11 ψέματα για τη διαχείριση χρόνου που σπαταλούν τον χρόνο των ιδρυτών

Ο χρόνος είναι ένας από τους λίγους πόρους που ένας ιδρυτής δεν μπορεί να αναχρηματοδοτήσει. Μετρητά μπορούν να αντληθούν, ταλέντο μπορεί να προσληφθεί και εργαλεία μπορούν να αγοραστούν, αλλά οι χαμένες ώρες σπάνια επιστρέφουν. Γι' αυτό η διαχείριση χρόνου δεν είναι μόνο θέμα παραγωγικότητας. Είναι θέμα επιβίωσης της επιχείρησης.

Το πρόβλημα είναι ότι πολλοί ιδρυτές χάνουν χρόνο χωρίς να το συνειδητοποιούν. Οι μεγαλύτερες διαρροές συχνά μεταμφιέζονται σε χρήσιμες συμβουλές, επείγοντα αιτήματα ή αθώες συντομεύσεις. Ακούγονται λογικές τη στιγμή εκείνη, αλλά δημιουργούν καθυστερήσεις, σύγχυση και αγγαρείες που επιβραδύνουν μια επιχείρηση.

Παρακάτω παρουσιάζονται 11 συνηθισμένα ψέματα για τη διαχείριση χρόνου που μπορούν αθόρυβα να απορροφήσουν τη μέρα ενός ιδρυτή, μαζί με καλύτερους τρόπους να τα σκεφτεί κανείς.

1. «Αυτό θα πάρει μόνο ένα λεπτό»

Σχεδόν τίποτα ουσιαστικό δεν παίρνει μόνο ένα λεπτό. Μια γρήγορη ερώτηση μετατρέπεται σε μακρά εξήγηση. Μια μικρή χάρη γίνεται απροσδόκητη εργασία. Μια διακοπή πέντε λεπτών μπορεί να σπάσει τη συγκέντρωσή σας για την επόμενη μισή ώρα.

Για τους ιδρυτές, αυτό είναι ιδιαίτερα δαπανηρό. Η βαθιά εργασία είναι ήδη δύσκολο να προστατευτεί όταν χειρίζεστε έγγραφα σύστασης, κλήσεις πελατών, ζητήματα προμηθευτών και αποφάσεις ανάπτυξης. Αν δέχεστε κάθε «γρήγορο» αίτημα χωρίς όρια, το πρόγραμμά σας γίνεται αντιδραστικό αντί για στρατηγικό.

Μια καλύτερη απάντηση είναι να ορίσετε το πραγματικό κόστος χρόνου πριν πείτε ναι. Ρωτήστε τι χρειάζεται, ποια είναι η προθεσμία και αν μπορεί να περιμένει. Αν ξέρετε ότι θα πάρει 20 λεπτά, πείτε το. Αν δεν μπορείτε να διαθέσετε χρόνο τώρα, προγραμματίστε το συνειδητά.

2. «Το χρειάζομαι το συντομότερο δυνατό»

Το «το συντομότερο δυνατό» ακούγεται επείγον, αλλά συνήθως είναι ασαφές. Οι ασαφείς προθεσμίες δημιουργούν άγχος χωρίς να βελτιώνουν την εκτέλεση. Επίσης, δυσκολεύουν την ιεράρχηση της εργασίας που πραγματικά έχει σημασία.

Οι ιδρυτές χρειάζονται σαφήνεια. Αν κάτι είναι πραγματικά επείγον, πρέπει να έχει ξεκάθαρη προθεσμία και λόγο. Διαφορετικά, είναι απλώς μια προτίμηση μεταμφιεσμένη σε πίεση.

Αντικαταστήστε την αόριστη αίσθηση επείγοντος με ακριβή χρονικά όρια:

• Ποια είναι η ακριβής προθεσμία;
• Τι συμβαίνει αν παραδοθεί αργότερα;
• Μπλοκάρει κάποια άλλη απόφαση ή κυκλοφορία;

Όταν οι προθεσμίες είναι συγκεκριμένες, μπορείτε να κάνετε καλύτερες επιλογές και να αποφύγετε περιττές πυρκαγιές πανικού.

3. «Το θέλω τώρα»

Τα άμεσα αιτήματα είναι συνήθως συναισθηματικά, όχι λειτουργικά. Μπορεί να προέρχονται από πελάτη, συνεργάτη ή ακόμη και από τις δικές σας συνήθειες. Τη στιγμή εκείνη, η άμεση ανταπόκριση μπορεί να μοιάζει υπεύθυνη. Στην πραγματικότητα, όμως, συχνά επιβραβεύει την ανυπομονησία και δημιουργεί διαλυμένη ροή εργασίας.

Αν χτίσετε την επιχείρησή σας γύρω από τις άμεσες απαντήσεις, εκπαιδεύετε όλους γύρω σας να τις περιμένουν. Αυτό δυσκολεύει την προστασία χρόνου για εργασία υψηλής αξίας, όπως ο σχεδιασμός, η πρόσληψη, η συμμόρφωση ή η στρατηγική προϊόντος.

Μια πιο υγιής προσέγγιση είναι να ορίσετε χρονικά παράθυρα εξυπηρέτησης και προσδοκίες απόκρισης. Οι ιδρυτές δεν χρειάζεται να απαντούν σε κάθε μήνυμα τη στιγμή που φτάνει. Χρειάζονται ένα σύστημα που διακρίνει τις πραγματικές επείγουσες περιπτώσεις από τα συνηθισμένα αιτήματα.

4. «Δεν είναι θέμα χρημάτων»

Όταν οι άνθρωποι λένε ότι μια απόφαση δεν είναι θέμα χρημάτων, συχνά είναι θέμα χρημάτων ή, τουλάχιστον, θέμα αξίας του χρόνου. Μια φθηνή επιλογή που απαιτεί συνεχή παρακολούθηση μπορεί να είναι πολύ πιο ακριβή από μια επί πληρωμή υπηρεσία που απλώς λειτουργεί.

Αυτό έχει σημασία στη σύσταση εταιρείας και στις συνεχείς λειτουργίες της επιχείρησης. Ένας ιδρυτής που προσπαθεί να εξοικονομήσει ένα μικρό ποσό κάνοντας τα πάντα χειροκίνητα μπορεί να ξοδέψει πολλές ώρες σε εργασίες που θα μπορούσαν να είχαν ολοκληρωθεί ταχύτερα από έναν ειδικό.

Το πραγματικό ερώτημα δεν είναι μόνο πόσο κοστίζει κάτι. Είναι ποιο είναι το συνολικό κόστος αφού υπολογίσετε χρόνο, λάθη, καθυστερήσεις και προσοχή. Οι καλοί ιδρυτές σκέφτονται με όρους απόδοσης του χρόνου, όχι μόνο τιμής.

5. «Αυτή είναι η καλύτερη επιλογή που θα βρεις ποτέ»

Σπάνια υπάρχει μία τέλεια λύση για πάντα. Τα εργαλεία αλλάζουν. Οι ανάγκες αλλάζουν. Η καλύτερη επιλογή για έναν μοναχικό ιδρυτή συχνά δεν είναι η καλύτερη επιλογή για μια αναπτυσσόμενη ομάδα.

Αυτό το ψέμα εμποδίζει τους ανθρώπους να επανεξετάσουν συστήματα που δεν ταιριάζουν πλέον. Μια διαδικασία που λειτούργησε στο στάδιο της ιδέας μπορεί να γίνει εμπόδιο όταν οι πελάτες, οι καταθέσεις και οι προθεσμίες αρχίσουν να συσσωρεύονται.

Επανεξετάζετε τις σημαντικές αποφάσεις τακτικά:

• Εξακολουθεί αυτή η διαδικασία να εξοικονομεί χρόνο;
• Εξακολουθεί αυτό το εργαλείο να βοηθά την επιχείρηση να κλιμακωθεί;
• Έχει ξεπεραστεί το αρχικό setup από τον όγκο της δουλειάς;

Ο στόχος δεν είναι να προσκολληθείτε στην πρώτη καλή λύση. Ο στόχος είναι να συνεχίζετε να βελτιώνετε το λειτουργικό σύστημα της επιχείρησης.

6. «Μπορώ να το τελειώσω σε μία ώρα»

Οι περισσότεροι άνθρωποι υποτιμούν τις εργασίες. Ξεχνούν τις διακοπές, τις αναθεωρήσεις, τις εναλλαγές πλαισίου και τα επιπλέον βήματα που εμφανίζονται μόλις ξεκινήσει η δουλειά.

Για τους ιδρυτές, οι αισιόδοξες εκτιμήσεις χρόνου είναι επικίνδυνες επειδή δημιουργούν ψεύτικη διαθεσιμότητα. Νομίζετε ότι μια εργασία θα πάρει μία ώρα, οπότε γεμίζετε το υπόλοιπο της ημέρας με περισσότερη δουλειά. Έπειτα η πρώτη εργασία παίρνει τρεις ώρες και ολόκληρη η μέρα καταρρέει.

Μια καλύτερη μέθοδος είναι να κάνετε συντηρητικές εκτιμήσεις. Αν κάτι φαίνεται ότι θα πάρει μία ώρα, προγραμματίστε 90 λεπτά ή δύο ώρες. Ενσωματώστε χρόνο ασφαλείας στην ημέρα σας. Αυτό δεν είναι αναποτελεσματικότητα. Είναι ρεαλισμός.

7. «Αυτό το άτομο είναι πάντα αργοπορημένο»

Οι άνθρωποι είναι συχνά πιο προβλέψιμοι απ' όσο φαίνονται. Αν κάποιος αργεί συστηματικά, συνήθως δεν είναι τυχαίο. Είναι μοτίβο.

Οι ιδρυτές χάνουν χρόνο όταν βασίζονται σε ευσεβείς πόθους για ασυνεπή συμπεριφορά. Αν ένας προμηθευτής, συνεργάτης ή μέλος της ομάδας καθυστερεί συστηματικά, σταματήστε να αντιμετωπίζετε την καθυστέρηση ως εξαίρεση. Προσαρμόστε το πρόγραμμά σας γύρω από το μοτίβο ή αλλάξτε τη συμφωνία.

Αυτό ισχύει και για τις δικές σας συνήθειες. Αν ξέρετε ότι είστε αργοί το πρωί, μην προγραμματίζετε τότε τη δυσκολότερη εργασία σας. Αν οι συναντήσεις πάντα παρατείνονται, μικρύνετέ τες επίτηδες.

Η διαχείριση χρόνου βελτιώνεται όταν σταματάτε να διαφωνείτε με την πραγματικότητα.

8. «Αυτό είναι δωρεάν»

Τίποτα δεν είναι πραγματικά δωρεάν. Αν δεν πληρώνετε με χρήματα, συνήθως πληρώνετε με χρόνο, προσοχή ή λειτουργική πολυπλοκότητα.

Τα δωρεάν εργαλεία μπορεί να είναι χρήσιμα, αλλά μπορούν επίσης να δημιουργήσουν κρυφά κόστη:

• Χειροκίνητη δουλειά που δεν τελειώνει ποτέ
• Πολλαπλές συνδέσεις και αποσυνδεδεμένα συστήματα
• Κακή υποστήριξη όταν κάτι χαλάει
• Επιπλέον χρόνος που ξοδεύεται για τη διόρθωση αποφεύξιμων λαθών

Για έναν ιδρυτή, η πιο ακριβή «δωρεάν» επιλογή είναι αυτή που κλέβει την προσοχή από την ανάπτυξη. Μια μικρή μηνιαία χρέωση μπορεί να είναι φθηνότερη από ώρες χειροκίνητης διόρθωσης.

9. «Πρέπει να αποδείξω ότι έχω δίκιο»

Η ανάγκη να κερδίσετε μια διαμάχη μπορεί να καταναλώσει πολύ περισσότερο χρόνο απ' όσο αξίζει το ζήτημα. Οι ιδρυτές μπορούν να παγιδευτούν στο να προσπαθούν να υπερασπιστούν κάθε απόφαση, ειδικά υπό πίεση.

Αλλά το να έχεις δίκιο δεν είναι πάντα το ίδιο με το να είσαι αποτελεσματικός. Σε πολλές περιπτώσεις, ο καλύτερος στόχος είναι να επιτευχθεί γρήγορα ένα χρήσιμο αποτέλεσμα.

Αν ένας πελάτης, συνεργάτης ή μέλος της ομάδας αντιδρά, ρωτήστε ποιο αποτέλεσμα έχει τη μεγαλύτερη σημασία. Ίσως το πραγματικό ζήτημα είναι η σαφήνεια και όχι η νίκη. Ίσως η διαφωνία να αφορά τη διαδικασία και όχι την αρχή. Ο ταχύτερος δρόμος προς τα εμπρός είναι συνήθως εκείνος που λύνει το πρόβλημα χωρίς να το μετατρέπει σε αντιπαράθεση.

10. «Είναι πιο γρήγορο αν το κάνω μόνος μου»

Αυτό ισχύει μόνο μία φορά. Αν μια εργασία δεν πρόκειται να επαναληφθεί ποτέ, το να την κάνετε μόνοι σας μπορεί να είναι η πιο έξυπνη κίνηση. Αλλά αν η εργασία επαναλαμβάνεται, το να την κάνετε μόνοι σας γίνεται παγίδα.

Οι ιδρυτές πέφτουν συνεχώς σε αυτό το μοτίβο. Απαντούν σε ερωτήσεις πελατών, ξαναγράφουν έγγραφα, κυνηγούν υπογραφές, ενημερώνουν αρχεία και διαχειρίζονται εργασίες κατάθεσης επειδή μοιάζει πιο γρήγορο τη στιγμή εκείνη. Όμως η επαναλαμβανόμενη χειροκίνητη δουλειά γίνεται φόρος στην ανάπτυξη.

Το καλύτερο ερώτημα είναι αν η εργασία πρέπει να τεκμηριωθεί, να ανατεθεί ή να αυτοματοποιηθεί. Ακόμη και μια μικρή επένδυση χρόνου σε εκπαίδευση ή ρύθμιση μπορεί να αποδώσει για μήνες.

Μια επιχείρηση αναπτύσσεται όταν ο ιδρυτής παύει να είναι το μόνο άτομο που μπορεί να τη διατηρεί σε κίνηση.

11. «Αυτό θα είναι πραγματικά δύσκολο»

Ο φόβος κάνει τη δουλειά να φαίνεται μεγαλύτερη απ' όσο είναι. Μια εργασία που μοιάζει τρομακτική τη Δευτέρα συχνά φαίνεται διαχειρίσιμη μόλις ξεκινήσετε.

Αυτό το ψέμα εμφανίζεται ιδιαίτερα γύρω από τη σύσταση επιχείρησης και τη συμμόρφωση. Η ίδρυση εταιρείας, ο χειρισμός κρατικών καταθέσεων, η επιλογή εγγεγραμμένου αντιπροσώπου ή η παρακολούθηση των ετήσιων απαιτήσεων μπορεί να ακούγονται συντριπτικά όταν βλέπετε για πρώτη φορά τη λίστα. Στην πράξη, αυτά τα καθήκοντα γίνονται πολύ ευκολότερα όταν διασπώνται σε βήματα και διαχειρίζονται με ένα ξεκάθαρο σύστημα.

Η λύση είναι να μειώσετε την αβεβαιότητα:

• Σπάστε την εργασία σε μικρές ενέργειες
• Διευκρινίστε την προθεσμία
• Αφαιρέστε τις περιττές αποφάσεις
• Χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία που αναλαμβάνει τα επαναλαμβανόμενα μέρη για εσάς

Μόλις η διαδικασία γίνει ορατή, συνήθως είναι λιγότερο δύσκολη απ' όσο φαινόταν αρχικά.

Χτίστε ένα σύστημα προστασίας χρόνου

Η αποφυγή αυτών των ψεμάτων δεν σημαίνει ότι πρέπει να γίνετε άκαμπτοι. Σημαίνει να χτίσετε μια επιχείρηση που σέβεται τον χρόνο του ιδρυτή.

Ένα πρακτικό σύστημα προστασίας χρόνου περιλαμβάνει:

1. Σαφείς προθεσμίες αντί για αόριστο επείγον
2. Χρονικά μπλοκ για βαθιά εργασία και σχεδιασμό
3. Τυποποιημένες απαντήσεις για συνηθισμένα αιτήματα
4. Ανάθεση των επαναλαμβανόμενων διοικητικών εργασιών
5. Εργαλεία και υπηρεσίες που μειώνουν τη χειροκίνητη παρακολούθηση
6. Τακτική επανεξέταση του τι εξακολουθεί να αξίζει την προσοχή σας

Για νέες και αναπτυσσόμενες εταιρείες, αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Οι ιδρυτές στα πρώτα στάδια συχνά ξοδεύουν υπερβολικά πολύ χρόνο σε έγγραφα, συμμόρφωση και συντονισμό επειδή προσπαθούν να τα κάνουν όλα χειροκίνητα. Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να δημιουργήσετε από την αρχή μια λιτή λειτουργική βάση.

Αυτό μπορεί να σημαίνει τη χρήση μιας αξιόπιστης υπηρεσίας σύστασης για να απλοποιηθεί η αρχική εγκατάσταση, να οργανωθούν οι απαιτήσεις καταθέσεων και να μειωθεί το διοικητικό βάρος που συνοδεύει την έναρξη μιας επιχείρησης. Όταν τα θεμέλια έχουν τεθεί σωστά, οι ιδρυτές μπορούν να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στους πελάτες, στα έσοδα και στη στρατηγική.

Τελική σκέψη

Η διαχείριση χρόνου δεν αφορά το να στριμώξετε περισσότερες εργασίες μέσα στην ημέρα. Αφορά την προστασία της προσοχής για τη δουλειά που πραγματικά προωθεί την επιχείρηση.

Αν μπορείτε να αναγνωρίζετε τα ψέματα που δημιουργούν ψεύτικο επείγον, κρυφά κόστη και αποφεύξιμη πολυπλοκότητα, μπορείτε να ανακτήσετε ένα εντυπωσιακό ποσό χρόνου. Και για τους ιδρυτές, αυτός ο χρόνος δεν είναι πολυτέλεια. Είναι ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.