Πώς να σταματήσετε να αναβάλλετε όταν ξεκινάτε μια επιχείρηση: Ένας πρακτικός οδηγός για νέους ιδρυτές

Η αναβλητικότητα είναι ένα από τα μεγαλύτερα κρυφά κόστη στην επιχειρηματικότητα. Σπάνια μοιάζει δραματική. Πιο συχνά, εμφανίζεται ως μία ακόμη μέρα έρευνας, μία ακόμη εβδομάδα αναμονής ή ένας ακόμη μήνας πριν από την κατάθεση των εγγράφων που μετατρέπουν μια ιδέα σε πραγματική επιχείρηση.

Για τους νέους ιδρυτές, η καθυστέρηση είναι ιδιαίτερα ακριβή. Κάθε απόφαση που αναβάλλεται μπορεί να επηρεάσει το χρονοδιάγραμμα έναρξης, τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης, τη δυνατότητά σας να ανοίξετε επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό και ακόμη και την αυτοπεποίθησή σας ως ιδιοκτήτη. Τα καλά νέα είναι ότι η αναβλητικότητα δεν είναι ένα χαρακτηριστικό προσωπικότητας με το οποίο είστε καταδικασμένοι να ζείτε. Συνήθως είναι πρόβλημα διαδικασίας, και τα προβλήματα διαδικασίας μπορούν να διορθωθούν.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί γιατί οι ιδρυτές αναβάλλουν, ποιες εργασίες σύστασης νεοφυούς επιχείρησης καθυστερούν πιο συχνά και πώς να δημιουργήσετε ένα πρακτικό σύστημα που κρατά τη σύσταση της εταιρείας σας σε κίνηση.

Γιατί οι ιδρυτές αναβάλλουν

Η ίδρυση μιας εταιρείας περιλαμβάνει μια μακρά λίστα επιλογών, εντύπων και προθεσμιών. Αυτός ο συνδυασμός δημιουργεί τριβή. Πολλοί επίδοξοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν καθυστερούν επειδή είναι τεμπέληδες. Καθυστερούν επειδή το επόμενο βήμα φαίνεται ασαφές, υψηλού ρίσκου ή πιο εύκολο να μετατεθεί για αργότερα.

Συνηθισμένοι λόγοι περιλαμβάνουν:

• Φόβο ότι θα γίνει λάθος στην επιλογή του τύπου οντότητας, του ονόματος της επιχείρησης ή της δομής
• Υπερφόρτωση πληροφοριών από αντικρουόμενες συμβουλές στο διαδίκτυο
• Την πεποίθηση ότι η διαδικασία θα πάρει πολύ χρόνο ή θα κοστίσει πολύ
• Αβεβαιότητα σχετικά με τις απαιτήσεις κατάθεσης ανά πολιτεία, τους εγγεγραμμένους αντιπροσώπους και τις φορολογικές εγγραφές
• Τάση να εστιάζετε στα συναρπαστικά μέρη της επιχείρησης ενώ αναβάλλετε την διοικητική εργασία

Όταν η εργασία μοιάζει αόριστη, ο εγκέφαλος τη θεωρεί χαμηλή προτεραιότητα. Η λύση είναι να κάνετε το επόμενο βήμα συγκεκριμένο, μικρό και χρονικά οριοθετημένο.

Οι εργασίες σύστασης που καθυστερούν περισσότερο

Στη σύσταση εταιρείας, η αναβλητικότητα συνήθως συγκεντρώνεται σε μερικές συγκεκριμένες εργασίες. Αυτές είναι οι δουλειές που φαίνονται απλές στην αρχή, αλλά μπορούν να μπλοκάρουν μια έναρξη όταν μένουν άλυτες.

Επιλογή επιχειρηματικής δομής

Πολλοί ιδρυτές ξοδεύουν υπερβολικό χρόνο συγκρίνοντας LLC, corporations και ατομικές επιχειρήσεις χωρίς να αποφασίζουν. Στην πράξη, η σωστή δομή εξαρτάται από την επιχείρηση, τους ιδιοκτήτες, τη φορολογική κατάσταση και τους μακροπρόθεσμους στόχους.

Αν στόχος σας είναι να προχωρήσετε, ορίστε μια προθεσμία απόφασης και κινηθείτε με βάση τα στοιχεία που ήδη έχετε. Μπορείτε πάντα να επανεξετάσετε τη δομή αργότερα, αλλά δεν μπορείτε να ωφεληθείτε από μια επιχείρηση που δεν έχει ιδρυθεί ποτέ.

Επιλογή ονόματος επιχείρησης

Η ονοματοδοσία μπορεί να γίνει λαβύρινθος. Οι ιδρυτές συχνά κάνουν ατελείωτο καταιγισμό ιδεών και μετά διστάζουν να ελέγξουν τη διαθεσιμότητα επειδή δεν θέλουν να χάσουν μια αγαπημένη επιλογή.

Καλύτερη προσέγγιση είναι να δημιουργήσετε μια σύντομη λίστα, να δοκιμάσετε κάθε όνομα ως προς τη σαφήνεια και την καταλληλότητά του και έπειτα να επιβεβαιώσετε αν το όνομα είναι διαθέσιμο στην πολιτεία σας και στα βασικά online κανάλια.

Κατάθεση εγγράφων σύστασης

Τα Articles of Organization ή Articles of Incorporation είναι τα έγγραφα που δίνουν ζωή στην οντότητά σας. Ωστόσο, πολλοί ιδρυτές καθυστερούν αυτό το βήμα επειδή θέλουν τα έγγραφα να είναι τέλεια.

Η τελειότητα δεν είναι ο στόχος. Η ακρίβεια έχει σημασία, αλλά η πρόοδος έχει μεγαλύτερη. Μια καθαρή, πλήρης κατάθεση που υποβάλλεται εγκαίρως είναι καλύτερη από ένα άψογο σχέδιο που δεν βγαίνει ποτέ από το σημειωματάριό σας.

Απόκτηση EIN και άλλων εγγραφών

Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αναβάλλουν τις ομοσπονδιακές και πολιτειακές εγγραφές επειδή οι φόρμες μοιάζουν διοικητικές. Αυτή η καθυστέρηση μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα αργότερα, όταν έρθει η ώρα για πρόσληψη, άνοιγμα οικονομικών λογαριασμών ή υποβολή φόρων.

Η πιο έξυπνη κίνηση είναι να αντιμετωπίζετε τις εγγραφές ως υποδομή εκκίνησης, όχι ως προαιρετική γραφειοκρατία.

Δημιουργία operating agreement ή εταιρικών αρχείων

Ακόμη και όταν μια επιχείρηση έχει συσταθεί, οι ιδρυτές μερικές φορές παραλείπουν την εσωτερική τεκμηρίωση. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση σχετικά με την ιδιοκτησία, την εξουσία και τη λήψη αποφάσεων αργότερα.

Ένα βασικό operating agreement ή ένα σύστημα εταιρικών αρχείων είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους για να προστατεύσετε την επιχείρησή σας από αποφεύξιμες διαφωνίες και αποδιοργάνωση.

Πώς να σπάσετε τον κύκλο της αναβλητικότητας

Δεν χρειάζεστε ένα κίνητρο-σοκ για να ξεκινήσετε. Χρειάζεστε καλύτερη ροή εργασίας.

1. Μειώστε το μέγεθος της εργασίας μέχρι να είναι δύσκολο να την αγνοήσετε

Μια εργασία όπως το «να ξεκινήσω την επιχείρησή μου» είναι πολύ γενική. Αντικαταστήστε την με μια μόνο ενέργεια:

• Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα του ονόματος της επιχείρησης στην πολιτεία
• Επιλέξτε τον τύπο οντότητας που είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιήσετε
• Προετοιμάστε την κατάθεση σύστασης
• Ζητήστε το EIN
• Δημιουργήστε μια λίστα έναρξης για τραπεζικές υπηρεσίες, άδειες και φορολογική ρύθμιση

Όταν η επόμενη ενέργεια είναι προφανής, είναι πολύ πιο εύκολο να ξεκινήσετε.

2. Δώστε προθεσμία σε κάθε διοικητική εργασία

Οι προθεσμίες είναι πρακτική άμυνα απέναντι στην αδράνεια. Χωρίς αυτές, ένας ιδρυτής μπορεί να περνά εβδομάδες λέγοντας στον εαυτό του ότι βρίσκεται ακόμη στη φάση του σχεδιασμού.

Ορίστε μια συγκεκριμένη ημερομηνία για κάθε απόφαση και συνδέστε την με το χρονοδιάγραμμα εκκίνησής σας. Αν θέλετε να αρχίσετε να εξυπηρετείτε πελάτες τον επόμενο μήνα, η εργασία σύστασης δεν μπορεί να περιμένει μέχρι τον επόμενο μήνα.

3. Ομαδοποιήστε τη βαρετή εργασία

Οι διοικητικές εργασίες ολοκληρώνονται ευκολότερα όταν ομαδοποιούνται. Αντί να ανοίγετε και να κλείνετε το ίδιο project επανειλημμένα, αφιερώστε ένα χρονικό μπλοκ για να χειριστείτε τις εργασίες σύστασης σε μία συνεδρία.

Ένα εστιασμένο μπλοκ μπορεί να περιλαμβάνει:

• Ανασκόπηση των επιλογών επιχειρηματικής οντότητας
• Επιβεβαίωση του ονόματος της επιχείρησης
• Συμπλήρωση των πληροφοριών κατάθεσης στην πολιτεία
• Οργάνωση των στοιχείων ιδιοκτησίας και διοίκησης
• Καταγραφή των επόμενων βημάτων συμμόρφωσης μετά την έγκριση

4. Μειώστε την κόπωση αποφάσεων

Όσο περισσότερες επιλογές αντιμετωπίζει ένας ιδρυτής σε μία συνεδρία, τόσο πιο πιθανό είναι να κολλήσει. Μειώστε τον αριθμό των ανοιχτών αποφάσεων προετοιμάζοντας εκ των προτέρων.

Πριν ξεκινήσετε, συγκεντρώστε:

• Ονόματα και διευθύνσεις ιδρυτών
• Ποσοστά συμμετοχής
• Περιγραφή της επιχειρηματικής δραστηριότητας
• Πληροφορίες εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Την πολιτεία σύστασης που επιθυμείτε

Τα προετοιμασμένα δεδομένα κάνουν την κατάθεση πιο γρήγορη και λιγότερο απογοητευτική.

5. Χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία που απλοποιεί τη διαδικασία

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να νικήσετε την αναβλητικότητα είναι να μειώσετε τα χειροκίνητα βήματα. Μια απλοποιημένη υπηρεσία σύστασης μπορεί να σας βοηθήσει να περάσετε από την έρευνα στην κατάθεση χωρίς να κολλήσετε σε διοικητική πολυπλοκότητα.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ιδρυτές που ξεκινούν για πρώτη φορά και θέλουν να ιδρύσουν ένα LLC ή corporation αποτελεσματικά, παραμένοντας παράλληλα οργανωμένοι στη συμμόρφωση.

Ένα πρακτικό checklist για ιδρυτές

Αν καθυστερείτε τη σύσταση της επιχείρησής σας, χρησιμοποιήστε αυτό το checklist για να κρατήσετε τη διαδικασία σε κίνηση.

Πριν από την κατάθεση

• Αποφασίστε τον τύπο οντότητας
• Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα του ονόματος της επιχείρησης
• Επιβεβαιώστε την πολιτεία όπου θα συσταθείτε
• Καθορίστε τη δομή ιδιοκτησίας και διοίκησης
• Συγκεντρώστε τα απαιτούμενα στοιχεία της επιχείρησης

Κατά την κατάθεση

• Ελέγξτε προσεκτικά το έγγραφο σύστασης
• Επιβεβαιώστε τις πληροφορίες του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Υποβάλετε την κατάθεση στην πολιτεία
• Αποθηκεύστε αντίγραφα όλων των υποβληθέντων αρχείων
• Παρακολουθήστε το αναμενόμενο χρονοδιάγραμμα έγκρισης

Μετά την έγκριση

• Λάβετε EIN, αν απαιτείται
• Συντάξτε εσωτερικά έγγραφα διακυβέρνησης
• Ανοίξτε επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Ελέγξτε τοπικές άδειες και εγκρίσεις
• Καταχωρίστε στο ημερολόγιο τις ετήσιες εκθέσεις και τις προθεσμίες συμμόρφωσης

Γιατί η καθυστέρηση δημιουργεί κίνδυνο συμμόρφωσης

Η αναβλητικότητα δεν είναι μόνο πρόβλημα εκκίνησης. Μπορεί να γίνει και πρόβλημα συμμόρφωσης.

Αν περιμένετε πολύ για να καταθέσετε, μπορεί να χάσετε την ιδανική ημερομηνία έναρξης λειτουργίας. Αν καθυστερήσετε μετά τη σύσταση, μπορεί να ξεχάσετε επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις όπως οι ετήσιες εκθέσεις, η διατήρηση εγγεγραμμένου αντιπροσώπου ή οι υποβολές σε επίπεδο πολιτείας. Αυτές είναι οι λεπτομέρειες που συχνά έχουν τη μεγαλύτερη σημασία όταν μια επιχείρηση είναι ακόμη νέα και τα συστήματα δεν έχουν ακόμη στηθεί.

Ένα απλό ημερολόγιο συμμόρφωσης μπορεί να αποτρέψει πολλά από αυτά τα προβλήματα. Μόλις συσταθεί η επιχείρησή σας, βάλτε κάθε προθεσμία σε ένα σημείο και ελέγχετέ την τακτικά.

Χτίστε ορμή αντί να περιμένετε κίνητρο

Πολλοί ιδρυτές πιστεύουν ότι πρέπει να νιώσουν έτοιμοι πριν δράσουν. Στην πραγματικότητα, η ετοιμότητα συχνά έρχεται μετά τη δράση.

Η ορμή δημιουργείται με την ολοκλήρωση μικρών βημάτων σε ακολουθία:

1. Επιλέξτε τη δομή της επιχείρησης
2. Επαληθεύστε το όνομα
3. Καταθέστε την οντότητα
4. Ρυθμίστε τα βασικά της φορολογίας και της συμμόρφωσης
5. Περάστε στη λειτουργία

Αυτή η ακολουθία είναι πολύ πιο αξιόπιστη από το να περιμένετε μια τέλεια στιγμή που ίσως δεν έρθει ποτέ.

Πώς το Zenind μπορεί να βοηθήσει τους ιδρυτές να κινηθούν πιο γρήγορα

Το Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να μετατρέψουν τα σχέδια σύστασης σε ολοκληρωμένες καταθέσεις με μια πιο ξεκάθαρη, πιο οργανωμένη διαδικασία. Για τους ιδρυτές που θέλουν να αποφύγουν περιττές καθυστερήσεις, μια δομημένη πορεία μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια επιχειρηματική ιδέα και μια ενεργή εταιρεία.

Είτε ιδρύετε LLC είτε corporation, ο στόχος είναι ο ίδιος: να ολοκληρώσετε σωστά τα απαιτούμενα βήματα, να παραμείνετε σε συμμόρφωση και να ξεκινήσετε με αυτοπεποίθηση.

Τελικές σκέψεις

Η αναβλητικότητα γίνεται επικίνδυνη όταν εμποδίζει μια επιχείρηση να ξεκινήσει. Η απάντηση δεν είναι να δουλεύετε απλώς πιο σκληρά με έναν αόριστο τρόπο. Είναι να κάνετε τη σύσταση της εταιρείας μικρότερη, πιο ξεκάθαρη και πιο εύκολη στην ολοκλήρωση.

Αν μετατρέψετε κάθε εργασία σύστασης σε συγκεκριμένη ενέργεια με προθεσμία, μπορείτε να αντικαταστήσετε την καθυστέρηση με πρόοδο. Έτσι οι ιδρυτές περνούν από τον σχεδιασμό στην κατάθεση και από την κατάθεση στη δημιουργία μιας πραγματικής επιχείρησης.