8 Dịch vụ kinh doanh thiết yếu mà mọi công ty mới cần để thành công

Thành lập công ty chỉ là bước khởi đầu. Khi hồ sơ thành lập đã được nộp và doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, thách thức thực sự là xây dựng cấu trúc hỗ trợ giúp mọi thứ vận hành trơn tru. Những doanh nghiệp mới thành công nhất không cố tự xoay sở mọi việc một mình. Họ thiết lập đúng các dịch vụ từ sớm để có thể giữ tổ chức tốt, giảm rủi ro, phục vụ khách hàng hiệu quả và tăng trưởng một cách tự tin.

Đối với các nhà sáng lập tại Hoa Kỳ, điều đó thường bắt đầu bằng một nền tảng thành lập và tuân thủ vững chắc. Từ đó, câu hỏi tiếp theo mang tính thực tiễn hơn: những dịch vụ bên ngoài nào thực sự tạo ra khác biệt lớn nhất? Câu trả lời phụ thuộc vào ngành của bạn, nhưng có một số dịch vụ kinh doanh mà hầu như công ty nào cũng nên xem xét.

Vì sao các dịch vụ phù hợp lại quan trọng

Một doanh nghiệp mới thường có ít thời gian, ít vốn và danh sách trách nhiệm rất dài. Phát triển sản phẩm, tuyển dụng, chăm sóc khách hàng, kế toán, tiếp thị và tuân thủ pháp lý đều có thể cùng lúc cạnh tranh sự chú ý. Nếu những chức năng này không được hỗ trợ đúng cách, công ty có thể mất tập trung và bỏ lỡ cơ hội.

Mục tiêu không phải là thuê ngoài mọi thứ. Mục tiêu là xác định những công việc nên được xử lý bởi chuyên gia để doanh nghiệp có thể di chuyển nhanh hơn và vận hành chuyên nghiệp hơn.

1. Dịch vụ công chứng

Dịch vụ công chứng rất quan trọng đối với các doanh nghiệp xử lý hợp đồng, bản khai, hồ sơ vay vốn, giấy tờ bất động sản và các thỏa thuận đã ký khác. Công chứng viên giúp xác minh danh tính và xác nhận rằng chữ ký được thực hiện một cách tự nguyện và đúng quy trình.

Đối với một công ty mới, điều đó rất quan trọng vì các tài liệu đã ký thường kéo theo hệ quả pháp lý và tài chính. Có thể tiếp cận một dịch vụ công chứng đáng tin cậy sẽ giúp giảm chậm trễ, bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu và giúp việc chốt giao dịch hoặc hoàn tất hồ sơ chính thức dễ dàng hơn.

Các doanh nghiệp trong những ngành như bất động sản, cho vay, bảo hiểm, y tế, logistics và dịch vụ chuyên môn có thể sử dụng dịch vụ công chứng thường xuyên. Ngay cả những công ty không cần mỗi ngày cũng sẽ được lợi khi có sẵn một giải pháp đáng tin cậy cho những giấy tờ quan trọng.

Cần tìm gì

• Giá cả minh bạch
• Lựa chọn lịch hẹn linh hoạt
• Có hỗ trợ tại chỗ hoặc từ xa khi pháp luật tiểu bang cho phép
• Kinh nghiệm xử lý tài liệu doanh nghiệp

2. Hỗ trợ CNTT và kỹ thuật

Công nghệ là trung tâm của hầu hết doanh nghiệp hiện đại. Email, lưu trữ đám mây, hệ thống thanh toán, website, cơ sở dữ liệu khách hàng và công cụ giao tiếp nội bộ đều phụ thuộc vào phần mềm và phần cứng hoạt động tốt. Khi hệ thống gặp sự cố, năng suất sẽ giảm ngay lập tức.

Đó là lý do hỗ trợ CNTT và kỹ thuật nên được xem là một dịch vụ vận hành cốt lõi, chứ không phải việc để sau cùng mới tính. Một doanh nghiệp mới có thể chưa cần một phòng CNTT nội bộ lớn, nhưng vẫn cần một cách đáng tin cậy để xử lý sự cố nhanh chóng, bảo mật thiết bị và giữ dữ liệu luôn truy cập được.

Điều này đặc biệt quan trọng với các nhóm làm việc từ xa và các công ty ưu tiên số hóa. Ngay cả một thời gian gián đoạn ngắn cũng có thể ảnh hưởng đến doanh số, niềm tin của khách hàng hoặc năng suất của nhân viên.

Những nhu cầu hỗ trợ CNTT phổ biến

• Cài đặt và khắc phục sự cố thiết bị
• Hỗ trợ mạng và Wi-Fi
• Hướng dẫn về an ninh mạng
• Lập kế hoạch sao lưu và khôi phục
• Cài đặt và cập nhật phần mềm
• Hỗ trợ bàn trợ giúp cho nhân viên

Một nhà cung cấp hỗ trợ tốt không chỉ sửa lỗi. Họ còn giúp doanh nghiệp ngăn ngừa lỗi xảy ra.

3. Dịch vụ đào tạo nhân viên

Tuyển dụng chỉ là bước đầu tiên. Để đạt kết quả ổn định, nhân viên cần được đào tạo để hiểu công ty, trách nhiệm của họ và các tiêu chuẩn mà họ phải đáp ứng.

Dịch vụ đào tạo có thể bao gồm nhiều chủ đề, như hội nhập nhân sự, bán hàng, chăm sóc khách hàng, tuân thủ, sử dụng phần mềm, an toàn nơi làm việc và phát triển lãnh đạo. Với một doanh nghiệp đang tăng trưởng, đào tạo có cấu trúc giúp giảm nhầm lẫn và rút ngắn thời gian để nhân sự mới trở nên hiệu quả.

Đào tạo cũng giúp giữ chân nhân viên. Người lao động có xu hướng ở lại lâu hơn khi họ cảm thấy được hỗ trợ và nhìn thấy con đường phát triển rõ ràng.

Lợi ích của dịch vụ đào tạo

• Hội nhập nhanh hơn
• Hiệu suất nhất quán hơn
• Tăng sự tự tin của nhân viên
• Ít sai sót tốn kém hơn
• Thói quen tuân thủ tốt hơn

Các doanh nghiệp có đội ngũ phân tán thường dựa vào nền tảng đào tạo trực tuyến, buổi học ghi hình và các mô-đun học theo vai trò. Sự linh hoạt đó giúp mở rộng quy mô mà không làm giảm chất lượng.

4. Tư vấn và huấn luyện kinh doanh

Mọi nhà sáng lập đều có điểm mù. Ngay cả những chủ doanh nghiệp rất năng lực cũng được lợi từ góc nhìn bên ngoài, đặc biệt khi đang cố gắng khởi động hoặc mở rộng một công ty.

Các chuyên gia tư vấn và huấn luyện kinh doanh có thể hỗ trợ chiến lược, vận hành, định giá, cải tiến quy trình, lập kế hoạch bán hàng và phát triển lãnh đạo. Họ đặc biệt hữu ích khi một công ty biết có điều gì đó đang không hiệu quả nhưng chưa xác định được nguyên nhân.

Một nhà tư vấn giỏi phải mang lại cấu trúc, không chỉ là ý kiến. Những người tốt nhất giúp biến ý tưởng thành hành động bằng cách xác định ưu tiên, đặt mục tiêu đo lường được và xây dựng một kế hoạch mà doanh nghiệp thực sự có thể theo đuổi.

Khi nào nên cân nhắc hỗ trợ tư vấn

• Doanh thu không ổn định
• Vận hành thiếu tổ chức
• Tăng trưởng bị chững lại
• Công ty đang chuẩn bị mở rộng lớn
• Nhà sáng lập cần trách nhiệm giải trình và phản hồi khách quan

Tư vấn không chỉ dành cho các doanh nghiệp đang gặp khó khăn. Nhiều doanh nghiệp đang hoạt động tốt vẫn dùng huấn luyện để tiến bộ nhanh hơn.

5. Dịch vụ tiếp thị kỹ thuật số

Một doanh nghiệp chỉ có thể tăng trưởng khi mọi người biết đến nó. Đó là lý do tiếp thị kỹ thuật số trở nên thiết yếu.

Các công ty mới thường đánh giá thấp lượng thời gian và chuyên môn mà tiếp thị hiệu quả đòi hỏi. Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, thiết kế website, sáng tạo nội dung, quảng cáo trả phí, quản lý mạng xã hội và thông điệp tập trung vào chuyển đổi đều cần những kỹ năng khác nhau. Một người sáng lập đơn lẻ hiếm khi có đủ thời gian để tự quản lý tất cả tốt.

Dịch vụ tiếp thị kỹ thuật số giúp doanh nghiệp xây dựng mức độ hiện diện và uy tín. Chúng có thể thu hút lưu lượng truy cập, cải thiện thứ hạng tìm kiếm và tạo sự hiện diện thương hiệu nhất quán trên nhiều kênh.

Các chức năng tiếp thị kỹ thuật số cốt lõi

• Chiến lược và thiết kế website
• Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm
• Viết blog và nội dung
• Chiến lược mạng xã hội
• Tiếp thị qua email
• Chiến dịch tìm kiếm trả phí và mạng xã hội trả phí
• Phân tích và theo dõi chuyển đổi

Nếu công ty của bạn phụ thuộc vào khả năng được tìm thấy trực tuyến, tiếp thị kỹ thuật số không nên bị xem là tùy chọn.

6. Trợ lý ảo và hỗ trợ hành chính

Công việc hành chính có thể âm thầm tiêu tốn rất nhiều thời gian. Lên lịch, quản lý hộp thư đến, nhập dữ liệu, điều phối cuộc họp, theo dõi, định dạng tài liệu và quản lý lịch đều là những việc cần thiết, nhưng không phải lúc nào cũng đòi hỏi sự chú ý trực tiếp của nhà sáng lập.

Dịch vụ trợ lý ảo và hỗ trợ hành chính giúp chủ doanh nghiệp lấy lại thời gian để tập trung vào công việc có giá trị cao hơn. Điều đó có thể bao gồm bán hàng, phát triển sản phẩm, quan hệ đối tác, tuyển dụng và chiến lược.

Đối với các startup và đội ngũ tinh gọn, chỉ vài giờ hỗ trợ mỗi tuần cũng có thể tạo ra khác biệt đáng kể.

Những việc trợ lý ảo thường xử lý

• Sắp xếp lịch
• Tổ chức email
• Lên kế hoạch đi lại
• Cập nhật CRM
• Nhắc lịch hẹn
• Nghiên cứu và chuẩn bị tài liệu
• Điều phối dự án nhẹ

Một trợ lý phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian. Họ còn giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh và duy trì tính chuyên nghiệp.

7. Dịch vụ kế toán và tài chính

Vấn đề dòng tiền vẫn là một trong những mối đe dọa lớn nhất đối với doanh nghiệp nhỏ. Ngay cả một công ty có lợi nhuận cũng có thể gặp khó khăn nếu không theo dõi tiền bạc cẩn thận, dành ra phần cho thuế hoặc quản lý chi phí một cách kỷ luật.

Dịch vụ kế toán và tài chính giúp chủ doanh nghiệp hiểu tiền đến từ đâu, đi đâu và nên đưa ra quyết định gì tiếp theo. Điều này bao gồm ghi sổ kế toán, báo cáo tài chính, lập kế hoạch thuế, hỗ trợ bảng lương, lập ngân sách và các dịch vụ tư vấn.

Đối với một công ty mới, thói quen tài chính tốt nên được xây dựng sớm. Hồ sơ sạch và báo cáo kỷ luật sẽ giúp dễ dàng tiếp cận vốn, chuẩn bị thuế và đưa ra quyết định sáng suốt.

Vì sao hỗ trợ kế toán là rất quan trọng

• Giữ hồ sơ tài chính chính xác
• Làm cho việc khai thuế dễ hơn
• Giúp theo dõi lợi nhuận
• Hỗ trợ hồ sơ vay vốn và xin tài trợ
• Giảm rủi ro quên thanh toán và bị phạt

Nếu người sáng lập đợi đến mùa thuế mới sắp xếp tài chính, doanh nghiệp đã bị chậm một bước.

8. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng là nơi doanh nghiệp chứng minh độ tin cậy của mình. Một sản phẩm hoặc dịch vụ tuyệt vời vẫn cần hỗ trợ phản hồi nhanh để tạo niềm tin và giữ chân khách hàng.

Khi công ty phát triển, các câu hỏi, khiếu nại, yêu cầu hoàn tiền, vấn đề thanh toán và yêu cầu kỹ thuật từ khách hàng có thể nhanh chóng tăng lên. Một đội ngũ chăm sóc khách hàng hoặc giải pháp hỗ trợ thuê ngoài giúp đảm bảo những tương tác này được xử lý nhất quán và chuyên nghiệp.

Dịch vụ tốt có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc mua lại, giới thiệu, đánh giá và danh tiếng thương hiệu.

Các kênh chăm sóc khách hàng nên cân nhắc

• Chat trực tiếp
• Hỗ trợ qua điện thoại
• Hỗ trợ qua email
• Hệ thống tiếp nhận yêu cầu
• Trung tâm trợ giúp tự phục vụ
• Quản lý phản hồi trên mạng xã hội

Những đội ngũ hỗ trợ tốt nhất không chỉ trả lời câu hỏi. Họ bảo vệ mối quan hệ giữa công ty và khách hàng.

Cách chọn dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Không phải công ty nào cũng cần mọi dịch vụ ở cùng một mức độ. Một doanh nghiệp dịch vụ địa phương có thể cần nhiều hỗ trợ hành chính và chăm sóc khách hàng hơn. Một công ty trực tuyến có thể cần nhiều hỗ trợ CNTT, tiếp thị và thực hiện đơn hàng hơn. Một ngành được quản lý chặt chẽ có thể cần nhiều hỗ trợ về xử lý tài liệu, kế toán và tuân thủ hơn.

Hãy dùng những câu hỏi sau để xác định ưu tiên:

• Những công việc nào tốn nhiều thời gian nhất của nhà sáng lập?
• Sai sót nào sẽ gây tốn kém nhất?
• Công việc nào đòi hỏi chuyên môn đặc biệt?
• Công việc nào có thể giao đi mà không làm giảm chất lượng?
• Dịch vụ nào sẽ hỗ trợ tăng trưởng trong 12 tháng tới?

Cách tiếp cận tốt nhất thường là bắt đầu từ những dịch vụ giúp giảm rủi ro và tạo hiệu quả tức thì, sau đó mở rộng sang các hỗ trợ tập trung vào tăng trưởng khi doanh thu tăng.

Xây dựng nền tảng trước

Trước khi một doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ các dịch vụ bên ngoài, nó cần một nền tảng pháp lý và vận hành đúng đắn. Điều đó bao gồm việc chọn loại hình pháp nhân phù hợp, giữ hồ sơ thành lập được tổ chức tốt và luôn theo sát các yêu cầu tuân thủ đang diễn ra.

Đối với các nhà sáng lập đang thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, Zenind giúp đơn giản hóa quy trình thành lập công ty và hỗ trợ các công việc tuân thủ sau đó. Khi doanh nghiệp được thiết lập đúng ngay từ đầu, sự kết hợp phù hợp của các dịch vụ có thể giúp vận hành trơn tru hơn và tăng trưởng hiệu quả hơn.

Kết luận

Thành công hiếm khi đến từ việc cố gắng làm mọi thứ một mình. Doanh nghiệp mới tăng trưởng nhanh hơn khi đầu tư vào những dịch vụ bảo vệ thời gian, cải thiện chất lượng và giảm rủi ro vận hành.

Hỗ trợ công chứng, hỗ trợ CNTT, đào tạo, tư vấn, tiếp thị kỹ thuật số, trợ lý ảo, kế toán và chăm sóc khách hàng đều góp phần xây dựng một công ty có thể mở rộng quy mô. Sự kết hợp cụ thể sẽ khác nhau, nhưng nguyên tắc vẫn như nhau: các dịch vụ hỗ trợ phù hợp giúp doanh nghiệp tập trung vào tăng trưởng.