9 gyakorlati módja annak, hogy a mobil eszközök segítsék a kisvállalkozások működését és növekedését

A mobil eszközök már nem csupán kommunikációs eszközök. A mai alapítók és kisvállalkozók számára egy okostelefon vagy tablet egyszerre lehet értékesítési pult, időpont-egyeztető asszisztens, fizetési terminál, dokumentumszkenner, marketingstúdió és megfelelőségi központ.

Ennek azért van jelentősége, mert a kisvállalkozások ritkán engedhetik meg maguknak a felesleges időveszteséget vagy a nagy létszámú csapatot. Az, hogy gyorsan tud válaszolni az ügyfeleknek, percek alatt számlát küldhet, lefotózhat egy nyugtát, mielőtt az elveszne, vagy útközben is áttekinthet egy fontos beadványt, valódi különbséget jelenthet a mindennapi működésben.

Ha vállalkozást épít, és a Zenind segítségével hozza létre és támogatja cégét, a mobil munkafolyamatok különösen hasznosak lehetnek. Megkönnyítik a rendszerezést, a határidők nyomon követését, és segítenek abban, hogy a vállalkozás akkor is haladjon előre, amikor éppen nem az íróasztal mögött ül.

Az alábbiakban kilenc gyakorlati módját mutatjuk be annak, hogyan segíthetik a mobil eszközök a kisvállalkozásokat az okosabb működésben és a gyorsabb növekedésben.

1. Gyorsabb ügyfélválaszok

A gyorsaság számít. Egy érdeklődő, aki túl sokáig vár, könnyen átpártolhat a versenytárshoz, az ügyfelek pedig gyakran perceken belül várnak választ, nem órák múlva.

Egy mobil eszköz megkönnyíti, hogy:

• Gyorsan válaszoljon az SMS-ekre, e-mailekre és direkt üzenetekre
• Megerősítse az időpontokat laptop bejelentkezés nélkül
• Árajánlatot küldjön utazás közben
• Megoldja a szolgáltatási problémákat, mielőtt azok eszkalálódnának

Sok vállalkozásnál a gyors válaszidő nem csupán kényelem. Része az ügyfélélménynek. Egy gyors válasz bizalmat építhet, és növelheti annak esélyét, hogy az érdeklődő fizető ügyféllé váljon.

2. Időpontok és ütemezés kezelése útközben

Az ütemezés a szolgáltatásalapú vállalkozások, tanácsadók és helyi üzletek egyik leggyakoribb napi feladata. A mobil naptárak és foglalási eszközök csökkentik a nehézségeket azzal, hogy bárhonnan lehetővé teszik a szabad időpontok ellenőrzését, az időrészek módosítását és az emlékeztetők kiküldését.

A megfelelő beállítással képes lehet arra, hogy:

• Konzultációkat foglaljon a telefonjáról
• Automatikus emlékeztetőket küldjön a meg nem jelenések csökkentésére
• Újra egyeztessen ügyfelekkel, ha megváltoznak a tervek
• Megossza a naptárhozzáférést a csapattagokkal

Ez különösen hasznos azoknak a tulajdonosoknak, akik sok időt töltenek az irodán kívül. Ahelyett, hogy megvárná, amíg visszaér az asztali géphez, valós időben hozhat ütemezési döntéseket, amelyek gördülékenyen tartják a működést.

3. Fizetés fogadása késedelem nélkül

A gyors fizetés javítja a cash flow-t, a cash flow pedig az egyik legnagyobb kihívás a kisvállalkozások számára. A mobil fizetési eszközök megkönnyítik a pénz beszedését az értékesítés helyszínén, egy kiszállás után, vagy közvetlenül egy termék átadása után.

A mobil fizetés gyakori felhasználási területei:

• Bankkártyás fizetés elfogadása személyesen
• Mobil számlák küldése egy időpont után
• Előlegek beszedése egyedi munkákhoz
• Nyugták automatikus generálása

Szolgáltató vállalkozások esetében a helyszíni fizetés lehetősége lerövidítheti a munka befejezése és a pénz beérkezése közötti időt. Emellett kényelmesebb fizetési élményt nyújt az ügyfeleknek.

4. Költségek nyomon követése, mielőtt a nyugták eltűnnének

A nyugták hajlamosak eltűnni a kesztyűtartóban, táskákban és íróasztalfiókokban. A mobil eszköz segít megoldani ezt a problémát azzal, hogy lehetővé teszi a költségek rögzítését és rendszerezését abban a pillanatban, amikor keletkeznek.

Néhány érintéssel képes lehet arra, hogy:

• Lefényképezze a papírnyugtákat
• Üzleti kiadásokat kategóriák szerint címkézzen
• Rögzítse a kilométer- vagy utazási költségeket
• Szinkronizálja az adatokat a könyvelő szoftverrel

Ez a szokás nemcsak a könyvelés miatt fontos. A jól szervezett költségnyilvántartás megkönnyíti az adóbevallás előkészítését, javítja a költségvetés-tervezést, és tisztább képet ad a működési költségekről. Az alapítási papírokat, éves jelentéseket vagy állami beadványokat kezelő tulajdonosok számára a rendszerezett működés annak kockázatát is csökkentheti, hogy valami fontosról megfeledkezzenek.

5. Fontos dokumentumok kéznél tartása

A mobil felhőtárhelyek és dokumentumalkalmazások segítségével bárhová magával viheti a legfontosabb üzleti fájlokat. Ide tartozhatnak a szerződések, biztosítási igazolások, engedélyek, adónyomtatványok, alapítási dokumentumok és belső működési nyilvántartások.

Egy mobilközpontú dokumentumkezelés segít abban, hogy:

• Tárgyalás közben előhívja a szerződéseket
• Áttekintse a megállapodásokat aláírás előtt
• Fájlokat osszon meg partnerekkel vagy tanácsadókkal
• Biztonsági másolatot készítsen a kritikus nyilvántartásokról

Ez különösen hasznos azoknak az alapítóknak, akiknek kéznél kell tartaniuk az alapítási és megfelelőségi dokumentumokat. Ha a vállalkozási struktúrájával, éves bejelentéseivel vagy regisztrált képviselői nyilvántartásaival foglalkozni kell, a biztonságos mobil hozzáférés segíthet gyorsan reagálni, amikor közelednek a határidők.

6. Jobb értékesítési prezentációk és ügyféltalálkozók

A tablet és a telefon meglepően hatékony értékesítési eszköz lehet. Könnyen hordozhatók, gyorsan feloldhatók, és képesek képeket, prezentációkat, ajánlatokat és termékinformációkat letisztult formában megjeleníteni.

A mobil eszközöket használhatja arra, hogy:

• Portfóliót vagy esettanulmányokat mutasson be
• Végigvezesse az ügyfelet egy ajánlaton
• Valós időben demonstrálja a termékfunkciókat
• Visszajelzést gyűjtsön a beszélgetés során

Ez különösen hasznos tanácsadók, vállalkozók, tervezők és más, kapcsolatépítésre épülő vállalkozások számára. Egy mobil prezentáció gyorsabbá és professzionálisabbá teheti a folyamatot.

7. Marketingtartalom gyors létrehozása és közzététele

A marketingnek nem mindig kell az asztalhoz való visszatérésig várnia. Egy okostelefon elegendő lehet tartalom rögzítésére, bejegyzések megírására és az aktivitás valós idejű figyelésére.

A mobil marketingfeladatok gyakran tartalmazzák:

• Elkészült munkák fotóinak vagy videóinak készítését
• Frissítések közzétételét a közösségi médiában
• Válaszadást a hozzászólásokra és üzenetekre
• Elemzések és kampányeredmények áttekintését

Ha a vállalkozása a helyi láthatóságra támaszkodik, a következetesség fontosabb, mint a tökéletesség. Egy egyszerű, folyamatosan épülő, mobilon készített tartalom segíthet abban, hogy a márkája aktív és releváns maradjon.

8. Ügyféladatok és aláírások digitális rögzítése

A papíralapú űrlapok lelassítják a legtöbb üzleti folyamatot. Nehéz őket tárolni, könnyű elveszíteni, és frusztráló kitölteni őket. A mobil űrlapok és az elektronikus aláírási eszközök segítenek megszüntetni ezt a súrlódást.

Használhatók arra, hogy:

• Új ügyféladatfelvételi információkat gyűjtsön
• Szerződéseket küldjön aláírásra
• Nyilatkozatokat, hozzájárulásokat vagy jóváhagyásokat szerezzen be
• Az aláírt dokumentumokat automatikusan tárolja

Ez csökkenti a késedelmeket, és segít abban, hogy a beszélgetésekből gyorsabban valós tranzakciók legyenek. Azoknál a vállalkozásoknál, amelyeknek gyorsan kell haladniuk az érdeklődőtől az aláírt megállapodásig, a digitális adatgyűjtés jelentős előny.

9. Alapítóként szervezett maradni

Az alapító feladata ritkán korlátozódik egyetlen tevékenységre. Egy átlagos napon ügyfélszolgálattal, könyveléssel, toborzással, marketinggel, beszállítói kommunikációval és megfelelőséggel is foglalkozhat.

A mobil eszköz segít mindezt kézben tartani azáltal, hogy hozzáférést ad az alábbiakhoz:

• Feladatlistákhoz és emlékeztetőkhöz
• Megosztott jegyzetekhez és projekttáblákhoz
• E-mailhez és üzenetküldő alkalmazásokhoz
• Üzleti banki és könyvelési felületekhez

Azok számára, akik új céget alapítanak vagy egy aktív vállalkozást vezetnek, a szervezettség versenyelőnyt jelent. Minél több információt tud valós időben elérni és frissíteni, annál kisebb az esélye annak, hogy fontos feladatok kicsússzanak a figyelme alól.

Mobilbarát munkafolyamat kialakítása

A mobil eszközök akkor a leghatékonyabbak, ha egy rendszer részei, nem pedig alkalmazások gyűjteményei. Először azonosítsa azokat a feladatokat, amelyek a leggyakrabban fordulnak elő, és azokat, amelyek a legtöbb késedelmet okozzák.

Egy erős mobil munkafolyamat általában tartalmazza az alábbiakat:

• Biztonságos jelszókezelő
• Felhőtárhely dokumentumokhoz
• Naptár- és időpont-egyeztető szoftver
• Költségkövető és könyvelési eszközök
• Fizetésfeldolgozó és számlázó alkalmazások
• Elektronikus aláírási és űrlapeszközök

Ha ezek az eszközök egyszer már a helyükön vannak, tanulja meg használni őket következetesen, önmaga és a csapata számára is. A cél nem az, hogy mindent telefonról intézzen. A cél az, hogy ott csökkentse a súrlódást, ahol a munka hajlamos elakadni.

Miért fontos ez az új vállalkozások számára

Az új vállalkozások gyakran korlátozott erőforrásokkal működnek, ezért különösen fontos a hatékonyság. Amikor egy alapító mobil eszközről is át tud tekinteni dokumentumokat, válaszolni tud az ügyfeleknek, fizetéseket tud fogadni és nyomon tudja követni a határidőket, a vállalkozás rugalmasabbá válik.

Ez a rugalmasság hasznos lehet a vállalkozásalapítás teljes folyamata során és azon túl is. Akár induló vállalkozási dokumentumokat rendez, akár az állami előírásokhoz igazodik, akár az ügyfélfolyamatokat tartja mozgásban, a mobil eszközök segíthetnek egy reagálóképesebb vállalkozás kialakításában.

A Zenind támogatja azokat az alapítókat, akik szilárd alapokra szeretnének építeni, a mobil termelékenységi eszközök pedig ezt az alapot egészíthetik ki azzal, hogy segítenek a szervezettség megőrzésében az alapítás után is. Ha a nyilvántartásai, üzenetei és fontos műveletei könnyen elérhetők, egyszerűbb fenntartani a lendületet.

Záró gondolatok

A mobil eszközök már nem opcionális kiegészítők sok kisvállalkozás számára. Alapvető üzleti eszközök, amelyek felgyorsíthatják a kommunikációt, javíthatják a kiszolgálást, leegyszerűsíthetik a fizetéseket, csökkenthetik a papírmunkát, és segíthetnek a tulajdonosoknak bárhol szervezettnek maradni, ahol dolgoznak.

A legtöbbet azok a vállalkozások profitálnak belőlük, amelyek tudatosan használják a mobil eszközöket. Kezdje azokkal a feladatokkal, amelyek a legtöbb időt viszik el, vezessen be néhány megbízható alkalmazást, és építsen olyan munkafolyamatot, amely akkor is mozgásban tartja a működést, amikor Ön nincs az irodában.

Ha jól használják, a mobil eszköz több mint kényelmi megoldás. Gyakorlati módja annak, hogy egy vállalkozás karcsúbb, gyorsabb és reagálóképesebb legyen.