8 απαραίτητες επιχειρηματικές υπηρεσίες που χρειάζεται κάθε νέα εταιρεία για να πετύχει

Η ίδρυση μιας εταιρείας είναι μόνο το πρώτο βήμα. Αφού κατατεθούν τα έγγραφα σύστασης και η επιχείρηση αρχίσει να λειτουργεί, η πραγματική πρόκληση είναι η δημιουργία της υποστηρικτικής δομής που κρατά τα πάντα σε ομαλή λειτουργία. Οι πιο επιτυχημένες νέες επιχειρήσεις δεν προσπαθούν να αναλαμβάνουν όλες τις εργασίες μόνες τους. Τοποθετούν έγκαιρα τις σωστές υπηρεσίες, ώστε να παραμένουν οργανωμένες, να μειώνουν τον κίνδυνο, να εξυπηρετούν σωστά τους πελάτες και να αναπτύσσονται με αυτοπεποίθηση.

Για τους ιδρυτές στις Ηνωμένες Πολιτείες, αυτό συνήθως ξεκινά με μια ισχυρή βάση σύστασης και συμμόρφωσης. Από εκεί και πέρα, το επόμενο πρακτικό ερώτημα είναι: ποιες εξωτερικές υπηρεσίες κάνουν πραγματικά τη μεγαλύτερη διαφορά; Η απάντηση εξαρτάται από τον κλάδο σας, αλλά υπάρχουν αρκετές επιχειρηματικές υπηρεσίες που σχεδόν κάθε εταιρεία θα πρέπει να αξιολογήσει.

Γιατί έχουν σημασία οι σωστές υπηρεσίες

Μια νέα επιχείρηση συνήθως έχει περιορισμένο χρόνο, περιορισμένα μετρητά και μια μακρά λίστα ευθυνών. Η ανάπτυξη προϊόντων, η πρόσληψη προσωπικού, η εξυπηρέτηση πελατών, η λογιστική, το μάρκετινγκ και η νομική συμμόρφωση μπορούν όλα να διεκδικούν προσοχή ταυτόχρονα. Αν αυτές οι λειτουργίες δεν υποστηρίζονται σωστά, η εταιρεία μπορεί να χάσει την εστίασή της και να χάσει ευκαιρίες.

Ο στόχος δεν είναι να αναθέσετε τα πάντα σε τρίτους. Ο στόχος είναι να εντοπίσετε το έργο που πρέπει να χειρίζονται ειδικοί, ώστε η επιχείρηση να κινείται πιο γρήγορα και να λειτουργεί πιο επαγγελματικά.

1. Υπηρεσίες συμβολαιογράφου

Οι υπηρεσίες συμβολαιογράφου είναι σημαντικές για επιχειρήσεις που διαχειρίζονται συμβάσεις, ένορκες βεβαιώσεις, έγγραφα δανείων, έγγραφα ακινήτων και άλλες υπογεγραμμένες συμφωνίες. Ένας συμβολαιογράφος βοηθά στην επαλήθευση ταυτοτήτων και επιβεβαιώνει ότι οι υπογραφές γίνονται εθελοντικά και σωστά.

Για μια νέα εταιρεία, αυτό έχει σημασία επειδή τα υπογεγραμμένα έγγραφα συχνά έχουν νομικές και οικονομικές συνέπειες. Η πρόσβαση σε έναν αξιόπιστο συμβολαιογράφο μπορεί να μειώσει τις καθυστερήσεις, να υποστηρίξει την ακεραιότητα των εγγράφων και να διευκολύνει το κλείσιμο συμφωνιών ή την ολοκλήρωση επίσημων καταθέσεων.

Επιχειρήσεις σε κλάδους όπως τα ακίνητα, ο δανεισμός, η ασφάλιση, η υγειονομική περίθαλψη, η εφοδιαστική αλυσίδα και οι επαγγελματικές υπηρεσίες μπορεί να χρησιμοποιούν τακτικά υπηρεσίες συμβολαιογράφου. Ακόμη και εταιρείες που δεν τις χρειάζονται καθημερινά ωφελούνται από το να έχουν μια αξιόπιστη λύση έτοιμη όταν εμφανίζονται σημαντικά έγγραφα.

Τι να προσέξετε

• Σαφής τιμολόγηση
• Ευέλικτες επιλογές ραντεβού
• Δυνατότητα κατ’ οίκον ή εξ αποστάσεως εξυπηρέτησης, όταν επιτρέπεται από τη νομοθεσία της πολιτείας
• Εμπειρία στη διαχείριση επιχειρηματικών εγγράφων

2. Υποστήριξη IT και τεχνική υποστήριξη

Η τεχνολογία βρίσκεται στο κέντρο των περισσότερων σύγχρονων επιχειρήσεων. Το email, η αποθήκευση στο cloud, τα συστήματα πληρωμών, οι ιστότοποι, οι βάσεις δεδομένων πελατών και τα εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας εξαρτώνται όλα από λειτουργικό λογισμικό και υλικό. Όταν τα συστήματα παρουσιάζουν βλάβη, η παραγωγικότητα πέφτει αμέσως.

Γι’ αυτό η υποστήριξη IT και η τεχνική υποστήριξη πρέπει να θεωρούνται βασική λειτουργική υπηρεσία και όχι κάτι δευτερεύον. Μια νέα επιχείρηση μπορεί να μην χρειάζεται μεγάλο εσωτερικό τμήμα IT, αλλά χρειάζεται έναν αξιόπιστο τρόπο για να λύνει γρήγορα προβλήματα, να προστατεύει συσκευές και να διατηρεί τα δεδομένα προσβάσιμα.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για απομακρυσμένες ομάδες και επιχειρήσεις που λειτουργούν ψηφιακά πρώτα. Ακόμη και μια σύντομη διακοπή μπορεί να επηρεάσει τις πωλήσεις, την εμπιστοσύνη των πελατών ή την παραγωγικότητα του προσωπικού.

Συνήθεις ανάγκες υποστήριξης IT

• Ρύθμιση και αντιμετώπιση προβλημάτων συσκευών
• Υποστήριξη δικτύου και Wi-Fi
• Καθοδήγηση για την κυβερνοασφάλεια
• Σχεδιασμός αντιγράφων ασφαλείας και αποκατάστασης
• Εγκατάσταση και ενημέρωση λογισμικού
• Υποστήριξη help desk για τους εργαζομένους

Ένας καλός πάροχος υποστήριξης δεν επιδιορθώνει μόνο προβλήματα. Βοηθά επίσης την επιχείρηση να τα προλαμβάνει.

3. Υπηρεσίες εκπαίδευσης εργαζομένων

Η πρόσληψη ανθρώπων είναι μόνο η αρχή. Για να επιτευχθούν σταθερά αποτελέσματα, οι εργαζόμενοι χρειάζονται εκπαίδευση που τους βοηθά να κατανοήσουν την εταιρεία, τις αρμοδιότητές τους και τα πρότυπα που αναμένεται να τηρούν.

Οι υπηρεσίες εκπαίδευσης μπορούν να καλύψουν ένα ευρύ φάσμα θεμάτων, όπως η ένταξη νέου προσωπικού, οι πωλήσεις, η εξυπηρέτηση πελατών, η συμμόρφωση, η χρήση λογισμικού, η ασφάλεια στον χώρο εργασίας και η ανάπτυξη ηγετικών δεξιοτήτων. Για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, η δομημένη εκπαίδευση μειώνει τη σύγχυση και συντομεύει τον χρόνο που χρειάζεται ένας νέος εργαζόμενος για να γίνει παραγωγικός.

Η εκπαίδευση βοηθά επίσης στη διατήρηση του προσωπικού. Οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να παραμείνουν όταν νιώθουν υποστήριξη και βλέπουν μια ξεκάθαρη πορεία βελτίωσης.

Οφέλη των υπηρεσιών εκπαίδευσης

• Ταχύτερη ένταξη νέων εργαζομένων
• Καλύτερη συνέπεια στην απόδοση
• Μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση των εργαζομένων
• Λιγότερα δαπανηρά λάθη
• Ισχυρότερες συνήθειες συμμόρφωσης

Οι επιχειρήσεις με κατανεμημένες ομάδες συχνά βασίζονται σε διαδικτυακές πλατφόρμες εκπαίδευσης, ηχογραφημένες συνεδρίες και ενότητες μάθησης ανά ρόλο. Αυτή η ευελιξία διευκολύνει την κλιμάκωση χωρίς απώλεια ποιότητας.

4. Επιχειρηματική συμβουλευτική και coaching

Κάθε ιδρυτής έχει τυφλά σημεία. Ακόμη και οι ιδιαίτερα ικανοί ιδιοκτήτες ωφελούνται από μια εξωτερική οπτική, ειδικά όταν προσπαθούν να λανσάρουν ή να κλιμακώσουν μια επιχείρηση.

Οι επιχειρηματικοί σύμβουλοι και οι coaches μπορούν να βοηθήσουν στη στρατηγική, τις λειτουργίες, την τιμολόγηση, τη βελτίωση διαδικασιών, τον σχεδιασμό πωλήσεων και την ανάπτυξη ηγεσίας. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι όταν μια εταιρεία γνωρίζει ότι κάτι δεν λειτουργεί, αλλά δεν έχει ακόμη εντοπίσει την αιτία.

Ένας δυνατός σύμβουλος πρέπει να προσφέρει δομή, όχι απλώς απόψεις. Οι καλύτεροι βοηθούν να μετατραπούν οι ιδέες σε δράση, εντοπίζοντας προτεραιότητες, θέτοντας μετρήσιμους στόχους και δημιουργώντας ένα σχέδιο που η επιχείρηση μπορεί πραγματικά να ακολουθήσει.

Πότε να εξετάσετε συμβουλευτική υποστήριξη

• Τα έσοδα είναι ασυνεπή
• Οι λειτουργίες φαίνονται ανοργάνωτες
• Η ανάπτυξη έχει σταματήσει
• Η εταιρεία προετοιμάζεται για σημαντική επέκταση
• Ο ιδρυτής χρειάζεται υπευθυνότητα και αντικειμενική ανατροφοδότηση

Η συμβουλευτική δεν είναι μόνο για επιχειρήσεις που δυσκολεύονται. Πολλές υγιείς επιχειρήσεις χρησιμοποιούν coaching για να βελτιώνονται γρηγορότερα.

5. Υπηρεσίες ψηφιακού μάρκετινγκ

Μια επιχείρηση μπορεί να αναπτυχθεί μόνο αν οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι υπάρχει. Εκεί το ψηφιακό μάρκετινγκ γίνεται απαραίτητο.

Οι νέες εταιρείες συχνά υποτιμούν πόσος χρόνος και τεχνογνωσία απαιτείται για αποτελεσματικό μάρκετινγκ. Η βελτιστοποίηση για μηχανές αναζήτησης, ο σχεδιασμός ιστοσελίδων, η δημιουργία περιεχομένου, η διαφήμιση επί πληρωμή, η διαχείριση social media και τα μηνύματα που οδηγούν σε μετατροπές απαιτούν διαφορετικές δεξιότητες. Ένας μόνο ιδρυτής σπάνια έχει χρόνο να τα διαχειριστεί όλα καλά.

Οι υπηρεσίες ψηφιακού μάρκετινγκ βοηθούν τις επιχειρήσεις να χτίσουν προβολή και αξιοπιστία. Μπορούν να προσελκύσουν επισκεψιμότητα, να βελτιώσουν την κατάταξη στις αναζητήσεις και να δημιουργήσουν σταθερή παρουσία της μάρκας σε πολλά κανάλια.

Βασικές λειτουργίες ψηφιακού μάρκετινγκ

• Στρατηγική και σχεδιασμός ιστοσελίδας
• Βελτιστοποίηση για μηχανές αναζήτησης
• Συγγραφή blog και περιεχομένου
• Στρατηγική social media
• Email marketing
• Καμπάνιες επί πληρωμή σε αναζήτηση και social
• Αναλυτικά στοιχεία και παρακολούθηση μετατροπών

Αν η εταιρεία σας εξαρτάται από την online ανακάλυψη, το ψηφιακό μάρκετινγκ δεν πρέπει να θεωρείται προαιρετικό.

6. Εικονικοί βοηθοί και διοικητική υποστήριξη

Η διοικητική εργασία μπορεί να καταναλώσει αθόρυβα πολύ χρόνο. Ο προγραμματισμός, η διαχείριση εισερχομένων, η εισαγωγή δεδομένων, ο συντονισμός συναντήσεων, οι παρακολουθήσεις, η μορφοποίηση εγγράφων και η διαχείριση ημερολογίου είναι όλα απαραίτητα, αλλά δεν απαιτούν πάντα την άμεση προσοχή του ιδρυτή.

Οι εικονικοί βοηθοί και οι υπηρεσίες διοικητικής υποστήριξης δίνουν πίσω χρόνο στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν σε εργασίες υψηλότερης αξίας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πωλήσεις, ανάπτυξη προϊόντων, συνεργασίες, προσλήψεις και στρατηγική.

Για startups και λιτές ομάδες, ακόμη και λίγες ώρες υποστήριξης την εβδομάδα μπορούν να κάνουν αισθητή διαφορά.

Εργασίες που συνήθως αναλαμβάνουν οι εικονικοί βοηθοί

• Προγραμματισμός ημερολογίου
• Οργάνωση email
• Οργάνωση ταξιδιών
• Ενημερώσεις CRM
• Υπενθυμίσεις ραντεβού
• Έρευνα και προετοιμασία εγγράφων
• Ελαφρύς συντονισμός έργων

Ο σωστός βοηθός δεν εξοικονομεί μόνο χρόνο. Βοηθά επίσης την επιχείρηση να παραμένει άμεση και επαγγελματική.

7. Λογιστικές και οικονομικές υπηρεσίες

Τα προβλήματα ταμειακών ροών παραμένουν μία από τις μεγαλύτερες απειλές για τις μικρές επιχειρήσεις. Ακόμη και μια κερδοφόρα εταιρεία μπορεί να δυσκολευτεί αν δεν παρακολουθεί προσεκτικά τα χρήματα, δεν κρατά στην άκρη τους φόρους ή δεν διαχειρίζεται τα έξοδα με πειθαρχία.

Οι λογιστικές και οικονομικές υπηρεσίες βοηθούν τους ιδιοκτήτες να κατανοήσουν από πού έρχονται τα χρήματα, πού πηγαίνουν και ποιες αποφάσεις πρέπει να ληφθούν στη συνέχεια. Αυτό περιλαμβάνει τήρηση βιβλίων, οικονομικές αναφορές, φορολογικό σχεδιασμό, υποστήριξη μισθοδοσίας, προϋπολογισμό και συμβουλευτικές υπηρεσίες.

Για μια νέα εταιρεία, οι σωστές οικονομικές συνήθειες πρέπει να ξεκινούν νωρίς. Τα καθαρά αρχεία και η πειθαρχημένη αναφορά διευκολύνουν την εξασφάλιση χρηματοδότησης, την προετοιμασία φόρων και τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.

Γιατί η λογιστική υποστήριξη είναι κρίσιμη

• Διατηρεί τα οικονομικά αρχεία ακριβή
• Κάνει την προετοιμασία φόρων ευκολότερη
• Βοηθά στην παρακολούθηση της κερδοφορίας
• Υποστηρίζει αιτήσεις χρηματοδότησης και δανεισμού
• Μειώνει τον κίνδυνο χαμένων πληρωμών και προστίμων

Αν ένας ιδρυτής περιμένει μέχρι την περίοδο υποβολής φόρων για να οργανώσει τα οικονομικά του, η επιχείρηση είναι ήδη πίσω.

8. Υποστήριξη εξυπηρέτησης πελατών

Η εξυπηρέτηση πελατών είναι το σημείο όπου μια επιχείρηση αποδεικνύει την αξιοπιστία της. Ένα εξαιρετικό προϊόν ή υπηρεσία εξακολουθεί να χρειάζεται άμεση υποστήριξη για να δημιουργήσει εμπιστοσύνη και να διατηρήσει τους πελάτες.

Καθώς μια εταιρεία αναπτύσσεται, ερωτήσεις πελατών, παράπονα, επιστροφές, ζητήματα χρέωσης και τεχνικά αιτήματα μπορούν γρήγορα να συσσωρευτούν. Μια ομάδα εξυπηρέτησης πελατών ή μια εξωτερική λύση υποστήριξης βοηθά να διασφαλιστεί ότι αυτές οι αλληλεπιδράσεις αντιμετωπίζονται σταθερά και επαγγελματικά.

Η ισχυρή εξυπηρέτηση μπορεί να επηρεάσει άμεσα τις επαναλαμβανόμενες αγορές, τις συστάσεις, τις αξιολογήσεις και τη φήμη της μάρκας.

Κανάλια εξυπηρέτησης πελατών που αξίζει να εξετάσετε

• Ζωντανή συνομιλία
• Υποστήριξη τηλεφώνου
• Υποστήριξη email
• Συστήματα ticketing
• Κέντρα αυτοεξυπηρέτησης βοήθειας
• Διαχείριση απαντήσεων στα social media

Οι καλύτερες ομάδες υποστήριξης δεν απαντούν μόνο σε ερωτήσεις. Προστατεύουν τη σχέση ανάμεσα στην εταιρεία και τους πελάτες της.

Πώς να επιλέξετε τις σωστές υπηρεσίες για την επιχείρησή σας

Δεν χρειάζεται κάθε εταιρεία κάθε υπηρεσία στο ίδιο επίπεδο. Μια τοπική επιχείρηση παροχής υπηρεσιών μπορεί να χρειάζεται περισσότερη διοικητική και πελατειακή υποστήριξη. Μια διαδικτυακή εταιρεία μπορεί να χρειάζεται περισσότερη υποστήριξη IT, μάρκετινγκ και εκπλήρωσης παραγγελιών. Ένας ρυθμιζόμενος κλάδος μπορεί να χρειάζεται περισσότερη διαχείριση εγγράφων, λογιστική και υποστήριξη συμμόρφωσης.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις ερωτήσεις για να αποφασίσετε τι να δώσετε προτεραιότητα:

• Ποιες εργασίες παίρνουν τον περισσότερο χρόνο του ιδρυτή;
• Ποια λάθη θα ήταν τα πιο δαπανηρά;
• Ποια εργασία απαιτεί εξειδικευμένη γνώση;
• Τι μπορεί να ανατεθεί χωρίς να βλάψει την ποιότητα;
• Ποιες υπηρεσίες θα υποστηρίξουν την ανάπτυξη τους επόμενους 12 μήνες;

Η καλύτερη προσέγγιση είναι συνήθως να ξεκινήσετε με τις υπηρεσίες που μειώνουν τον κίνδυνο και δημιουργούν άμεση αποδοτικότητα και στη συνέχεια να επεκτείνεστε σε υποστήριξη που ενισχύει την ανάπτυξη, όσο αυξάνονται τα έσοδα.

Χτίστε πρώτα τη βάση

Πριν μια επιχείρηση επωφεληθεί από εξωτερικές υπηρεσίες, χρειάζεται σωστή νομική και λειτουργική βάση. Αυτό περιλαμβάνει την επιλογή της σωστής νομικής μορφής, την οργανωμένη τήρηση των εγγράφων σύστασης και την τήρηση των συνεχών υποχρεώσεων συμμόρφωσης.

Για τους ιδρυτές που συστήνουν μια επιχείρηση στις ΗΠΑ, η Zenind βοηθά στην απλοποίηση της διαδικασίας σύστασης εταιρείας και υποστηρίζει τα καθήκοντα συμμόρφωσης που ακολουθούν. Μόλις η επιχείρηση στηθεί σωστά, ο σωστός συνδυασμός υπηρεσιών μπορεί να τη βοηθήσει να λειτουργεί πιο ομαλά και να αναπτύσσεται πιο αποτελεσματικά.

Τελικές σκέψεις

Η επιτυχία σπάνια προκύπτει από την προσπάθεια να τα κάνετε όλα μόνοι σας. Οι νέες επιχειρήσεις αναπτύσσονται πιο γρήγορα όταν επενδύουν σε υπηρεσίες που προστατεύουν τον χρόνο, βελτιώνουν την ποιότητα και μειώνουν τον λειτουργικό κίνδυνο.

Η υποστήριξη συμβολαιογράφου, η IT βοήθεια, η εκπαίδευση, η συμβουλευτική, το ψηφιακό μάρκετινγκ, οι εικονικοί βοηθοί, η λογιστική και η εξυπηρέτηση πελατών παίζουν όλοι ρόλο στη δημιουργία μιας εταιρείας που μπορεί να κλιμακωθεί. Ο ακριβής συνδυασμός θα διαφέρει, αλλά η αρχή παραμένει η ίδια: οι σωστές υπηρεσίες υποστήριξης βοηθούν μια επιχείρηση να παραμένει προσηλωμένη στην ανάπτυξη.

Αν χτίζετε μια εταιρεία από το μηδέν, επιλέξτε πρώτα υπηρεσίες που ενισχύουν τη βάση σας και στη συνέχεια επεκταθείτε στην υποστήριξη που σας βοηθά να κερδίζετε πελάτες και να λειτουργείτε με αυτοπεποίθηση.