Защо корпоративните устави са по-важни, отколкото повечето основатели осъзнават

Корпоративните устави са един от най-важните вътрешни документи, които едно дружество някога създава, но често се третират като нещо второстепенно. Основателите обикновено се фокусират върху учредителния акт, издаването на акции и старта на бизнеса. Това е разбираемо, но оставя голяма празнина: правилата, които уреждат как дружеството всъщност работи в ежедневието.

За едно дружество в Delaware уставите не са незадължителна формалност. Те са вътрешните оперативни правила, които подкрепят учредителния акт и превръщат широката правна рамка в практично управление. Те помагат да се определи как се свикват заседанията, как се избират директорите, как действат длъжностните лица, как се водят записите и как се вземат корпоративните решения.

Когато уставите са ясни и се поддържат правилно, те намаляват объркването, подпомагат спазването на изискванията и помагат да се предотвратят спорове още преди да са възникнали. Когато са неясни или пропускат важни разпоредби, дребни проблеми могат да се превърнат в реални проблеми на управлението.

Какво представляват корпоративните устави

Уставите са вътрешните правила, които уреждат структурата и дейността на едно дружество. Ако учредителният акт е основата на юридическото лице, уставите са наръчникът с инструкции, който обяснява как то функционира.

В Delaware уставите действат заедно с учредителния акт. Учредителният акт установява съществуването на дружеството и урежда основни структурни въпроси. Уставите попълват оперативните детайли, които актът обикновено не разглежда в дълбочина.

За разлика от учредителния акт, уставите по правило не се подават пред държавата. Те се съхраняват във вътрешните архиви на дружеството и трябва да се поддържат внимателно от секретаря или друг определен длъжностен орган.

Защо уставите са толкова важни

Уставите правят повече от това да изпълняват формално изискване. Те създават рамката за корпоративното управление. Тази рамка е важна, защото дружествата действат чрез хора, а тези хора се нуждаят от надежден процес за вземане на решения.

Силните устави помагат на дружеството да:

• Определя ясни правила за заседания и гласуване
• Уточнява правомощията на борда и ролите на директорите
• Установява отговорностите на длъжностните лица
• Подпомага организираното водене на документация
• Намалява несигурността при спорове или промени в ръководството
• Улеснява документирането и защитата на корпоративните действия

На практика уставите създават предвидимост. Предвидимостта е ценна за основатели, директори, инвеститори и всеки друг, който трябва да знае как ще функционира дружеството.

Учредителен акт срещу устави

Понякога основателите бъркат учредителния акт с уставите, но те служат на различни цели.

Учредителният акт се подава пред държавата и създава дружеството. Той обхваща основни структурни въпроси като името на дружеството, регистрирания агент, разрешения капитал и определени права или правомощия.

Уставите са вътрешни. Обикновено не се подават пред държавата. Вместо това уреждат как дружеството функционира след учредяването.

Полезен начин да се мисли за разликата е следният:

• Учредителният акт казва какво дружеството има право да бъде
• Уставите казват как дружеството функционира

Това разграничение е важно, защото актът може да посочва общи права, но уставите често предоставят реалните процедури за упражняването на тези права.

Какво обикновено обхващат уставите на дружествата в Delaware

Всяко дружество може да адаптира уставите си според своята структура, но корпоративните устави в Delaware обикновено засягат следните теми.

Заседания на борда

Уставите обикновено обясняват как се свикват заседанията на борда, къде могат да се провеждат, как се дава уведомление и какъв кворум е необходим.

Те могат също така да уреждат дали заседанията могат да се провеждат по телефон или видеоконферентна връзка и как работи писменото съгласие, когато директорите не се събират присъствено.

Събрания на акционерите

Уставите често описват как се насрочват годишните и извънредните събрания на акционерите, кой може да ги свиква, как се изпраща уведомление и какъв кворум е необходим за действие на акционерите.

Тези правила са важни, защото събранията на акционерите са от основно значение за избора на директори и одобряването на важни корпоративни въпроси.

Изисквания за гласуване и кворум

Едно дружество се нуждае от ясни правила кога едно гласуване е валидно. Уставите обикновено определят праговете за кворум и необходимото мнозинство за действия на борда или на акционерите.

Без тези правила дружеството може да изпитва трудности да установи дали едно решение е било надлежно одобрено.

Структура на борда и избор на директори

Уставите често уреждат броя на директорите, начина на избиране, продължителността на мандатите, как се попълват свободни места и как директорите могат да бъдат отстранявани.

Някои дружества използват и класифициран или поетапно обновяван борд, а уставите могат да отразят такава структура, ако тя е подходяща за компанията.

Роли и правомощия на длъжностните лица

Уставите често посочват ключовите длъжностни лица на дружеството, като президента, секретаря и касиера, заедно с техните общи задължения и правомощия.

Това помага да се изясни кой може да подписва документи, да управлява записи и да обработва рутинни корпоративни въпроси.

Обезщетяване и защита от отговорност

Много устави включват разпоредби за обезщетяване, които защитават директорите, длъжностните лица, служителите и агентите до степента, позволена от закона и учредителния акт.

Тези разпоредби могат да бъдат важни, когато дружеството иска да привлече квалифицирано ръководство и да даде увереност, че хората няма да останат изложени на риск за обичайни решения, взети добросъвестно.

Корпоративни записи

Уставите често уреждат как се съхраняват корпоративните записи, къде се пазят и кой отговаря за тях.

Правилното водене на записи е важно, защото от дружествата се очаква да пазят доказателства за действията на борда и акционерите, особено когато формални решения бъдат оспорени по-късно.

Процедури за дивиденти

Някои устави описват как се обявяват дивиденти и кога могат да се правят разпределения. Това е особено полезно за дружества, които искат да документират как се вземат финансовите решения.

Как се приемат уставите в Delaware

В Delaware уставите обикновено се приемат от първоначалните директори след учредяването. Този първи борд установява оперативните правила, които ще уреждат дружеството, докато не бъдат променени.

След приемането уставите обикновено могат да бъдат изменяни от акционерите. Въпреки това учредителният акт може също да даде на борда правомощие да изменя уставите. Когато такова правомощие е включено, бордът и акционерите могат да имат право на изменение в различни ситуации.

Тази гъвкавост е една от причините Delaware да е популярен сред основателите. Тя позволява управляващите документи да бъдат съобразени с нуждите на дружеството, като същевременно се запазва ясна правна структура.

Подписват ли се или се подават уставите?

Често срещано погрешно схващане е, че уставите трябва да се подписват или да се подават пред държавата. В повечето случаи не е нито едното.

Уставите са вътрешни документи. Обикновено не изискват подаване пред Delaware Division of Corporations и по правило не се подписват като договор.

Това не ги прави по-малко важни. Означава, че правният им ефект идва от корпоративното действие, приемането и съхранението им в записите на дружеството. Дружеството трябва да пази приетия вариант, както и всички изменения, решения, писмени съгласия или протоколи, свързани с тези промени.

Чести грешки в уставите, които основателите допускат

Дори внимателни основатели могат да допуснат избягващи се грешки, когато работят с устави. Най-честите проблеми включват следното.

Използване на универсален шаблон без преглед

Шаблонът може да е полезна отправна точка, но трябва да бъде прегледан спрямо реалната структура и целите на дружеството. Документ, копиран без размисъл, може да съдържа разпоредби, които не пасват на компанията.

Оставяне на пропуски в процедурите за управление

Липсващи детайли за заседания, гласуване, кворум или правомощия на длъжностните лица могат по-късно да създадат объркване. Много по-лесно е тези правила да се определят в началото, отколкото да се поправят по време на спор.

Несъответствие с учредителния акт

Уставите трябва да са в съответствие с учредителния акт. Ако актът дава на борда правомощие за изменение, например, уставите не бива да внушават, че само акционерите могат да ги изменят.

Неподдържане на вътрешни записи

Дружеството трябва да съхранява уставите, измененията и свързаните документи за управление в организиран корпоративен архив или цифрова система за записи. Ако никой не може да намери управляващите документи, когато са необходими, компанията бързо ще усети последиците.

Пренебрегване на бъдещия растеж

Уставите на стартираща компания трябва да работят не само през първата година, но и докато компанията расте. Това означава да се мисли предварително за разширяване на борда, участие на инвеститори, действия по капитала и по-формално управление.

Защо добре изготвените устави намаляват риска

Едно дружество не се нуждае от прекалено сложни устави. То се нуждае от ясни, последователни и съобразени със структурата му правила.

Добре изготвените устави намаляват риска по няколко начина:

• Улесняват доказването, че корпоративното действие е било надлежно одобрено
• Намаляват споровете относно уведомяването за заседания или процедурите за гласуване
• Подпомагат по-доброто водене на записи
• Изясняват правомощията на директорите и длъжностните лица
• Правят управлението по-стабилно при преходи

Ползата не е само правна. Тя е и оперативна. Когато всички разбират как се вземат решенията, бизнесът може да се движи по-бързо и с по-малко вътрешни спорове.

Устави и готовност за инвеститори

За компаниите, които планират да набират капитал, уставите са още по-важни. Инвеститорите очакват чисто корпоративно управление. Те искат да видят, че дружеството има основни документи, спазва формални процедури и може да документира важни действия.

Ясните устави помагат да се покаже, че компанията подхожда сериозно към управлението. Те също така улесняват по-късните сделки, включително издаване на акции, одобрения на борда, опционни грантове и рундове на финансиране.

Дружество със слаби вътрешни записи може да създаде ненужни пречки при проверка на правното и финансовото състояние. Силните устави и организираните записи помагат да се намали това напрежение.

Как Zenind може да помогне на основателите да останат организирани

Основателите често искат прост и надежден начин да управляват задачите по учредяване, без да губят следи от важни документи и изисквания за съответствие. Именно тук Zenind може да помогне.

Zenind подпомага учредяването на бизнеси в САЩ с инструменти, които помагат на основателите да останат организирани от самото начало. За ново дружество това означава практичен процес за обработване на учредителни документи, поддържане на записи и следене на задачите за съответствие, които следват учредяването.

Когато уставите, решенията и корпоративните записи се управляват дисциплинирано, компанията е по-добре подготвена за растеж, банково обслужване, набиране на средства и дългосрочно управление.

Практически стъпки за нови дружества

Ако учредявате дружество, тези стъпки могат да ви помогнат да се справите правилно с уставите.

1. Приемете уставите своевременно след учредяването.
2. Уверете се, че уставите съответстват на учредителния акт.
3. Включете ясни правила за заседания, гласуване и правомощия на длъжностните лица.
4. Потвърдете кой може да изменя уставите и при какви условия.
5. Съхранявайте уставите и свързаните решения с корпоративните записи.
6. Преглеждайте уставите периодично, докато компанията расте.

Малко дисциплина в началото спестява време и правни проблеми по-късно.

Заключение

Корпоративните устави не са декоративна формалност. Те са основна част от вътрешната правна структура на дружеството. За дружества в Delaware те помагат да се определя управлението, да се подпомага вземането на решения и да се намалява несигурността през целия живот на компанията.

Основателите, които отнасят сериозно към уставите, дават на дружеството си по-здрава основа. Ясните устави помагат компанията да работи по-гладко, да документира действията правилно и да се подготви за изискванията, които идват с растежа.

Ако учредявате дружество, включете уставите в процеса от самото начало, а не ги оставяйте за преразглеждане едва след като възникне проблем.