Zelle и данъците: Какво трябва да знаят собствениците на бизнес, преди да плащат на IRS

Много собственици на бизнес искат бърз и лесен начин за прехвърляне на пари. Zelle може да бъде полезен за определени преводи, възстановяване на разходи и плащания от клиенти, но не е директен метод за плащане към IRS. Това разграничение има значение, когато дойде време за данъци.

Ако управлявате ново LLC, корпорация или едноличен търговец, най-сигурният подход е да разберете къде Zelle е приложим, къде не е и как да поддържате счетоводството си изрядно, когато пари минават през приложението.

Какво е Zelle

Zelle е платежна мрежа, свързана с банка, която позволява на потребителите да изпращат пари бързо чрез мобилен номер или имейл адрес. В много случаи работи в рамките на съществуващо банково приложение, което я прави лесна и позната за използване.

За ежедневни бизнес нужди Zelle може да помогне при:

• Възстановяване на разходи на собственици или служители за малки разходи
• Плащане на доверени доставчици, които приемат Zelle
• Прехвърляне на пари между сметки, които контролирате
• Получаване на плащания от клиенти, когато и двете страни са съгласни да използват Zelle

Това удобство е реално. Но удобството не е същото като данъчно съответствие.

Може ли да плащате федерални данъци със Zelle?

Не. Zelle не е канал за данъчни плащания към IRS.

Ако трябва да платите федерални данъци, използвайте одобрен от IRS метод за плащане като:

• IRS Direct Pay
• EFTPS, Electronic Federal Tax Payment System
• Платежни услуги с дебитна или кредитна карта, приети от IRS
• Чек или паричен превод, когато това е позволено според начина на подаване или уведомлението

Държавните и местните данъчни органи може да имат свои портали за плащане, така че приетият метод може да се различава според данъка, който дължите. Основният извод е прост: не приемайте, че приложение за общи парични преводи се приема за плащане на данъци.

Къде Zelle се вписва в бизнес данъчния процес

Zelle все пак може да има роля във вашите бизнес финанси, стига да се използва за правилния тип превод.

1. Плащания от клиенти

Ако клиент ви плаща чрез Zelle за продукт или услуга, това плащане е бизнес приход. То трябва да бъде отчетено по същия начин, както всеки друг депозит.

2. Възстановяване на разходи на собственика

Ако лично платите бизнес разход и компанията ви възстанови сумата чрез Zelle, преводът трябва да бъде документиран като възстановяване на разход, а не като доход.

3. Вътрешни преводи

Прехвърлянето на средства между сметки, които притежавате, може да е полезно оперативно, но е важно да бъде ясно обозначено в счетоводството.

4. Неправилно категоризирани плащания

Ако даден превод не е добре документиран, по-късно може да създаде проблеми при счетоводство, планиране на прогнозни данъци или одит.

Защо счетоводството е по-важно от приложението, което използвате

IRS се интересува от характера на транзакцията, а не от това дали парите са минали през Zelle, ACH, карта или банков превод.

Ако плащането е за бизнес приход, то трябва да бъде в записите ви.
Ако плащането е възстановяване на разходи, трябва да има подкрепяща документация.
Ако плащането е собственикова теглене, разпределение или капиталова вноска, то трябва да бъде категоризирано правилно.

Изчистен сметкоплан и последователно месечно съгласуване са по-важни от скоростта на превода.

Как да проследявате активността в Zelle за данъчни цели

Добрите данъчни записи не трябва да са сложни. Те трябва да бъдат последователни.

Съхранявайте следното за всяка транзакция в Zelle:

• Дата на превода
• Сума на изпратените или получените средства
• Име на платеца или получателя
• Причина за плащането
• Фактура, касова бележка или договор, свързани с транзакцията
• Банково извлечение, показващо постъплението или тегленето
• Счетоводна категория, използвана в книгите ви

Ако получавате много малки плащания, съгласувайте ги редовно, вместо да чакате до данъчния сезон. Изчакването води до повече грешки, липсващи разписки и повече време, прекарано в разчистване на постъпленията.

Добри практики за нови LLC и корпорации

Ако наскоро сте учредили бизнес, настройте платежната и счетоводната си система отрано. Това е много по-лесно, отколкото да я поправяте по-късно.

Използвайте отделна бизнес банкова сметка

Дръжте фирмените пари отделно от личните от самото начало. Това прави данъчното отчитане по-лесно и помага да се запази правното разделение, за което е създадена вашата структура.

Разделяйте бизнес и лични преводи

Не използвайте една и съща настройка на Zelle за всичко, ако можете да го избегнете. Смесването на лични и бизнес транзакции усложнява отчетността и увеличава риска от грешки.

Плащайте прогнозните данъци чрез правилната система

Ако вашият бизнес или личен доход изисква прогнозни данъчни плащания, подавайте ги чрез одобрен от IRS метод. Не ги насочвайте през Zelle и не приемайте, че плащането ще бъде признато.

Съхранявайте документите, докато работите

Пазете фактури, разписки, банкови извлечения и договори на едно място. Месечният навик е много по-лесен от годишното разчистване.

Използвайте счетоводен софтуер или професионален счетоводител

Проста система, която актуализирате редовно, е по-добра от перфектна система, която никога не използвате. Последователността е това, което прави данъчните записи полезни.

Често срещани грешки, които собствениците на бизнес допускат със Zelle

Ето грешките, които създават най-много проблеми:

• Опит за плащане на IRS със Zelle
• Приемане, че текстът в полето за основание е достатъчно доказателство за транзакцията
• Непосочване на бизнес приходи, получени чрез Zelle
• Смесване на лични и бизнес преводи в една сметка
• Отлагане на съгласуването на счетоводството до данъчния сезон
• Третиране на възстановяванията на разходи като доход или пълното им игнориране

Всяка от тези грешки може да създаде объркване по-късно. Повечето се избягват лесно с ясен процес.

Добър ли е Zelle за бизнес?

Понякога, да. Но това зависи от конкретния случай на употреба.

Zelle може да е удобен за бързи преводи между доверени страни. По-малко е подходящ като основна система за бизнес плащания, ако имате нужда от детайлно проследяване на транзакциите, обработка на спорове с клиенти или по-широка интеграция със счетоводството.

За нова компания по-важният въпрос не е дали Zelle е бърз. По-важно е дали методът на плащане подпомага изрядно счетоводство, ясно отчитане и правилно данъчно съответствие.

Често задавани въпроси

Мога ли да използвам Zelle, за да изпратя пари към IRS?

Не. Вместо това използвайте одобрен от IRS метод за плащане.

Ако клиент ми плати чрез Zelle, трябва ли да го декларирам?

Да. Бизнес приходите подлежат на облагане, независимо как са били платени.

Достатъчен ли е Zelle за счетоводство?

Не. Zelle е само инструмент за превод. Вашата счетоводна система трябва да бъде източникът на истина за приходи, разходи, възстановявания и действия на собственика.

Трябва ли моето LLC или корпорация да използва Zelle?

Може, но само като част от по-широк финансов процес, който включва отделно бизнес банкиране, точно счетоводство и правилните канали за данъчни плащания.

Заключение

Zelle е полезен за бързо прехвърляне на пари, но не е заместител на правилните данъчни плащания или доброто счетоводство. Собствениците на бизнес трябва да третират Zelle като инструмент за удобство, а не като система за подаване на данъци.

Ако учредявате компания или настройвате нов бизнес, започнете с отделни сметки, чисти записи и ясен процес за плащане на данъците по правилния начин. Такава основа прави всичко по-лесно, когато настъпи сезонът на подаване на декларации.