa podáva na formulári predpísanom Attorney Generalom.

Oznámenie spravidla uvádza:

• názov, adresu a kontaktné údaje fundraiséra
• názov charitatívnej organizácie, v mene ktorej sa budú vykonávať oslovenia
• relevantnú históriu súdnych sporov alebo vyšetrovaní súvisiacich so solicitačnou činnosťou fundraiséra

Z pohľadu plánovania súladu je kľúčovým bodom časovanie. Oznámenie nie je dokument, ktorý sa podáva až po spustení kampane. Ide o podanie pred začiatkom kampane.

2) Zaplaťte registračný poplatok

Aktuálny zákonný rámec Vermontu vyžaduje s oznámením o solicitácii aj registračný poplatok. V znení po úpravách je poplatok 675 USD za každý kalendárny rok, v ktorom platený fundraiser v štáte oslovuje darcov.

Keďže výška poplatkov a mechanika podania sa môžu meniť, organizácie by si mali pred podaním kampane overiť aktuálny formulár a spôsob platby.

3) Uzavrite písomnú zmluvu

Pred solicitaním vo Vermonte musí platený fundraiser uzavrieť s charitatívnou organizáciou písomnú zmluvu.

Zmluva by mala minimálne upravovať:

• minimálne percento hrubých príjmov, ktoré pripadne charite
• všetky výdavky, provízie a iné sumy odpočítané z príjmov
• spôsob výpočtu týchto odpočtov
• kto dostane odpočítané sumy

Táto zmluva je viac než len interný obchodný dokument. Je to kľúčový záznam o súlade, ktorý musí zodpovedať skutočnej štruktúre kampane.

4) Poskytnite zmluvu alebo ju predložte na požiadanie

Fundraiser musí poskytnúť zmluvu Attorney Generalovi spolu s oznámením o solicitácii alebo poskytnúť jej kópiu na požiadanie, ak to umožňuje systém podania.

To znamená, že zmluva musí byť finalizovaná dostatočne skoro, aby podporila podanie pred začiatkom kampane. Poslednominútové zmeny zvyšujú riziko.

5) Spracúvajte príspevky správne

Právo Vermontu vyžaduje, aby sa s príspevkami nakladalo opatrne.

Dobré postupy zahŕňajú:

• vystavovať šeky a peňažné poukážky na meno charitatívnej organizácie
• bezodkladne ukladať príspevky na účet charitatívnej organizácie
• nekomunikovať kampanové prostriedky s prevádzkovými peniazmi fundraiséra
• viesť čisté záznamy pre každú kampaň

Tieto kontroly sú dôležité, pretože chyby v nakladaní s financiami môžu vyvolať regulačné aj dôverné problémy.

6) Podejte požadovanú finančnú správu

Platený fundraiser, ktorý oslovuje darcov vo Vermonte, musí podať finančnú správu Attorney Generalovi do 90 dní po skončení kampane. Ak kampaň trvá dlhšie ako jeden rok, správa je splatná aj do 90 dní po každom výročí začiatku kampane.

Okrem toho musí platený fundraiser do 60 dní po skončení kampane poskytnúť charitatívnej organizácii záverečné vyúčtovanie, ktoré uvádza:

• meno a adresu každého darcu
• výšku príspevku
• celkové hrubé príjmy
• položkový zoznam výdavkov, provízií a iných nákladov

Táto reportovacia povinnosť patrí medzi najdôležitejšie časti súladu vo Vermonte. Aj keď bola kampaň úspešná, nie je úplne uzavretá, kým nie sú čísla správne zdokumentované.

Prečo je písomná zmluva taká dôležitá

Zmluva je plánom kampane. Spresňuje, ako budú peniaze plynúť, ako bude fundraiser odmeňovaný a koľko nakoniec získa charita.

Slabá zmluva môže spôsobiť problémy, ako napríklad:

• nejasné štruktúry provízií
• spory o náklady kampane
• nesúlad medzi dohodou a skutočným oslovovaním darcov
• problémy pri kontrole kampane Attorney Generalom

Preto by charitatívne organizácie mali zmluvu skontrolovať ešte pred prvým oslovením darcov. Zmluva, ktorá vyzerá dobre na papieri, ale nezodpovedá reálnej kampani, sa môže stať zodpovednosťou.

Môže charita odstúpiť od zmluvy, ktorá nie je v súlade s predpismi?

Áno. Právo Vermontu dáva charitatívnej organizácii možnosť odstúpiť od zmluvy s plateným fundraiserom, ak zmluva alebo fundraiser nie sú v súlade s podkapitolou upravujúcou charitatívne solicitácie.

Tento prostriedok je pre charity dôležitý, pretože im dáva páku v prípade, že fundraiser nedodržiava pravidlá. Zároveň posilňuje praktický princíp súladu: charita by nemala predpokladať, že fundraiser všetko rieši správne sám.

Čo by mali charity overiť pred spustením kampane vo Vermonte

Pred začiatkom akejkoľvek solicitalnej kampane vo Vermonte by si charita mala overiť nasledovné:

1. Kto presne oslovuje darcov
2. Či je solicitátor odmeňovaný spôsobom, ktorý z neho robí plateného fundraiséra
3. Či je písomná zmluva kompletná a presná
4. Či bolo oznámenie o solicitácii podané aspoň 10 dní vopred
5. Či je pripravený proces finančného reportingu ešte pred začiatkom kampane
6. Či sú nastavené postupy prijímania a vkladania darcovských platieb
7. Či interní pracovníci vedia, kto zodpovedá za sledovanie lehôt

Kampaň, ktorá sa začne bez týchto kontrol, sa často napravuje len ťažšie.

Charitatívne darovacie anuity vo Vermonte

Vermont tiež reguluje charitatívne darovacie anuity. Tie nie sú to isté ako bežné fundraisingové solicitácie a vyžadujú samostatnú analýzu.

Podľa práva Vermontu môžu charitatívne darovacie anuity vydávať a spravovať len kvalifikované charitatívne organizácie. Aby bola organizácia oprávnená, musí spravidla spĺňať finančné a prevádzkové kritériá, vrátane:

• aspoň 300 000 USD v neobmedzených hotovostných prostriedkoch, ekvivalentoch hotovosti alebo verejne obchodovaných cenných papieroch, okrem majetku potrebného na krytie existujúcich záväzkov z anuít
• nepretržitej činnosti po dobu aspoň troch rokov alebo statusu nástupcu či spriazneného subjektu takejto organizácie

Pri uzatváraní zmluvy o charitatívnej darovacej anuite musí organizácia písomne zverejniť kľúčové informácie, vrátane:

• že anuita nie je poistením podľa práva Vermontu
• že nie je regulovaná ako poistenie Department of Financial Regulation
• že nie je chránená poisťovacou garančnou asociáciou
• platobného harmonogramu, dátumu začiatku a výšky platieb

Organizácie uvažujúce o darovacích anuitách by mali pred ich ponúkaním preskúmať tak vermontský zákon, ako aj vlastnú finančnú kapacitu.

Bežné chyby pri súlade, ktorým sa treba vyhnúť

Najčastejšie chyby vo vermontskom charitatívnom fundraisingu nie sú mimoriadne zložité. Sú prevádzkové.

Vyhnite sa týmto chybám:

• začatie kampane pred podaním oznámenia o solicitácii
• používanie zmluvy, ktorá nezodpovedá skutočnej štruktúre odmeňovania
• nezaznamenanie 10-dňovej lehoty pred solicitáciou
• miešanie darovaných prostriedkov s prevádzkovými fondmi dodávateľa
• zmeškanie 90-dňovej lehoty na finančnú správu
• zanedbanie poskytnutia záverečného vyúčtovania charite
• považovanie plateného fundraiséra len za konzultanta

Každá z týchto chýb môže vytvoriť riziko a viacerým z nich sa dá predísť jednoduchým kontrolným zoznamom.

Praktický kontrolný zoznam súladu pre Vermont

Pred spustením kampane použite tento kontrolný zoznam:

• potvrďte štruktúru kampane a to, kto oslovuje darcov
• určte, či je fundraiser odmeňovaný
• finalizujte písomnú zmluvu
• podajte oznámenie o solicitácii aspoň 10 dní pred začiatkom kampane
• zaplaťte požadovaný registračný poplatok
• nastavte čistý proces spracovania príspevkov
• zaznamenajte si termín finančnej správy do kalendára
• zaznamenajte si termín záverečného vyúčtovania do kalendára
• uchovávajte záznamy o darcoch a výdavkoch počas celej kampane
• samostatne preskúmajte akékoľvek plány charitatívnych darovacích anuít

Tento kontrolný zoznam je obzvlášť užitočný pre charity, ktoré vedú viacero kampaní súčasne alebo spolupracujú s viacerými dodávateľmi.

Ako Zenind pomáha udržať poriadok

Zenind pomáha zakladateľom a organizáciám orientovaným na poslanie udržiavať poriadok prostredníctvom workflow zameraných na súlad, podpory podaní a nástrojov na založenie podnikania, ktoré uľahčujú správu záznamov o subjekte a termínov.

Pre organizácie, ktoré vyvažujú fundraising, správu a administratívne povinnosti, je hlavným prínosom štruktúra. Keď sú vaše úlohy v oblasti súladu prehľadne sledované, je jednoduchšie sústrediť sa na poslanie bez straty prehľadu o termínoch podaní, interných schváleniach a vedení záznamov.

Záverečné myšlienky

Súlad s pravidlami charitatívneho získavania finančných prostriedkov vo Vermonte je zvládnuteľný, ak je kampaň správne naplánovaná. Základná myšlienka je identifikovať fundraiséra, zdokumentovať vzťah, podať oznámenie načas a starostlivo sledovať peniaze od začiatku kampane až po konečnú správu.

Pre charity, nezávislých fundraisérov a organizácie orientované na poslanie pôsobiace vo Vermonte je disciplinovaný proces najlepšou obranou proti chybám v podaniach a problémom s reportingom. Čím skôr si zorganizujete zmluvu, oznámenie a účtovné kroky, tým jednoduchšie bude viesť kampaň bez chýb.