3 πράγματα που οι νέοι επιχειρηματίες δεν περιμένουν, αλλά πρέπει να προγραμματίσουν

Η έναρξη μιας επιχείρησης είναι συναρπαστική. Οι περισσότεροι ιδρυτές ξεκινούν με ένα ξεκάθαρο όραμα: ένα προϊόν προς πώληση, μια υπηρεσία προς προσφορά και έναν στόχο να δημιουργήσουν κάτι ουσιαστικό. Αυτό που συχνά εκπλήσσει τους νέους ιδιοκτήτες είναι ότι η επιτυχία εξαρτάται από περισσότερα από καλές ιδέες και σκληρή δουλειά. Ο πρώτος χρόνος συνήθως φέρνει προθεσμίες συμμόρφωσης, οικονομική πειθαρχία και καθημερινές λειτουργικές αποφάσεις που μπορούν να διαμορφώσουν το μέλλον της εταιρείας.

Τα καλά νέα είναι ότι αυτές οι προκλήσεις μπορούν να διαχειριστούν όταν ξέρετε τι να περιμένετε. Αν σχεδιάσετε έγκαιρα, μπορείτε να αποφύγετε συνηθισμένα λάθη, να προστατεύσετε την επιχείρησή σας και να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη. Παρακάτω παρουσιάζονται τρία πράγματα που οι νέοι επιχειρηματίες συχνά δεν προβλέπουν, μαζί με πρακτικά βήματα για να τα αντιμετωπίσετε σωστά.

1. Η συμμόρφωση δεν είναι εφάπαξ εργασία

Πολλοί ιδρυτές που ξεκινούν για πρώτη φορά εστιάζουν στη δημιουργία της επιχείρησης και θεωρούν ότι το δυσκολότερο μέρος έχει τελειώσει μόλις ολοκληρωθεί η σύσταση. Στην πραγματικότητα, η ίδρυση της εταιρείας είναι μόνο η αρχή. Οι περισσότερες πολιτείες απαιτούν συνεχή συμμόρφωση, και η παράλειψη μιας απαίτησης μπορεί να δημιουργήσει περιττό κίνδυνο.

Οι δηλώσεις στην πολιτεία έχουν σημασία από την πρώτη μέρα

Ανάλογα με τη νομική μορφή της επιχείρησής σας και την τοποθεσία σας, μπορεί να χρειαστεί να χειριστείτε επαναλαμβανόμενες δηλώσεις, όπως ετήσιες αναφορές, franchise taxes και ενημερώσεις των στοιχείων της εταιρείας σας. Αν αλλάξει το όνομα της επιχείρησης, η εγγεγραμμένη έδρα, η διοικητική δομή ή τα στοιχεία ιδιοκτησίας, η πολιτεία μπορεί να απαιτήσει τροποποίηση ή άλλη ενημέρωση.

Η αγνόηση αυτών των ευθυνών μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, διοικητική διάλυση ή απώλεια καλής φήμης. Αυτό μπορεί να δυσκολέψει το άνοιγμα τραπεζικών λογαριασμών, την αίτηση χρηματοδότησης ή την υπογραφή συμβάσεων με σιγουριά.

Ένας εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος είναι απαραίτητος

Αν συστήσετε μια LLC ή μια εταιρεία, συνήθως χρειάζεστε έναν εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο. Αυτό το άτομο ή η υπηρεσία παραλαμβάνει νομικές και κρατικές ειδοποιήσεις εκ μέρους της επιχείρησης κατά τις κανονικές εργάσιμες ώρες. Ένας αξιόπιστος εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος βοηθά ώστε τα σημαντικά έγγραφα να παραλαμβάνονται άμεσα και να παραμένουν οργανωμένα.

Για πολλούς ιδιοκτήτες, η χρήση επαγγελματικής υπηρεσίας εγγεγραμμένου αντιπροσώπου είναι η απλούστερη επιλογή. Βοηθά να διαχωρίζονται οι επιχειρηματικές ειδοποιήσεις από την προσωπική αλληλογραφία και μειώνει την πιθανότητα να χαθεί κάτι κρίσιμο.

Η συμφωνία λειτουργίας ή τα εταιρικά αρχεία αξίζουν την προσπάθεια

Ακόμη και όταν ένα έγγραφο δεν απαιτείται νομικά σε κάθε πολιτεία, εξακολουθεί να είναι έξυπνο να διατηρείτε σαφείς εσωτερικούς κανόνες. Για μια LLC, η συμφωνία λειτουργίας μπορεί να καθορίζει δικαιώματα ιδιοκτησίας, διαδικασίες ψηφοφορίας, διανομή κερδών και τι συμβαίνει αν ένα μέλος αποχωρήσει από την εταιρεία.

Οι εταιρείες θα πρέπει επίσης να τηρούν ακριβή αρχεία, συμπεριλαμβανομένων κανονισμών, αποφάσεων και πρακτικών συνεδριάσεων όταν αυτό ενδείκνυται. Τα ισχυρά αρχεία υποστηρίζουν καλύτερη λήψη αποφάσεων και μπορούν να βοηθήσουν να αποδειχθεί ότι η επιχείρηση λειτουργεί ξεχωριστά από τους ιδιοκτήτες της.

Δημιουργήστε νωρίς μια ρουτίνα συμμόρφωσης

Ο πιο εύκολος τρόπος να παραμένετε συμμορφωμένοι είναι να το αντιμετωπίζετε ως επαναλαμβανόμενη διαδικασία και όχι ως έκτακτη ανάγκη. Δημιουργήστε ένα ημερολόγιο για δηλώσεις, ανανεώσεις, φορολογικές προθεσμίες και ενημερώσεις εγγράφων. Ελέγξτε τις απαιτήσεις της πολιτείας μετά τη σύσταση και ξανά κάθε φορά που η επιχείρηση αλλάζει.

Η Zenind μπορεί να βοηθήσει τους νέους επιχειρηματίες να παραμένουν οργανωμένοι με υποστήριξη στη σύσταση και στη συμμόρφωση, ώστε να μην χάνονται προθεσμίες ενώ εσείς εστιάζετε στην ανάπτυξη.

2. Η διαχείριση χρημάτων γίνεται γρήγορα περίπλοκη

Οι νέοι ιδιοκτήτες συχνά περιμένουν ότι θα αφιερώνουν χρόνο στις πωλήσεις, στην παροχή υπηρεσιών ή στην ανάπτυξη ενός προϊόντος. Δεν περιμένουν πάντα πόσος χρόνος θα αφιερωθεί σε τραπεζικές συναλλαγές, τήρηση βιβλίων, τιμολόγηση, φόρους και προγραμματισμό ταμειακών ροών.

Διαχωρίστε τα επιχειρηματικά και τα προσωπικά οικονομικά

Μία από τις πρώτες οικονομικές συνήθειες που πρέπει να καθιερώσετε είναι ο διαχωρισμός. Ένας ξεχωριστός επιχειρηματικός τραπεζικός λογαριασμός βοηθά να διατηρούνται καθαρά τα αρχεία και κάνει ευκολότερη την παρακολούθηση εσόδων και εξόδων. Επίσης υποστηρίζει ακριβή φορολογική αναφορά και μπορεί να κάνει την επιχείρησή σας να φαίνεται πιο επαγγελματική σε πελάτες και προμηθευτές.

Για πολλές επιχειρήσεις, το άνοιγμα λογαριασμού απαιτεί EIN. Αυτός ο αριθμός λειτουργεί σαν φορολογικός αριθμός της επιχείρησης και συχνά χρειάζεται για τραπεζικές συναλλαγές, μισθοδοσία και φορολογικές δηλώσεις.

Η ταμειακή ροή είναι πιο σημαντική από τα έσοδα

Μια επιχείρηση μπορεί να έχει πωλήσεις και παρ’ όλα αυτά να δυσκολεύεται αν τα μετρητά φτάνουν πολύ αργά ή φεύγουν πολύ γρήγορα. Γι’ αυτό η ταμειακή ροή αξίζει στενή παρακολούθηση. Καταγράψτε πότε στέλνονται τα τιμολόγια, πότε αναμένονται οι πληρωμές και πότε λήγουν τα επαναλαμβανόμενα έξοδα.

Δημιουργήστε ένα απλό σύστημα που απαντά σε τρεις ερωτήσεις κάθε εβδομάδα:

• Πόσα μετρητά είναι διαθέσιμα αυτή τη στιγμή;
• Ποιοι λογαριασμοί λήγουν σύντομα;
• Ποια τιμολόγια παραμένουν ανεξόφλητα;

Αυτή η συνήθεια σας βοηθά να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις για προσλήψεις, απόθεμα, μάρκετινγκ και δαπάνες.

Οι φόροι έρχονται νωρίτερα απ’ όσο περιμένουν πολλοί ιδιοκτήτες

Οι φόροι είναι ένα ακόμη πεδίο όπου οι ιδιοκτήτες που ξεκινούν πρώτη φορά συχνά αιφνιδιάζονται. Οι υποχρεώσεις εξαρτώνται από τη νομική μορφή της επιχείρησής σας, την πολιτεία και την τοποθεσία σας, αλλά οι περισσότερες επιχειρήσεις πρέπει να σκεφτούν τον φόρο εισοδήματος, τον φόρο αυτοαπασχόλησης, τον φόρο μισθοδοσίας, τον φόρο πωλήσεων ή τις εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές.

Μην περιμένετε μέχρι το τέλος του έτους για να καταλάβετε τι οφείλετε. Συζητήστε νωρίς με έναν εξειδικευμένο φοροτεχνικό και δημιουργήστε από την αρχή σωστές συνήθειες τήρησης βιβλίων. Τα καθαρά αρχεία μειώνουν το άγχος και μπορούν να προλάβουν ακριβές λάθη αργότερα.

Η τιμολόγηση πρέπει να στηρίζει τη λειτουργία

Η τιμολόγηση δεν είναι απλώς απόφαση μάρκετινγκ. Είναι οικονομική στρατηγική. Αν οι τιμές σας είναι πολύ χαμηλές, μπορεί να πουλάτε περισσότερο και παρ’ όλα αυτά να μην καλύπτετε γενικά έξοδα, φόρους και μελλοντική ανάπτυξη.

Όταν ορίζετε τιμές, λάβετε υπόψη το εργατικό κόστος, το λογισμικό, το ενοίκιο, τα έξοδα αποστολής, τις προμήθειες επεξεργασίας πληρωμών, τους φόρους και ένα περιθώριο για επανεπένδυση. Μια επιχείρηση που υποτιμολογεί νωρίς συχνά δυσκολεύεται να αλλάξει πορεία αργότερα.

3. Η οργάνωση γίνεται ανταγωνιστικό πλεονέκτημα

Οι νέοι επιχειρηματίες είναι συνήθως ταυτόχρονα πωλητές, διαχειριστές, διοικητικό προσωπικό και ομάδα εξυπηρέτησης πελατών. Αυτό σημαίνει ότι η οργάνωση δεν είναι προαιρετική. Είναι βασική επιχειρηματική δεξιότητα.

Η διαχείριση χρόνου επηρεάζει κάθε μέρος της επιχείρησης

Υπάρχουν πάντα περισσότερες εργασίες από ώρες μέσα στην ημέρα. Χωρίς σαφές σύστημα, σημαντικά θέματα καθυστερούν ενώ οι επείγουσες αλλά χαμηλής αξίας εργασίες κυριαρχούν. Ορίστε μια καθημερινή λίστα προτεραιοτήτων και εστιάστε πρώτα στις εργασίες που στηρίζουν άμεσα τα έσοδα, τη συμμόρφωση ή την ικανοποίηση των πελατών.

Μια απλή μέθοδος λειτουργεί καλά:

• Προσδιορίστε τις τρεις βασικές προτεραιότητες της ημέρας.
• Διαχωρίστε τα επείγοντα από την στρατηγική εργασία.
• Ομαδοποιήστε παρόμοιες εργασίες όταν είναι δυνατόν.
• Αφιερώστε χρόνο στον προγραμματισμό, όχι μόνο στην αντίδραση.

Αυτό διατηρεί την επιχείρηση σε κίνηση αντί απλώς να σας κρατά απασχολημένους.

Η τεκμηρίωση εξοικονομεί χρόνο αργότερα

Καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει, θα χρειαστεί να ανατρέχετε σε αποφάσεις, συμφωνίες, κωδικούς πρόσβασης, συμβόλαια, τιμολόγια και αρχεία πελατών. Αν αυτά τα στοιχεία είναι διάσπαρτα σε εισερχόμενα email, αυτοκόλλητες σημειώσεις και τυχαίους φακέλους, θα χάνετε χρόνο ψάχνοντας.

Οργανώστε ψηφιακούς φακέλους από την αρχή. Διατηρήστε ένα σταθερό σύστημα ονοματοδοσίας για τα αρχεία και αποθηκεύστε τα κρίσιμα έγγραφα σε περισσότερες από μία ασφαλείς τοποθεσίες. Η καλή τεκμηρίωση σας βοηθά να απαντάτε πιο γρήγορα σε ερωτήσεις και κάνει ευκολότερη την ανάθεση εργασιών αργότερα.

Οι επιχειρηματίες χρειάζονται επίσης προσωπική πειθαρχία

Είναι εύκολο να επικεντρωθείτε τόσο πολύ στην εταιρεία ώστε να ξεχάσετε να χτίσετε τις δικές σας συνήθειες. Πληρώνετε τους λογαριασμούς στην ώρα τους. Ελέγχετε τακτικά τους λογαριασμούς. Συμφωνείτε τα αρχεία. Προγραμματίζετε χρόνο ξεκούρασης όταν είναι δυνατόν. Αν είστε το μόνο άτομο που κρατά την επιχείρηση σε λειτουργία, οι δικές σας ρουτίνες έχουν εξίσου μεγάλη σημασία με τα συστήματα της εταιρείας.

Ένα συχνά παραμελημένο βήμα είναι να πληρώνετε τον εαυτό σας συνειδητά. Πολλοί ιδρυτές καθυστερούν την προσωπική τους αμοιβή ενώ επανεπενδύουν τα πάντα στην επιχείρηση. Αυτό μπορεί να είναι αναγκαίο κάποιες φορές, αλλά και πάλι πρέπει να είναι μια συνειδητή απόφαση με σχέδιο πίσω της.

Τι πρέπει να κάνουν οι νέοι ιδιοκτήτες στους πρώτους 90 ημέρες

Οι πρώτες 90 ημέρες είναι μια καλή περίοδος για να χτίσετε μια σταθερή βάση. Εστιάστε στα βασικά πριν προσθέσετε πολυπλοκότητα.

Μια πρακτική λίστα εκκίνησης

• Επιβεβαιώστε τα έγγραφα σύστασης και τις απαιτήσεις της πολιτείας σας.
• Ορίστε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο αν το επιχειρηματικό σας σχήμα το απαιτεί.
• Δημιουργήστε ή ελέγξτε τη συμφωνία λειτουργίας σας ή τα εταιρικά αρχεία.
• Ανοίξτε επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό και διαχωρίστε τα κεφάλαια.
• Κάντε αίτηση για EIN αν χρειάζεται.
• Ρυθμίστε την τήρηση βιβλίων και ένα φορολογικό ημερολόγιο.
• Δημιουργήστε μια απλή ιστοσελίδα και διαδικτυακή παρουσία.
• Οργανώστε συμβόλαια, τιμολόγια και βασικά επιχειρηματικά έγγραφα.
• Ελέγξτε τις υποθέσεις τιμολόγησης και ταμειακής ροής.
• Δημιουργήστε μια εβδομαδιαία ρουτίνα για συμμόρφωση και διοικητικές εργασίες.

Αυτή η λίστα μπορεί να φαίνεται βασική, αλλά οι επιχειρήσεις που τακτοποιούν αυτά τα θέματα νωρίς είναι συνήθως καλύτερα προετοιμασμένες για ανάπτυξη.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind

Οι νέοι επιχειρηματίες δεν χρειάζεται να διαχειρίζονται μόνοι τους κάθε διοικητική εργασία. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να συστήσουν τις επιχειρήσεις τους και να παραμένουν σε εγρήγορση ως προς τη συνεχή συμμόρφωση, με εργαλεία και υπηρεσίες που έχουν σχεδιαστεί για να υποστηρίζουν τις πραγματικές λειτουργικές ανάγκες.

Αυτή η υποστήριξη έχει σημασία επειδή ο πρώτος χρόνος είναι γεμάτος περισπασμούς. Όταν οι προθεσμίες συμμόρφωσης, οι δηλώσεις και οι διοικητικές λεπτομέρειες διαχειρίζονται αξιόπιστα, οι ιδιοκτήτες μπορούν να παραμείνουν εστιασμένοι στους πελάτες, στα έσοδα και στη στρατηγική.

Τελικές σκέψεις

Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες που ξεκινούν για πρώτη φορά περιμένουν σκληρή δουλειά. Λιγότεροι περιμένουν πόσο μεγάλο μέρος αυτής της δουλειάς θα αφορά τη συμμόρφωση, την οικονομική οργάνωση και τη ρουτίνα διοίκησης. Αυτά δεν είναι δευτερεύοντα ζητήματα. Είναι μέρος της δημιουργίας μιας επιχείρησης που αντέχει στον χρόνο.

Αν κατανοήσετε από νωρίς την κρυφή δουλειά, μπορείτε να αποφύγετε συνηθισμένα εμπόδια και να πάρετε καλύτερες αποφάσεις από την αρχή. Ο πρώτος χρόνος θα εξακολουθεί να είναι απαιτητικός, αλλά θα είναι πολύ πιο διαχειρίσιμος όταν έχετε ένα σύστημα για να παραμένετε συμμορφωμένοι, να ελέγχετε τις ταμειακές ροές και να διατηρείτε την επιχείρησή σας οργανωμένη.