Құрылтайшылардың уақытын ысырап ететін уақытты басқару туралы 11 жалған түсінік

Уақыт - құрылтайшы қайта қаржыландыра алмайтын аз ғана ресурстардың бірі. Ақшаны тартуға болады, талантты жалдауға болады, құралдарды сатып алуға болады, бірақ босқа кеткен сағаттар көбіне қайтып келмейді. Сондықтан уақытты басқару тек өнімділік мәселесі емес. Бұл - бизнестің тірі қалу мәселесі.

Мәселе мынада: көптеген құрылтайшылар уақытын өздері байқамай жоғалтады. Ең үлкен шығындар көбіне пайдалы кеңес, шұғыл сұраныс немесе зиянсыз қысқа жол ретінде көрінеді. Олар сол сәтте орынды сияқты естіледі, бірақ кідірістер, түсінбеушілік және бос әурешілік тудырып, бизнесті баяулатады.

Төменде құрылтайшының күнін үнсіз түрде жұтып қоятын уақытты басқару туралы 11 кең тараған жалған түсінік және әрқайсысына қатысты жақсырақ ойлау тәсілдері берілген.

1. "Бұл бір минут қана алады"

Маңызды нәрсенің ешқайсысы іс жүзінде бір минутта бітпейді. Қысқа сұрақ ұзақ түсіндіруге айналады. Кішігірім өтініш күтпеген тапсырмаға ұласады. Бес минуттық үзіліс сіздің назарыңызды келесі жарты сағатқа бұзып жіберуі мүмкін.

Құрылтайшылар үшін бұл әсіресе қымбатқа түседі. Компанияны құру құжаттары, клиент қоңыраулары, жеткізуші мәселелері және өсуге қатысты шешімдермен айналысып жүргенде терең жұмыс істеу онсыз да қиын. Егер сіз әрбір "жылдам" өтінішке шектеусіз келісе берсеңіз, кестеңіз стратегиялық емес, реактивті болып кетеді.

Жақсырақ жауап - "иә" демес бұрын нақты уақыт құнын анықтау. Не керек екенін, соңғы мерзімі қашан екенін және оның күте ала ма, соны сұраңыз. Егер бұл 20 минут алатынын білсеңіз, соны айтыңыз. Қазір уақыт бөле алмасаңыз, оны әдейі жоспарлаңыз.

2. "Маған мұны мүмкіндігінше тез керек"

"Мүмкіндігінше тез" деген сөз шұғыл сияқты естіледі, бірақ ол көбіне нақты емес. Анық емес мерзімдер нәтижені жақсартпай, тек күйзеліс тудырады. Олар сонымен бірге шынымен маңызды жұмысты басымдыққа қоюды қиындатады.

Құрылтайшыларға нақтылық керек. Егер бір нәрсе шынымен шұғыл болса, оның нақты соңғы мерзімі және себебі болуы тиіс. Әйтпесе, бұл қысым болып көрінген қалаудан басқа ештеңе емес.

Анық емес шұғылдықты нақты уақытпен алмастырыңыз:

• Нақты аяқталу мерзімі қандай?
• Кейінірек тапсырылса не болады?
• Бұл басқа шешімге немесе іске қосуды бөгеп тұр ма?

Мерзімдер нақты болғанда, сіз жақсырақ таңдау жасап, қажетсіз өрт сөндіруден құтыласыз.

3. "Маған қазір керек"

Дереу жасалатын сұраныстар көбіне эмоцияға негізделеді, операциялық қажеттілікке емес. Олар клиенттен, серіктестен немесе өз әдетіңізден келуі мүмкін. Сол сәтте бірден жауап беру жауапкершілік сияқты сезіледі. Шын мәнінде, ол көбіне шыдамсыздықты қолдап, жұмыс барысын бұзады.

Егер сіз бизнесіңізді жедел жауап беруге құрып алсаңыз, айналаңыздағы адамдардың бәрін де солай күтетіндей тәрбиелейсіз. Бұл жоспарлау, жалдау, сәйкестік немесе өнім стратегиясы сияқты жоғары құнды жұмысқа уақытты қорғауды қиындатады.

Неғұрлым пайдалы тәсіл - қызмет көрсету уақытын және жауап беру күтілімдерін орнату. Құрылтайшыларға әр хабарламаға ол келген сәтте жауап беру міндетті емес. Оларға шын төтенше жағдай мен қарапайым сұранысты ажырататын жүйе керек.

4. "Бұл ақша туралы емес"

Адамдар бір шешім ақшаға байланысты емес десе, көбіне ол ақшаға, немесе ең кемі уақыт құнына байланысты болады. Үнемі бақылауды қажет ететін арзан нұсқа, жай ғана жұмыс істейтін ақылы қызметтен әлдеқайда қымбатқа түсуі мүмкін.

Бұл компания құруда және бизнесті жүргізудің күнделікті процесінде маңызды. Аздаған соманы үнемдеу үшін бәрін қолмен істеуге тырысқан құрылтайшы сағаттап уақыт жоғалтуы мүмкін, ал оны маман жылдамырақ орындай алар еді.

Нақты сұрақ тек оның құны қанша екенін емес. Уақыт, қателік, кідіріс және назарды қосқанда жалпы құны қанша екенін қарау керек. Жақсы құрылтайшылар бағаға ғана емес, уақыт қайтарымына да мән береді.

5. "Бұл сіз таба алатын ең жақсы нұсқа"

Мәңгілік бір ғана мінсіз шешім сирек болады. Құралдар өзгереді. Қажеттіліктер өзгереді. Жалғыз құрылтайшы үшін ең жақсы болған нәрсе өсіп жатқан команда үшін міндетті түрде ең жақсы бола бермейді.

Бұл ойлау тәсілі енді сәйкес келмейтін жүйелерді қайта бағалауға кедергі жасайды. Идея кезеңінде жұмыс істеген процесс клиенттер, өтінімдер мен мерзімдер көбейген кезде кедергіге айналуы мүмкін.

Маңызды шешімдерді жүйелі түрде қайта қарап отырыңыз:

• Бұл процесс әлі де уақыт үнемдеп тұр ма?
• Бұл құрал бизнесті әлі де ауқымдауға көмектесіп тұр ма?
• Жүктеме бастапқы құрылымнан асып кетті ме?

Мақсат - алғашқы жақсы шешімге жабысып қалу емес. Мақсат - бизнестің операциялық жүйесін үздіксіз жақсарту.

6. "Мұны бір сағатта бітіре аламын"

Көп адам тапсырманың уақытын аз бағалайды. Олар үзілістерді, қайта қарауларды, контекст ауысуын және жұмыс басталғаннан кейін пайда болатын қосымша қадамдарды ескермейді.

Құрылтайшылар үшін оптимистік уақыт бағалаулары қауіпті, өйткені олар жалған бос уақыт жасайды. Сіз бір жұмысқа бір сағат кетеді деп ойлайсыз да, күннің қалған бөлігін басқа істермен толтырасыз. Содан кейін алғашқы жұмыс үш сағатқа созылып, күннің қалған бөлігі күйрейді.

Жақсырақ әдіс - абайлап бағалау. Егер бір нәрсе бір сағаттай көрінсе, оған 90 минут немесе екі сағат жоспарлаңыз. Күніңізге қор уақыт қосыңыз. Бұл тиімсіздік емес. Бұл - шынайылық.

7. "Ол адам әрқашан кешігеді"

Адамдар көбіне көрінгеннен де болжамды болады. Егер біреу үнемі кешіксе, бұл әдетте кездейсоқ емес. Бұл - үлгі.

Құрылтайшылар сенімсіз мінез-құлыққа үміт арту арқылы уақыт жоғалтады. Егер жеткізуші, мердігер немесе әріптес үнемі кешіксе, кешігуді ерекше жағдай ретінде қарауды доғарыңыз. Кестеңізді сол үлгіге бейімдеңіз немесе келісімді өзгертіңіз.

Бұл өз әдеттеріңізге де қатысты. Егер сіз таңертең баяу болсаңыз, ең қиын жұмысыңызды сол уақытқа қоймаңыз. Егер кездесулер үнемі созылып кетсе, оларды әдейі қысқартыңыз.

Уақытты басқару шындықпен айтысуды тоқтатқанда жақсарады.

8. "Бұл тегін"

Ештеңе шын мәнінде тегін емес. Егер сіз ақша төлемесеңіз, әдетте уақытпен, назармен немесе операциялық күрделілікпен төлейсіз.

Тегін құралдар пайдалы болуы мүмкін, бірақ олар жасырын шығындар да әкеледі:

• Бітпейтін қол жұмысы
• Бірнеше кіру дерегі және байланысы жоқ жүйелер
• Бір нәрсе бұзылса, нашар қолдау
• Болдырмауға болатын қателерді түзетуге кеткен қосымша уақыт

Құрылтайшы үшін ең қымбат "тегін" нұсқа - өсімнен назарды ұрлайтыны. Аз ғана айлық төлем қолмен жасалатын ұзақ түзетулерден арзан болуы мүмкін.

9. "Менің дұрыс екенімді дәлелдеуім керек"

Дау-дамайды ұтуға деген қажеттілік мәселенің құнынан әлдеқайда көп уақытты жұтуы мүмкін. Құрылтайшылар, әсіресе қысым кезінде, әр шешімді қорғауға тырысып тығырыққа тіреледі.

Бірақ дұрыс болу әрдайым тиімді болумен тең емес. Көп жағдайда жақсырақ мақсат - пайдалы нәтижеге тезірек жету.

Егер клиент, серіктес немесе әріптес қарсы пікір білдірсе, қандай нәтиже маңызды екенін сұраңыз. Мүмкін, мәселе жеңіс емес, айқындықта шығар. Мүмкін, келіспеушілік принципте емес, процесте шығар. Алға жылжудың ең жылдам жолы - мәселені дау-дамайға айналдырмай шешетін жол.

10. "Мұны өзім істесем, тезірек болады"

Бұл тек бір рет қана дұрыс. Егер тапсырма енді қайталанбайтын болса, оны өзіңіз істеу ең ақылды шешім болуы мүмкін. Бірақ егер тапсырма қайталанса, оны өзіңіз істеу тұзаққа айналады.

Құрылтайшылар бұл әдетке жиі түсіп қалады. Олар клиент сұрақтарына жауап береді, құжаттарды қайта жазады, қолтаңба қуалайды, жазбаларды жаңартады және файлдау міндеттерін басқарады, өйткені ол сол сәтте жылдамырақ көрінеді. Бірақ қайталанатын қол еңбегі өсімге салынатын салыққа айналады.

Жақсырақ сұрақ - бұл тапсырманы құжаттау, тапсыру немесе автоматтандыру керек пе дегені. Оқытуға немесе орнатуға жұмсалған шағын уақыттың өзі айлар бойы қайтарым беруі мүмкін.

Кәсіпорын құрылтайшы ғана оны алға жылжыта алатын жалғыз адам болудан қалған кезде өседі.

11. "Бұл өте қиын болады"

Қорқыныш жұмысты шын мәнінен үлкен етіп көрсетеді. Дүйсенбі күні қорқынышты көрінген тапсырма оған кіріскеннен кейін басқарылатын болып шығады.

Бұл жалған түсінік бизнес ашу мен сәйкестік мәселелерінде жиі кездеседі. Компания құру, штаттық өтінімдерді орындау, тіркелген агентті таңдау немесе жылдық талаптарды орындау алғашқы қарағанда тізім болып жиналып, қатты ауыр көрінуі мүмкін. Іс жүзінде бұл тапсырмалар қадамдарға бөлінгенде және анық жүйемен орындалғанда әлдеқайда жеңілдейді.

Шешім - белгісіздікті азайту:

• Жұмысты шағын әрекеттерге бөліңіз
• Мерзімді нақтылаңыз
• Қажетсіз шешімдерді алып тастаңыз
• Қайталанатын бөліктерді сіздің орныңызға орындайтын қызметті пайдаланыңыз

Процесс көрінген кезде, ол алғашқы көрінгеннен әлдеқайда жеңіл болады.

Уақытты қорғау жүйесін құрыңыз

Бұл жалған түсініктерден аулақ болу қатаң болуды білдірмейді. Бұл - құрылтайшының уақытын құрметтейтін бизнесті құру деген сөз.

Пайдалы уақытты қорғау жүйесіне мыналар кіреді:

1. Анық емес шұғылдықтың орнына нақты мерзімдер
2. Терең жұмыс пен жоспарлауға арналған уақыт блоктары
3. Күнделікті сұраныстарға арналған стандартты жауаптар
4. Қайталанатын әкімшілік жұмысты тапсыру
5. Қолмен қадағалауды азайтатын құралдар мен қызметтер
6. Назар аударуға әлі де лайық нәрсені жүйелі түрде қайта қарау

Жаңа және өсіп келе жатқан компаниялар үшін бұл тіпті маңыздырақ. Ерте кезеңдегі құрылтайшылар көбіне қағазбастылыққа, сәйкестікке және үйлестіруге тым көп уақыт жұмсайды, өйткені бәрін қолмен істеуге тырысады. Жақсырақ тәсіл - басынан бастап жеңіл операциялық негіз құру.

Бұл сенімді компания құру қызметін пайдаланып, тіркеуді жеңілдетуді, есеп беру талаптарын тәртіпке келтіруді және бизнесті бастаумен бірге келетін әкімшілік жүктемені азайтуды білдіруі мүмкін. Негіз дұрыс құрылғанда, құрылтайшылар клиенттерге, табысқа және стратегияға көбірек уақыт бөле алады.

Қорытынды ой

Уақытты басқару - күнге көбірек тапсырма сыйғызу емес. Бұл - бизнесті алға жылжытатын жұмысқа назарды қорғау.

Егер сіз жалған шұғылдық, жасырын шығындар және болдырмауға болатын күрделілік тудыратын өтіріктерді тани алсаңыз, айтарлықтай уақытты қайтара аласыз. Ал құрылтайшылар үшін бұл уақыт - жай ғана ыңғайлылық емес. Бұл - бәсекелік артықшылық.