9 πρακτικοί τρόποι με τους οποίους οι κινητές συσκευές βοηθούν τις μικρές επιχειρήσεις να λειτουργούν και να αναπτύσσονται

Οι κινητές συσκευές δεν είναι πια απλώς εργαλεία επικοινωνίας. Για τους σημερινούς ιδρυτές και τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ένα smartphone ή ένα tablet μπορεί να λειτουργεί ταυτόχρονα ως γραφείο πωλήσεων, βοηθός προγραμματισμού, τερματικό πληρωμών, σαρωτής εγγράφων, στούντιο μάρκετινγκ και κέντρο συμμόρφωσης.

Αυτό έχει σημασία, επειδή οι μικρές επιχειρήσεις σπάνια έχουν το πλεονέκτημα του επιπλέον χρόνου ή των μεγάλων ομάδων. Η δυνατότητα να απαντάτε γρήγορα στους πελάτες, να στέλνετε τιμολόγιο μέσα σε λίγα λεπτά, να καταγράφετε μια απόδειξη πριν χαθεί ή να ελέγχετε μια σημαντική υποβολή ενώ βρίσκεστε εκτός γραφείου μπορεί να κάνει πραγματική διαφορά στην καθημερινή απόδοση.

Αν χτίζετε μια εταιρεία και χρησιμοποιείτε το Zenind για να βοηθήσει στη σύσταση και υποστήριξη της επιχείρησής σας, οι ροές εργασίας μέσω κινητών συσκευών μπορούν να είναι ιδιαίτερα χρήσιμες. Σας βοηθούν να παραμένετε οργανωμένοι, να παρακολουθείτε προθεσμίες και να κρατάτε την επιχείρησή σας σε κίνηση ακόμη και όταν δεν βρίσκεστε μπροστά σε ένα γραφείο.

Παρακάτω θα βρείτε εννέα πρακτικούς τρόπους με τους οποίους οι κινητές συσκευές μπορούν να βοηθήσουν τις μικρές επιχειρήσεις να εργάζονται πιο έξυπνα και να αναπτύσσονται ταχύτερα.

1. Απαντήστε πιο γρήγορα στους πελάτες

Η ταχύτητα έχει σημασία. Ένας υποψήφιος πελάτης που περιμένει πολύ μπορεί να στραφεί σε ανταγωνιστή, ενώ ένας πελάτης με μια ερώτηση συχνά περιμένει απάντηση μέσα σε λίγα λεπτά, όχι ώρες.

Μια κινητή συσκευή διευκολύνει το εξής:

• Απαντάτε γρήγορα σε μηνύματα κειμένου, email και άμεσα μηνύματα
• Επιβεβαιώνετε ραντεβού χωρίς να συνδέεστε σε φορητό υπολογιστή
• Στέλνετε προσφορές ενώ ταξιδεύετε
• Επιλύετε ζητήματα εξυπηρέτησης πριν κλιμακωθούν

Για πολλές επιχειρήσεις, οι γρήγοροι χρόνοι απόκρισης δεν είναι απλώς μια ευκολία. Είναι μέρος της εμπειρίας του πελάτη. Μια γρήγορη απάντηση μπορεί να ενισχύσει την εμπιστοσύνη και να αυξήσει τις πιθανότητες ένας υποψήφιος να γίνει πελάτης που πληρώνει.

2. Διαχειριστείτε ραντεβού και προγραμματισμό εν κινήσει

Ο προγραμματισμός είναι μία από τις πιο συνηθισμένες καθημερινές εργασίες για επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, συμβούλους και τοπικά καταστήματα. Τα κινητά ημερολόγια και τα εργαλεία κρατήσεων μειώνουν τις τριβές, επιτρέποντάς σας να ελέγχετε διαθεσιμότητα, να ενημερώνετε χρονικά διαστήματα και να στέλνετε υπενθυμίσεις από οπουδήποτε.

Με τη σωστή ρύθμιση, μπορείτε να:

• Κλείνετε ραντεβού από το τηλέφωνό σας
• Στέλνετε αυτόματες υπενθυμίσεις για να μειώσετε τις μη εμφανίσεις
• Επαναπρογραμματίζετε πελάτες όταν αλλάζουν τα σχέδια
• Μοιράζεστε πρόσβαση στο ημερολόγιο με μέλη της ομάδας

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ιδιοκτήτες που περνούν χρόνο εκτός γραφείου. Αντί να περιμένετε να επιστρέψετε σε έναν υπολογιστή, μπορείτε να λαμβάνετε αποφάσεις προγραμματισμού σε πραγματικό χρόνο που κρατούν την επιχείρηση σε ομαλή λειτουργία.

3. Δεχτείτε πληρωμές χωρίς καθυστέρηση

Η γρήγορη είσπραξη βελτιώνει τη ρευστότητα, και η ρευστότητα είναι μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για τις μικρές επιχειρήσεις. Τα εργαλεία κινητών πληρωμών διευκολύνουν την είσπραξη χρημάτων στο σημείο πώλησης, μετά από μια επίσκεψη παροχής υπηρεσίας ή αμέσως μετά την παράδοση ενός προϊόντος.

Συνηθισμένες χρήσεις κινητών πληρωμών περιλαμβάνουν:

• Αποδοχή πληρωμών με κάρτα αυτοπροσώπως
• Αποστολή τιμολογίων μέσω κινητού μετά από ραντεβού
• Είσπραξη προκαταβολών για προσαρμοσμένες εργασίες
• Αυτόματη δημιουργία αποδείξεων

Για επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, η δυνατότητα είσπραξης επί τόπου μπορεί να μειώσει τον χρόνο ανάμεσα στην ολοκλήρωση της εργασίας και την είσπραξη των χρημάτων. Επίσης, προσφέρει στους πελάτες μια πιο βολική εμπειρία πληρωμής.

4. Παρακολουθήστε τα έξοδα πριν χαθούν οι αποδείξεις

Οι αποδείξεις έχουν την τάση να χάνονται στα ντουλαπάκια του αυτοκινήτου, στις τσάντες και στα συρτάρια του γραφείου. Μια κινητή συσκευή βοηθά να λυθεί αυτό το πρόβλημα, επιτρέποντάς σας να καταγράφετε και να οργανώνετε τα έξοδα τη στιγμή που συμβαίνουν.

Με λίγα αγγίγματα, μπορείτε να:

• Φωτογραφίζετε χάρτινες αποδείξεις
• Κατηγοριοποιείτε τα επαγγελματικά έξοδα ανά τύπο
• Καταγράφετε χιλιόμετρα ή έξοδα μετακίνησης
• Συγχρονίζετε τα αρχεία με λογισμικό λογιστικής

Αυτή η συνήθεια έχει σημασία όχι μόνο για την τήρηση βιβλίων. Τα καλά οργανωμένα αρχεία εξόδων κάνουν την προετοιμασία φόρων ευκολότερη, βελτιώνουν τον προϋπολογισμό και δημιουργούν μια πιο καθαρή εικόνα του λειτουργικού κόστους. Για ιδιοκτήτες που διαχειρίζονται έγγραφα σύστασης, ετήσιες εκθέσεις ή υποβολές στην πολιτεία, η καλή οργάνωση μπορεί επίσης να μειώσει τον κίνδυνο να παραλειφθεί κάτι σημαντικό.

5. Κρατήστε σημαντικά έγγραφα άμεσα διαθέσιμα

Η αποθήκευση εγγράφων στο cloud και οι εφαρμογές διαχείρισης εγγράφων κάνουν εύκολη τη μεταφορά βασικών επιχειρηματικών αρχείων όπου κι αν βρίσκεστε. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν συμβόλαια, πιστοποιητικά ασφάλισης, άδειες, φορολογικά έντυπα, έγγραφα σύστασης και εσωτερικά λειτουργικά αρχεία.

Μια ροή εργασίας εγγράφων με προτεραιότητα στο κινητό σας βοηθά να:

• Ανακτάτε συμβόλαια κατά τη διάρκεια συναντήσεων
• Ελέγχετε συμφωνίες πριν από την υπογραφή
• Μοιράζεστε αρχεία με συνεργάτες ή συμβούλους
• Αποθηκεύετε αντίγραφα ασφαλείας κρίσιμων αρχείων

Αυτό είναι χρήσιμο για ιδρυτές που χρειάζεται να έχουν κοντά τους τα έγγραφα σύστασης και συμμόρφωσης. Αν η επιχειρηματική σας δομή, οι ετήσιες δηλώσεις ή τα αρχεία του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου χρειάζονται προσοχή, η ασφαλής πρόσβαση από το κινητό μπορεί να σας βοηθήσει να ενεργήσετε γρήγορα όταν εμφανίζονται προθεσμίες.

6. Βελτιώστε τις παρουσιάσεις πωλήσεων και τις συναντήσεις με πελάτες

Τα tablets και τα τηλέφωνα μπορούν να είναι εκπληκτικά αποτελεσματικά εργαλεία πωλήσεων. Μεταφέρονται εύκολα, ξεκλειδώνουν γρήγορα και μπορούν να προβάλλουν εικόνες, παρουσιάσεις, προτάσεις και λεπτομέρειες προϊόντων με προσεγμένο τρόπο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κινητές συσκευές για να:

• Δείξετε χαρτοφυλάκιο ή μελέτες περίπτωσης
• Παρουσιάσετε μια πρόταση σε πελάτη βήμα προς βήμα
• Δείξετε χαρακτηριστικά προϊόντων σε πραγματικό χρόνο
• Συλλέξετε σχόλια κατά τη διάρκεια της συζήτησης

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για συμβούλους, εργολάβους, σχεδιαστές και άλλες επιχειρήσεις που πουλούν μέσω σχέσεων εμπιστοσύνης. Μια κινητή παρουσίαση μπορεί να κάνει τη διαδικασία σας να φαίνεται ταχύτερη και πιο επαγγελματική.

7. Δημιουργήστε και δημοσιεύστε υλικό μάρκετινγκ γρήγορα

Το μάρκετινγκ δεν χρειάζεται πάντα να περιμένει μέχρι να επιστρέψετε στο γραφείο σας. Ένα smartphone μπορεί να αρκεί για να καταγράψετε περιεχόμενο, να γράψετε αναρτήσεις και να παρακολουθείτε αλληλεπίδραση σε πραγματικό χρόνο.

Οι εργασίες μάρκετινγκ μέσω κινητού συχνά περιλαμβάνουν:

• Φωτογράφιση ή βιντεοσκόπηση ολοκληρωμένων εργασιών
• Δημοσίευση ενημερώσεων στα social media
• Απάντηση σε σχόλια και μηνύματα
• Έλεγχο αναλυτικών στοιχείων και αποτελεσμάτων καμπανιών

Αν η επιχείρησή σας βασίζεται στην τοπική προβολή, η συνέπεια έχει μεγαλύτερη σημασία από την τελειότητα. Ένα απλό, σταθερό ρεύμα περιεχομένου που δημιουργείται από κινητό μπορεί να βοηθήσει το brand σας να παραμένει ενεργό και επίκαιρο.

8. Καταγράψτε στοιχεία πελατών και υπογραφές ψηφιακά

Οι έντυπες φόρμες επιβραδύνουν πολλές επιχειρηματικές διαδικασίες. Μπορεί να είναι δύσκολο να αποθηκευτούν, εύκολο να χαθούν και κουραστικό να συμπληρωθούν. Οι φόρμες μέσω κινητού και τα εργαλεία ηλεκτρονικής υπογραφής βοηθούν να εξαλειφθεί αυτή η τριβή.

Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να:

• Συλλέγετε στοιχεία νέων πελατών κατά την αρχική εγγραφή
• Στέλνετε συμβόλαια για υπογραφή
• Συγκεντρώνετε υπεύθυνες δηλώσεις, άδειες ή εγκρίσεις
• Αποθηκεύετε αυτόματα υπογεγραμμένα έγγραφα

Αυτό μειώνει τις καθυστερήσεις και βοηθά να μετατρέπονται οι συζητήσεις σε ολοκληρωμένες συναλλαγές πιο γρήγορα. Για επιχειρήσεις που πρέπει να κινούνται γρήγορα από το πρώτο ενδιαφέρον σε υπογεγραμμένη συμφωνία, η ψηφιακή καταγραφή αποτελεί σημαντικό πλεονέκτημα.

9. Παραμείνετε οργανωμένοι ως ιδρυτής

Ο ρόλος του ιδρυτή σπάνια περιορίζεται σε μία μόνο εργασία. Σε μια δεδομένη ημέρα, μπορεί να ασχολείστε με υποστήριξη πελατών, λογιστική, προσλήψεις, μάρκετινγκ, επικοινωνία με προμηθευτές και συμμόρφωση.

Μια κινητή συσκευή σάς βοηθά να διατηρείτε όλα αυτά υπό έλεγχο, δίνοντάς σας πρόσβαση σε:

• Λίστες εργασιών και υπενθυμίσεις
• Κοινόχρηστες σημειώσεις και πίνακες έργων
• Εφαρμογές email και μηνυμάτων
• Πίνακες ελέγχου τραπεζικών και λογιστικών δεδομένων της επιχείρησης

Για επιχειρηματίες που ιδρύουν μια νέα εταιρεία ή διαχειρίζονται μια ενεργή επιχείρηση, η οργάνωση είναι ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Όσο περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να ενημερώνετε σε πραγματικό χρόνο, τόσο μικρότερη είναι η πιθανότητα να χαθούν σημαντικές εργασίες.

Δημιουργώντας μια ροή εργασίας φιλική προς το κινητό

Οι κινητές συσκευές είναι πιο αποτελεσματικές όταν αποτελούν μέρος ενός συστήματος και όχι απλώς μια συλλογή εφαρμογών. Ξεκινήστε εντοπίζοντας τις εργασίες που συμβαίνουν πιο συχνά και εκείνες που δημιουργούν τις μεγαλύτερες καθυστερήσεις.

Μια ισχυρή ροή εργασίας για κινητά συνήθως περιλαμβάνει:

• Έναν ασφαλή διαχειριστή κωδικών πρόσβασης
• Αποθήκευση εγγράφων στο cloud
• Λογισμικό ημερολογίου και προγραμματισμού
• Εργαλεία παρακολούθησης εξόδων και λογιστικής
• Εφαρμογές επεξεργασίας πληρωμών και τιμολόγησης
• Εργαλεία ηλεκτρονικής υπογραφής και φόρμων

Μόλις αυτά τα εργαλεία μπουν στη θέση τους, εκπαιδεύστε τον εαυτό σας και την ομάδα σας να τα χρησιμοποιείτε σταθερά. Ο στόχος δεν είναι να κάνετε τα πάντα από ένα τηλέφωνο. Ο στόχος είναι να μειώσετε την τριβή όπου η εργασία τείνει να κολλάει.

Γιατί αυτό έχει σημασία για τις νέες επιχειρήσεις

Οι νέες επιχειρήσεις συχνά λειτουργούν με περιορισμένους πόρους, γεγονός που κάνει την αποδοτικότητα ιδιαίτερα σημαντική. Όταν ένας ιδρυτής μπορεί να ελέγχει έγγραφα, να απαντά σε πελάτες, να εισπράττει πληρωμές και να παρακολουθεί προθεσμίες από μια κινητή συσκευή, η επιχείρηση γίνεται πιο ευέλικτη.

Αυτή η ευελιξία μπορεί να είναι χρήσιμη σε όλη τη διαδικασία σύστασης της εταιρείας και μετά από αυτήν. Είτε οργανώνετε έγγραφα startup, είτε τηρείτε τις κρατικές απαιτήσεις, είτε κρατάτε τη λειτουργία των πελατών σε κίνηση, τα εργαλεία κινητού μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια πιο ευέλικτη επιχείρηση.

Το Zenind υποστηρίζει ιδρυτές που θέλουν να χτίσουν σε μια σταθερή βάση, και τα εργαλεία παραγωγικότητας για κινητά μπορούν να συμπληρώσουν αυτή τη βάση βοηθώντας σας να παραμένετε οργανωμένοι μετά τη σύσταση. Όταν τα αρχεία, τα μηνύματα και οι βασικές ενέργειες είναι εύκολα προσβάσιμα, γίνεται πιο απλό να διατηρείτε τη δυναμική σας.

Τελικές σκέψεις

Οι κινητές συσκευές δεν είναι πλέον προαιρετικά αξεσουάρ για πολλές μικρές επιχειρήσεις. Είναι βασικά επιχειρηματικά εργαλεία που μπορούν να επιταχύνουν την επικοινωνία, να βελτιώσουν την εξυπηρέτηση, να απλοποιήσουν τις πληρωμές, να μειώσουν τη γραφειοκρατία και να βοηθήσουν τους ιδιοκτήτες να παραμένουν οργανωμένοι όπου κι αν τους οδηγεί η εργασία.

Οι επιχειρήσεις που επωφελούνται περισσότερο είναι εκείνες που χρησιμοποιούν τα εργαλεία αυτά με πρόθεση. Ξεκινήστε από τις εργασίες που καταναλώνουν τον περισσότερο χρόνο, εισαγάγετε μερικές αξιόπιστες εφαρμογές και δημιουργήστε μια ροή εργασίας που διατηρεί τη λειτουργία σας σε κίνηση ακόμη και όταν είστε εκτός γραφείου.

Όταν χρησιμοποιείται σωστά, μια κινητή συσκευή είναι κάτι περισσότερο από ευκολία. Είναι ένας πρακτικός τρόπος να λειτουργεί μια επιχείρηση πιο λιτά, πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά.