17 cách thực tế để giảm chi phí bưu phí và vận chuyển cho doanh nghiệp nhỏ

Bưu phí và chi phí vận chuyển rất dễ bị bỏ qua cho đến khi chúng bắt đầu ảnh hưởng đến lợi nhuận. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, mỗi hóa đơn gửi thư, mỗi đơn hàng được vận chuyển và mỗi tài liệu gửi qua bưu điện đều đi kèm chi phí thực tế. Thách thức không chỉ là tìm nhà vận chuyển rẻ nhất. Quan trọng hơn là xây dựng một quy trình gửi thư và vận chuyển thông minh hơn để giảm lãng phí, tránh phụ phí và vẫn giữ được sự hài lòng của khách hàng.

Điều đó đặc biệt quan trọng dù bạn vận hành một cửa hàng trực tuyến, một doanh nghiệp dịch vụ tại địa phương hay một công ty mới thành lập đang xây dựng quy trình vận hành lặp lại. Bạn càng chủ động trong đóng gói, phương thức giao hàng, chất lượng địa chỉ và cách giao tiếp, doanh nghiệp càng giữ lại được nhiều tiền hơn.

Dưới đây là 17 cách thực tế để giảm chi phí bưu phí và vận chuyển mà không làm giảm độ tin cậy.

1. Chuyển mọi tài liệu không cần thiết sang hình thức số

Cách đầu tiên và hiệu quả nhất để cắt giảm chi phí gửi thư là ngừng gửi những thứ không thật sự cần gửi qua bưu điện. Hợp đồng, hóa đơn, báo giá, biểu mẫu onboarding, biên nhận và báo cáo thường có thể được gửi điện tử.

Hãy dùng email, chia sẻ tệp an toàn và công cụ ký điện tử bất cứ khi nào có thể. Cách này đồng thời giảm chi phí bưu phí, giấy, in ấn, phong bì và nhân công. Nó cũng giúp giao nhận nhanh hơn, cải thiện trải nghiệm khách hàng.

2. Cân mọi thứ trước khi gửi

Đoán là tốn kém. Nếu bạn không biết chính xác trọng lượng của thư hoặc kiện hàng, bạn có thể trả thừa hoặc thiếu bưu phí.

Hãy dùng cân bưu chính điện tử và cân các loại thư, sản phẩm và tổ hợp đóng gói thường dùng. Khi đã biết trọng lượng, bạn có thể chọn hạng thư hiệu quả nhất và tránh các mức phí tăng đột ngột khi vượt qua ngưỡng trọng lượng.

3. Chuẩn hóa kích thước bao bì

Chi phí vận chuyển thường bị ảnh hưởng bởi kích thước kiện hàng không kém gì trọng lượng. Một chiếc hộp lớn hơn một chút cũng có thể tốn nhiều hơn so với lựa chọn nhỏ hơn và vừa vặn hơn.

Hãy chuẩn hóa bao bì thành vài kích thước được phê duyệt. Điều này giúp bạn mua vật liệu số lượng lớn, đóng gói nhanh hơn, giảm vật liệu chèn lấp và tránh các bất ngờ về định giá theo kích thước.

4. Dùng hộp hoặc phong bì nhỏ nhất nhưng vẫn bảo vệ được sản phẩm

Trong vận chuyển, lớn hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn. Nếu sản phẩm có thể an toàn trong túi poly mailer, phong bì có đệm hoặc hộp nhỏ hơn, hãy dùng lựa chọn đó thay vì một chiếc hộp lớn.

Mỗi inch bao bì dư ra đều có thể làm tăng chi phí vận chuyển và làm tăng lượng vật liệu chèn cần dùng. Mục tiêu là bảo vệ sản phẩm với càng ít không gian thừa càng tốt.

5. So sánh các hãng vận chuyển thường xuyên

Mức giá thay đổi, mức dịch vụ thay đổi, và lựa chọn rẻ nhất cho tuyến này chưa chắc là rẻ nhất cho tuyến khác.

Hãy so sánh USPS, UPS, FedEx, các hãng vận chuyển khu vực và các nền tảng phần mềm vận chuyển dựa trên loại kiện hàng bạn thực sự gửi. Một hãng phù hợp nhất cho bưu kiện nội địa nhẹ có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho các lô hàng nặng hơn hoặc cần thời gian giao nhanh.

6. Tự động hóa bưu phí bất cứ khi nào có thể

In bưu phí trực tuyến thường nhanh hơn và hiệu quả hơn so với dán tem thủ công. Việc này cũng giúp bạn dễ tiếp cận mức giá thương mại, tạo nhãn hàng loạt và theo dõi lô hàng.

Với doanh nghiệp thường xuyên gửi kiện hàng hoặc phong bì, tự động hóa bưu phí có thể tiết kiệm cả thời gian lẫn tiền bạc. Nó cũng giảm lỗi do nhập liệu thủ công.

7. Làm sạch danh sách gửi thư trước mỗi chiến dịch

Địa chỉ sai không chỉ làm lãng phí bưu phí. Nó còn làm lãng phí bao bì, in ấn, nhân công và cơ hội tiếp thị.

Hãy giữ cơ sở dữ liệu sạch bằng cách xóa trùng lặp, xác minh địa chỉ và cập nhật hồ sơ khách hàng thường xuyên. Nếu bạn gửi direct mail, các công cụ xác thực địa chỉ có thể cải thiện đáng kể khả năng phát thư thành công và giảm thư bị trả lại.

8. Dùng bưu thiếp khi không cần gửi thư dài

Với một số chương trình khuyến mãi, nhắc nhở và thông báo, bưu thiếp có thể là lựa chọn thay thế hiệu quả cho thư. Chi phí in và chi phí gửi đều thấp hơn.

Bưu thiếp phát huy tốt nhất khi thông điệp ngắn gọn, trực tiếp và được thiết kế để tạo phản hồi nhanh. Chúng đặc biệt hiệu quả cho doanh nghiệp địa phương và các chương trình khuyến mãi nhạy thời gian.

9. Ưu tiên tiếp thị số thay vì tiếp thị in ấn

Nếu mục tiêu của bạn là giao tiếp thay vì giao nhận vật lý, các kênh số thường rẻ hơn rất nhiều so với gửi thư.

Bản tin email, chiến dịch SMS, quảng bá trên mạng xã hội và cổng thông tin khách hàng có thể thay thế phần lớn khối lượng giao tiếp in ấn thường xuyên. Hãy dành thư giấy cho những thông điệp thật sự cần một hình thức hữu hình.

10. Gộp lô hàng khi có thể

Gửi nhiều kiện hàng đến cùng một khách hàng, nhà cung cấp hoặc địa điểm vào các ngày khác nhau thường tốn hơn so với gộp thành một chuyến gửi.

Nếu quy trình của bạn cho phép, hãy gom đơn hàng, hợp nhất giao hàng đầu vào và nhóm thư gửi ra theo tuyến hoặc theo ngày. Ít chuyến gửi hơn thường đồng nghĩa với chi phí xử lý và bưu phí thấp hơn.

11. Dùng gửi thư số lượng lớn một cách chiến lược

Nếu doanh nghiệp của bạn gửi số lượng lớn các mẫu thư giống nhau, gửi thư số lượng lớn có thể giảm chi phí trên mỗi đơn vị.

Gửi thư số lượng lớn thường đòi hỏi chuẩn bị nhiều hơn, nhưng mức tiết kiệm có thể rất đáng kể đối với bản tin, khuyến mãi, catalog và các thông báo định kỳ. Đổi lại, bạn cần đủ sản lượng và một quy trình đủ kỷ luật để đáp ứng yêu cầu gửi thư.

12. Chỉ dùng direct mail khi danh sách và ưu đãi đủ mạnh

Direct mail vẫn có thể hiệu quả, nhưng chỉ khi đối tượng được nhắm mục tiêu chính xác và ưu đãi đủ hấp dẫn.

Đừng gửi đại trà chỉ vì có thể. Hãy xây dựng danh sách sạch, phân khúc cẩn thận và gửi đến những người có khả năng phản hồi. Một chiến dịch nhỏ hơn nhưng nhắm đúng thường mang lại hiệu quả tốt hơn một chiến dịch lớn với nhiều lượt tiếp cận lãng phí.

13. Đàm phán mức giá tốt hơn khi quy mô tăng lên

Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên gửi hàng, bạn có thể có lợi thế lớn hơn mình nghĩ.

Hãy hỏi các hãng vận chuyển, nền tảng gửi hàng và đối tác fulfillment về chiết khấu theo sản lượng, mức giá ưu đãi và tiết kiệm theo hợp đồng. Khi số lượng lô hàng tăng, ngay cả mức giảm giá nhỏ cũng có thể tạo tác động đáng kể đến biên lợi nhuận.

14. Giảm trọng lượng bao bì

Bản thân bao bì cũng có thể làm tăng chi phí. Thùng nặng, lớp chèn dày, phong bì quá khổ và các tài liệu quảng bá không cần thiết đều làm tăng bưu phí.

Hãy chọn bao bì đủ chắc cho sản phẩm nhưng không nặng hơn mức cần thiết. Nếu bạn thêm tờ chèn hoặc tài liệu tiếp thị, hãy chắc chắn rằng chúng hỗ trợ việc bán hàng và xứng đáng với chi phí tăng thêm.

15. Sử dụng vật tư miễn phí hoặc giảm giá một cách khôn ngoan

Một số hãng vận chuyển cung cấp thùng, phong bì và vật tư có thương hiệu miễn phí. Đây có thể là khoản tiết kiệm thực sự, nhưng chỉ khi bao bì đó phù hợp với kiện hàng của bạn mà không đẩy nó sang một nhóm giá cao hơn.

Hãy tính toán trước khi chọn bất kỳ vật tư miễn phí nào. Đôi khi một chiếc hộp nhẹ mua ngoài lại rẻ hơn tổng thể so với hộp do hãng vận chuyển cung cấp miễn phí nhưng làm tăng trọng lượng quy đổi theo kích thước.

16. Cung cấp sản phẩm số hoặc tùy chọn tự phục vụ khi phù hợp

Nếu doanh nghiệp của bạn bán thông tin, đào tạo, biểu mẫu, mẫu tài liệu hoặc các sản phẩm phi vật lý khác, việc giao hàng số sẽ loại bỏ hoàn toàn bưu phí.

Ngay cả với doanh nghiệp bán hàng vật lý, các tùy chọn tự phục vụ cũng có thể giảm khối lượng vận chuyển. Cổng khách hàng, tài liệu hướng dẫn tải xuống và tài liệu hỗ trợ trực tuyến đều giúp cắt giảm thư không cần thiết đồng thời tăng sự tiện lợi.

17. Xây dựng hiệu quả vận chuyển ngay từ ngày đầu

Hệ thống vận chuyển rẻ nhất là hệ thống được thiết kế tốt ngay từ đầu. Điều đó có nghĩa là chọn chuẩn bao bì, tự động hóa nhãn, tổ chức tồn kho và ghi lại quy tắc vận chuyển trước khi chi phí tăng cao.

Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp mới. Một công ty xây dựng thói quen vận hành gọn gàng từ sớm thường sẽ chi ít hơn cho bưu phí và vận chuyển so với một công ty phải vá víu quy trình sau này.

Với các doanh nhân đang thành lập doanh nghiệp và đồng thời xây dựng bộ máy hậu cần, việc giữ giao tiếp ở dạng số, theo dõi chặt chi phí định kỳ và thiết lập hệ thống có khả năng mở rộng là rất đáng làm. Vận hành hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm bưu phí. Nó còn giúp bảo toàn dòng tiền trong giai đoạn tăng trưởng đầu tiên.

Một khung thực tế để giảm chi phí vận chuyển

Nếu bạn muốn một cách đơn giản để áp dụng những ý tưởng này, hãy bắt đầu bằng ba câu hỏi:

1. Món hàng này có thể được giao bằng hình thức số thay vì vật lý không?
2. Nếu buộc phải gửi qua bưu điện, bao bì hoặc phong bì hiện tại có thể nhỏ hơn và nhẹ hơn không?
3. Chúng ta đang gửi theo cách hiệu quả nhất cho khối lượng, khoảng cách và mức độ khẩn cấp chưa?

Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào là không, bạn có lẽ vẫn còn dư địa để tiết kiệm.

Lời kết

Chi phí bưu phí và vận chuyển có thể âm thầm làm hao mòn lợi nhuận, nhưng hiếm khi là cố định mãi mãi. Với lựa chọn bao bì tốt hơn, danh sách sạch hơn, phương án số thay thế và chọn hãng vận chuyển thông minh hơn, doanh nghiệp nhỏ có thể giảm các chi phí này mà không làm giảm chất lượng dịch vụ.

Chiến lược tốt nhất là xem gửi thư và vận chuyển như một hệ thống, không phải một việc làm thêm. Khi từng phần của quy trình đều có chủ đích, khoản tiết kiệm sẽ tích lũy theo thời gian và doanh nghiệp của bạn giữ lại được nhiều hơn những gì mình tạo ra.