Zelle og skat: Det, virksomhedsejere bør vide, før de betaler IRS

Virksomhedsejere ønsker ofte en hurtig og enkel måde at flytte penge på. Zelle kan være nyttig til visse overførsler, refusioner og kundebetalinger, men det er ikke en direkte betalingsmetode til IRS. Den forskel er vigtig, når skatten skal betales.

Hvis du driver et nyt LLC, et selskab eller en enkeltmandsvirksomhed, er den sikreste tilgang at forstå, hvor Zelle passer ind, hvor det ikke gør, og hvordan du holder regnskabet rent, når penge bevæger sig gennem appen.

Hvad Zelle er

Zelle er et betalingsnetværk, der er knyttet til banker og gør det muligt for brugere at sende penge hurtigt ved hjælp af et mobilnummer eller en e-mailadresse. I mange tilfælde fungerer det inde i en eksisterende bankapp, hvilket gør det enkelt og velkendt.

Til daglig erhvervsbrug kan Zelle hjælpe med:

• At refundere ejere eller medarbejdere for mindre udgifter
• At betale betroede leverandører, som accepterer Zelle
• At overføre penge mellem konti, du kontrollerer
• At modtage betaling fra kunder, når begge parter er enige om at bruge det

Den bekvemmelighed er reel. Men bekvemmelighed er ikke det samme som skatteoverholdelse.

Kan du betale føderale skatter med Zelle?

Nej. Zelle er ikke en betalingskanal til IRS-skattebetalinger.

Hvis du skal betale føderale skatter, skal du bruge en IRS-godkendt betalingsmetode som for eksempel:

• IRS Direct Pay
• EFTPS, det elektroniske føderale skattebetalingssystem
• Betaling med debet- eller kreditkort via tjenester, som IRS accepterer
• Check eller postanvisning, når det er tilladt efter indberetningsmetoden eller meddelelsen

Delstatlige og lokale skattemyndigheder kan have deres egne betalingsportaler, så den accepterede metode kan variere afhængigt af den skat, du skylder. Hovedpointen er enkel: Antag ikke, at en generel pengeoverførselsapp er accepteret til skattebetalinger.

Hvor Zelle passer ind i en erhvervsmæssig skatteproces

Zelle kan stadig spille en rolle i virksomhedens økonomi, så længe du bruger det til den rigtige type overførsel.

1. Kundebetalinger

Hvis en kunde betaler dig via Zelle for et produkt eller en service, er betalingen erhvervsindtægt. Den skal registreres på samme måde, som du ville registrere enhver anden indbetaling.

2. Refusion til ejer

Hvis du personligt betaler for en erhvervsudgift, og virksomheden refunderer dig via Zelle, skal overførslen dokumenteres som en refusion, ikke som indkomst.

3. Interne overførsler

At flytte penge mellem konti, du ejer, kan være praktisk, men det er stadig vigtigt at mærke overførslen tydeligt i regnskabet.

4. Fejlklassificerede betalinger

Hvis en overførsel ikke er dokumenteret ordentligt, kan den senere blive et problem ved bogføring, planlægning af forskudsskat eller gennemgang i forbindelse med en revision.

Hvorfor bogføring er vigtigere end den app, du bruger

IRS ser på transaktionens karakter, ikke på om pengene blev flyttet via Zelle, ACH, kort eller bankoverførsel.

Hvis betalingen er erhvervsindtægt, skal den med i dine regnskaber.
Hvis betalingen er en refusion, skal der være dokumentation.
Hvis betalingen er en ejerudtagning, udlodning eller kapitalindskud, skal den kategoriseres korrekt.

En ren kontoplan og konsekvent månedlig afstemning er vigtigere end hastigheden på overførslen.

Sådan sporer du Zelle-aktivitet til skat

Gode skatteregnskaber behøver ikke være komplicerede. De skal blot være konsekvente.

Gem følgende for hver Zelle-transaktion:

• Dato for overførslen
• Beløb sendt eller modtaget
• Navn på afsender eller modtager
• Årsag til betalingen
• Faktura, kvittering eller kontrakt knyttet til transaktionen
• Kontoudtog, der viser indbetalingen eller hævningen
• Bogføringskategori brugt i regnskabet

Hvis du modtager mange små betalinger, bør du afstemme dem regelmæssigt i stedet for at vente til skattesæsonen. Ventetid skaber flere fejl, flere manglende kvitteringer og mere tid brugt på at rydde op i indbetalinger.

Bedste praksis for nye LLC'er og selskaber

Hvis du for nylig har stiftet en virksomhed, så opret dit betalings- og regnskabssystem tidligt. Det er langt lettere end at rydde op senere.

Brug en separat erhvervskonto

Hold virksomhedens penge adskilt fra private penge fra dag ét. Det gør skatterapporteringen enklere og hjælper med at bevare den juridiske adskillelse, som enheden blev oprettet til at give.

Adskil erhvervs- og private overførsler

Undgå at bruge én Zelle-løsning til alt, hvis du kan. Blandede private og erhvervsmæssige transaktioner gør bogføringen vanskeligere og øger risikoen for fejl.

Betal forskudsskat gennem det korrekte system

Hvis din virksomhed eller din personlige indkomst kræver betaling af forskudsskat, skal du indsende betalingen via en IRS-godkendt metode. Lad være med at sende den gennem Zelle og antage, at betalingen gælder.

Gem dokumenter undervejs

Opbevar fakturaer, kvitteringer, kontoudtog og kontraktdokumenter ét sted. En månedlig rutine er langt lettere end en oprydning ved årets slutning.

Brug regnskabssoftware eller en professionel bogholder

Et enkelt system, du opdaterer løbende, er bedre end et perfekt system, du aldrig bruger. Konsistens er det, der gør skatteregnskaber anvendelige.

Almindelige fejl virksomhedsejere begår med Zelle

Her er de fejl, der skaber flest problemer:

• Forsøg på at betale IRS med Zelle
• Antagelse om, at en note i beskedfeltet er nok dokumentation
• Manglende registrering af erhvervsindtægt modtaget via Zelle
• Sammenblanding af private og erhvervsmæssige overførsler i én konto
• Vent med at afstemme regnskabet til skatteindberetningen
• Behandle refusioner som indkomst eller ignorere dem helt

Hver af disse fejl kan skabe forvirring senere. De fleste kan undgås med en enkel proces.

Er Zelle et godt valg for en virksomhed?

Nogle gange, ja. Men det afhænger af brugen.

Zelle kan være praktisk til enkle overførsler mellem betroede parter. Det er mindre velegnet som et primært betalingssystem for en virksomhed, hvis du har brug for detaljeret transaktionssporing, håndtering af kundeklager eller bredere integration med regnskabssystemer.

For en ny virksomhed er det bedre spørgsmål ikke, om Zelle er hurtigt. Det er, om betalingsmetoden understøtter et rent regnskab, tydelig rapportering og korrekt skatteoverholdelse.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg bruge Zelle til at sende penge til IRS?

Nej. Brug i stedet en IRS-godkendt betalingsmetode.

Hvis en kunde betaler mig via Zelle, skal jeg så stadig indberette det?

Ja. Erhvervsindtægt er skattepligtig, uanset hvordan den blev betalt.

Er Zelle nok til bogføring?

Nej. Zelle er kun et overførselsværktøj. Dit regnskabssystem bør være den primære kilde til sandhed for indtægter, udgifter, refusioner og ejertransaktioner.

Bør mit LLC eller selskab bruge Zelle?

Det kan det, men kun som en del af en større finansiel proces, der omfatter separat erhvervsbank, nøjagtig bogføring og de rigtige kanaler til skattebetaling.

Konklusion

Zelle er nyttig til hurtige pengeoverførsler, men det er ikke en erstatning for korrekte skattebetalinger eller korrekt bogføring. Virksomhedsejere bør betragte Zelle som et bekvemmelighedsværktøj, ikke som et system til skatteindberetning.

Hvis du er ved at stifte en virksomhed eller opsætte en ny forretning, så start med separate konti, rene regnskaber og en klar proces for at betale skatter på den rigtige måde. Det grundlag gør alt lettere, når skattefristen nærmer sig.