17 käytännöllistä tapaa vähentää postitus- ja toimituskuluja pienyrityksissä

Postitus- ja toimituskulut on helppo sivuuttaa, kunnes ne alkavat syödä katetta. Pienyritykselle jokainen lähetetty lasku, toimitettu tuote ja postitse lähetetty asiakirja aiheuttaa todellisia kustannuksia. Haaste ei ole pelkästään halvimman kuljetusliikkeen löytäminen. Kyse on siitä, että rakennetaan fiksumpi lähetysprosessi, joka vähentää hukkaa, välttää lisämaksuja ja pitää asiakkaat tyytyväisinä.

Tämä on tärkeää riippumatta siitä, pyöritätkö verkkokauppaa, paikallista palveluyritystä vai vastaperustettua yritystä, joka rakentaa vielä toistettavia toimintatapoja. Mitä suunnitelmallisempi olet pakkausten, toimitustapojen, osoitetietojen ja viestinnän suhteen, sitä enemmän rahaa jää yritykseen.

Alla on 17 käytännöllistä tapaa alentaa postitus- ja toimituskuluja ilman, että luotettavuudesta tarvitsee tinkiä.

1. Siirrä kaikki ei-välttämättömät asiakirjat digitaaliseen toimitukseen

Ensimmäinen ja tehokkain tapa vähentää postituskuluja on lakata lähettämästä asioita, joita ei tarvitse lähettää paperilla. Sopimukset, laskut, tarjoukset, perehdytyslomakkeet, kuitit ja raportit voidaan usein toimittaa sähköisesti.

Käytä aina kun mahdollista sähköpostia, turvallista tiedostonjakoa ja sähköistä allekirjoitusta. Näin säästät samalla kertaa postikuluissa, paperissa, tulostuksessa, kirjekuorissa ja työajassa. Toimitus nopeutuu myös, mikä parantaa asiakaskokemusta.

2. Punnitse kaikki ennen lähetystä

Arvaaminen tulee kalliiksi. Jos et tiedä kirjeen tai paketin tarkkaa painoa, saatat maksaa liikaa tai liian vähän postituksesta.

Käytä digitaalista postivaakaa ja punnitse tavalliset postilähetykset, tuotteet ja pakkausyhdistelmät. Kun tiedät painon, voit valita tehokkaimman lähetysluokan ja välttää yllätykselliset hintapiikit, jotka syntyvät painorajan ylityksestä.

3. Vakiinnuta pakkauskoot

Toimituskuluihin vaikuttavat usein pakkauksen mitat aivan yhtä paljon kuin paino. Hieman liian suuri laatikko voi tulla kalliimmaksi kuin pienempi, paremmin sopiva vaihtoehto.

Vakiinnuta pakkaaminen muutamaan hyväksyttyyn kokoon. Näin voit ostaa tarvikkeita tukkuerissä, pakata nopeammin, vähentää täytemateriaalin tarvetta ja välttää mittaperusteisen hinnoittelun yllätykset.

4. Käytä pienintä laatikkoa tai kirjekuorta, joka suojaa tuotteen

Suurempi ei ole parempi toimituksessa. Jos tuote mahtuu turvallisesti polyeteenipussiin, pehmustettuun kirjekuoreen tai pienempään laatikkoon, käytä sitä suuren laatikon sijaan.

Jokainen ylimääräinen pakkauskäytävä tai sentti voi nostaa toimituskuluja ja lisätä täytemateriaalin tarvetta. Tavoitteena on suojata tuote mahdollisimman vähällä tyhjällä tilalla.

5. Vertaa kuljetusliikkeitä säännöllisesti

Hinnat muuttuvat, palvelutasot muuttuvat, ja halvin vaihtoehto yhdelle reitille ei välttämättä ole halvin toiselle.

Vertaile USPS:ää, UPS:ää, FedExiä, alueellisia kuljetusliikkeitä ja lähetysohjelmistoja sen perusteella, millaisia paketteja todella lähetät. Kuljetusliike, joka sopii parhaiten keveille kotimaan paketeille, ei välttämättä ole paras raskaammille tai kiireellisille lähetyksille.

6. Automatisoi postitus aina kun voit

Postimerkkien ja postitusten tulostaminen verkossa on yleensä nopeampaa ja tehokkaampaa kuin manuaalinen leimaaminen. Se helpottaa myös pääsyä yrityshintaan, mahdollistaa lappujen massatulostuksen ja parantaa lähetysten seurantaa.

Yrityksille, jotka lähettävät toistuvasti paketteja tai kirjekuoria, postituksen automatisointi voi säästää sekä aikaa että rahaa. Se vähentää myös manuaalisesta syötöstä johtuvia virheitä.

7. Puhdista postituslista ennen jokaista kampanjaa

Virheelliset osoitteet tuhlaavat enemmän kuin postikuluja. Ne tuhlaavat pakkausta, tulostusta, työaikaa ja markkinointipanostusta.

Pidä tietokanta siistinä poistamalla kaksoiskappaleet, tarkistamalla osoitteet ja päivittämällä asiakastiedot säännöllisesti. Jos lähetät suoramarkkinointia, osoitteiden validointityökalut voivat parantaa toimitettavuutta merkittävästi ja vähentää palautuneita lähetyksiä.

8. Käytä postikortteja, kun täyttä kirjettä ei tarvita

Tietyissä kampanjoissa, muistutuksissa ja ilmoituksissa postikortti voi olla hyvä vaihtoehto kirjeelle. Sen painatus on halvempi ja sen postitus on halvempi.

Postikortit toimivat parhaiten, kun viesti on lyhyt, suora ja suunniteltu aikaansaamaan nopea reagointi. Ne sopivat erityisen hyvin paikallisille yrityksille ja aikaan sidottuihin kampanjoihin.

9. Valitse digitaalinen markkinointi ennen painettua markkinointia

Jos tavoitteena on viestintä eikä fyysinen toimitus, digitaaliset kanavat ovat yleensä paljon edullisempia kuin posti.

Sähköpostiuutiskirjeet, tekstiviestikampanjat, sosiaalisen median kampanjat ja asiakasportaalit voivat korvata suuren osan tavanomaisesta painetusta viestinnästä. Säästä fyysinen posti sellaisiin viesteihin, jotka todella hyötyvät konkreettisesta muodosta.

10. Yhdistä lähetyksiä aina kun mahdollista

Useiden pakettien lähettäminen samalle asiakkaalle, toimittajalle tai samaan paikkaan eri päivinä maksaa yleensä enemmän kuin niiden yhdistäminen yhdeksi lähetykseksi.

Jos prosessisi sallii sen, kokoa tilaukset, yhdistä toimituksia ja ryhmittele lähtevät lähetykset reitin tai päivän mukaan. Vähemmän lähetyksiä tarkoittaa yleensä pienempiä käsittely- ja postituskuluja.

11. Hyödynnä massapostitusta strategisesti

Jos yrityksesi lähettää suuren määrän samankaltaisia postilähetyksiä, massapostitus voi pienentää yksikkökustannusta.

Massapostitus vaatii yleensä enemmän valmistelua, mutta säästöt voivat olla merkittäviä uutiskirjeissä, kampanjoissa, luetteloissa ja toistuvissa ilmoituksissa. Vastineeksi tarvitset riittävästi volyymia ja prosessin, joka on tarpeeksi kurinalainen täyttämään postitusvaatimukset.

12. Harkitse suoramarkkinointia vain, kun lista ja tarjous ovat vahvoja

Suoramarkkinointi voi edelleen toimia hyvin, mutta vain silloin, kun kohderyhmä on tarkasti rajattu ja tarjous on houkutteleva.

Älä lähetä laajasti vain siksi, että se on mahdollista. Rakenna siisti lista, segmentoi se huolellisesti ja lähetä ihmisille, jotka todennäköisesti reagoivat. Pienempi mutta paremmin kohdistettu kampanja tuottaa usein paremman tuoton kuin suurempi kampanja, jossa vaikutus hukkuu.

13. Neuvottele paremmat hinnat volyymin kasvaessa

Jos yrityksesi lähettää paljon, sinulla voi olla enemmän neuvotteluvoimaa kuin arvaat.

Kysy kuljetusliikkeiltä, lähetysalustoilta ja varastointi- tai täyttökumppaneilta volyymialennuksista, edullisemmista hinnoista ja sopimusperusteisista säästöistä. Kun lähetysten määrä kasvaa, pienetkin hinnanalennukset voivat vaikuttaa katteeseen merkittävästi.

14. Vähennä pakkauksen painoa

Myös pakkaus itsessään voi lisätä kustannuksia. Raskaat laatikot, paksut sisäkkeet, ylisuurit lähetyspussit ja tarpeettomat markkinointimateriaalit nostavat postikuluja.

Valitse pakkaus, joka on tarpeeksi vahva tuotteelle, mutta ei painavampi kuin on tarpeen. Jos lisäät mukaan sisämateriaaleja tai markkinointiaineistoa, varmista, että ne tukevat myyntiä ja oikeuttavat lisäkustannuksen.

15. Käytä ilmaisia tai alennettuja pakkaustarvikkeita harkiten

Jotkin kuljetusliikkeet tarjoavat brändättyjä laatikoita, kirjekuoria ja tarvikkeita maksutta. Se voi olla oikea säästö, mutta vain jos pakkaus sopii lähetykseesi nostamatta sitä kalliimpaan hintaluokkaan.

Laske kokonaisuus ennen kuin sitoudut mihinkään ilmaiseen materiaaliin. Joskus kevyempi itse ostettu laatikko tulee kokonaisuutena halvemmaksi kuin ilmainen kuljetusliikkeen laatikko, joka kasvattaa laskennallista painoa.

16. Tarjoa digitaalisia tuotteita tai itsepalveluvaihtoehtoja silloin kun se on järkevää

Jos yrityksesi myy tietoa, koulutusta, lomakkeita, pohjia tai muita ei-fyysisiä toimituksia, digitaalinen toimitus poistaa postikulut kokonaan.

Myös fyysisissä yrityksissä itsepalveluratkaisut voivat vähentää toimitusvolyymiä. Asiakasportaalit, ladattavat ohjeet ja verkkotukimateriaalit vähentävät tarpeettomia lähetyksiä ja parantavat samalla käyttömukavuutta.

17. Rakenna toimitustehokkuus osaksi toimintaa alusta alkaen

Halvin lähetysjärjestelmä on sellainen, joka on suunniteltu hyvin alusta asti. Se tarkoittaa pakkausstandardien valitsemista, lappujen automatisointia, varaston järjestämistä ja lähetyssääntöjen dokumentointia ennen kuin kustannukset karkaavat.

Tämä on erityisen tärkeää uusille yrityksille. Yritys, joka rakentaa siistit toimintatavat varhain, käyttää yleensä vähemmän postitus- ja toimituskuluihin kuin yritys, joka paikkaa prosessia myöhemmin.

Yrittäjille, jotka perustavat yritystä ja rakentavat samalla taustatoimintojaan, kannattaa pitää viestintä digitaalisena, seurata toistuvia kuluja tarkasti ja luoda järjestelmiä, jotka skaalautuvat. Tehokas toiminta ei vain säästä postikuluja. Se auttaa myös säilyttämään kassavirran kasvun alkuvaiheessa.

Käytännöllinen malli alemmille toimituskustannuksille

Jos haluat soveltaa näitä ideoita yksinkertaisesti, aloita kolmella kysymyksellä:

1. Voidaanko tämä toimittaa digitaalisesti fyysisen lähettämisen sijaan?
2. Jos se täytyy lähettää, onko pakkaus tai kirjekuori nykyistä pienempi ja kevyempi?
3. Lähetämmekö tämän tehokkaimmalla tavalla volyymin, etäisyyden ja kiireellisyyden kannalta?

Jos johonkin näistä kysymyksistä vastaus on ei, sinulla on todennäköisesti varaa säästää.

Lopuksi

Postitus- ja toimituskulut voivat hitaasti syödä katetta, mutta ne ovat harvoin pysyvästi muuttumattomia. Paremmilla pakkausvalinnoilla, siistimmillä osoitelistoilla, digitaalisilla vaihtoehdoilla ja fiksummalla kuljetusliikkeiden valinnalla pienyritykset voivat vähentää näitä kuluja heikentämättä palvelun laatua.

Paras strategia on käsitellä postitusta ja toimituksia järjestelmänä, ei sivuseikkana. Kun jokainen osa prosessista on harkittu, säästöt kasvavat ajan myötä ja yritys pitää enemmän ansaitsemastaan.