17 gyakorlati módszer a postaköltségek és szállítási költségek csökkentésére kisvállalkozások számára

A postaköltségek és a szállítási díjak könnyen figyelmen kívül maradnak, amíg el nem kezdik csökkenteni a profitot. Egy kisvállalkozásnál minden elküldött számla, minden feladott termék és minden postán továbbított dokumentum valós költséget jelent. A kihívás nem csupán az, hogy megtaláljuk a legolcsóbb szolgáltatót. Sokkal inkább az, hogy okosabb postázási és szállítási folyamatot építsünk ki, amely csökkenti a pazarlást, elkerüli a felárakat, és elégedetten tartja az ügyfeleket.

Ez akkor is fontos, ha webáruházat, helyi szolgáltató vállalkozást vagy egy frissen alapított céget működtet, amely még csak kialakítja az ismételhető működését. Minél tudatosabban kezeli a csomagolást, a kézbesítési módokat, a címadatok minőségét és a kommunikációt, annál több pénz marad a vállalkozásban.

Az alábbiakban 17 gyakorlati módszert mutatunk be a postaköltségek és szállítási költségek csökkentésére a megbízhatóság feláldozása nélkül.

1. Minden nem létfontosságú dokumentumot tegyen át digitális kézbesítésre

A postaköltségek csökkentésének első és leghatékonyabb módja, ha nem postáz olyan dolgokat, amelyeket nem kell postázni. A szerződések, számlák, árajánlatok, beléptetési űrlapok, nyugták és jelentések gyakran elektronikusan is elküldhetők.

Használjon e-mailt, biztonságos fájlmegosztást és elektronikus aláírási eszközöket, amikor csak lehet. Ez egyszerre csökkenti a postaköltséget, a papír-, nyomtatási-, boríték- és munkaerőköltséget. Emellett gyorsítja a kézbesítést, ami javítja az ügyfélélményt.

2. Mérjen le mindent, mielőtt feladja

A találgatás drága. Ha nem tudja pontosan, mennyit nyom egy levél vagy csomag, túlfizetheti vagy alulfizetheti a postaköltséget.

Használjon digitális postai mérleget, és mérje le a gyakori küldeményeket, termékeket és csomagolási kombinációkat. Ha ismeri a súlyt, a leghatékonyabb postai kategóriát választhatja, és elkerülheti a súlyhatár átlépése miatt jelentkező váratlan díjemelkedéseket.

3. Egységesítse a csomagolási méreteket

A szállítási költségeket gyakran a csomag méretei ugyanúgy befolyásolják, mint a súly. Egy kissé túl nagy doboz többe kerülhet, mint egy kisebb, jobban illeszkedő megoldás.

Egységesítse a csomagolást néhány jóváhagyott méretre. Ez segít nagy tételben beszerezni az anyagokat, gyorsabban csomagolni, csökkenteni a kitöltő anyag mennyiségét, és elkerülni a méretarányos díjazás kellemetlen meglepetéseit.

4. Használja a lehető legkisebb dobozt vagy borítékot, amely még védi a terméket

A nagyobb nem jobb a szállításnál. Ha egy termék biztonságosan elfér egy polietilén tasakban, bélelt borítékban vagy kisebb kartondobozban, akkor azt használja a nagy doboz helyett.

A csomagolás minden egyes plusz centimétere növelheti a szállítási költséget és a kitöltőanyag szükségletét. A cél az, hogy a terméket a lehető legkevesebb felesleges térrel védje.

5. Hasonlítsa össze rendszeresen a szolgáltatókat

Az árak változnak, a szolgáltatási szintek változnak, és ami egy útvonalon a legolcsóbb, az egy másikon már nem biztos, hogy az.

Hasonlítsa össze a USPS, UPS, FedEx, regionális fuvarozók és szállítási szoftverplatformok ajánlatait az alapján, hogy milyen csomagokat küld valójában. Ami könnyű, belföldi küldeményeknél a legjobb, az nem feltétlenül a legjobb nehezebb vagy időérzékeny szállítmányokhoz.

6. Automatizálja a postázást, ahol csak lehet

Az online bélyegnyomtatás általában gyorsabb és hatékonyabb, mint a kézi bélyegzés. Emellett könnyebb hozzáférni a kereskedelmi árakhoz, tételben címkéket generálni és a küldeményeket nyomon követni.

Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek ismétlődő csomagokat vagy borítékokat küldenek, a postázás automatizálása egyszerre takaríthat meg időt és pénzt. Emellett csökkenti a kézi adatbevitelből eredő hibákat is.

7. Tisztítsa meg a címlistát minden kampány előtt

A rossz címek többe kerülnek, mint a postaköltség. Elpazarolják a csomagolást, a nyomtatást, a munkaidőt és a marketinglehetőséget is.

Tartsa tisztán az adatbázisát az ismétlődések törlésével, a címek ellenőrzésével és az ügyféladatok rendszeres frissítésével. Ha közvetlen postai küldeményeket használ, a címellenőrző eszközök jelentősen javíthatják a kézbesíthetőséget és csökkenthetik a visszaküldött küldemények számát.

8. Használjon képeslapot, amikor nincs szükség teljes levélre

Bizonyos promóciókhoz, emlékeztetőkhöz és bejelentésekhez a képeslap jó alternatíva lehet a levél helyett. Olcsóbb kinyomtatni és olcsóbb elküldeni.

A képeslapok akkor működnek a legjobban, ha az üzenet rövid, egyértelmű és gyors választ vált ki. Különösen hatékonyak helyi vállalkozásoknál és időérzékeny promócióknál.

9. Válassza a digitális marketinget a nyomtatott marketing helyett

Ha a cél a kommunikáció, nem pedig a fizikai kézbesítés, a digitális csatornák általában jóval olcsóbbak, mint a postai küldemények.

Az e-mail hírlevelek, SMS-kampányok, közösségi média promóciók és ügyfélportálok a rutinszerű nyomtatott kommunikáció jelentős részét kiválthatják. A fizikai postát tartsa meg azoknak az üzeneteknek, amelyek valóban profitálnak a kézzelfogható formátumból.

10. Egyesítse a szállítmányokat, amikor csak lehet

Ha ugyanannak az ügyfélnek, beszállítónak vagy helyszínre több csomagot küld különböző napokon, az általában többe kerül, mint ha egyetlen küldeménybe vonná össze őket.

Ha a folyamata engedi, csoportosítsa a rendeléseket, egyesítse a beszerzési szállításokat, és a kimenő postát útvonal vagy dátum szerint rendezze össze. Kevesebb küldemény általában alacsonyabb kezelési és postaköltséget jelent.

11. Használja stratégiailag a tömeges postázást

Ha a vállalkozása nagy mennyiségben küld hasonló küldeményeket, a tömeges postázás csökkentheti az egy darabra jutó költséget.

A tömeges postázás általában több előkészítést igényel, de a megtakarítás jelentős lehet hírlevelek, promóciók, katalógusok és ismétlődő értesítések esetén. Az előnyeihez azonban elegendő mennyiségre és olyan folyamatra van szükség, amely fegyelmezetten teljesíti a postázási követelményeket.

12. Csak akkor fontolja meg a közvetlen postai marketinget, ha a lista és az ajánlat is erős

A közvetlen posta továbbra is működhet, de csak akkor, ha a célközönség jól meg van célozva, és az ajánlat meggyőző.

Ne postázzon széles körben csak azért, mert megteheti. Építsen tiszta listát, szegmentálja gondosan, és olyan embereknek küldjön, akik nagy valószínűséggel reagálnak. Egy kisebb, jobban célzott kampány gyakran jobb megtérülést hoz, mint egy nagyobb, amelyben sok az elveszett megjelenés.

13. Tárgyaljon jobb árakról, ahogy nő a forgalma

Ha a vállalkozása gyakran szállít, nagyobb alkupozíciója lehet, mint gondolná.

Érdeklődjön a fuvarozóknál, szállítási platformoknál és teljesítési partnereknél mennyiségi kedvezményekről, preferált árakról és szerződéses megtakarításokról. Ahogy nő a küldeményszám, már az enyhe árengedmények is érezhető hatással lehetnek a fedezetre.

14. Csökkentse a csomagolás súlyát

Maga a csomagolás is növelheti a költséget. A nehéz dobozok, vastag betétek, túlméretes borítékok és a felesleges promóciós anyagok mind emelik a postaköltséget.

Olyan csomagolást válasszon, amely elég erős a termékhez, de nem nehezebb a szükségesnél. Ha betéteket vagy marketinganyagokat mellékel, győződjön meg róla, hogy azok valóban támogatják az értékesítést, és megindokolják a többletköltséget.

15. Használja okosan az ingyenes vagy kedvezményes szállítási kellékeket

Egyes szolgáltatók ingyenes márkázott dobozokat, borítékokat és kellékeket kínálnak. Ez valódi megtakarítás lehet, de csak akkor, ha a csomagolás a szállítmányhoz illeszkedik anélkül, hogy magasabb díjkategóriába tolja azt.

Mielőtt bármilyen ingyenes anyag mellett döntene, számoljon. Néha egy könnyebb, megvásárolt doboz összességében olcsóbb, mint egy ingyenes, szolgáltató által biztosított doboz, amely növeli a méretsúlyt.

16. Kínáljon digitális termékeket vagy önkiszolgáló lehetőségeket, amikor megfelelő

Ha a vállalkozása információt, képzést, űrlapokat, sablonokat vagy más nem fizikai termékeket értékesít, a digitális teljesítés teljesen megszünteti a postaköltséget.

Még fizikai termékeket forgalmazó vállalkozásoknál is csökkenthetik a szállítási mennyiséget az önkiszolgáló megoldások. Az ügyfélportálok, letölthető útmutatók és online támogatási dokumentumok mind csökkentik a felesleges postát, miközben növelik a kényelmet.

17. Építse be a szállítási hatékonyságot már az első naptól

A legolcsóbb szállítási rendszer az, amelyet jól terveztek meg az elején. Ez azt jelenti, hogy a csomagolási szabványokat, a címkenyomtatást, a készletkezelést és a szállítási szabályokat még azelőtt ki kell alakítani, hogy a költségek elszabadulnának.

Ez különösen fontos az új vállalkozásoknál. Az a cég, amely már korán tiszta működési szokásokat alakít ki, általában kevesebbet költ postára és szállításra, mint az, amely később próbálja összetákolni a folyamatot.

Azoknak a vállalkozóknak, akik egyszerre alapítanak céget és építik a háttérfolyamataikat, érdemes a kommunikációt digitálisra állítani, a visszatérő költségeket szorosan nyomon követni, és olyan rendszereket kialakítani, amelyek jól skálázhatók. A hatékony működés nemcsak a postaköltséget csökkenti. Segít megőrizni a pénzforgalmat a növekedés korai szakaszában is.

Gyakorlati keretrendszer az alacsonyabb szállítási költségekhez

Ha egyszerű módot keres arra, hogy alkalmazza ezeket az ötleteket, kezdje három kérdéssel:

1. Ez az elem digitálisan is kézbesíthető a fizikai küldés helyett?
2. Ha mégis postázni kell, kisebb és könnyebb-e a csomag vagy boríték, mint amit jelenleg használunk?
3. A mennyiség, a távolság és a sürgősség szempontjából a leghatékonyabb módon küldjük-e?

Ha bármelyik kérdésre nem a válasz, valószínűleg még tud spórolni.

Záró gondolatok

A postaköltségek és szállítási díjak csendben erodálhatják a profitot, de ritkán maradnak örökre rögzítve. Jobb csomagolási döntésekkel, tisztább listákkal, digitális alternatívákkal és okosabb szolgáltatóválasztással a kisvállalkozások úgy csökkenthetik ezeket a kiadásokat, hogy közben nem rontják a szolgáltatás minőségét.

A legjobb stratégia az, ha a postázást és a szállítást rendszerként kezeli, nem pedig utólagos feladatként. Ha a folyamat minden eleme tudatos, a megtakarítások idővel összeadódnak, és a vállalkozás több bevételt tarthat meg.