11 időgazdálkodási tévhit, amely elpazarolja az alapítók idejét

Az idő azon kevés erőforrások egyike, amelyet egy alapító nem tud újrafinanszírozni. Pénzt lehet bevonni, tehetséget lehet felvenni, és eszközöket lehet vásárolni, de az elvesztegetett órák ritkán jönnek vissza. Ezért az időgazdálkodás nem csupán termelékenységi kérdés. Üzleti túlélési kérdés is.

A probléma az, hogy sok alapító úgy veszít időt, hogy közben észre sem veszi. A legnagyobb szivárgások gyakran hasznos tanácsnak, sürgős kérésnek vagy ártalmatlan rövidítésnek álcázva jelennek meg. A pillanatban észszerűnek hangzanak, de késedelmet, zavart és látszatmunkát teremtenek, amelyek lassítják a vállalkozást.

Az alábbiakban 11 gyakori időgazdálkodási tévhitet mutatunk be, amelyek csendben elrabolhatják egy alapító napját, valamint jobb gondolkodási kereteket kínálunk mindegyikhez.

1. "Ez csak egy percet vesz igénybe"

Szinte semmi értelmes dolog nem tart csak egy percig. Egy gyors kérdésből hosszú magyarázat lesz. Egy rövid szívességből váratlan feladat lesz. Egy ötperces megszakítás akár fél órára is megtörheti a fókuszt.

Alapítóként ez különösen költséges. A mélymunka eleve nehezen védhető, amikor cégalapítási papírmunkát intéz, ügyfélhívásokat kezel, beszállítói ügyekkel foglalkozik és növekedési döntéseket hoz. Ha minden "gyors" kérésre korlátok nélkül igent mond, a naptára reaktívvá válik a stratégiai helyett.

Jobb válasz, ha az igazi időráfordítást meghatározza, mielőtt igent mond. Kérdezze meg, mire van szükség, mi a határidő, és ráérhet-e később. Ha tudja, hogy 20 perc lesz, mondja ki. Ha most nem fér bele, ütemezze be tudatosan.

2. "Ezt a lehető leghamarabb kell megkapnom"

A "lehető leghamarabb" sürgősnek hangzik, de általában homályos. A homályos határidők stresszt keltenek anélkül, hogy javítanák a végrehajtást. Emellett megnehezítik annak a munkának a priorizálását, amely valóban számít.

Az alapítóknak konkrétságra van szükségük. Ha valami tényleg sürgős, legyen pontos határideje és oka. Egyébként csak preferencia, sürgetésnek álcázva.

Cserélje le a homályos sürgősséget pontos időzítésre:

• Mi a pontos határidő?
• Mi történik, ha később érkezik meg?
• Valamit blokkol ez a döntés vagy indulás előtt?

Ha a határidők konkrétak, jobb kompromisszumokat hozhat, és elkerülheti a felesleges tűzoltást.

3. "Most rögtön kell"

Az azonnali kérések általában érzelmiek, nem operatívak. Érkezhetnek ügyféltől, partnertől, vagy akár a saját szokásainkból is. A pillanatban az azonnali reagálás felelősségteljesnek tűnhet. Valójában gyakran a türelmet jutalmazza, és megtöri a munkafolyamatot.

Ha a vállalkozását azonnali válaszokra építi, megtanít mindenkit a környezetében arra, hogy ezt várja el. Ez megnehezíti a nagy értékű munkák, például a tervezés, a toborzás, a megfelelés vagy a termékstratégia védelmét.

Egészségesebb megközelítés a szolgáltatási idősávok és válasz-elvárások beállítása. Az alapítóknak nem kell minden üzenetre a megérkezés másodpercében válaszolniuk. Olyan rendszerre van szükségük, amely megkülönbözteti a valódi vészhelyzeteket a hétköznapi kérésektől.

4. "Nem a pénzről szól"

Amikor valaki azt mondja, hogy egy döntés nem a pénzről szól, gyakran mégis a pénzről szól, vagy legalábbis az idő értékéről. Egy olcsó megoldás, amely állandó utókövetést igényel, jóval drágább lehet, mint egy fizetős szolgáltatás, amely egyszerűen működik.

Ez különösen fontos a cégalapításnál és a folyamatos üzleti működésben. Egy alapító, aki kis összeg megtakarítása miatt mindent manuálisan próbál elvégezni, sok órát tölthet olyan feladatokkal, amelyeket gyorsabban elvégezhetne egy szakértő.

A valódi kérdés nemcsak az, hogy valami mennyibe kerül. Az is, hogy mennyi a teljes költség, ha beleszámítjuk az időt, a hibákat, a késedelmeket és a figyelmet. A jó alapítók nemcsak az árban, hanem az időráfordítás megtérülésében is gondolkodnak.

5. "Ez a valaha lesz legjobb megoldás"

Ritkán létezik egyetlen tökéletes, örökös megoldás. Az eszközök változnak. Az igények változnak. Ami egyéni alapítóként a legjobb választás volt, nem biztos, hogy a növekvő csapat számára is az lesz.

Ez a tévhit megakadályozza az embereket abban, hogy újraértékeljék azokat a rendszereket, amelyek már nem illenek hozzájuk. Ami az ötletfázisban működött, szűk keresztmetszetté válhat, amikor az ügyfelek, a benyújtások és a határidők felhalmozódnak.

Vizsgálja felül rendszeresen a fontos döntéseket:

• Ez a folyamat még mindig időt takarít meg?
• Ez az eszköz még mindig segíti a vállalkozás méretezését?
• A terhelés kinőtte az eredeti beállítást?

A cél nem az, hogy ragaszkodjunk az első jó megoldáshoz. A cél az, hogy folyamatosan javítsuk az üzlet működési rendszerét.

6. "Ezt egy óra alatt el tudom intézni"

A legtöbb ember alábecsüli a feladatokat. Elfelejtik a megszakításokat, az átdolgozásokat, a kontextusváltást és azokat a plusz lépéseket, amelyek akkor jelennek meg, amikor a munka elkezdődik.

Alapítóknál az optimista időbecslés veszélyes, mert hamis kapacitást teremt. Úgy gondolja, hogy egy feladat egy órát vesz igénybe, ezért a nap többi részét is telepakolja munkával. Aztán az első feladat három órát tart, és a nap többi része összeomlik.

Jobb módszer a konzervatív becslés. Ha valami egy órásnak tűnik, tervezzen rá 90 percet vagy két órát. Építsen be pufferidőt a napjába. Ez nem hatékonysághiány. Ez realizmus.

7. "Az a személy mindig késik"

Az emberek gyakran kiszámíthatóbbak, mint amilyennek tűnnek. Ha valaki rendszeresen késik, az általában nem véletlen. Ez minta.

Az alapítók akkor vesztegetnek időt, amikor a következetlen viselkedéssel kapcsolatban a kívánságaik szerint gondolkodnak. Ha egy beszállító, alvállalkozó vagy csapattag rendszeresen késik, ne kezelje a késést kivételként. Igazítsa az ütemezést a mintához, vagy változtasson a megállapodáson.

Ez a saját szokásaira is igaz. Ha tudja magáról, hogy reggel lassabb, ne akkorra tegye a legnehezebb munkát. Ha a meetingek mindig elhúzódnak, rövidítse le őket tudatosan.

Az időgazdálkodás akkor javul, amikor abbahagyja a valósággal való vitát.

8. "Ez ingyenes"

Semmi sem igazán ingyenes. Ha nem pénzben fizet, akkor általában időben, figyelemben vagy működési bonyolultságban fizet.

Az ingyenes eszközök hasznosak lehetnek, de rejtett költségeket is teremthetnek:

• Végtelen manuális munka
• Több bejelentkezés és szétkapcsolt rendszerek
• Gyenge támogatás, amikor valami elromlik
• Több idő az elkerülhető hibák javítására

Egy alapító számára a legdrágább "ingyenes" megoldás az, amely elvonja a figyelmet a növekedésről. Egy kis havi díj olcsóbb lehet, mint az órákon át tartó manuális rendrakás.

9. "Be kell bizonyítanom, hogy nekem van igazam"

A vita megnyerésének igénye sokkal több időt emészthet fel, mint amennyit az ügy valójában megér. Az alapítók könnyen beleragadhatnak abba, hogy minden döntésüket megvédjék, különösen nyomás alatt.

De az igazság nem mindig azonos a hatékonysággal. Sok esetben a jobb cél az, hogy gyorsan hasznos eredmény szülessen.

Ha egy ügyfél, partner vagy csapattag vitatkozik, kérdezze meg, melyik eredmény a legfontosabb. Lehet, hogy a valódi probléma a tisztázás, nem a győzelem. Lehet, hogy az egyet nem értés a folyamatról szól, nem az elvről. A leggyorsabb előrevezető út általában az, amely megoldja a problémát anélkül, hogy vitává fajulna.

10. "Gyorsabb, ha inkább magam csinálom"

Ez csak egyszer igaz. Ha egy feladat soha többé nem fordul elő, akkor a saját elvégzése lehet a legokosabb lépés. De ha ismétlődő feladatról van szó, a saját kezű megoldás csapdává válik.

Az alapítók állandóan ebbe a mintába esnek. Válaszolnak az ügyfélkérdésekre, átírnak dokumentumokat, aláírásokra vadásznak, frissítik a nyilvántartásokat és intézik a benyújtási feladatokat, mert pillanatnyilag gyorsabbnak tűnik. De az ismétlődő manuális munka adóvá válik a növekedésen.

A jobb kérdés az, hogy a feladatot dokumentálni, delegálni vagy automatizálni kell-e. Már egy kis ráfordítás a betanításra vagy a beállításra is hónapokig térülhet meg.

A vállalkozás akkor nő, amikor az alapító már nem az egyetlen ember, aki mozgásban tudja tartani.

11. "Ez nagyon nehéz lesz"

A félelem nagyobbnak mutatja a munkát, mint amekkora valójában. Egy olyan feladat, amely hétfőn ijesztőnek tűnik, gyakran kezelhetővé válik, amint elkezdi.

Ez a tévhit különösen gyakori az üzleti alapítás és a megfelelés körül. Egy vállalkozás megalapítása, az állami benyújtások kezelése, a bejegyzett kézbesítési megbízott kiválasztása vagy az éves kötelezettségek követése első pillantásra nyomasztónak tűnhet. A gyakorlatban ezek a feladatok sokkal könnyebbé válnak, ha lépésekre bontják őket, és világos rendszerrel kezelik.

A megoldás a bizonytalanság csökkentése:

• Bontsa a munkát kis lépésekre
• Tisztázza a határidőt
• Távolítsa el a felesleges döntéseket
• Használjon olyan szolgáltatást, amely átveszi az ismétlődő részeket

Ha a folyamat láthatóvá válik, általában kevésbé nehéz, mint amilyennek először látszott.

Építsen idővédelmi rendszert

Ezeknek a tévhiteknek az elkerülése nem arról szól, hogy merevvé váljon. Arról szól, hogy olyan vállalkozást építsen, amely tiszteletben tartja az alapító idejét.

Egy gyakorlati idővédelmi rendszer elemei:

1. Világos határidők a homályos sürgősség helyett
2. Idősávok a mélymunkára és a tervezésre
3. Standard válaszok a rutin kérésekre
4. Az ismétlődő adminisztratív munka delegálása
5. Olyan eszközök és szolgáltatások használata, amelyek csökkentik a manuális utókövetést
6. Rendszeres felülvizsgálat arról, hogy mi érdemli meg még mindig a figyelmét

Az új és növekvő vállalkozásoknál ez még fontosabb. A korai fázisban lévő alapítók gyakran túl sok időt töltenek papírmunkával, megfeleléssel és koordinációval, mert mindent manuálisan próbálnak intézni. A jobb megközelítés az, ha már az elején egy karcsú működési alapot hoznak létre.

Ez jelentheti egy megbízható cégalapítási szolgáltatás használatát is, amely leegyszerűsíti a beállítást, rendezetten tartja a benyújtási kötelezettségeket, és csökkenti az indulással járó adminisztratív terheket. Ha az alapok jól vannak kezelve, az alapítók több időt fordíthatnak az ügyfelekre, a bevételre és a stratégiára.

Záró gondolat

Az időgazdálkodás nem arról szól, hogy több feladatot préseljünk bele a napba. Arról szól, hogy megvédjük a figyelmet azokra a munkákra, amelyek valóban előreviszik a vállalkozást.

Ha felismeri azokat a tévhiteket, amelyek hamis sürgősséget, rejtett költségeket és elkerülhető bonyolultságot teremtenek, meglepően sok időt nyerhet vissza. És az alapítók számára ez az idő nem luxus. Ez versenyelőny.