Zelle ja verot: mitä yrityksen omistajan on hyvä tietää ennen verojen maksamista IRS:lle

Yrityksen omistajat haluavat usein nopean ja helpon tavan siirtää rahaa. Zelle voi olla hyödyllinen tietyissä siirroissa, kulujen korvauksissa ja asiakkaiden maksuissa, mutta se ei ole suora IRS:n maksutapa. Tämä ero on tärkeä veroasioissa.

Jos pyörität uutta LLC-yhtiötä, osakeyhtiötä tai toiminimeä, turvallisin lähestymistapa on ymmärtää, mihin Zelle sopii, mihin se ei sovi ja miten pidät kirjanpidon siistinä, kun rahaa liikkuu sovelluksen kautta.

Mikä Zelle on

Zelle on pankkiin yhdistetty maksujärjestelmä, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää rahaa nopeasti matkapuhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen avulla. Monissa tapauksissa se toimii olemassa olevan pankkisovelluksen sisällä, mikä tekee siitä helppokäyttöisen ja tutun tuntuisen.

Päivittäisessä yrityskäytössä Zelle voi auttaa esimerkiksi seuraavissa:

• Omistajille tai työntekijöille pienten kulujen korvaaminen
• Maksaminen luotetuille toimittajille, jotka hyväksyvät Zellen
• Rahansiirrot omien tiliesi välillä
• Maksun vastaanottaminen asiakkailta, kun molemmat osapuolet sopivat Zellen käytöstä

Tuo helppous on todellista. Mutta helppous ei ole sama asia kuin verotuksellinen vaatimustenmukaisuus.

Voiko liittovaltion verot maksaa Zellellä?

Ei. Zelle ei ole IRS:n veronmaksukanava.

Jos sinun täytyy maksaa liittovaltion veroja, käytä IRS:n hyväksymää maksutapaa, kuten:

• IRS Direct Pay
• EFTPS, eli Electronic Federal Tax Payment System
• IRS:n hyväksymät pankki- tai luottokorttimaksupalvelut
• Shekki tai maksumääräys, kun se on sallittu veroilmoitustavan tai ilmoituksen perusteella

Osavaltion ja paikallisten veroviranomaisten maksuportaalit voivat olla omia järjestelmiään, joten hyväksytty maksutapa voi vaihdella sen mukaan, mitä veroa olet maksamassa. Pääasia on yksinkertainen: älä oleta, että yleinen rahansiirtosovellus kelpaa verojen maksamiseen.

Missä Zelle sopii yrityksen veroasioiden työskentelyyn

Zelle voi silti olla osa yrityksesi taloushallintoa, kunhan käytät sitä oikeanlaisiin siirtoihin.

1. Asiakasmaksut

Jos asiakas maksaa sinulle tuotteen tai palvelun Zellen kautta, kyseessä on yrityksen liikevaihto. Se tulee kirjata samalla tavalla kuin mikä tahansa muu talletus.

2. Omistajan kulukorvaukset

Jos maksat henkilökohtaisesti yrityksen kulun ja yhtiö korvaa sen Zellen kautta, siirto tulee dokumentoida kulukorvauksena eikä tulona.

3. Sisäiset siirrot

Rahan siirtäminen omien tiliesi välillä voi olla käytännöllistä, mutta siirto on silti tärkeää merkitä kirjanpidossa selkeästi.

4. Väärin luokitellut maksut

Jos siirtoa ei dokumentoida hyvin, siitä voi tulla myöhemmin ongelma kirjanpidossa, ennakkoverojen suunnittelussa tai tarkastelussa.

Miksi kirjanpito on tärkeämpää kuin käyttämäsi sovellus

IRS:tä kiinnostaa liiketapahtuman luonne, ei se, siirtyikö raha Zellen, ACH-siirron, kortin vai tilisiirron kautta.

Jos maksu on yritystuloa, sen pitää näkyä kirjanpidossasi.
Jos maksu on kulukorvaus, sille tarvitaan tukidokumentit.
Jos maksu on omistajan nosto, jako tai pääomasijoitus, se on luokiteltava oikein.

Siisti tilikartta ja johdonmukainen kuukausittainen täsmäytys ovat tärkeämpiä kuin siirron nopeus.

Näin seuraat Zelle-tapahtumia veroja varten

Hyvän verokirjanpidon ei tarvitse olla monimutkaista. Sen on kuitenkin oltava johdonmukaista.

Säilytä jokaisesta Zelle-tapahtumasta ainakin seuraavat tiedot:

• Siirron päivämäärä
• Lähetetty tai vastaanotettu summa
• Maksajan tai vastaanottajan nimi
• Maksun syy
• Lasku, kuitti tai sopimus, joka liittyy tapahtumaan
• Pankkitiliote, josta näkyy talletus tai nosto
• Kirjanpidossa käytetty tili tai luokka

Jos vastaanotat paljon pieniä maksuja, täsmäytä ne säännöllisesti äläkä odota verokautta. Odottaminen lisää virheitä, puuttuvia kuitteja ja aikaa, joka kuluu talletusten selvittämiseen.

Parhaat käytännöt uusille LLC-yhtiöille ja osakeyhtiöille

Jos olet juuri perustanut yrityksen, maksu- ja kirjanpitojärjestelmä kannattaa rakentaa heti. Sen korjaaminen myöhemmin on huomattavasti vaikeampaa.

Käytä erillistä yrityspankkitiliä

Pidä yrityksen raha erillään henkilökohtaisesta rahasta alusta alkaen. Tämä helpottaa veroilmoitusta ja auttaa säilyttämään sen oikeudellisen erillisyyden, jota yhtiömuoto on tarkoitettu tarjoamaan.

Erottele yritys- ja henkilökohtaiset siirrot

Älä käytä yhtä Zelle-asetusta kaikkeen, jos voit välttää sen. Henkilökohtaisten ja yritystapahtumien sekoittaminen vaikeuttaa kirjanpitoa ja lisää virheiden riskiä.

Maksa ennakkoverot oikeaa järjestelmää käyttäen

Jos yrityksesi tai henkilökohtaiset tulosi edellyttävät ennakkoveroja, suorita maksut IRS:n hyväksymällä tavalla. Älä ohjaa niitä Zellen kautta ja oleta, että maksu hyväksytään.

Tallenna dokumentit sitä mukaa kun niitä syntyy

Säilytä laskut, kuitit, tiliotteet ja sopimusasiakirjat yhdessä paikassa. Kuukausittainen rutiini on paljon helpompi kuin vuoden lopun siivous.

Käytä kirjanpito-ohjelmistoa tai ammattilaista kirjanpitäjää

Yksinkertainen järjestelmä, jota päivität säännöllisesti, on parempi kuin täydellinen järjestelmä, jota et koskaan käytä. Johdonmukaisuus pitää veroasiakirjat käyttökelpoisina.

Yleiset virheet, joita yrityksen omistajat tekevät Zellen kanssa

Seuraavat virheet aiheuttavat eniten ongelmia:

• IRS:n yrittäminen maksaa Zellellä
• Olettaminen, että viestikenttä riittää todisteeksi tapahtumasta
• Yritystulojen kirjaamatta jättäminen, kun ne vastaanotetaan Zellen kautta
• Henkilökohtaisten ja yrityssiirtojen sekoittaminen samalla tilillä
• Kirjanpidon täsmäyttämisen lykkääminen verotuksen ajankohtaan asti
• Kulukorvausten käsitteleminen tulona tai niiden sivuuttaminen kokonaan

Jokainen näistä virheistä voi aiheuttaa myöhemmin epäselvyyksiä. Useimmat niistä on helppo välttää yksinkertaisella toimintatavalla.

Onko Zelle hyvä vaihtoehto yritykselle?

Joskus kyllä. Se riippuu käyttötarkoituksesta.

Zelle voi olla kätevä vähäriskisiin siirtoihin luotettujen osapuolten välillä. Se sopii heikommin pääasialliseksi yritysmaksujärjestelmäksi, jos tarvitset yksityiskohtaista tapahtumaseurantaa, asiakasriitojen käsittelyä tai laajempaa kirjanpidon integrointia.

Uudelle yritykselle parempi kysymys ei ole se, onko Zelle nopea. Olennaisempaa on, tukeeko maksutapa siistiä kirjanpitoa, selkeää raportointia ja oikeaa verotuksellista vaatimustenmukaisuutta.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko käyttää Zelleä rahojen lähettämiseen IRS:lle?

Et. Käytä sen sijaan IRS:n hyväksymää maksutapaa.

Jos asiakas maksaa minulle Zellellä, pitääkö maksu silti ilmoittaa?

Kyllä. Yritystulo on veronalaista riippumatta siitä, millä tavalla se on maksettu.

Riittääkö Zelle kirjanpitoon?

Ei. Zelle on vain rahansiirtotyökalu. Kirjanpitojärjestelmäsi tulisi olla ensisijainen lähde tuloille, kuluille, kulukorvauksille ja omistajan tapahtumille.

Pitäisikö LLC-yhtiön tai osakeyhtiön käyttää Zelleä?

Se voi käyttää, mutta vain osana laajempaa talousprosessia, johon kuuluu erillinen yrityspankkitili, tarkka kirjanpito ja oikeat veronmaksukanavat.

Ydinajatus

Zelle on hyödyllinen nopeaan rahansiirtoon, mutta se ei korvaa asianmukaisia veromaksuja tai kunnollista kirjanpitoa. Yrityksen omistajien kannattaa käsitellä Zelleä kätevyystyökaluna, ei veroilmoitusjärjestelmänä.

Jos olet perustamassa yritystä tai rakentamassa uuden liiketoiminnan taloushallintoa, aloita erillisillä tileillä, siisteillä kirjauksilla ja selkeällä prosessilla verojen maksamiseen oikein. Tuo perusta helpottaa kaikkea, kun veroilmoituksen aika koittaa.