LLC và 1099: Hướng dẫn đầy đủ về việc gửi và nhận các mẫu thuế

Đối với chủ sở hữu Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC), đầu năm mới đi kèm với một loạt nghĩa vụ báo cáo thuế quan trọng. Một trong những công việc phổ biến nhất, đồng thời cũng thường gây nhầm lẫn nhất, là xử lý Mẫu 1099-NEC.

1099-NEC là một tài liệu chính thức của IRS dùng để báo cáo "Thu nhập không phải của nhân viên". Mẫu này giúp cơ quan thuế theo dõi các khoản thanh toán cho nhà thầu độc lập và nhà cung cấp, xác minh rằng khoản thu nhập này được khai báo đúng trên tờ khai thuế của họ. Với tư cách là chủ LLC, bạn có thể đứng ở cả hai phía của quy trình: phát hành 1099 cho nhà cung cấp dịch vụ của mình và nhận 1099 từ chính khách hàng của bạn.

Hướng dẫn này cung cấp lộ trình toàn diện để điều hướng việc xử lý 1099, giúp LLC của bạn tuân thủ các quy định của IRS và tránh các khoản phạt tốn kém.

Mẫu 1099-NEC là gì?

Được giới thiệu lại cho năm thuế 2020, 1099-NEC đã thay thế Ô 7 của 1099-MISC trong việc báo cáo khoản bù đắp cho người không phải nhân viên. Chức năng chính của mẫu này là thông báo cho IRS rằng bạn đã thanh toán cho một cá nhân hoặc doanh nghiệp ít nhất 600 đô la cho dịch vụ đã thực hiện.

Khi nào LLC của bạn phải phát hành 1099-NEC

Thông thường, LLC của bạn phải lập và gửi 1099-NEC nếu tất cả các điều kiện sau đều được đáp ứng:
1. Tình trạng không phải nhân viên: Bạn đang thanh toán cho một người không nằm trong bảng lương của bạn, chẳng hạn như freelancer, tư vấn viên, luật sư hoặc dịch vụ vệ sinh.
2. Thanh toán cho dịch vụ: Khoản thanh toán là cho các dịch vụ được thực hiện cho hoạt động kinh doanh hoặc thương mại của bạn. Các khoản thanh toán cho hàng hóa hữu hình hoặc sản phẩm thường không cần 1099.
3. Ngưỡng 600 đô la: Bạn đã thanh toán cho cá nhân hoặc doanh nghiệp tổng cộng từ 600 đô la trở lên trong năm dương lịch.
4. Thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp: Khoản thanh toán được thực hiện từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn.

Ai sẽ nhận 1099? Quy tắc về loại thực thể

Không phải ai mà LLC của bạn giao dịch cũng cần nhận 1099. Yêu cầu này chủ yếu phụ thuộc vào cấu trúc pháp lý của bên nhận:

• Hộ kinh doanh cá thể và công ty hợp danh: Bạn phải luôn phát hành 1099-NEC cho các thực thể này nếu họ đáp ứng ngưỡng 600 đô la.
• LLC một thành viên (SMLLC): Đây là một nguồn gây nhầm lẫn lớn. Vì IRS xem SMLLC là một "thực thể bị bỏ qua" (phần mở rộng của chủ sở hữu), bạn phải phát hành 1099-NEC cho SMLLC giống như đối với hộ kinh doanh cá thể.
• Công ty (S-Corp và C-Corp): Thông thường, bạn không cần phát hành 1099-NEC cho doanh nghiệp được đánh thuế như một công ty. IRS cho rằng các thực thể này có quy trình báo cáo nội bộ chặt chẽ hơn. (Lưu ý: Thanh toán cho luật sư và cho dịch vụ y tế là những trường hợp ngoại lệ, trong đó 1099 vẫn có thể được yêu cầu ngay cả khi họ được thành lập dưới dạng công ty).

Thu thập thông tin: Vai trò của Mẫu W-9

Để nộp 1099 chính xác, bạn cần tên pháp lý, địa chỉ và Mã số nhận dạng người nộp thuế (TIN) của người nhận. Cách chuyên nghiệp nhất để thu thập thông tin này là yêu cầu mọi nhà cung cấp mới điền Mẫu W-9 của IRS trước khi bạn thực hiện khoản thanh toán đầu tiên cho họ. Điều này giúp bạn có dữ liệu chính xác trong hồ sơ trước khi mùa thuế đến.

Khi LLC của bạn nhận 1099

Nếu LLC của bạn cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác, bạn có thể sẽ nhận được các mẫu 1099-NEC phản ánh khoản thu nhập bạn kiếm được.
* Kiểm tra tính chính xác: Đảm bảo số tiền được ghi khớp với hồ sơ của bạn. Nếu có chênh lệch, hãy liên hệ với khách hàng để yêu cầu mẫu đã sửa.
* Khai báo: Bao gồm thu nhập từ tất cả các mẫu 1099 trong tổng doanh thu gộp khi nộp tờ khai thuế doanh nghiệp của bạn (Schedule C, Form 1065 hoặc Form 1120-S).

Hạn chót và các khoản phạt quan trọng

Hạn chót nộp Form 1099-NEC cho IRS và cung cấp một bản cho người nhận là ngày 31 tháng 1 của năm sau năm thuế.

Không đáp ứng hạn chót này hoặc không nộp đúng quy định có thể dẫn đến các khoản phạt đáng kể cho mỗi mẫu, dao động từ 60 đô la đến hơn 600 đô la đối với hành vi cố ý bỏ qua. Việc duy trì tổ chức hồ sơ trong suốt cả năm là cách tốt nhất để tránh một tháng 1 căng thẳng và tốn kém.

Kết luận

Quản lý 1099 là một phần nền tảng của việc điều hành doanh nghiệp có trách nhiệm. Bằng cách duy trì danh sách nhà cung cấp có tổ chức và đảm bảo bạn có W-9 đã ký cho mọi nhà cung cấp dịch vụ, bạn có thể tự tin xử lý mùa thuế. Đối với chủ LLC muốn tập trung vào tăng trưởng thay vì giấy tờ, sử dụng dịch vụ kế toán hoặc tuân thủ chuyên nghiệp sẽ giúp đảm bảo các mẫu 1099 của bạn chính xác và được nộp đúng hạn mỗi năm.

---

Miễn trừ trách nhiệm: Hướng dẫn này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và không cấu thành tư vấn thuế, pháp lý hoặc kế toán. Quy định của IRS có thể thay đổi. Để được hướng dẫn cụ thể về nghĩa vụ thuế của LLC, hãy tham khảo chuyên gia thuế hoặc CPA đủ điều kiện.