Mga Panuntunan sa Charitable Solicitation ng Vermont: Pagpaparehistro, Mga Pagsusumite ng Bayad na Fundraiser, at Checklist ng Pagsunod

Ang pangangalap ng pondo para sa kawanggawa sa Vermont ay pinamamahalaan ng isang nakatuong set ng mga panuntunan na pinaka-mahalaga kapag ang isang charity ay kumukuha ng bayad na fundraiser o nagsasagawa ng kampanya na may tulong mula sa panlabas na solicitor. Para sa mga nonprofit, social enterprise, at mga organisasyong may misyong panlipunan, ang usapin sa pagsunod ay hindi lamang kung pinapayagan ang mga donasyon. Ang tanong ay kung ang organisasyon at sinumang binabayarang solicitor ay tumutupad sa mga kinakailangan ng estado sa abiso, kontrata, ulat, at pagbubunyag.

Kung ang iyong organisasyon ay nagbabalak na mangalap ng pondo sa Vermont, ang pinakaligtas na paraan ay tukuyin muna ang modelo ng fundraising, at saka alamin kung aling mga pagsusumite ang naaangkop bago pa man mailabas ang unang solicitation. Lalong mahalaga ito sa mga multistate campaign, dahil maaaring iba ang mga kinakailangan ng Vermont kumpara sa mga katabing estado.

Ano ang Saklaw ng Pagsunod sa Charitable Solicitation ng Vermont

Pangunahing tinutukoy ng mga panuntunan sa charitable solicitation ng Vermont ang mga bayad na fundraiser at ang ugnayan sa pagitan ng fundraiser at ng charitable organization. Saklaw ng batas ang:

• Sino ang itinuturing na bayad na fundraiser
• Kailan kailangan ng nakasulat na kontrata
• Kailan kailangang makatanggap ng abiso ang Attorney General tungkol sa solicitation
• Anong mga pagbubunyag at ulat sa pananalapi ang dapat isumite
• Paano dapat pangasiwaan at iulat ang mga kontribusyon
• Aling mga panuntunan sa charitable gift annuity ang naaangkop sa mga kwalipikadong organisasyon

Para sa maraming organisasyon, ang pinakamahalagang aral ay simple: kung nagbabayad ka ng ikatlong partido upang mangalap ng mga kontribusyon sa Vermont, malamang na may mga obligasyon ka sa estado na hindi dapat isantabi hanggang sa huli.

Sino ang Itinuturing na Bayad na Fundraiser?

Ang bayad na fundraiser ay karaniwang isang tao o negosyo na, kapalit ng kabayaran, ay nangangalap ng mga kontribusyon mula sa mga tao sa Vermont. Maaaring saklaw ng termino ang direktang solicitation at mga solicitation na isinasagawa sa pamamagitan ng mga empleyado, ahente, o mga kaugnay na partido.

Sa praktikal na usapan, maaaring kabilang dito ang:

• Mga telefunding vendor
• Mga firm sa direct-mail fundraising
• Mga online fundraising agency
• Mga campaign consultant na nakadepende ang kompensasyon sa resulta ng fundraising
• Mga independent solicitor na kumikilos para sa isang charity

Mahalaga ang klasipikasyong ito dahil maraming obligasyon sa pagsumite sa Vermont ang nakaatang sa bayad na fundraiser mismo, hindi lamang sa charity na nakikinabang sa kampanya.

Mga Pangunahing Kinakailangan sa Pagsumite para sa Bayad na Fundraiser

Kung gumagamit ang iyong kampanya ng bayad na fundraiser, hinihingi ng batas ng Vermont ang ilang hakbang bago at habang isinasagawa ang solicitation.

1) Magsumite ng Abiso Bago Magsimula ang Kampanya

Ang isang bayad na fundraiser ay dapat magsumite ng abiso ng solicitation sa Vermont Attorney General nang hindi bababa sa 10 araw bago magsimula ang fundraising campaign. Isinusumite ang abiso sa form na itinatalaga ng Attorney General.

Karaniwang nilalaman ng abiso ang:

• Pangalan, address, at impormasyon sa pakikipag-ugnayan ng fundraiser
• Ang charitable organization na kinakatawan sa ngalan nito ang mga solicitation
• Mga kaugnay na kaso o imbestigasyon na may kinalaman sa aktibidad ng fundraiser sa solicitation

Para sa pagpaplano ng pagsunod, ang mahalagang punto ay ang timing. Hindi ito pagsusumiteng gagawin pagkatapos magsimula ang kampanya. Isa itong pre-campaign filing.

2) Bayaran ang Fee sa Pagpaparehistro

Sa kasalukuyang statutory framework ng Vermont, kailangan ng registration fee kasama ng notice of solicitation. Ayon sa mga susog, ang fee ay $675 para sa bawat taon sa kalendaryo kung kailan nagsasagawa ng solicitation sa estado ang bayad na fundraiser.

Dahil maaaring magbago ang mga halaga ng fee at mga mekanismo ng paghahain, dapat kumpirmahin ng mga organisasyon ang kasalukuyang filing form at proseso ng pagbabayad bago magsumite para sa isang kampanya.

3) Gumamit ng Nakasulat na Kontrata

Bago magsagawa ng solicitation sa Vermont, ang bayad na fundraiser ay dapat pumasok sa isang nakasulat na kontrata kasama ang charitable organization.

Dapat ilarawan ng kontrata, sa pinakakaunti:

• Ang minimum na porsyento ng gross receipts na mapupunta sa charity
• Lahat ng gastos, komisyon, at iba pang halagang ibabawas mula sa receipts
• Paano kinakalkula ang mga ibinabawas na iyon
• Sino ang tatanggap ng mga ibinawas na halaga

Higit pa ito sa isang panloob na dokumento sa negosyo. Isa itong pangunahing compliance record na dapat tumugma sa aktuwal na istruktura ng kampanya.

4) Ibigay o Iharap ang Kontrata Kapag Kinakailangan

Dapat ibigay ng fundraiser ang kontrata sa Attorney General kasama ng notice of solicitation, o magbigay ng kopya kapag hiniling kung pinapayagan ng filing system ang paraang iyon.

Ibig sabihin, dapat ma-finalize ang kontrata nang sapat ang aga upang masuportahan ang pre-campaign filing. Ang mga pagbabago sa huling minuto ay nagdaragdag lamang ng panganib.

5) Pangasiwaan nang Tama ang mga Kontribusyon

Hinihingi ng batas ng Vermont na maingat na pangasiwaan ang mga kontribusyon.

Kabilang sa mabubuting kasanayan ang:

• Gawing payable sa charitable organization ang mga tseke at money order
• I-deposito agad ang mga kontribusyon sa account ng charitable organization
• Iwasan ang paghahalo ng campaign funds at operating money ng fundraiser
• Panatilihing malinaw ang mga record para sa bawat kampanya

Mahalaga ang mga kontrol na ito dahil ang mga pagkakamali sa paghawak ng pera ay maaaring magdulot ng parehong regulatory at trust na problema.

6) Isumite ang Kinakailangang Financial Report

Ang bayad na fundraiser na nangalap ng mga kontribusyon sa Vermont ay dapat magsumite ng financial report sa Attorney General sa loob ng 90 araw pagkatapos matapos ang kampanya. Kung ang kampanya ay tatagal nang mahigit isang taon, ang ulat ay dapat ding isumite sa loob ng 90 araw pagkatapos ng bawat anibersaryo ng pagsisimula ng kampanya.

Bilang karagdagan, sa loob ng 60 araw pagkatapos matapos ang kampanya, dapat magbigay ang bayad na fundraiser sa charitable organization ng closing statement na nagpapakita ng:

• Pangalan at address ng bawat donor
• Halagang naibigay
• Kabuuang gross receipts
• Isang itemized na listahan ng mga gastos, komisyon, at iba pang gastos

Isa ito sa pinakamahalagang bahagi ng pagsunod sa Vermont. Kahit naging matagumpay ang fundraising, hindi pa ganap na tapos ang kampanya hangga't hindi maayos na naidodokumento ang mga numero.

Bakit Napakahalaga ng Nakasulat na Kontrata

Ang kontrata ang road map ng kampanya. Nililinaw nito kung paano gagalaw ang pera, paano babayaran ang fundraiser, at gaano kalaki ang matitira sa charity.

Ang mahinang kontrata ay maaaring magdulot ng mga problema tulad ng:

• Hindi malinaw na istruktura ng komisyon
• Di-pagkakasundo tungkol sa mga gastusin sa kampanya
• Mga hindi tugmang filing sa pagitan ng kasunduan at ng aktuwal na solicitation
• Mga problema kapag sinuri ng Attorney General ang kampanya

Dahil dito, dapat repasuhin ng mga charity ang kasunduan bago pa man magsimula ang unang solicitation. Ang kontratang maayos tingnan sa papel ngunit hindi tumutugma sa totoong kampanya ay maaaring maging pananagutan.

Maaari Bang Bawiin ng Charity ang Isang Kontratang Hindi Sumusunod sa Batas?

Oo. Binibigyan ng batas ng Vermont ang isang charitable organization ng kakayahang bawiin ang kontrata sa isang bayad na fundraiser kung ang kontrata o ang fundraiser ay hindi sumusunod sa subchapter na namamahala sa charitable solicitations.

Mahalaga ang remedyong ito para sa mga charity dahil nagbibigay ito ng leverage kapag hindi sinusunod ng fundraiser ang mga panuntunan. Pinatitibay din nito ang isang praktikal na prinsipyo sa pagsunod: hindi dapat ipagpalagay ng charity na ang fundraiser ang awtomatikong nag-aasikaso ng lahat nang tama.

Ano ang Dapat Kumpirmahin ng mga Charity Bago Ilunsad ang Kampanya sa Vermont

Bago magsimula ang anumang solicitation sa Vermont, dapat kumpirmahin ng charity ang sumusunod:

1. Sino talaga ang nangangalap ng mga kontribusyon
2. Kung ang solicitor ay binabayaran sa paraang nagiging bayad na fundraiser ito
3. Kung kumpleto at tama ang nakasulat na kontrata
4. Kung ang notice of solicitation ay naisumite nang hindi bababa sa 10 araw bago magsimula
5. Kung handa na ang workflow para sa financial reporting bago pa man magsimula ang kampanya
6. Kung nakatakda na ang mga proseso sa paghawak at pagdedeposito ng donasyon
7. Kung alam ng internal staff kung sino ang responsable sa pagsubaybay sa mga deadline

Ang kampanyang magsisimula nang walang mga pagsusuring ito ay kadalasang mas mahirap ayusin sa bandang huli.

Charitable Gift Annuities sa Vermont

Kinokontrol din ng Vermont ang charitable gift annuities. Hindi ito kapareho ng ordinaryong fundraising solicitations, at nangangailangan ito ng hiwalay na pagsusuri.

Sa ilalim ng batas ng Vermont, ang charitable gift annuities ay maaari lamang ilabas at panatilihin ng isang kwalipikadong charitable organization. Upang maging kwalipikado, karaniwang dapat matugunan ng organisasyon ang mga financial at operational threshold, kabilang ang:

• Hindi bababa sa $300,000 sa unrestricted cash, cash equivalents, o publicly traded securities, bukod pa sa mga asset na kailangan upang tustusan ang mga nakabinbing obligasyon sa annuity
• Tuluy-tuloy na operasyon nang hindi bababa sa tatlong taon, o katayuan bilang successor o affiliate ng naturang organisasyon

Kapag pumasok sa isang charitable gift annuity agreement, dapat ibunyag ng organisasyon ang mahahalagang impormasyon nang nakasulat, kabilang ang:

• Na ang annuity ay hindi insurance sa ilalim ng batas ng Vermont
• Na hindi ito nire-regulate bilang insurance ng Department of Financial Regulation
• Na hindi ito protektado ng insurance guaranty association
• Ang iskedyul ng pagbabayad, petsa ng pagsisimula, at halaga ng bayad

Ang mga organisasyong nag-iisip mag-alok ng gift annuities ay dapat repasuhin kapwa ang batas ng Vermont at ang sariling kakayahan sa pananalapi bago mag-alok nito.

Mga Karaniwang Pagkakamali sa Pagsunod na Dapat Iwasan

Ang pinakakaraniwang pagkakamali sa charitable fundraising sa Vermont ay hindi naman kakaiba. Mga operational na pagkakamali ang mga ito.

Iwasan ang mga sumusunod:

• Pagsisimula ng kampanya bago maisumite ang notice of solicitation
• Paggamit ng kontratang hindi tumutugma sa aktuwal na istruktura ng kompensasyon
• Pagkabigong subaybayan ang 10-araw na pre-solicitation deadline
• Paghahalo ng pondong naibigay sa operating funds ng vendor
• Pagkaligta sa 90-araw na deadline ng financial report
• Hindi pagbibigay ng closing statement sa charity
• Pagturing sa isang bayad na fundraiser na parang simpleng consultant lamang

Ang bawat isa sa mga pagkakamaling ito ay maaaring magdulot ng exposure, at marami sa mga ito ay maiiwasan gamit ang isang simpleng checklist.

Praktikal na Checklist sa Pagsunod para sa Vermont

Gamitin ang checklist na ito bago maglunsad ng kampanya:

• Kumpirmahin ang istruktura ng kampanya at kung sino ang nangangalap
• Tukuyin kung binabayaran ang fundraiser
• Tapusin ang isang nakasulat na kontrata
• Isumite ang notice of solicitation nang hindi bababa sa 10 araw bago magsimula ang kampanya
• Bayaran ang kinakailangang registration fee
• Mag-set up ng maayos at hiwalay na proseso sa paghawak ng kontribusyon
• I-calendaryo ang deadline ng financial report
• I-calendaryo ang deadline ng closing statement
• Panatilihin ang contributor at expense records sa buong panahon ng kampanya
• Suriin nang hiwalay ang anumang plano para sa charitable gift annuity

Lalong kapaki-pakinabang ang checklist na ito para sa mga charity na sabay-sabay na nagpapatakbo ng maraming kampanya o nakikipagtrabaho sa higit sa isang vendor.

Paano Tinutulungan Ka ng Zenind na Manatiling Organisado

Tinutulungan ng Zenind ang mga founder at mga organisasyong may misyong panlipunan na manatiling organisado sa pamamagitan ng mga workflow na nakatuon sa compliance, suporta sa filing, at mga business formation tool na nagpapadali sa pamamahala ng mga record at deadline ng entity.

Para sa mga organisasyong humahawak ng fundraising, governance, at mga obligasyong administratibo, ang pangunahing halaga ay istruktura. Kapag malinaw na sinusubaybayan ang iyong mga gawain sa pagsunod, mas madaling magpokus sa misyon nang hindi nawawala sa isip ang mga petsa ng filing, internal approvals, at recordkeeping.

Pangwakas na Kaisipan

Ang pagsunod sa charitable solicitation ng Vermont ay napapamahalaan kapag maayos ang pagpaplano ng kampanya. Ang pangunahing ideya ay tukuyin ang fundraiser, idokumento ang kasunduan, magsumite sa tamang oras, at maingat na subaybayan ang pera mula sa simula ng kampanya hanggang sa huling ulat.

Para sa mga charity, independent fundraiser, at mga negosyong may misyong panlipunan na nagtatrabaho sa Vermont, ang disiplinadong proseso ang pinakamahusay na depensa laban sa mga pagkakamali sa filing at mga problema sa reporting. Habang mas maaga mong inaayos ang kontrata, abiso, at accounting na mga hakbang, mas magiging maayos ang pagpapatakbo ng kampanya.