6 ξεκάθαρα σημάδια ότι η επιχείρησή σας χρειάζεται λογιστή

Η λειτουργία μιας επιχείρησης σημαίνει ότι πρέπει να παίρνετε αποφάσεις γρήγορα, να παραμένετε οργανωμένοι και να έχετε συνεχή έλεγχο κάθε ευρώ. Για πολλούς ιδρυτές, ελεύθερους επαγγελματίες και μικρούς επιχειρηματίες, η οικονομική διαχείριση ξεκινά ως ένα διαχειρίσιμο μέρος της δουλειάς. Όμως, όσο η επιχείρηση μεγαλώνει, η τήρηση βιβλίων, ο φορολογικός προγραμματισμός, η μισθοδοσία και η συμμόρφωση μπορούν να γίνουν πολύ πιο δύσκολα να χειριστούν μόνοι σας.

Η πρόσληψη λογιστή δεν αφορά μόνο την αντίδραση σε προβλήματα. Η σωστή υποστήριξη μπορεί να σας βοηθήσει να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις, να μειώσετε το άγχος και να κρατήσετε την επιχείρησή σας σε σταθερή βάση. Αν αναρωτιέστε αν είναι η κατάλληλη στιγμή να συνεργαστείτε με λογιστή, αυτά τα έξι σημάδια μπορούν να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε.

1. Οι οικονομικές εργασίες σας απορροφούν υπερβολικά πολύ χρόνο

Ο χρόνος είναι ένας από τους πιο πολύτιμους πόρους σε κάθε επιχείρηση. Αν αφιερώνετε ώρες κάθε εβδομάδα για να ταξινομείτε αποδείξεις, να συμφωνείτε λογαριασμούς, να προετοιμάζετε αναφορές και να προσπαθείτε να καταλάβετε φορολογικά έντυπα, αυτές οι εργασίες ίσως σας στερούν χρόνο από δουλειά που πραγματικά αναπτύσσει την εταιρεία.

Όταν η οικονομική διαχείριση αρχίζει να εκτοπίζει τις πωλήσεις, την ανάπτυξη προϊόντων, την εξυπηρέτηση πελατών ή τις λειτουργίες, η επιχείρηση πληρώνει ένα κρυφό κόστος. Ένας λογιστής μπορεί να σας βοηθήσει να ανακτήσετε αυτόν τον χρόνο, δημιουργώντας πιο καθαρά συστήματα, αναλαμβάνοντας επαναλαμβανόμενες οικονομικές εργασίες και δίνοντάς σας πιο σαφή αρχεία για να δουλεύετε.

Για τους μικρούς επιχειρηματίες, η αποδοτικότητα έχει σημασία. Όσο περισσότερο χρόνο ξοδεύετε για να διορθώσετε οικονομική ασάφεια, τόσο λιγότερο χρόνο έχετε για να δημιουργήσετε δυναμική.

2. Οι φορολογικές προθεσμίες σάς φαίνονται υπερβολικές

Οι φόροι είναι ένας από τους πιο ξεκάθαρους λόγους για τους οποίους οι επιχειρηματίες ζητούν επαγγελματική βοήθεια. Οι ομοσπονδιακές, πολιτειακές και τοπικές υποχρεώσεις μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τη νομική μορφή της επιχείρησης, την τοποθεσία και τα έσοδά σας. Αν οι φορολογικές προθεσμίες σάς προκαλούν άγχος ή δεν είστε σίγουροι ποια έντυπα και δηλώσεις ισχύουν για την επιχείρησή σας, αυτό είναι ένδειξη ότι ίσως χρειάζεστε υποστήριξη.

Η παράλειψη μιας προθεσμίας μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, τόκους και περιττό άγχος. Ακόμη και όταν οι προθεσμίες τηρούνται, η αβεβαιότητα γύρω από τις προκαταβολές φόρου, τις εκπτώσεις και τις απαιτήσεις αναφοράς μπορεί να κάνει τους επιχειρηματίες να αμφιβάλλουν για κάθε βήμα.

Ένας λογιστής μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε το φορολογικό σας ημερολόγιο, να εκτιμήσετε τι ενδέχεται να οφείλετε και να προετοιμαστείτε για την περίοδο υποβολής πριν οι προθεσμίες γίνουν επείγουσες.

3. Οι οικονομικοί όροι δεν βγάζουν νόημα

Η λογιστική και η φορολογική ορολογία μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά αν εστιάζετε στη λειτουργία της επιχείρησης και όχι στη μελέτη των οικονομικών κανόνων. Όροι όπως αποσβέσεις, δεδουλευμένη βάση, ταμειακή βάση, προκαταβολικοί φόροι και εκπιπτόμενα έξοδα μπορεί να μοιάζουν με δεύτερη γλώσσα.

Η σύγχυση είναι πρόβλημα γιατί μπορεί να οδηγήσει σε χαμένες εκπτώσεις, λανθασμένες δηλώσεις ή κακές αποφάσεις που βασίζονται σε ελλιπή πληροφόρηση. Αν διαβάζετε την ίδια οικονομική εξήγηση πολλές φορές και εξακολουθείτε να μην είστε σίγουροι, η επαγγελματική καθοδήγηση μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα.

Ένας εξειδικευμένος λογιστής μπορεί να μεταφράσει τα τεχνικά ζητήματα σε πρακτικά επόμενα βήματα, ώστε να παίρνετε τεκμηριωμένες αποφάσεις με αυτοπεποίθηση.

4. Δεν είστε σίγουροι πόσο φόρο οφείλετε

Ένα από τα πιο συνηθισμένα οικονομικά λάθη των μικρών επιχειρηματιών είναι ότι δεν γνωρίζουν ακριβώς πόσο φόρο οφείλουν ή πότε πρέπει να τον πληρώσουν. Το ζήτημα αυτό μπορεί να γίνει ακόμη πιο περίπλοκο για ιδιοκτήτες με πολλαπλές πηγές εισοδήματος, ανεξάρτητους συνεργάτες ή επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε περισσότερες από μία πολιτείες.

Η ανεπαρκής πληρωμή μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα. Η υπερβολική πληρωμή μπορεί να στερήσει ρευστότητα που η επιχείρηση θα μπορούσε να αξιοποιήσει αλλού. Ο στόχος δεν είναι απλώς να πληρώνετε φόρους, αλλά να πληρώνετε το σωστό ποσό τη σωστή στιγμή.

Ένας λογιστής μπορεί να εξετάσει τα αρχεία σας, να εντοπίσει εκπτώσεις που ίσως έχετε παραλείψει και να βοηθήσει να καθοριστεί αν πρέπει να κάνετε προκαταβολικές φορολογικές πληρωμές. Αυτή η καθοδήγηση γίνεται ακόμη πιο πολύτιμη καθώς αλλάζει η νομική μορφή ή τα έσοδα της επιχείρησής σας.

5. Η επιχείρησή σας αναπτύσσεται γρήγορα

Η ανάπτυξη είναι ένα ευχάριστο πρόβλημα, αλλά συχνά δημιουργεί νέα οικονομική πολυπλοκότητα. Περισσότερες πωλήσεις μπορεί να σημαίνουν περισσότερα τιμολόγια, περισσότερα έξοδα, περισσότερες πληρωμές προς προμηθευτές, περισσότερα ζητήματα μισθοδοσίας και περισσότερες απαιτήσεις συμμόρφωσης σε επίπεδο πολιτείας. Αυτό που λειτουργούσε όταν η επιχείρηση ήταν μικρή μπορεί πλέον να μην επαρκεί.

Η ταχεία ανάπτυξη μπορεί επίσης να κάνει την οικονομική αναφορά πιο σημαντική. Αν αναζητάτε χρηματοδότηση, κάνετε αίτηση για δάνειο ή απλώς προσπαθείτε να καταλάβετε αν η επιχείρηση είναι πραγματικά κερδοφόρα, χρειάζεστε αξιόπιστα αρχεία.

Ένας λογιστής μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα σύστημα που μεγαλώνει μαζί με την εταιρεία σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει καλύτερες διαδικασίες τήρησης βιβλίων, μηνιαίες αναφορές, ανάλυση ταμειακών ροών ή συμβουλές για το πώς να δομήσετε την επιχείρηση για το επόμενο στάδιο ανάπτυξης.

6. Αντιμετωπίζετε έλεγχο ή συμμορφωτικό έλεγχο

Αν μια φορολογική ή ρυθμιστική αρχή ζητήσει αρχεία, δεν θέλετε να τρέχετε να οργανώσετε έγγραφα εκ των υστέρων. Ένας έλεγχος ή ένας συμμορφωτικός έλεγχος μπορεί να είναι αγχωτικός, αλλά είναι πολύ πιο εύκολος στη διαχείριση όταν τα βιβλία σας είναι ακριβή και πλήρη.

Ακόμη και αν η επιχείρησή σας δεν βρίσκεται σήμερα υπό έλεγχο, η συμμόρφωση πρέπει να παραμένει προτεραιότητα. Η σωστή τήρηση αρχείων, οι έγκαιρες υποβολές και ο σαφής διαχωρισμός προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών μπορούν να μειώσουν τις πιθανότητες προβλημάτων αργότερα.

Ένας λογιστής μπορεί να σας βοηθήσει να προετοιμάσετε τεκμηρίωση, να εντοπίσετε ασυμφωνίες και να απαντήσετε κατάλληλα αν προκύψουν ερωτήσεις. Αυτή η υποστήριξη μπορεί να είναι ιδιαίτερα πολύτιμη όταν πρέπει να αποδείξετε ότι η επιχείρησή σας παρέμεινε οργανωμένη και σε συμμόρφωση.

Πώς μπορεί να σας βοηθήσει ένας λογιστής

Ένας λογιστής δεν κάνει μόνο φορολογικές δηλώσεις. Ο κατάλληλος επαγγελματίας μπορεί να στηρίξει την επιχείρησή σας με διάφορους τρόπους:

• Ρύθμιση συστημάτων τήρησης βιβλίων
• Οργάνωση οικονομικών αρχείων
• Προετοιμασία φορολογικών δηλώσεων και προκαταβολικών πληρωμών
• Παρακολούθηση εκπιπτόμενων εξόδων
• Παρακολούθηση ταμειακών ροών και κερδοφορίας
• Υποστήριξη στη μισθοδοσία και στις πληρωμές συνεργατών
• Υποστήριξη στη συμμόρφωση και στις αναφορές της οντότητας
• Προετοιμασία οικονομικών καταστάσεων για δανειστές, εταίρους ή επενδυτές

Για πολλούς επιχειρηματίες, αυτή η υποστήριξη δημιουργεί μια πιο καθαρή εικόνα της επιχείρησης και μειώνει τον κίνδυνο αποφυγίσιμων λαθών.

Πότε η διαχείριση των οικονομικών μόνοι σας εξακολουθεί να έχει νόημα

Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση να έχει αμέσως έναν λογιστή πλήρους απασχόλησης. Μια πολύ αρχική επιχείρηση με απλά έσοδα, περιορισμένα έξοδα και ξεκάθαρες υποχρεώσεις μπορεί να διαχειριστεί βασική τήρηση βιβλίων εσωτερικά.

Η διαχείριση μόνοι σας μπορεί να λειτουργήσει αν έχετε τον χρόνο, κατανοείτε τους κανόνες και χρησιμοποιείτε αξιόπιστα εργαλεία. Ακόμη και τότε, πολλοί ιδιοκτήτες ωφελούνται από έναν λογιστή τουλάχιστον κατά την περίοδο των φόρων ή όταν επιλέγουν νομική μορφή επιχείρησης.

Το βασικό ερώτημα δεν είναι αν μπορείτε να κάνετε τα πάντα μόνοι σας. Είναι αν αυτό αποτελεί την καλύτερη αξιοποίηση του χρόνου σας και αν ο κίνδυνος λαθών αξίζει την προσπάθεια.

Γιατί η λογιστική υποστήριξη έχει σημασία για νέες επιχειρήσεις

Αν ιδρύετε μια νέα εταιρεία, η οικονομική οργάνωση πρέπει να ξεκινά από νωρίς. Μια ισχυρή δομή από την πρώτη μέρα κάνει πιο εύκολη τη συμμόρφωση, τον διαχωρισμό προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών και την προετοιμασία για ανάπτυξη.

Γι’ αυτό πολλοί επιχειρηματίες συνεργάζονται με υπηρεσίες σύστασης εταιρείας όπως η Zenind όταν ξεκινούν μια επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες. Ξεκινώντας με τα σωστά έγγραφα σύστασης, υπενθυμίσεις συμμόρφωσης και διοικητική υποστήριξη, γίνεται πιο εύκολο να χτίσετε οικονομικές συνήθειες που αντέχουν όσο η επιχείρηση μεγαλώνει.

Μόλις ιδρυθεί η εταιρεία σας, ο συνδυασμός αυτής της βάσης με λογιστική υποστήριξη σάς δίνει ένα πολύ ισχυρότερο λειτουργικό σύστημα. Η σύσταση βοηθά να ξεκινήσετε σωστά. Η λογιστική βοηθά να παραμείνετε οργανωμένοι και να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις μετά την έναρξη.

Πώς να αποφασίσετε ότι ήρθε η ώρα

Αν εξακολουθείτε να μην είστε σίγουροι αν χρειάζεστε λογιστή, κάντε στον εαυτό σας αυτές τις ερωτήσεις:

• Καθυστερώ στην τήρηση βιβλίων;
• Με αγχώνουν οι φορολογικές προθεσμίες;
• Κατανοώ τις τρέχουσες φορολογικές μου υποχρεώσεις;
• Είμαι βέβαιος ότι τα αρχεία μου είναι ακριβή;
• Η ανάπτυξη της επιχείρησης κάνει τα οικονομικά πιο περίπλοκα;
• Θα μου εξοικονομήσει η εξειδικευμένη βοήθεια αρκετό χρόνο ή χρήμα ώστε να δικαιολογεί το κόστος;

Αν απαντήσατε ναι σε αρκετές από αυτές, η επαγγελματική λογιστική υποστήριξη πιθανότατα αξίζει να εξεταστεί.

Τελικό συμπέρασμα

Δεν χρειάζεται να περιμένετε μια κρίση για να ζητήσετε βοήθεια με τα οικονομικά σας. Στην πραγματικότητα, η καλύτερη στιγμή να συνεργαστείτε με λογιστή είναι συχνά πριν τα λάθη, οι χαμένες προθεσμίες ή οι προκλήσεις κλιμάκωσης γίνουν σοβαρά προβλήματα.

Αν η επιχείρησή σας σάς απορροφά υπερβολικά πολύ χρόνο στη χρηματοοικονομική διαχείριση, αν οι φορολογικοί κανόνες σάς φαίνονται ασαφείς ή αν η ανάπτυξη κάνει τους αριθμούς πιο δύσκολους να παρακολουθήσετε, ένας λογιστής μπορεί να προσθέσει δομή και ηρεμία. Για νέους επιχειρηματίες, ο συνδυασμός προσεκτικών αποφάσεων σύστασης με σωστή λογιστική υποστήριξη μπορεί να δημιουργήσει μια πιο ισχυρή πορεία προς τα εμπρός.

Όσο πιο οργανωμένη είναι η οικονομική σας βάση, τόσο πιο εύκολο γίνεται να εστιάσετε στη δημιουργία μιας επιχείρησης που αντέχει στον χρόνο.