17 πρακτικοί τρόποι για να μειώσετε τα έξοδα ταχυδρομείου και αποστολής για μικρές επιχειρήσεις

Τα έξοδα ταχυδρομείου και αποστολής είναι εύκολο να παραβλεφθούν, μέχρι να αρχίσουν να επηρεάζουν το κέρδος. Για μια μικρή επιχείρηση, κάθε τιμολόγιο που ταχυδρομείται, κάθε προϊόν που αποστέλλεται και κάθε έγγραφο που στέλνεται με το ταχυδρομείο έχει πραγματικό κόστος. Η πρόκληση δεν είναι απλώς να βρείτε τον φθηνότερο μεταφορέα. Είναι να δημιουργήσετε μια πιο έξυπνη διαδικασία αποστολής και αλληλογραφίας που μειώνει τη σπατάλη, αποφεύγει τις επιπλέον χρεώσεις και διατηρεί ικανοποιημένους τους πελάτες.

Αυτό έχει σημασία είτε διαχειρίζεστε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, μια τοπική επιχείρηση παροχής υπηρεσιών ή μια νεοσύστατη εταιρεία που εξακολουθεί να χτίζει επαναλήψιμες λειτουργίες. Όσο πιο σκόπιμοι είστε με τη συσκευασία, τις μεθόδους παράδοσης, την ποιότητα των διευθύνσεων και την επικοινωνία, τόσο περισσότερα χρήματα παραμένουν στην επιχείρηση.

Παρακάτω θα βρείτε 17 πρακτικούς τρόπους για να μειώσετε το κόστος ταχυδρομείου και αποστολής χωρίς να θυσιάσετε την αξιοπιστία.

1. Μεταφέρετε κάθε μη απαραίτητο έγγραφο σε ψηφιακή παράδοση

Ο πρώτος και πιο αποτελεσματικός τρόπος για να μειώσετε τα έξοδα αποστολής είναι να σταματήσετε να ταχυδρομείτε ό,τι δεν χρειάζεται να ταχυδρομηθεί. Συμβόλαια, τιμολόγια, προσφορές, έντυπα ένταξης, αποδείξεις και αναφορές μπορούν συχνά να σταλούν ηλεκτρονικά.

Χρησιμοποιήστε email, ασφαλή κοινή χρήση αρχείων και εργαλεία ηλεκτρονικής υπογραφής όποτε είναι δυνατόν. Αυτό μειώνει ταυτόχρονα τα έξοδα ταχυδρομείου, χαρτιού, εκτύπωσης, φακέλων και εργασίας. Επίσης επιταχύνει την παράδοση, κάτι που βελτιώνει την εμπειρία του πελάτη.

2. Ζυγίστε τα πάντα πριν τα στείλετε

Η εκτίμηση κοστίζει. Αν δεν γνωρίζετε το ακριβές βάρος ενός γράμματος ή δέματος, μπορεί να πληρώσετε περισσότερα ή λιγότερα από το σωστό για ταχυδρομικά τέλη.

Χρησιμοποιήστε μια ψηφιακή ταχυδρομική ζυγαριά και ζυγίστε τα συνήθη έντυπα, τα προϊόντα και τους συνδυασμούς συσκευασίας. Μόλις γνωρίζετε το βάρος, μπορείτε να επιλέξετε την πιο αποδοτική κατηγορία αποστολής και να αποφύγετε απρόσμενα άλματα τιμής όταν ξεπερνάτε ένα όριο βάρους.

3. Τυποποιήστε τα μεγέθη συσκευασίας σας

Το κόστος αποστολής επηρεάζεται συχνά τόσο από τις διαστάσεις του δέματος όσο και από το βάρος. Ένα κουτί που είναι έστω και λίγο μεγαλύτερο μπορεί να κοστίζει περισσότερο από μια μικρότερη, καλύτερα προσαρμοσμένη επιλογή.

Τυποποιήστε τη συσκευασία σας σε λίγα εγκεκριμένα μεγέθη. Αυτό σας βοηθά να αγοράζετε υλικά χονδρικά, να συσκευάζετε πιο γρήγορα, να μειώνετε τα υλικά πλήρωσης και να αποφεύγετε τις εκπλήξεις από τη χρεωσή βάσει διαστάσεων.

4. Χρησιμοποιήστε το μικρότερο κουτί ή φάκελο που προστατεύει το αντικείμενο

Το μεγαλύτερο δεν είναι καλύτερο στις αποστολές. Αν ένα προϊόν χωρά με ασφάλεια σε φάκελο poly mailer, σε επενδεδυμένο φάκελο ή σε μικρότερο χαρτοκιβώτιο, χρησιμοποιήστε αυτό αντί για ένα μεγάλο κουτί.

Κάθε επιπλέον εκατοστό συσκευασίας μπορεί να αυξήσει το κόστος αποστολής και να μεγαλώσει την ανάγκη για υλικό πλήρωσης. Στόχος είναι να προστατεύετε το αντικείμενο με όσο το δυνατόν λιγότερο περιττό χώρο.

5. Συγκρίνετε μεταφορείς τακτικά

Οι τιμές αλλάζουν, τα επίπεδα υπηρεσιών αλλάζουν και η φθηνότερη επιλογή για μια διαδρομή μπορεί να μην είναι η φθηνότερη για μια άλλη.

Συγκρίνετε USPS, UPS, FedEx, περιφερειακούς μεταφορείς και πλατφόρμες λογισμικού αποστολών με βάση τους τύπους δεμάτων που στέλνετε πραγματικά. Ένας μεταφορέας που είναι καλύτερος για ελαφριά εγχώρια δέματα μπορεί να μην είναι η καλύτερη επιλογή για βαρύτερες ή χρονικά ευαίσθητες αποστολές.

6. Αυτοματοποιήστε τα ταχυδρομικά τέλη όπου μπορείτε

Η εκτύπωση ταχυδρομικών τελών online είναι συνήθως πιο γρήγορη και πιο αποδοτική από τη χειροκίνητη χρήση γραμματοσήμων. Επίσης διευκολύνει την πρόσβαση σε εμπορική τιμολόγηση, τη δημιουργία ετικετών σε παρτίδες και την παρακολούθηση αποστολών.

Για επιχειρήσεις που στέλνουν επαναλαμβανόμενα δέματα ή φακέλους, η αυτοματοποίηση των ταχυδρομικών τελών μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και χρήματα. Επίσης μειώνει τα λάθη που προκαλούνται από τη χειροκίνητη εισαγωγή στοιχείων.

7. Καθαρίζετε τη λίστα αλληλογραφίας πριν από κάθε καμπάνια

Οι κακές διευθύνσεις κοστίζουν περισσότερο από τα ταχυδρομικά τέλη. Σπαταλούν συσκευασία, εκτύπωση, εργασία και ευκαιρίες μάρκετινγκ.

Διατηρήστε καθαρή τη βάση δεδομένων σας αφαιρώντας διπλότυπα, επαληθεύοντας διευθύνσεις και ενημερώνοντας τακτικά τα στοιχεία των πελατών. Αν στέλνετε απευθείας αλληλογραφία, τα εργαλεία επαλήθευσης διεύθυνσης μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την παραδοσιμότητα και να μειώσουν την επιστρεφόμενη αλληλογραφία.

8. Χρησιμοποιήστε καρτ ποστάλ όταν δεν χρειάζεται πλήρης επιστολή

Για ορισμένες προωθητικές ενέργειες, υπενθυμίσεις και ανακοινώσεις, μια καρτ ποστάλ μπορεί να είναι μια ισχυρή εναλλακτική λύση αντί μιας επιστολής. Κοστίζει λιγότερο στην εκτύπωση και λιγότερο στην αποστολή.

Οι καρτ ποστάλ λειτουργούν καλύτερα όταν το μήνυμα είναι σύντομο, άμεσο και σχεδιασμένο για να προκαλεί γρήγορη ανταπόκριση. Είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικές για τοπικές επιχειρήσεις και χρονικά ευαίσθητες προωθητικές ενέργειες.

9. Επιλέξτε το ψηφιακό μάρκετινγκ πριν από το έντυπο μάρκετινγκ

Αν ο στόχος σας είναι η επικοινωνία και όχι η φυσική παράδοση, τα ψηφιακά κανάλια είναι συνήθως πολύ φθηνότερα από το ταχυδρομείο.

Τα email newsletters, οι καμπάνιες SMS, οι προωθήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και οι πύλες πελατών μπορούν να αντικαταστήσουν μεγάλο μέρος της συνηθισμένης έντυπης επικοινωνίας. Κρατήστε τη φυσική αλληλογραφία για μηνύματα που πραγματικά ωφελούνται από μια απτή μορφή.

10. Συγκεντρώστε τις αποστολές όπου είναι δυνατόν

Η αποστολή πολλών δεμάτων στον ίδιο πελάτη, προμηθευτή ή τοποθεσία σε διαφορετικές ημέρες συνήθως κοστίζει περισσότερο από τον συνδυασμό τους σε μία αποστολή.

Αν η διαδικασία σας το επιτρέπει, ομαδοποιήστε παραγγελίες, συγκεντρώστε προμήθειες και ομαδοποιήστε την εξερχόμενη αλληλογραφία ανά διαδρομή ή ημερομηνία. Λιγότερες αποστολές συνήθως σημαίνουν χαμηλότερο κόστος διαχείρισης και ταχυδρομικών τελών.

11. Χρησιμοποιήστε τη μαζική αλληλογραφία στρατηγικά

Αν η επιχείρησή σας στέλνει μεγάλο όγκο παρόμοιων εντύπων, η μαζική αλληλογραφία μπορεί να μειώσει το κόστος ανά τεμάχιο.

Η μαζική αλληλογραφία συνήθως απαιτεί περισσότερη προετοιμασία, αλλά η εξοικονόμηση μπορεί να είναι σημαντική για ενημερωτικά δελτία, προωθήσεις, καταλόγους και επαναλαμβανόμενες ειδοποιήσεις. Το αντάλλαγμα είναι ότι χρειάζεστε επαρκή όγκο και μια διαδικασία αρκετά πειθαρχημένη ώστε να πληροί τις απαιτήσεις αποστολής.

12. Σκεφτείτε την απευθείας αλληλογραφία μόνο όταν η λίστα και η προσφορά είναι ισχυρές

Η απευθείας αλληλογραφία μπορεί να εξακολουθεί να λειτουργεί καλά, αλλά μόνο όταν το κοινό είναι στοχευμένο και η προσφορά είναι ελκυστική.

Μην στέλνετε μαζικά απλώς επειδή είναι δυνατό. Δημιουργήστε μια καθαρή λίστα, τμηματοποιήστε την προσεκτικά και στείλτε σε άτομα που είναι πιθανό να ανταποκριθούν. Μια μικρότερη, καλύτερα στοχευμένη καμπάνια συχνά αποδίδει καλύτερα από μια μεγαλύτερη με πολλή σπατάλη.

13. Διαπραγματευτείτε καλύτερες τιμές όσο αυξάνεται ο όγκος σας

Αν η επιχείρησή σας στέλνει συχνά δέματα, μπορεί να έχετε μεγαλύτερη διαπραγματευτική δύναμη απ’ ό,τι νομίζετε.

Ρωτήστε τους μεταφορείς, τις πλατφόρμες αποστολών και τους συνεργάτες fulfillment για εκπτώσεις όγκου, προτιμησιακή τιμολόγηση και εξοικονόμηση βάσει συμβολαίου. Καθώς αυξάνεται ο αριθμός των αποστολών σας, ακόμη και μικρές μειώσεις τιμής μπορούν να επηρεάσουν ουσιαστικά το περιθώριο κέρδους.

14. Μειώστε το βάρος της συσκευασίας

Η ίδια η συσκευασία μπορεί να προσθέσει κόστος. Βαριά κουτιά, χοντρά ένθετα, υπερμεγέθεις φάκελοι και περιττά διαφημιστικά υλικά αυξάνουν τα ταχυδρομικά τέλη.

Επιλέξτε συσκευασία που είναι αρκετά ανθεκτική για το αντικείμενο, αλλά όχι βαρύτερη από όσο χρειάζεται. Αν συμπεριλαμβάνετε ένθετα ή διαφημιστικό υλικό, βεβαιωθείτε ότι υποστηρίζουν την πώληση και δικαιολογούν το επιπλέον κόστος.

15. Χρησιμοποιήστε έξυπνα τα δωρεάν ή με έκπτωση υλικά αποστολής

Ορισμένοι μεταφορείς προσφέρουν επώνυμα κουτιά, φακέλους και προμήθειες χωρίς χρέωση. Αυτό μπορεί να είναι πραγματική εξοικονόμηση, αλλά μόνο αν η συσκευασία ταιριάζει στην αποστολή σας χωρίς να την ανεβάζει σε υψηλότερη κατηγορία τιμής.

Υπολογίστε προσεκτικά πριν δεσμευτείτε σε οποιοδήποτε δωρεάν υλικό. Μερικές φορές ένα ελαφρύτερο αγορασμένο κουτί είναι συνολικά φθηνότερο από ένα δωρεάν κουτί του μεταφορέα που αυξάνει το ογκομετρικό βάρος.

16. Προσφέρετε ψηφιακά προϊόντα ή επιλογές αυτοεξυπηρέτησης όπου είναι κατάλληλο

Αν η επιχείρησή σας πουλά πληροφορίες, εκπαίδευση, φόρμες, πρότυπα ή άλλα μη φυσικά παραδοτέα, η ψηφιακή εκτέλεση εξαλείφει πλήρως τα ταχυδρομικά έξοδα.

Ακόμη και για επιχειρήσεις με φυσικά προϊόντα, οι επιλογές αυτοεξυπηρέτησης μπορούν να μειώσουν τον όγκο αποστολών. Οι πύλες πελατών, οι οδηγίες με δυνατότητα λήψης και τα ηλεκτρονικά έγγραφα υποστήριξης μειώνουν την περιττή αλληλογραφία και ταυτόχρονα βελτιώνουν την ευκολία.

17. Ενσωματώστε την αποδοτικότητα στις αποστολές από την πρώτη μέρα

Το φθηνότερο σύστημα αποστολών είναι αυτό που σχεδιάστηκε σωστά από την αρχή. Αυτό σημαίνει επιλογή προτύπων συσκευασίας, αυτοματοποίηση ετικετών, οργάνωση αποθέματος και τεκμηρίωση κανόνων αποστολής πριν εκτοξευθούν τα κόστη.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για νέες επιχειρήσεις. Μια εταιρεία που στήνει καθαρές λειτουργικές συνήθειες νωρίς συνήθως ξοδεύει λιγότερα σε ταχυδρομικά τέλη και αποστολές από μια εταιρεία που διορθώνει εκ των υστέρων μια πρόχειρη διαδικασία.

Για επιχειρηματίες που ιδρύουν μια εταιρεία και χτίζουν ταυτόχρονα το back office τους, αξίζει να διατηρούν την επικοινωνία ψηφιακή, να παρακολουθούν στενά τα επαναλαμβανόμενα έξοδα και να εγκαθιστούν συστήματα που μπορούν να κλιμακωθούν. Οι αποδοτικές λειτουργίες δεν εξοικονομούν μόνο ταχυδρομικά τέλη. Βοηθούν επίσης στη διατήρηση της ρευστότητας στα πρώτα στάδια ανάπτυξης.

Ένα πρακτικό πλαίσιο για χαμηλότερο κόστος αποστολής

Αν θέλετε έναν απλό τρόπο να εφαρμόσετε αυτές τις ιδέες, ξεκινήστε με τρεις ερωτήσεις:

1. Μπορεί αυτό το αντικείμενο να παραδοθεί ψηφιακά αντί φυσικά;
2. Αν πρέπει να ταχυδρομηθεί, είναι το δέμα ή ο φάκελος μικρότερο και ελαφρύτερο από αυτό που χρησιμοποιούμε τώρα;
3. Το στέλνουμε με τον πιο αποδοτικό τρόπο για όγκο, απόσταση και επείγον;

Αν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις είναι όχι, πιθανότατα υπάρχει περιθώριο εξοικονόμησης.

Τελικές σκέψεις

Τα έξοδα ταχυδρομείου και αποστολής μπορούν να μειώσουν αθόρυβα το κέρδος, αλλά σπάνια είναι σταθερά για πάντα. Με καλύτερες επιλογές συσκευασίας, καθαρότερες λίστες, ψηφιακές εναλλακτικές και πιο έξυπνη επιλογή μεταφορέα, οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν αυτά τα έξοδα χωρίς να βλάψουν την ποιότητα εξυπηρέτησης.

Η καλύτερη στρατηγική είναι να αντιμετωπίζετε την αλληλογραφία και τις αποστολές ως σύστημα και όχι ως δευτερεύουσα σκέψη. Όταν κάθε μέρος της διαδικασίας είναι σκόπιμο, η εξοικονόμηση συσσωρεύεται με τον χρόνο και η επιχείρησή σας κρατά περισσότερα από όσα κερδίζει.