Как да организирате визитни картички след събития за контакти

Събитията за контакти могат да ви оставят с купчина визитни картички, няколко обещаващи контакта и бюро, което изведнъж изглежда разхвърляно. Тази купчина картички представлява възможности, но само ако я превърнете в работеща система за контакти. Целта не е да събирате всяка картичка, която получите. Целта е да запазите правилната информация, да я сортирате бързо и да улесните последващите действия.

Ако изграждате компания, особено нова, това е още по-важно. Основателите често се срещат с адвокати, счетоводители, кредитори, потенциални партньори, доставчици и бизнес партньори на конференции, събития на търговски камари и срещи на бранша. Един прост процес за управление на визитни картички може да спести време, да намали пропуснатите последващи контакти и да ви помогне да вземате по-добри решения за това кой да бъде в мрежата ви.

Защо визитните картички все още имат значение

Дори в свят, ориентиран към дигиталното, визитните картички остават полезни, защото позволяват бърз и лесен обмен на контактна информация. На изложение или нетуъркинг закуска може да нямате време да въведете всички данни на място. Картичката ви дава физическо напомняне за срещата и лесен начин да запишете името, ролята, компанията и контактните данни на човека.

Проблемът започва след събитието. Ако сложите всички картички в един шкаф, чанта или входяща поща и никога не ги прегледате, стойността изчезва. Картичките се превръщат в хаос, а не в контакти. По-добър работен процес превръща всяка картичка в решение: запази, категоризирай, сканирай или изхвърли.

Започнете със сортиране веднага

Най-доброто време да обработите визитни картички е скоро след като ги получите. Колкото по-дълго чакате, толкова по-вероятно е да забравите къде сте срещнали някого или защо е бил важен.

Започнете с три бързи въпроса за всяка картичка:

• Очаквам ли да се свържа с този човек отново?
• Има ли конкретна причина да запазя този контакт?
• Ако видя тази картичка отново по-късно, ще знам ли какво да правя с нея?

Ако отговорът е не, изхвърлете картичката. Няма стойност в това да пазите голяма купчина контакти, които никога няма да използвате. По-малък, по-добре организиран списък е много по-полезен от преливаща кутия с хартия.

Добавете контекст, докато срещата е още свежа

Визитната картичка сама по себе си е само частична информация. Преди да я приберете, напишете кратка бележка на гърба или добавете дигитална бележка. Включете детайли като:

• Къде сте срещнали човека
• С какво се занимава
• Защо може да ви бъде полезен
• Всяко обещано последващо действие от разговора
• Личен детайл, който си струва да запомните

Например можете да запишете: „Срещнат на startup конференция в Далас. Иска въвеждане към ресурси за учредяване на ново LLC. Последващ контакт във вторник.“ Подобна бележка превръща една картичка в реален бизнес контакт.

Изберете система за съхранение, която отговаря на работния ви процес

Няма един-единствен най-добър начин за съхранение на визитни картички. Правилната система зависи от това колко картички събирате и колко често трябва да ги търсите.

1. Физическо съхранение за малки колекции

Ако получавате само умерен брой картички всеки месец, една проста физическа система може да е достатъчна. Използвайте картотека, кутия с разделители или организатор в стил Rolodex с азбучен ред. Основното предимство е простотата. Можете бързо да преглеждате контактите, без да отваряте софтуер.

Недостатъкът е ограничената възможност за търсене. Физическото съхранение е най-подходящо, когато помните името на човека. То е по-малко полезно, когато искате да намерите всички счетоводители, всички доставчици от едно събитие или всеки контакт, свързан с конкретен проект.

2. Дигитално съхранение за мащабируема организация

За повечето растящи бизнеси дигиталното управление на контакти е по-силният вариант. Таблица, CRM система или инструмент за управление на контакти ви позволява да търсите по име, компания, категория, събитие, локация или бележка.

Използвайте етикети или категории като:

• Адвокат
• Счетоводител
• Банка
• Доставчик
• Източник на препоръки
• Потенциален партньор
• Инвеститор
• Потенциален клиент

Този подход ви дава много повече контрол от чекмедже, пълно с разхлабени картички. Освен това улеснява последващите действия, защото можете да подреждате контактите по предназначение, а не по памет.

3. Хибридно съхранение за гъвкавост

Много професионалисти използват хибридна система: сканират картичката, въвеждат контакта дигитално и пазят физическата картичка само за кратко време, ако им се наложи да проверят информацията. След като данните са въведени и последващият контакт е приключил, физическата картичка обикновено може да бъде изхвърлена.

Сканирайте картичките, когато обемът стане проблем

Ако посещавате много събития, ръчното въвеждане на всяка картичка може да стане досадно. В такъв случай сканирането може да помогне. Скенерите за визитни картички и мобилните приложения за сканиране могат да извличат имена, длъжности, компании, телефонни номера, имейли и адреси.

Сканирането работи най-добре, когато картичките са чисти и стандартни. Картички с необичайни шрифтове, силен дизайн, отблясъци или нетипични текстури на хартията може да изискват ръчна корекция. Затова сканирането трябва да се разглежда като инструмент за спестяване на време, а не като перфектен заместител на прегледа.

Ако сканирате картички, винаги проверявайте резултата, преди да разчитате на него. Грешен имейл или телефонен номер може да провали последващия контакт.

Изградете система за последващо общуване

Организирането на визитни картички е само първата стъпка. Истинската полза идва от последващото общуване.

След събитие прегледайте контактите и решете кои заслужават действие. Една проста работна схема може да изглежда така:

1. Въведете най-важните контакти в рамките на 24 часа.
2. Добавете бележки, докато разговорът е още свеж.
3. Подредете контактите по приоритет.
4. Изпратете персонализирано последващо съобщение в рамките на няколко дни.
5. Задайте напомняния за всеки, който изисква по-късна проверка.

Доброто последващо съобщение трябва да е конкретно. Споменете къде сте се срещнали, какво сте обсъждали и каква е следващата стъпка. Общите съобщения се игнорират. Персоналното последващо общуване превръща размяната на картички в бизнес връзка.

Категоризирайте по предназначение, а не само по име

Много хора допускат грешката да подреждат контактите само по азбучен ред. Това работи, когато знаете точно кого търсите, но не помага, когато трябва да търсите по функция.

По-добър метод е всеки контакт да се съхранява както по име, така и по категория. Един CPA, който е помогнал при учредяването на фирма, може да бъде етикетиран едновременно като „счетоводител“ и „подкрепа за стартъп“. Брокер на търговска застраховка може да бъде етикетиран едновременно като „застраховка“ и „доставчик“.

Това е важно за основателите и собствениците на малък бизнес, защото мрежата ви често служи за различни нужди в различни моменти. Контакт, който днес е маловажен, може да е от ключово значение следващото тримесечие.

Пазете само това, което е полезно

Не всяка картичка заслужава постоянно място във вашата система. Бъдете селективни.

Запазете картичка, ако човекът:

• Може да помогне директно на бизнеса ви
• Ви е препоръчал някого ценен
• Работи в област, която трябва да следите
• Представлява потенциално партньорство или клиент
• Е подкрепил разговор, който искате да продължите

Изхвърлете картичка, ако няма реалистична употреба. Дисциплината да премахвате неполезни контакти поддържа системата ви лека и лесна за търсене.

Направете собствената си визитна картичка по-ефективна

Ако посещавате събития редовно, вашата собствена визитна картичка също трябва да е лесна за използване. Дръжте дизайна изчистен, длъжността си точна и контактните данни актуални. Ясната картичка улеснява другите да се свържат с вас.

За нов бизнес може да е полезно и картичката да е в синхрон с марката и етапа на учредяване. Ако стартирате компания, уверете се, че длъжността ви, името на фирмата и контактите отразяват актуалната ви структура. Тази последователност намалява объркването и ви прави да изглеждате по-организирани.

Чести грешки, които да избягвате

Силната система за картички може да се провали, ако попаднете в често срещани капани:

• Да пазите всяка картичка „за всеки случай“
• Да чакате твърде дълго, преди да добавите бележки
• Да разчитате на паметта вместо на записи за последващи действия
• Да съхранявате контактите по начин, който не позволява търсене
• Да игнорирате дубликати и остаряла информация
• Да третирате сканирането като заместител на прегледа

Решението е просто: сортирайте бързо, етикетирайте ясно и последвайте действията целенасочено.

Простa система, която можете да използвате още днес

Ако искате практичен процес, който не изисква специален софтуер, използвайте този тристепенен метод:

1. Прегледайте картичките в рамките на 24 часа след събитието.
2. Разделете контактите на запази, може би и изхвърли.
3. Въведете запазените контакти в система с възможност за търсене, заедно с бележки и етикети.

Това е достатъчно, за да превърнете купчина хартия в полезна мрежа от контакти. По-късно можете да разширите системата, когато бизнесът ви расте.

Заключение

Визитните картички не са ценни, защото са лесни за събиране. Те са ценни, защото ви помагат да поддържате отношенията след като запознаването е приключило. Един обмислен процес за организация прави това възможно.

Независимо дали се подготвяте за следващото си изложение, изграждате местна мрежа или развивате компания от нулата, ключът е един и същ: запазвайте правилните детайли, съхранявайте ги по начин, който позволява търсене, и последвайте контакта, докато връзката все още е свежа. Така няколко картички се превръщат в реален бизнес импулс.