5 käytännöllistä vinkkiä yrityksille, jotka siirtyvät etätyöhön

Etätyö on siirtynyt hätätoimenpiteestä monien yritysten pitkäaikaiseksi toimintamalliksi. Pienille yrityksille, startup-yrityksille ja kasvaville tiimeille hyvin suunniteltu siirtymä voi pienentää kuluja, parantaa rekrytoinnin joustavuutta ja tehdä organisaatiosta aiempaa kestävämmän.

Etätyö ei kuitenkaan tarkoita vain sitä, että ihmiset lähetetään kotiin kannettavien tietokoneiden kanssa. Se edellyttää selkeitä käytäntöjä, oikeita työvälineitä, turvallisia järjestelmiä ja johtamistapaa, jossa mitataan tuloksia eikä läsnäoloa. Yritykset, jotka suhtautuvat muutokseen strategisesti, suojaavat todennäköisemmin tuottavuutta, tukevat työntekijöitä ja säilyttävät vahvan asiakaspalvelun.

Jos yrityksesi valmistautuu siirtymään etä- tai hybridimalliin, nämä viisi vinkkiä auttavat sinua rakentamaan siirtymäsuunnitelman, joka toimii käytännössä, ei vain paperilla.

1. Määritä selkeät pelisäännöt ennen siirtymän alkua

Etätyö toimii parhaiten, kun odotukset ovat selkeitä. Ennen kuin ensimmäinen työntekijä alkaa työskennellä kotoa käsin, määritä perusasiat siitä, miten tiimi toimii.

Etätyöpolitiikan tulisi vastata esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

• Mitkä ovat normaalit työajat?
• Milloin työntekijöiden on oltava tavoitettavissa kokouksia tai kiireellisiä yhteydenottoja varten?
• Mitä viestintäkanavia pitäisi käyttää erityyppisiin pyyntöihin?
• Kuinka nopeasti työntekijöiden odotetaan vastaavan työpäivän aikana?
• Miltä onnistuminen näyttää kunkin roolin kohdalla?
• Miten suoritusta arvioidaan?

Selkeys on erityisen tärkeää, kun tiimissä on esimiehiä, myyntihenkilöstöä, asiakaspalvelun edustajia ja operatiivisen toiminnan työntekijöitä, joilla kaikilla on erilaiset tarpeet saatavuuden ja reagointinopeuden suhteen. Kirjallinen käytäntö poistaa epäselvyyksiä ja helpottaa kaikkien pitämistä samalla viivalla.

On hyödyllistä asettaa rajat myös tavoitettavuudelle. Etätyö voi hämärtää työn ja vapaa-ajan välistä rajaa, joten määritä, milloin työntekijöiden odotetaan olevan verkossa ja milloin ei. Tällainen rakenne vähentää epäselvyyttä ja auttaa ehkäisemään uupumusta.

Esimiehille muutos tarkoittaa myös vahvempaa painotusta vastuun seuraamiseen. Sen sijaan, että tarkasteltaisiin epämuodollisesti, onko joku työpöytänsä ääressä, suorituskykyä kannattaa mitata sovituilla tavoitteilla, määräajoilla ja toimituksilla.

2. Valitse oikeat viestintä- ja yhteistyötyökalut

Oikea ohjelmistokokonaisuus voi tehdä etätyöstä organisoitua eikä pirstaleista. Ilman yhteisiä työkaluja tiimit päätyvät usein hallitsemaan toisiaan tukahduttavia sähköpostiketjuja, eri versioita tiedostoista ja huomaamatta jääviä viestejä.

Vähintään useimmat etäyritykset tarvitsevat työkalut seuraaviin tarkoituksiin:

• Videokokoukset
• Tiimiviestintä
• Tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen yhteismuokkaus
• Projektinhallinta
• Asiakassuhteiden hallinta
• Kirjanpito tai laskutus
• Salasanojen ja käyttöoikeuksien hallinta

Tavoitteena ei ole käyttää jokaista saatavilla olevaa työkalua. Tavoitteena on valita hallittava määrä alustoja, jotka toimivat hyvin yhdessä ja joita tiimi myös käyttää johdonmukaisesti.

Standardointi on tärkeää. Jos työntekijät käyttävät eri järjestelmiä eri laitteilla, toimintaa on vaikeampi seurata ja turvallisuuden ylläpito vaikeutuu. Valitse hyväksytyt sovellukset, tarjoa peruskoulutus ja laadi yksinkertaiset sisäiset ohjeet, jotka kertovat, mitä työkalua käytetään mihinkin tehtävään.

Jos tiimissä käytetään henkilökohtaisia laitteita, varmista, että kokonaisuus on silti turvallinen ja yhteensopiva yrityksen järjestelmien kanssa. Joissain tapauksissa yrityksen kannettavien tietokoneiden tarjoaminen tai teknologiaetuuden myöntäminen on käytännöllisin tapa luoda yhtenäisyys.

Vahvan etätyöteknologian tulisi myös tukea yhteistyötä pakottamatta jatkuviin live-kokouksiin. Jaetut kalenterit, tehtävätaulut ja asiakirjaeditorit auttavat työn etenemistä asynkronisesti, mikä on usein välttämätöntä, kun työntekijät ovat eri aikavyöhykkeillä tai eri aikatauluissa.

3. Suojaa yrityksen data ja pienennä tietoturvariskejä

Etätyö lisää laitteiden, verkkojen ja sijaintien määrää, jotka osallistuvat päivittäiseen liiketoimintaan. Siksi tietoturva on olennainen osa siirtymää, ei jälkikäteen lisättävä asia.

Aloita perusteista:

• Vaatikaa vahvat salasanat ja mahdollisuuksien mukaan monivaiheinen tunnistautuminen
• Rajoita pääsyä arkaluonteisiin tiedostoihin roolin mukaan
• Säilytä yrityksen tiedot turvallisissa pilvipalveluissa tai suojatuilla palvelimilla
• Kouluta työntekijöitä tunnistamaan tietojenkalasteluyritykset ja epäilyttävät linkit
• Käytä VPN-yhteyttä, kun pääset sisäisiin järjestelmiin julkisessa Wi-Fi-verkossa
• Luo prosessi kadonneiden laitteiden tai mahdollisten tietomurtojen ilmoittamiseen

Yritykset aliarvioivat usein, kuinka nopeasti etätyö voi lisätä riskejä. Työntekijät voivat muodostaa yhteyden kotiverkoista, kahviloista, lentokentiltä tai jaetuista tiloista, ja jokainen ympäristö tuo mukanaan erilaisia haavoittuvuuksia. Myös pienyritykset tarvitsevat selkeät tietoturvakäytännöt.

Jos tiimisi käsittelee asiakastietoja, taloustietoja, omia liiketoimintatietoja tai luottamuksellisia sisäisiä asiakirjoja, dokumentoi tietoturvasäännöt ja käy ne läpi säännöllisesti. Lyhyt koulutustilaisuus riittää usein vähentämään yleisimpiä virheitä.

Tietoturvaan kuuluu myös hallinnollinen valvonta. Pidä ajan tasalla oleva luettelo siitä, kenellä on pääsy mihinkin, poista käyttöoikeudet roolien vaihtuessa ja tarkista kolmansien osapuolten sovellusintegraatiot ennen hyväksymistä. Mitä yksinkertaisempi järjestelmä on, sitä helpompi sitä on suojata.

4. Keskity tuloksiin, älä toimintaan

Yksi suurimmista virheistä, joita yritykset tekevät siirtyessään etätyöhön, on yrittää valvoa toimintaa liian tarkasti. Jos johto alkaa olla pakkomielteinen verkossa näkyvyyden tai kirjattujen tuntien seuraamisesta, lopputuloksena on usein turhautumista paremman suorituskyvyn sijaan.

Etätyö toimii yleensä paremmin, kun johto keskittyy lopputuloksiin:

• Tuliko tehtävä valmiiksi?
• Valmistuiko se ajallaan?
• Täyttikö se vaaditun tason?
• Viestikö työntekijä selkeästi matkan varrella?

Tämä lähestymistapa antaa ihmisille tilaa työskennellä itselleen sopivalla tavalla ja pitää heidät silti vastuullisina tuloksista.

Se tunnistaa myös yksinkertaisen todellisuuden: etätyöntekijöillä voi olla keskeytyksiä, joita toimistotyöntekijöillä ei ole, kuten lastenhoito, omaisten hoiva, kodin korjaukset tai kotitalouden velvollisuudet. Jäykkä malli voi luoda tarpeetonta jännitystä, kun taas tulosperusteinen lähestymistapa tekee liiketoiminnasta mukautuvamman.

Se ei tarkoita, että odotusten pitäisi olla epämääräisiä. Päinvastoin. Mitä joustavammaksi työympäristö muuttuu, sitä tärkeämpää on määritellä määräajat, vastuut ja laatuvaatimukset etukäteen.

Säännölliset tilannekatsaukset voivat auttaa ilman mikromanageerausta. Lyhyet viikkopalaverit riittävät usein prioriteettien yhteensovittamiseen, esteiden poistamiseen ja tiimien etenemisen varmistamiseen. Tehokkaimmat esihenkilöt kysyvät, mitä tukea tarvitaan, sen sijaan että kysyisivät vain, missä joku on.

5. Rakenna tiimikulttuuri tarkoituksellisesti

Etätyö voi parantaa tehokkuutta, mutta se voi myös lisätä eristäytymistä. Tiimit, jotka eivät koskaan näe toisiaan kasvotusten, tarvitsevat tietoisia mahdollisuuksia yhteydenpitoon.

Kulttuuri ei synny automaattisesti hajautetussa yrityksessä. Se täytyy suunnitella.

Käytännön tapoja vahvistaa etätyökulttuuria ovat esimerkiksi:

• Säännölliset tiimikokoukset, jotka eivät keskity vain tilannepäivityksiin
• Satunnaiset virtuaaliset yhteisötilaisuudet
• Tilaa epämuodolliselle keskustelulle tiimichateissa
• Saavutusten julkinen huomioiminen
• Uusien työntekijöiden parittaminen mentorin tai perehdytyskummin kanssa
• Esihenkilöiden kannustaminen tarkistamaan työkuormaa ja työilmapiiriä

Nämä toimet tekevät enemmän kuin vain tekevät työstä mukavampaa. Ne parantavat viestintää, vähentävät väärinkäsityksiä ja auttavat työntekijöitä tuntemaan yhteyttä yrityksen missioon.

Pienille yrityksille kulttuuri voi olla merkittävä kilpailuetu. Selkeä sisäinen identiteetti auttaa etätyöntekijöitä ymmärtämään, miten päätökset tehdään, mitä yritys arvostaa ja miten he voivat vaikuttaa merkityksellisesti silloinkin, kun he eivät ole samassa huoneessa.

Laadi siirtymäsuunnitelma, joka sopii yrityksellesi

Yhtä ainoaa etätyömallia ei ole, joka sopisi jokaiselle yritykselle. Asiantuntijapalveluyritys, verkkokauppa ja asiakastukitiimi voivat kaikki tarvita erilaisia aikatauluja, ohjelmistoja ja viestintäodotuksia.

Ennen siirtymistä kartoita nykyinen toimintasi ja tunnista ne tehtävät, jotka on hoidettava samanaikaisesti, sekä ne, jotka voidaan hoitaa asynkronisesti. Harkitse seuraavia kysymyksiä:

• Mitkä roolit edellyttävät reaaliaikaista asiakasvuorovaikutusta?
• Mitkä tehtävät riippuvat jaetuista järjestelmistä tai hyväksynnöistä?
• Mitkä vastuut voidaan hoitaa itsenäisesti?
• Mitä koulutusta työntekijät tarvitsevat ennen etätyötä?
• Miten perehdytys muuttuu uusien työntekijöiden kohdalla?

Tämä suunnitteluvaihe on myös hyvä hetki arvioida yrityksen rakennetta, sisäisiä käytäntöjä ja vaatimustenmukaisuustarpeita. Kun yrityksesi kasvaa tai vaihtaa sijaintia, myös toimintojen hallintatapa saattaa muuttua. Zenind auttaa yrityksiä perustamaan ja ylläpitämään yhtiöitään käytännöllisellä tuella, joka pitää hallinnolliset tehtävät järjestyksessä, jotta omistajat voivat keskittyä liiketoiminnan pyörittämiseen.

Vältettävät yleiset virheet

Hyvästä suunnitelmasta huolimatta etäsiirtymä voi epäonnistua, jos johto sivuuttaa muutaman tavallisen ongelman.

Vältä näitä virheitä:

• Etätyön aloittaminen ilman kirjallista käytäntöä
• Liian monien erillisten sovellusten käyttäminen
• Olettaminen, että työntekijät selvittävät prosessin itse
• Aikavyöhyke-erojen ja aikatauluristiriitojen sivuuttaminen
• Tuottavuuden mittaaminen pelkän verkossa olemisen perusteella
• Tietoturvan unohtaminen alusta alkaen
• Kulttuurin ja viestinnän laiminlyönti

Yritykset, jotka menestyvät etäympäristöissä, pitävät asiat yleensä yksinkertaisina, yhdenmukaisina ja hyvin dokumentoituina.

Loppupäätelmät

Siirtyminen etätyöhön voi olla viisas ratkaisu yrityksille, jotka haluavat enemmän joustavuutta, pienemmät yleiskustannukset ja laajemman osaajapoolin. Mutta muutos toimii parhaiten, kun sitä tukevat selkeät säännöt, vahva teknologia, turvalliset järjestelmät ja johtamistapa, joka perustuu tuloksiin.

Jos luot huolellisen suunnitelman ennen siirtymän alkua, tiimisi todennäköisemmin pysyy tuottavana, yhteydessä ja luottavaisena uudessa työympäristössä. Kasvaville yrityksille tällainen rakenne voi tehdä etätyöstä pitkäaikaisen edun eikä vain väliaikaisen muutoksen.