5 Πρακτικές Συμβουλές για Επιχειρήσεις που Μεταβαίνουν σε Εξ Αποστάσεως Εργασία

Η εξ αποστάσεως εργασία έχει περάσει από μια επείγουσα λύση σε ένα μακροπρόθεσμο λειτουργικό μοντέλο για πολλές εταιρείες. Για μικρές επιχειρήσεις, νεοφυείς εταιρείες και αναπτυσσόμενες ομάδες, μια καλά σχεδιασμένη μετάβαση μπορεί να μειώσει τα λειτουργικά έξοδα, να βελτιώσει την ευελιξία στις προσλήψεις και να δημιουργήσει έναν πιο ανθεκτικό οργανισμό.

Παρόλα αυτά, η εξ αποστάσεως εργασία δεν σημαίνει απλώς ότι οι άνθρωποι φεύγουν από το γραφείο με τους φορητούς υπολογιστές τους. Απαιτεί σαφείς πολιτικές, τα κατάλληλα εργαλεία, ασφαλή συστήματα και ένα στυλ διοίκησης που μετρά τα αποτελέσματα και όχι την παρουσία. Οι επιχειρήσεις που αντιμετωπίζουν τη μετάβαση στρατηγικά είναι πιο πιθανό να προστατεύσουν την παραγωγικότητα, να στηρίξουν τους εργαζομένους και να διατηρήσουν υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών.

Αν η εταιρεία σας ετοιμάζεται να περάσει σε εξ αποστάσεως ή υβριδική δομή, αυτές οι πέντε συμβουλές θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα σχέδιο μετάβασης που λειτουργεί στην πράξη και όχι μόνο στα χαρτιά.

1. Καθορίστε Σαφείς Κανόνες Πριν Ξεκινήσει η Μετάβαση

Ένα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό λειτουργεί καλύτερα όταν οι προσδοκίες είναι ξεκάθαρες. Πριν ο πρώτος εργαζόμενος ξεκινήσει να δουλεύει από το σπίτι, ορίστε τα βασικά για τον τρόπο λειτουργίας της ομάδας.

Η πολιτική εξ αποστάσεως εργασίας σας θα πρέπει να απαντά σε ερωτήσεις όπως:

• Ποιο είναι το καθορισμένο ωράριο εργασίας;
• Πότε πρέπει οι εργαζόμενοι να είναι διαθέσιμοι για συναντήσεις ή επείγοντα τηλεφωνήματα;
• Ποια κανάλια επικοινωνίας πρέπει να χρησιμοποιούνται για διαφορετικά είδη αιτημάτων;
• Πόσο γρήγορα πρέπει να απαντούν οι εργαζόμενοι κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας;
• Πώς ορίζεται η επιτυχία για κάθε ρόλο;
• Πώς θα αξιολογείται η απόδοση;

Η σαφήνεια είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν μια ομάδα περιλαμβάνει διευθυντές, στελέχη πωλήσεων, εκπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών και προσωπικό λειτουργιών που χρειάζονται διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης και ανταπόκρισης. Μια γραπτή πολιτική μειώνει την ασάφεια και διευκολύνει τη διατήρηση της ευθυγράμμισης όλων.

Επίσης, βοηθά να τεθούν όρια σχετικά με τη διαθεσιμότητα. Η εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να θολώσει τα όρια ανάμεσα στον χρόνο εργασίας και τον προσωπικό χρόνο, επομένως ορίστε πότε αναμένεται να είναι οι εργαζόμενοι online και πότε όχι. Αυτή η δομή μειώνει τη σύγχυση και βοηθά στην αποφυγή εξουθένωσης.

Για τους διευθυντές, η μετάβαση θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει μεγαλύτερη έμφαση στην υπευθυνότητα. Αντί να ελέγχετε ανεπίσημα αν κάποιος βρίσκεται στο γραφείο του, χρησιμοποιήστε συμφωνημένους στόχους, προθεσμίες και παραδοτέα για να μετράτε την απόδοση.

2. Επιλέξτε τα Κατάλληλα Εργαλεία Επικοινωνίας και Συνεργασίας

Η σωστή σουίτα λογισμικού μπορεί να κάνει την εξ αποστάσεως εργασία να φαίνεται οργανωμένη αντί για κατακερματισμένη. Χωρίς κοινά εργαλεία, οι ομάδες συχνά καταλήγουν να διαχειρίζονται ασύνδετα email, διαφορετικές εκδόσεις αρχείων και χαμένα μηνύματα.

Σε ένα ελάχιστο επίπεδο, οι περισσότερες απομακρυσμένες επιχειρήσεις χρειάζονται εργαλεία για:

• Συναντήσεις μέσω βίντεο
• Ομαδική συνομιλία
• Κοινή χρήση αρχείων και συνεργασία σε έγγραφα
• Διαχείριση έργων
• Διαχείριση σχέσεων με πελάτες
• Λογιστική ή τιμολόγηση
• Διαχείριση κωδικών πρόσβασης και δικαιωμάτων πρόσβασης

Ο στόχος δεν είναι να χρησιμοποιείτε κάθε διαθέσιμο εργαλείο. Είναι να επιλέξετε ένα διαχειρίσιμο σύνολο πλατφορμών που συνεργάζονται καλά μεταξύ τους και που η ομάδα σας θα χρησιμοποιεί σταθερά.

Η τυποποίηση έχει σημασία. Αν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν διαφορετικά συστήματα σε διαφορετικές συσκευές, οι λειτουργίες γίνονται δυσκολότερες στην παρακολούθηση και η ασφάλεια δυσκολότερη στη διατήρηση. Επιλέξτε εγκεκριμένες εφαρμογές, παρέχετε βασική εκπαίδευση και δημιουργήστε απλούς εσωτερικούς κανόνες που εξηγούν ποιο εργαλείο πρέπει να χρησιμοποιείται για ποια εργασία.

Αν η ομάδα σας χρησιμοποιεί προσωπικές συσκευές, βεβαιωθείτε ότι η διαμόρφωση παραμένει ασφαλής και συμβατή με τα συστήματα της εταιρείας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η παροχή εταιρικών φορητών υπολογιστών ή ενός επιδόματος τεχνολογίας είναι η πιο πρακτική λύση για να διασφαλιστεί η συνέπεια.

Ένα ισχυρό τεχνολογικό περιβάλλον για εξ αποστάσεως εργασία θα πρέπει επίσης να υποστηρίζει τη συνεργασία χωρίς να απαιτεί συνεχείς ζωντανές συναντήσεις. Τα κοινά ημερολόγια, οι πίνακες εργασιών και οι επεξεργαστές εγγράφων βοηθούν τους ανθρώπους να προχωρούν την εργασία ασύγχρονα, κάτι που είναι συχνά απαραίτητο όταν οι εργαζόμενοι βρίσκονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας ή έχουν διαφορετικά ωράρια.

3. Προστατέψτε τα Δεδομένα της Εταιρείας και Μειώστε τους Κινδύνους Ασφάλειας

Η εξ αποστάσεως εργασία αυξάνει τον αριθμό των συσκευών, των δικτύων και των τοποθεσιών που εμπλέκονται στις καθημερινές επιχειρηματικές λειτουργίες. Αυτό κάνει την ασφάλεια βασικό μέρος της μετάβασης και όχι κάτι δευτερεύον.

Ξεκινήστε με τα βασικά:

• Απαιτήστε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης και, όπου είναι δυνατόν, πολυπαραγοντική ταυτοποίηση
• Περιορίστε την πρόσβαση σε ευαίσθητα αρχεία με βάση τον ρόλο
• Αποθηκεύστε τα δεδομένα της εταιρείας σε ασφαλή cloud συστήματα ή προστατευμένους διακομιστές
• Εκπαιδεύστε τους εργαζομένους να αναγνωρίζουν phishing προσπάθειες και ύποπτους συνδέσμους
• Χρησιμοποιήστε εικονικό ιδιωτικό δίκτυο όταν γίνεται πρόσβαση σε εσωτερικά συστήματα μέσω δημόσιου Wi-Fi
• Δημιουργήστε διαδικασία για την αναφορά χαμένων συσκευών ή πιθανών παραβιάσεων

Οι επιχειρήσεις συχνά υποτιμούν πόσο γρήγορα η εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να αυξήσει τον κίνδυνο. Οι εργαζόμενοι μπορεί να συνδέονται από δίκτυα του σπιτιού, καφετέριες, αεροδρόμια ή κοινόχρηστους χώρους, και κάθε περιβάλλον εισάγει διαφορετικές ευπάθειες. Ακόμη και οι μικρές επιχειρήσεις χρειάζονται σαφείς πρακτικές ασφάλειας.

Αν η ομάδα σας διαχειρίζεται δεδομένα πελατών, οικονομικά αρχεία, ιδιόκτητες πληροφορίες ή εμπιστευτικά εσωτερικά έγγραφα, καταγράψτε τους κανόνες ασφάλειας και επανεξετάζετέ τους τακτικά. Μια σύντομη εκπαιδευτική συνεδρία συχνά αρκεί για να μειώσει τα πιο συνηθισμένα λάθη.

Η ασφάλεια θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει διοικητικό έλεγχο. Διατηρείτε ενημερωμένη λίστα με το ποιος έχει πρόσβαση σε τι, αφαιρείτε δικαιώματα όταν αλλάζουν ρόλοι και ελέγχετε τις ενσωματώσεις τρίτων εφαρμογών πριν εγκριθούν. Όσο πιο απλό είναι το σύστημά σας, τόσο πιο εύκολο είναι να το προστατέψετε.

4. Εστιάστε στα Αποτελέσματα, Όχι στη Δραστηριότητα

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που κάνουν οι εταιρείες όταν περνούν σε εξ αποστάσεως εργασία είναι ότι προσπαθούν να παρακολουθούν τη δραστηριότητα υπερβολικά στενά. Αν η διοίκηση γίνει εμμονική με την καταγραφή της online κατάστασης ή των ωρών εργασίας, το αποτέλεσμα είναι συχνά απογοήτευση αντί για καλύτερη απόδοση.

Η εξ αποστάσεως εργασία είναι συνήθως πιο αποτελεσματική όταν οι ηγέτες εστιάζουν στα αποτελέσματα:

• Ολοκληρώθηκε η εργασία;
• Ολοκληρώθηκε εγκαίρως;
• Πληρούσε το απαιτούμενο επίπεδο;
• Επικοινώνησε ο εργαζόμενος με σαφήνεια κατά τη διάρκεια της διαδικασίας;

Αυτή η προσέγγιση δίνει στους ανθρώπους χώρο να εργάζονται με τον τρόπο που τους ταιριάζει καλύτερα, ενώ εξακολουθούν να λογοδοτούν για τα αποτελέσματα.

Αναγνωρίζει επίσης μια απλή πραγματικότητα: οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως μπορεί να διαχειρίζονται διακοπές που οι εργαζόμενοι στο γραφείο δεν αντιμετωπίζουν, όπως φροντίδα παιδιών, φροντίδα ηλικιωμένων, επισκευές στο σπίτι ή οικιακές υποχρεώσεις. Ένα άκαμπτο μοντέλο μπορεί να δημιουργήσει περιττή ένταση, ενώ μια προσέγγιση βασισμένη στα αποτελέσματα κάνει την επιχείρηση πιο προσαρμόσιμη.

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι προσδοκίες πρέπει να είναι ασαφείς. Στην πραγματικότητα ισχύει το αντίθετο. Όσο πιο ευέλικτο γίνεται το εργασιακό περιβάλλον, τόσο πιο σημαντικό είναι να ορίζονται εκ των προτέρων οι προθεσμίες, η ανάληψη ευθύνης και τα πρότυπα.

Οι τακτικές σύντομες συναντήσεις μπορούν να βοηθήσουν χωρίς να καταλήγουν σε μικροδιαχείριση. Οι σύντομες εβδομαδιαίες συναντήσεις είναι συχνά αρκετές για να ευθυγραμμίσουν τις προτεραιότητες, να απομακρύνουν τα εμπόδια και να κρατήσουν τις ομάδες σε κίνηση. Οι πιο αποτελεσματικοί διευθυντές ρωτούν τι υποστήριξη χρειάζεται αντί να ρωτούν απλώς πού βρίσκεται κάποιος.

5. Δημιουργήστε Συνειδητά την Ομαδική Κουλτούρα

Η εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να βελτιώσει την αποδοτικότητα, αλλά μπορεί επίσης να δημιουργήσει απομόνωση. Οι ομάδες που δεν βλέπουν ποτέ η μία την άλλη από κοντά χρειάζονται σκόπιμες ευκαιρίες για σύνδεση.

Η κουλτούρα δεν δημιουργείται αυτόματα σε μια κατανεμημένη εταιρεία. Πρέπει να σχεδιαστεί.

Πρακτικοί τρόποι για να ενισχύσετε την απομακρυσμένη κουλτούρα περιλαμβάνουν:

• Προγραμματισμό τακτικών ομαδικών συναντήσεων που δεν αφορούν μόνο ενημερώσεις κατάστασης
• Διοργάνωση περιστασιακών διαδικτυακών κοινωνικών εκδηλώσεων
• Δημιουργία χώρου για ανεπίσημη συζήτηση στα κανάλια ομαδικής επικοινωνίας
• Δημόσια αναγνώριση επιτευγμάτων
• Αντιστοίχιση των νέων προσλήψεων με έναν μέντορα ή συνεργάτη ένταξης
• Ενθάρρυνση των διευθυντών να ελέγχουν τον φόρτο εργασίας και το ηθικό

Αυτές οι ενέργειες δεν κάνουν μόνο την εργασία πιο φιλική. Βελτιώνουν την επικοινωνία, μειώνουν τις παρεξηγήσεις και βοηθούν τους εργαζομένους να αισθάνονται συνδεδεμένοι με την αποστολή της εταιρείας.

Για τις μικρές επιχειρήσεις, η κουλτούρα μπορεί να αποτελέσει σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Μια ξεκάθαρη εσωτερική ταυτότητα βοηθά τους εργαζομένους εξ αποστάσεως να κατανοούν πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις, τι εκτιμά η εταιρεία και πώς μπορούν να συμβάλουν ουσιαστικά ακόμη κι όταν δεν βρίσκονται στον ίδιο χώρο.

Δημιουργήστε Ένα Σχέδιο Μετάβασης που Ταιριάζει στην Επιχείρησή σας

Δεν υπάρχει ένα ενιαίο μοντέλο εξ αποστάσεως εργασίας που να ταιριάζει σε κάθε εταιρεία. Μια εταιρεία επαγγελματικών υπηρεσιών, μια επιχείρηση ηλεκτρονικού εμπορίου και μια ομάδα υποστήριξης πελατών μπορεί να χρειάζονται διαφορετικά ωράρια, λογισμικό και προσδοκίες επικοινωνίας.

Πριν κάνετε τη μετάβαση, αποτυπώστε τις τρέχουσες λειτουργίες σας και εντοπίστε ποια καθήκοντα πρέπει να παραμείνουν σύγχρονα και ποια μπορούν να γίνουν ασύγχρονα. Σκεφτείτε τα ακόλουθα ερωτήματα:

• Ποιοι ρόλοι απαιτούν άμεση αλληλεπίδραση με πελάτες;
• Ποια καθήκοντα εξαρτώνται από κοινά συστήματα ή εγκρίσεις;
• Ποια καθήκοντα μπορούν να ολοκληρωθούν ανεξάρτητα;
• Ποια εκπαίδευση χρειάζονται οι εργαζόμενοι πριν εργαστούν εξ αποστάσεως;
• Πώς θα αλλάξει η διαδικασία ένταξης των νέων εργαζομένων;

Αυτό το στάδιο σχεδιασμού είναι επίσης καλή στιγμή για να επανεξετάσετε τη δομή της επιχείρησής σας, τις εσωτερικές πολιτικές και τις απαιτήσεις συμμόρφωσης. Καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει ή αλλάζει τοποθεσία, ίσως χρειαστεί να αλλάξει και ο τρόπος διαχείρισης των λειτουργιών σας. Η Zenind βοηθά τις επιχειρήσεις να ιδρύουν και να διατηρούν τις εταιρείες τους με πρακτική υποστήριξη που κρατά οργανωμένες τις διοικητικές εργασίες, ώστε οι ιδιοκτήτες να μπορούν να παραμένουν συγκεντρωμένοι στη λειτουργία της επιχείρησης.

Συνήθη Λάθη που Πρέπει να Αποφύγετε

Ακόμη και με καλό σχέδιο, οι μεταβάσεις σε εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να αποτύχουν αν οι ηγέτες παραβλέψουν ορισμένα συνηθισμένα προβλήματα.

Αποφύγετε αυτά τα λάθη:

• Έναρξη της εξ αποστάσεως εργασίας χωρίς γραπτή πολιτική
• Χρήση υπερβολικά πολλών ασύνδετων εφαρμογών
• Αναμονή ότι οι εργαζόμενοι θα καταλάβουν μόνοι τους τη διαδικασία
• Αγνόηση των διαφορών ζώνης ώρας και των συγκρούσεων στο πρόγραμμα
• Μέτρηση της παραγωγικότητας μόνο με βάση την online παρουσία
• Παράλειψη της ασφάλειας από την πρώτη μέρα
• Παράβλεψη της κουλτούρας και της επικοινωνίας

Οι επιχειρήσεις που πετυχαίνουν σε περιβάλλοντα εξ αποστάσεως εργασίας συνήθως κρατούν τα πράγματα απλά, συνεπή και καλά τεκμηριωμένα.

Τελικές Σκέψεις

Η μετάβαση σε εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να είναι μια έξυπνη κίνηση για επιχειρήσεις που θέλουν μεγαλύτερη ευελιξία, χαμηλότερα γενικά έξοδα και ευρύτερη δεξαμενή ταλέντου. Όμως η μετάβαση λειτουργεί καλύτερα όταν υποστηρίζεται από σαφείς κανόνες, ισχυρή τεχνολογία, ασφαλή συστήματα και ένα στυλ διοίκησης που βασίζεται στα αποτελέσματα.

Αν δημιουργήσετε ένα προσεκτικό σχέδιο πριν ξεκινήσει η μετάβαση, η ομάδα σας είναι πιο πιθανό να παραμείνει παραγωγική, συνδεδεμένη και σίγουρη στο νέο εργασιακό περιβάλλον. Για αναπτυσσόμενες εταιρείες, αυτό το είδος δομής μπορεί να κάνει την εξ αποστάσεως εργασία μακροπρόθεσμο πλεονέκτημα αντί για προσωρινή προσαρμογή.