LLCs und 1099s: Ein vollständiger Leitfaden zum Ausstellen und Empfangen von Steuerformularen

Für Inhaber einer Limited Liability Company (LLC) bringt der Beginn eines neuen Jahres eine wichtige Reihe von steuerlichen Meldepflichten mit sich. Eine der häufigsten und oft auch verwirrendsten Aufgaben ist der Umgang mit Formular 1099-NEC.

Ein 1099-NEC ist ein offizielles IRS-Dokument zur Meldung von "Nicht-Arbeitnehmer-Vergütung". Es stellt sicher, dass die Steuerbehörde Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer und Dienstleister nachverfolgen kann, um zu prüfen, dass diese Einkünfte in deren Steuererklärungen korrekt angegeben werden. Als LLC-Inhaber können Sie sich auf beiden Seiten wiederfinden: Sie stellen 1099s für Ihre Dienstleister aus und erhalten selbst welche von Ihren Auftraggebern.

Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über die 1099-Thematik und hilft Ihrer LLC dabei, die IRS-Vorschriften einzuhalten und kostspielige Strafen zu vermeiden.

Was ist Formular 1099-NEC?

Eingeführt beziehungsweise erneut eingeführt für das Steuerjahr 2020 hat das Formular 1099-NEC das Feld 7 des 1099-MISC zur Meldung von Nicht-Arbeitnehmer-Vergütung ersetzt. Sein Hauptzweck besteht darin, dem IRS mitzuteilen, dass Sie einer Person oder einem Unternehmen mindestens 600 US-Dollar für erbrachte Dienstleistungen gezahlt haben.

Wann Ihre LLC ein 1099-NEC ausstellen muss

Im Allgemeinen muss Ihre LLC ein 1099-NEC erstellen und versenden, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:
1. Status als Nicht-Arbeitnehmer: Sie zahlen einer Person, die nicht auf Ihrer Gehaltsliste steht, beispielsweise Freelancern, Beratern, Anwälten oder Reinigungsdiensten.
2. Zahlung für Dienstleistungen: Die Zahlung erfolgt für Leistungen, die für Ihr Gewerbe oder Unternehmen erbracht wurden. Zahlungen für körperliche Waren oder Produkte erfordern in der Regel kein 1099.
3. Die 600-Dollar-Grenze: Sie haben der Person oder dem Unternehmen im Kalenderjahr insgesamt mindestens 600 US-Dollar gezahlt.
4. Zahlung über das Geschäftskonto: Die Zahlung erfolgte über das Bankkonto Ihres Unternehmens.

Wer erhält ein 1099? Die Regel nach Unternehmensform

Nicht jeder Geschäftspartner Ihrer LLC benötigt ein 1099. Die Pflicht hängt vor allem von der Rechtsform des Empfängers ab:

• Einzelunternehmer und Personengesellschaften: Sie müssen diesen Unternehmen immer ein 1099-NEC ausstellen, wenn die 600-Dollar-Grenze erreicht ist.
• Ein-Personen-LLCs (SMLLCs): Dies ist eine häufige Fehlerquelle. Da der IRS eine SMLLC als "disregarded entity" behandelt, also als Verlängerung des Eigentümers, müssen Sie einer SMLLC ein 1099-NEC ausstellen, genau wie einem Einzelunternehmer.
• Kapitalgesellschaften (S-Corp und C-Corp): Im Allgemeinen müssen Sie einem Unternehmen, das steuerlich als Kapitalgesellschaft behandelt wird, kein 1099-NEC ausstellen. Der IRS geht davon aus, dass diese Unternehmen strengere interne Meldeverfahren haben. (Hinweis: Zahlungen an Anwälte und für medizinische Leistungen sind Ausnahmen, bei denen ein 1099 auch dann erforderlich sein kann, wenn das Unternehmen eingetragen ist).

Informationen einholen: Die Rolle des Formulars W-9

Um ein 1099 korrekt zu erstellen, benötigen Sie den rechtlichen Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer (TIN) des Empfängers. Der professionellste Weg, diese Angaben zu sammeln, besteht darin, jeden neuen Dienstleister zu bitten, vor der ersten Zahlung das IRS-Formular W-9 auszufüllen. So haben Sie vor Beginn der Steuersaison korrekte Daten in Ihrer Akte.

Wenn Ihre LLC ein 1099 erhält

Wenn Ihre LLC Dienstleistungen für andere Unternehmen erbringt, werden Sie wahrscheinlich 1099-NEC-Formulare erhalten, die Ihr erzieltes Einkommen ausweisen.
* Auf Richtigkeit prüfen: Stellen Sie sicher, dass der angegebene Betrag mit Ihren eigenen Unterlagen übereinstimmt. Bei Abweichungen wenden Sie sich an den Auftraggeber und bitten Sie um ein korrigiertes Formular.
* Meldung: Erfassen Sie die Einkünfte aus allen 1099s in Ihren gesamten Bruttoeinnahmen bei der Erstellung Ihrer Unternehmenssteuererklärung (Schedule C, Form 1065 oder Form 1120-S).

Wichtige Fristen und Strafen

Die Frist für die Einreichung von Formular 1099-NEC beim IRS und die Übermittlung einer Kopie an den Empfänger ist der 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres.

Wer diese Frist versäumt oder überhaupt nicht einreicht, muss mit erheblichen Strafen pro Formular rechnen, die von 60 US-Dollar bis zu über 600 US-Dollar bei vorsätzlicher Nichtbeachtung reichen können. Eine gute Organisation über das ganze Jahr hinweg ist der beste Weg, um einen stressigen und teuren Januar zu vermeiden.

Abschließende Gedanken

Der Umgang mit 1099s ist ein grundlegender Bestandteil verantwortungsvoller Unternehmensführung. Wenn Sie eine organisierte Liste von Dienstleistern führen und für jeden Anbieter ein unterschriebenes W-9-Formular haben, können Sie die Steuersaison mit Zuversicht bewältigen. Für LLC-Inhaber, die sich auf Wachstum statt auf Papierarbeit konzentrieren möchten, stellt die Nutzung eines professionellen Buchhaltungs- oder Compliance-Dienstes sicher, dass Ihre 1099s korrekt und jedes Jahr pünktlich eingereicht werden.

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Haftungsausschluss: Dieser Leitfaden dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung dar. IRS-Vorschriften können sich ändern. Für konkrete Hinweise zu den steuerlichen Pflichten Ihrer LLC wenden Sie sich bitte an eine qualifizierte Steuerfachkraft oder einen CPA.