9 практични начина мобилните устройства да помогнат на малкия бизнес да работи и да расте

Мобилните устройства вече не са само инструменти за комуникация. За днешните основатели и собственици на малък бизнес един смартфон или таблет може едновременно да служи като търговски офис, асистент по графика, терминал за плащания, скенер за документи, маркетинг студио и център за съответствие.

Това е важно, защото малките предприятия рядко разполагат с лукса на излишно време или големи екипи. Възможността да отговорите бързо на клиент, да изпратите фактура за минути, да запазите касова бележка, преди да се изгуби, или да прегледате важно подадено заявление, докато сте извън офиса, може да има реално значение за ежедневната работа.

Ако изграждате компания и използвате Zenind, за да ви помогне с учредяването и поддръжката на бизнеса, мобилните работни процеси могат да бъдат особено полезни. Те улесняват поддържането на ред, следенето на срокове и движението на бизнеса напред, дори когато не сте пред бюро.

По-долу са девет практични начина мобилните устройства да помогнат на малкия бизнес да работи по-умно и да расте по-бързо.

1. Отговаряйте по-бързо на клиентите

Бързината има значение. Лидер, който чака твърде дълго, може да се насочи към конкурент, а клиент с въпрос често очаква отговор в рамките на минути, а не на часове.

Мобилното устройство улеснява:

• Бърз отговор на текстови съобщения, имейли и директни съобщения
• Потвърждаване на срещи без влизане в лаптоп
• Изпращане на оферти, докато пътувате
• Решаване на проблеми с услугата, преди да ескалират

За много бизнеси бързите отговори не са просто удобство. Те са част от клиентското изживяване. Бързият отговор може да изгради доверие и да увеличи шансовете потенциалният клиент да се превърне в платен клиент.

2. Управлявайте срещи и графици в движение

Планирането е една от най-често срещаните ежедневни задачи за бизнеси, базирани на услуги, консултанти и местни магазини. Мобилните календари и инструментите за резервации намаляват затрудненията, като ви позволяват да проверявате свободни часове, да актуализирате времеви слотове и да изпращате напомняния отвсякъде.

С правилната настройка можете да:

• Записвате консултации от телефона си
• Изпращате автоматични напомняния за по-малко пропуснати срещи
• Презаписвате клиенти, когато плановете се променят
• Споделяте достъп до календара с членове на екипа

Това е особено полезно за собственици, които прекарват време извън офиса. Вместо да чакате да се върнете на компютъра, можете да вземате решения за графика в реално време, които поддържат бизнеса гладко работещ.

3. Приемайте плащания без забавяне

По-бързото получаване на плащания подобрява паричния поток, а паричният поток е едно от най-големите предизвикателства за малкия бизнес. Мобилните платежни инструменти улесняват събирането на пари на мястото на продажба, след извършена услуга или веднага след доставка на продукт.

Често срещани мобилни приложения за плащане включват:

• Приемане на картови плащания на място
• Изпращане на мобилни фактури след среща
• Събиране на аванси за персонализирана работа
• Автоматично генериране на разписки

За бизнеси, базирани на услуги, възможността да вземате плащане на място може да съкрати времето между извършената работа и получените средства. Освен това дава на клиентите по-удобно изживяване при плащане.

4. Следете разходите, преди касовите бележки да изчезнат

Касовите бележки имат навика да се губят в жабки, чанти и чекмеджета. Мобилното устройство помага да се реши този проблем, като ви позволява да заснемате и организирате разходите в момента, в който възникнат.

Само с няколко докосвания можете да:

• Снимате хартиени касови бележки
• Маркирате бизнес разходите по категории
• Записвате пробег или пътни разходи
• Синхронизирате записите със счетоводен софтуер

Този навик е важен не само за счетоводството. Добре организираните записи на разходите улесняват данъчната подготовка, подобряват бюджетирането и дават по-ясна представа за оперативните разходи. За собственици, които управляват документи по учредяване, годишни отчети или държавни регистрации, добрата организация може също да намали риска да пропуснат нещо важно.

5. Дръжте важните документи подръка

Мобилното облачно съхранение и приложенията за документи улесняват носенето на ключови бизнес файлове навсякъде с вас. Това може да включва договори, застрахователни сертификати, лицензи, данъчни формуляри, документи по учредяване и вътрешни оперативни записи.

Мобилен работен процес за документи ви помага да:

• Извличате договори по време на срещи
• Преглеждате споразумения преди подписване
• Споделяте файлове с партньори или консултанти
• Съхранявате резервни копия на критични записи

Това е полезно за основатели, които трябва да държат документите за учредяване и съответствие наблизо. Ако структурата на бизнеса, годишните декларации или записите за регистриран агент изискват внимание, сигурният мобилен достъп може да ви помогне да реагирате бързо, когато се появят срокове.

6. Подобрете продажбените презентации и срещите с клиенти

Таблетите и телефоните могат да бъдат изненадващо ефективни инструменти за продажби. Те са лесни за носене, бързи за отключване и могат да показват изображения, презентации, оферти и подробности за продукти в изчистен формат.

Можете да използвате мобилни устройства, за да:

• Показвате портфолио или казуси
• Представяте оферта пред клиент
• Демонстрирате функции на продукта в реално време
• Събирате обратна връзка по време на разговора

Това е особено полезно за консултанти, изпълнители, дизайнери и други бизнеси, които продават чрез изграждане на отношения. Мобилната презентация може да направи процеса ви да изглежда по-бърз и по-професионален.

7. Създавайте и публикувайте маркетинг съдържание бързо

Маркетингът не винаги трябва да чака да се върнете на бюрото си. Един смартфон може да е достатъчен, за да заснемете съдържание, да подготвите публикации и да следите ангажираността в реално време.

Мобилните маркетингови задачи често включват:

• Заснемане на снимки или видеа на завършена работа
• Публикуване на актуализации в социалните мрежи
• Отговаряне на коментари и съобщения
• Преглеждане на анализи и резултати от кампании

Ако бизнесът ви зависи от местна видимост, последователността е по-важна от съвършенството. Един прост, постоянен поток от съдържание, създадено с мобилно устройство, може да помогне марката ви да остане активна и актуална.

8. Събирайте клиентска информация и подписи дигитално

Хартиените формуляри забавят много бизнес процеси. Те могат да са трудни за съхранение, лесни за изгубване и неудобни за попълване. Мобилните формуляри и инструментите за електронен подпис помагат да се премахне това затруднение.

Можете да ги използвате, за да:

• Събирате информация за нови клиенти при регистрация
• Изпращате договори за подпис
• Събирате откази от отговорност, разрешения или одобрения
• Съхранявате подписани документи автоматично

Това намалява забавянията и помага разговорите да се превръщат по-бързо в завършени сделки. За бизнеси, които трябва да преминават бързо от потенциален клиент към подписано споразумение, дигиталното събиране на данни е голямо предимство.

9. Останете организирани като основател

Работата на основателя рядко се свежда само до една задача. Във всеки даден ден може да се занимавате с клиентска поддръжка, счетоводство, наемане на персонал, маркетинг, комуникация с доставчици и съответствие.

Мобилното устройство ви помага да държите всичко това под контрол, като ви дава достъп до:

• Списъци със задачи и напомняния
• Споделени бележки и табла за проекти
• Имейл и приложения за съобщения
• Бизнес банкиране и счетоводни табла

За предприемачи, които учредяват нова компания или управляват вече активна, организацията е конкурентно предимство. Колкото повече информация можете да достъпвате и актуализирате в реално време, толкова по-малка е вероятността важна работа да бъде пропусната.

Изграждане на мобилен работен процес за бизнеса

Мобилните устройства са най-ефективни, когато са част от система, а не просто набор от приложения. Започнете с идентифициране на задачите, които се случват най-често, и тези, които създават най-много забавяния.

Един силен мобилен работен процес обикновено включва:

• Сигурен мениджър на пароли
• Облачно съхранение за документи
• Софтуер за календар и планиране
• Инструменти за следене на разходи и счетоводство
• Приложения за обработка на плащания и фактуриране
• Инструменти за електронен подпис и формуляри

След като тези инструменти са въведени, обучете себе си и екипа си да ги използвате последователно. Целта не е да правите всичко от телефон. Целта е да намалите триенето там, където работата обикновено се забавя.

Защо това е важно за новите бизнеси

Новите бизнеси често работят с ограничени ресурси, което прави ефективността особено важна. Когато основател може да преглежда документи, да отговаря на клиенти, да събира плащания и да следи срокове от мобилно устройство, бизнесът става по-гъвкав.

Тази гъвкавост може да бъде полезна през целия процес на учредяване и след това. Независимо дали организирате стартъп документи, спазвате държавни изисквания или поддържате клиентските операции в движение, мобилните инструменти могат да ви помогнат да изградите по-отзивчив бизнес.

Zenind подкрепя основатели, които искат да изградят стабилна основа, а мобилните инструменти за продуктивност могат да допълнят тази основа, като ви помогнат да останете организирани и след учредяването. Когато записите, съобщенията и ключовите действия са лесни за достъп, е по-лесно да запазите инерцията.

Заключение

Мобилните устройства вече не са незадължителни аксесоари за много малки бизнеси. Те са основни бизнес инструменти, които могат да ускорят комуникацията, да подобрят обслужването, да опростят плащанията, да намалят бумащината и да помогнат на собствениците да останат организирани, където и да ги отвежда работата.

Бизнесите, които извличат най-голяма полза, са тези, които използват мобилните инструменти целенасочено. Започнете със задачите, които отнемат най-много време, въведете няколко надеждни приложения и изградете работен процес, който поддържа дейността ви в движение, дори когато сте извън офиса.

Използван правилно, един мобилен телефон е нещо повече от удобство. Той е практичен начин да управлявате по-лек, по-бърз и по-отзивчив бизнес.