Қашықтан жұмысқа көшіп жатқан бизнеске арналған 5 практикалық кеңес

Қашықтан жұмыс істеу көптеген компаниялар үшін төтенше шарадан ұзақ мерзімді жұмыс үлгісіне айналды. Шағын бизнес, стартаптар және өсіп келе жатқан командалар үшін дұрыс жоспарланған көшу үстеме шығындарды азайтуға, жұмысқа қабылдау икемділігін арттыруға және ұйымның тұрақтылығын күшейтуге көмектеседі.

Дегенмен, қашықтан жұмыс істеу адамдарды жай ғана ноутбукпен үйге жіберу емес. Ол нақты саясатты, дұрыс құралдарды, қауіпсіз жүйелерді және қатысудан гөрі нәтижені өлшейтін басқару тәсілін талап етеді. Бұл өзгерісті стратегиялық тұрғыда қабылдаған бизнес өнімділікті сақтап, қызметкерлерді қолдауға және клиенттерге қызмет көрсетудің жоғары деңгейін ұстап тұруға көбірек мүмкіндік алады.

Егер сіздің компанияңыз қашықтан немесе гибридті құрылымға көшуді жоспарлап отырса, төмендегі бес кеңес теорияда ғана емес, іс жүзінде жұмыс істейтін көшу жоспарын құруға көмектеседі.

1. Көшу басталмай тұрып нақты ережелерді белгілеңіз

Қашықтан жұмыс істейтін ұжымда күтілімдер нақты болғанда ғана жұмыс тиімді болады. Бірінші қызметкер үйден жұмыс істей бастағанға дейін, команданың қалай жұмыс істейтінін анықтап алыңыз.

Қашықтан жұмыс саясаты мына сұрақтарға жауап беруі керек:

• Стандартты жұмыс уақыты қандай?
• Қызметкерлер жиналыстарға немесе шұғыл қоңырауларға қашан қолжетімді болуы тиіс?
• Әртүрлі өтініш түрлері үшін қандай байланыс арналарын қолдану керек?
• Жұмыс күні ішінде қызметкерлер қаншалықты жылдам жауап беруі тиіс?
• Әр рөл үшін табыс қалай көрінеді?
• Нәтиже қалай бағаланады?

Бұл анықтық әсіресе менеджерлер, сату мамандары, клиенттерге қызмет көрсету өкілдері және операциялық қызметкерлер бар командаларда маңызды, өйткені олардың әрқайсысына қолжетімділік пен жедел жауап беру деңгейі әртүрлі болады. Жазбаша саясат түсініксіздікті жояды және бәрін бір арнада ұстауды жеңілдетеді.

Сондай-ақ қолжетімділік шекараларын белгілеу пайдалы. Қашықтан жұмыс істеу жұмыс уақыты мен жеке уақыт арасындағы шекараны бұлдыратып жіберуі мүмкін, сондықтан қызметкерлердің қашан онлайн болуы керектігін және қашан болмайтынын алдын ала анықтаңыз. Мұндай құрылым түсінбеушілікті азайтып, күйіп кетудің алдын алуға көмектеседі.

Басшылар үшін бұл ауысым есеп берушілікке көбірек көңіл бөлуді де білдіреді. Біреудің үстелде отырған-отырмағанын бейресми тексерудің орнына, келісілген мақсаттар, мерзімдер және орындалатын нәтижелер арқылы өнімділікті бағалаңыз.

2. Дұрыс байланыс және бірлесіп жұмыс істеу құралдарын таңдаңыз

Дұрыс бағдарламалық құралдар жиынтығы қашықтан жұмысты шашыраңқы емес, реттелген етеді. Ортақ құралдарсыз командалар көбіне бір-біріне байланыспаған электрондық хаттарға, файлдардың әртүрлі нұсқаларына және жіберіліп алынған хабарларға тап болады.

Кем дегенде, көптеген қашықтан жұмыс істейтін бизнеске мына құралдар қажет:

• Бейне жиналыстар
• Командалық чат
• Файл алмасу және құжатпен бірлесіп жұмыс істеу
• Жобаларды басқару
• Клиенттермен қарым-қатынасты басқару
• Бухгалтерия немесе шот-фактура шығару
• Құпиясөздер мен қолжетімділікті басқару

Мақсат - қолжетімді барлық құралды пайдалану емес. Мақсат - бір-бірімен жақсы жұмыс істейтін және командаңыз тұрақты қолданатын, басқаруға ыңғайлы платформалар жиынтығын таңдау.

Стандарттау маңызды. Егер қызметкерлер әртүрлі құрылғыларда әртүрлі жүйелерді қолданса, операцияларды бақылау қиындайды, ал қауіпсіздікті сақтау күрделене түседі. Рұқсат етілген қолданбаларды таңдаңыз, бастапқы оқыту беріңіз және қай тапсырма үшін қай құрал қолданылатынын түсіндіретін қарапайым ішкі нұсқаулар жасаңыз.

Егер командаңыз жеке құрылғыларды пайдаланса, орнату әлі де қауіпсіз және компания жүйелерімен үйлесімді болуын қадағалаңыз. Кей жағдайларда компания ноутбуктерін беру немесе технологиялық жәрдемақы ұсыну біркелкілікті қамтамасыз етудің ең практикалық жолы болады.

Күшті қашықтан жұмыс технологиялық жиыны адамдарды үнемі тірі кездесулерге мәжбүрлемей-ақ бірлесіп жұмыс істеуге мүмкіндік беруі тиіс. Ортақ күнтізбелер, тапсырма тақталары және құжат редакторлары қызметкерлерге әртүрлі уақыт белдеулерінде жұмыс істегенде немесе кестелері әртүрлі болғанда да, жұмысты асинхронды түрде ілгерілетуге көмектеседі.

3. Компания деректерін қорғап, қауіпсіздік тәуекелдерін азайтыңыз

Қашықтан жұмыс істеу күнделікті бизнес операцияларына қатысатын құрылғылардың, желілердің және орындардың санын көбейтеді. Сондықтан қауіпсіздік көшу жоспарының кейінгі бөлігі емес, негізгі бөлігі болуы керек.

Басты нәрселерден бастаңыз:

• Күшті құпиясөздерді және мүмкін болса, көп факторлы аутентификацияны талап етіңіз
• Құпия файлдарға қолжетімділікті рөлге қарай шектеңіз
• Компания деректерін қауіпсіз бұлттық жүйелерде немесе қорғалған серверлерде сақтаңыз
• Қызметкерлерді фишинг әрекеттері мен күмәнді сілтемелерді тануға үйретіңіз
• Қоғамдық Wi-Fi арқылы ішкі жүйелерге қосылғанда виртуалды жеке желіні пайдаланыңыз
• Құрылғы жоғалғанда немесе ықтимал бұзушылық болғанда хабарлау процесін жасаңыз

Бизнес көбіне қашықтан жұмыс қауіпсіздік тәуекелін қаншалықты тез арттыра алатынын бағаламайды. Қызметкерлер үй желілерінен, кофеханалардан, әуежайлардан немесе ортақ кеңістіктерден қосылуы мүмкін, ал әр орта әртүрлі осалдық әкеледі. Тіпті шағын бизнеске де нақты қауіпсіздік тәжірибелері қажет.

Егер командаңыз тұтынушы деректерімен, қаржылық жазбалармен, меншікті ақпаратпен немесе құпия ішкі құжаттармен жұмыс істесе, қауіпсіздік ережелеріңізді құжаттап, оларды жүйелі түрде қайта қарап отырыңыз. Қысқа оқыту сессиясының өзі ең жиі кездесетін қателерді азайтуға жеткілікті болуы мүмкін.

Қауіпсіздік әкімшілік бақылауды да қамтуы керек. Кімнің қандай қолжетімділігі бар екенін жаңартып отырыңыз, рөлдер өзгергенде рұқсаттарды алып тастаңыз және үшінші тарап қолданбаларының интеграцияларын мақұлдамас бұрын тексеріңіз. Жүйеңіз неғұрлым қарапайым болса, оны қорғау соғұрлым оңай.

4. Белсенділікке емес, нәтижеге көңіл бөліңіз

Компаниялар қашықтан жұмысқа көшкенде жіберетін ең үлкен қателіктердің бірі - қызметкерлердің белсенділігін шамадан тыс бақылау. Егер басшылық онлайн күйді немесе тіркелген сағаттарды бақылауға тым әуестенсе, нәтиже өнімділіктің артуы емес, көбіне наразылық болады.

Қашықтан жұмыс әдетте көшбасшылар нәтижеге назар аударғанда тиімдірек болады:

• Тапсырма орындалды ма?
• Ол уақытында аяқталды ма?
• Қажетті стандартқа сай ма?
• Қызметкер жол бойы анық коммуникация жасады ма?

Бұл тәсіл адамдарға өзіне ыңғайлы жұмыс істеуге мүмкіндік береді және сонымен бірге нәтижеге жауапкершілік жүктейді.

Ол сондай-ақ қарапайым шындықты мойындайды: қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлер кеңседе отырған адамдарда болмайтын кедергілерге тап болуы мүмкін, мысалы, бала күтімі, қарт адамға қарау, үй жөндеуі немесе тұрмыстық міндеттер. Қатаң модель қажетсіз шиеленіс тудыруы мүмкін, ал нәтижеге негізделген тәсіл бизнесті икемдірек етеді.

Бұл күтілімдер бұлыңғыр болуы керек дегенді білдірмейді. Керісінше, жұмыс ортасы қаншалықты икемді болса, мерзімдерді, жауапкершілікті және стандарттарды алдын ала нақты белгілеу соншалықты маңызды.

Жүйелі тексерулер микробасқаруға айналмай-ақ көмектеседі. Қысқа апталық кездесулер басымдықтарды үйлестіріп, кедергілерді алып тастауға және команданы алға жылжытуға жеткілікті болады. Ең тиімді менеджерлер адамның қай жерде екенін сұрағаннан гөрі, қандай қолдау қажет екенін сұрайды.

5. Командалық мәдениетті әдейі қалыптастырыңыз

Қашықтан жұмыс тиімділікті арттыра алады, бірақ оқшаулану сезімін де тудыруы мүмкін. Бір-бірін бетпе-бет көрмейтін командаларға байланыс орнатуға арналған әдейі мүмкіндіктер қажет.

Таралған компанияда мәдениет өздігінен қалыптаспайды. Оны құру керек.

Қашықтан мәдениетті нығайтудың практикалық жолдары:

• Тек статус жаңартуларына арналмаған тұрақты командалық кездесулер өткізу
• Кейде виртуалды әлеуметтік іс-шаралар ұйымдастыру
• Командалық чат арналарында бейресми әңгімеге орын беру
• Жетістіктерді көпшілік алдында мойындау
• Жаңа қызметкерлерді ментормен немесе бейімделу жұбымен жұптастыру
• Менеджерлерді жүктеме мен көңіл-күйді тексеріп отыруға ынталандыру

Бұл шаралар жұмысты жайлырақ етумен шектелмейді. Олар коммуникацияны жақсартады, түсінбеушілікті азайтады және қызметкерлердің компания миссиясымен байланысын күшейтеді.

Шағын бизнес үшін мәдениет үлкен бәсекелік артықшылық бола алады. Айқын ішкі бірегейлік қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлерге шешімдердің қалай қабылданатынын, компанияның нені бағалайтынын және бір бөлмеде болмаса да, қалай мәнді үлес қоса алатынын түсінуге көмектеседі.

Бизнесіңізге сай көшу жоспарын жасаңыз

Әр компанияға сай келетін бір ғана қашықтан жұмыс моделі жоқ. Кәсіби қызмет көрсететін фирма, электрондық коммерция бизнесі және клиенттерге қолдау көрсететін командаға әртүрлі кесте, бағдарламалық құралдар және байланыс күтулері қажет болуы мүмкін.

Көшу басталмас бұрын, қазіргі операцияларыңызды талдап, қай тапсырмалар синхронды түрде орындалуы керек, ал қайсысын асинхронды түрде орындауға болатынын анықтаңыз. Мына сұрақтарды қарастырыңыз:

• Қандай рөлдерге клиентпен нақты уақыттағы өзара әрекеттесу қажет?
• Қандай тапсырмалар ортақ жүйелерге немесе мақұлдауларға тәуелді?
• Қандай міндеттерді дербес орындауға болады?
• Қызметкерлерге қашықтан жұмыс істемей тұрып қандай оқыту керек?
• Жаңа қызметкерлерді бейімдеу қалай өзгереді?

Бұл жоспарлау кезеңі бизнес құрылымын, ішкі саясаттарды және сәйкестік талаптарын қайта қарауға да жақсы уақыт. Компанияңыз өсіп немесе орналасқан жерін өзгерткен сайын, операцияларды басқару тәсілі де өзгеруі мүмкін. Zenind бизнеске компанияны құру және жүргізу барысында практикалық қолдау көрсетіп, әкімшілік жұмыстарды реттеуге көмектеседі, осылайша иелері бизнесті басқаруға көбірек көңіл бөле алады.

Жиі жіберілетін қателерден сақтаныңыз

Жақсы жоспар болса да, көшуді басшылар бірнеше ортақ мәселені елемесе, қашықтан жұмыс сәтсіз болуы мүмкін.

Мына қателерден аулақ болыңыз:

• Жазбаша саясатсыз қашықтан жұмысты іске қосу
• Тым көп байланыспаған қолданбаларды пайдалану
• Қызметкерлерден процесті өздері түсінеді деп күту
• Уақыт белдеулерін және кесте қайшылықтарын елемеу
• Өнімділікті тек онлайн қатысу арқылы өлшеу
• Қауіпсіздікті бірінші күннен бастап ескермеу
• Мәдениет пен коммуникацияны назардан тыс қалдыру

Қашықтан ортада табысқа жеткен бизнес әдетте істерді қарапайым, тұрақты және жақсы құжатталған күйде ұстайды.

Қорытынды ойлар

Қашықтан жұмысқа көшу үлкен икемділік, төменірек үстеме шығындар және кеңірек таланттар қорын қалайтын бизнес үшін ақылды қадам болуы мүмкін. Бірақ бұл өзгеріс нақты ережелермен, күшті технологиямен, қауіпсіз жүйелермен және нәтижеге негізделген басқару тәсілімен қолдау тапқанда ғана жақсы жұмыс істейді.

Көшу басталмай тұрып ойланып жасалған жоспар құрсаңыз, командаңыз жаңа жұмыс ортасында өнімді, байланыста және сенімді болып қала береді. Өсіп келе жатқан компаниялар үшін мұндай құрылым қашықтан жұмысты уақытша бейімделу емес, ұзақ мерзімді артықшылыққа айналдыра алады.