9 praktických spôsobov, ako mobilné zariadenia pomáhajú malým firmám fungovať a rásť

Mobilné zariadenia už dávno nie sú len komunikačné nástroje. Pre dnešných zakladateľov a majiteľov malých firiem môže smartfón alebo tablet fungovať súčasne ako predajné miesto, asistent na plánovanie, platobný terminál, skener dokumentov, marketingové štúdio aj centrum pre sledovanie dodržiavania povinností.

To je dôležité preto, že malé firmy zriedkavo majú luxus nadbytočného času alebo veľkých tímov. Možnosť rýchlo odpovedať zákazníkom, poslať faktúru za pár minút, zachytiť účtenku skôr, než sa stratí, alebo skontrolovať dôležité podanie aj mimo kancelárie môže výrazne ovplyvniť každodenný výkon.

Ak budujete firmu a využívate Zenind na založenie a podporu podnikania, mobilné pracovné postupy môžu byť obzvlášť užitočné. Uľahčujú udržiavanie poriadku, sledovanie termínov a pohyb vášho biznisu aj vtedy, keď nesedíte za stolom.

Nižšie je deväť praktických spôsobov, ako môžu mobilné zariadenia pomôcť malým firmám pracovať inteligentnejšie a rásť rýchlejšie.

1. Rýchlejšie reagujte na zákazníkov

Rýchlosť je dôležitá. Záujemca, ktorý čaká príliš dlho, môže prejsť ku konkurencii a zákazník s otázkou často očakáva odpoveď v priebehu minút, nie hodín.

Mobilné zariadenie uľahčuje:

• Rýchlo odpovedať na textové správy, e-maily a priame správy
• Potvrdzovať stretnutia bez prihlasovania do notebooku
• Posielať cenové ponuky počas cestovania
• Riešiť servisné problémy skôr, než sa zhoršia

Pre mnohé firmy nie sú rýchle reakcie len pohodlnou výhodou. Sú súčasťou zákazníckej skúsenosti. Rýchla odpoveď môže budovať dôveru a zvýšiť pravdepodobnosť, že sa záujemca zmení na platiaceho zákazníka.

2. Spravujte stretnutia a plánovanie na cestách

Plánovanie je jednou z najbežnejších každodenných úloh pre služby orientované firmy, konzultantov a miestne prevádzky. Mobilné kalendáre a rezervačné nástroje znižujú trenie tým, že vám umožňujú kdekoľvek skontrolovať dostupnosť, upravovať časové sloty a posielať pripomienky.

So správnym nastavením môžete:

• Rezervovať konzultácie z telefónu
• Posielať automatické pripomienky a znížiť počet neúčasťí
• Presúvať klientov, keď sa zmenia plány
• Zdieľať prístup ku kalendáru s členmi tímu

To je mimoriadne užitočné pre majiteľov, ktorí trávia čas mimo kancelárie. Namiesto čakania na návrat k počítaču môžete robiť rozhodnutia o plánovaní v reálnom čase, ktoré udržia podnikanie v plynulom chode.

3. Prijímajte platby bez zdržania

Rýchle prijatie platby zlepšuje cash flow a cash flow je jednou z najväčších výziev pre malé firmy. Mobilné platobné nástroje uľahčujú výber peňazí pri predaji, po zásahu služby alebo ihneď po dodaní produktu.

Medzi bežné mobilné použitia platieb patria:

• Prijímanie kartových platieb osobne
• Posielanie mobilných faktúr po stretnutí
• Vyberanie záloh na zákazkovú prácu
• Automatické generovanie potvrdeniek

Pre servisné firmy môže možnosť prijať platbu priamo na mieste skrátiť čas medzi dokončenou prácou a prijatím peňazí. Zákazníkom zároveň poskytuje pohodlnejší proces platby.

4. Sledujte výdavky skôr, než sa účtenky stratia

Účtenky majú tendenciu miznúť v priehradkách auta, taškách a zásuvkách stola. Mobilné zariadenie pomáha tento problém riešiť tým, že vám umožní zachytiť a usporiadať výdavky hneď, ako vzniknú.

Niekoľkými ťuknutiami môžete:

• Odfotografovať papierové účtenky
• Označiť firemné výdavky podľa kategórie
• Zaznamenať kilometre alebo cestovné náklady
• Synchronizovať záznamy s účtovným softvérom

Tento návyk nie je dôležitý len pre účtovníctvo. Dobre usporiadané záznamy o výdavkoch uľahčujú prípravu daní, zlepšujú rozpočtovanie a vytvárajú jasnejší pohľad na prevádzkové náklady. Pre majiteľov, ktorí spravujú zakladacie dokumenty, výročné výkazy alebo podania štátu, môže dobrá organizácia tiež znížiť riziko, že niečo dôležité prehliadnu.

5. Majte dôležité dokumenty poruke

Mobilné cloudové úložisko a dokumentové aplikácie uľahčujú nosiť kľúčové firemné súbory všade so sebou. Môže ísť o zmluvy, poistné certifikáty, licencie, daňové formuláre, zakladacie dokumenty a interné prevádzkové záznamy.

Pracovný postup orientovaný na mobil pomáha:

• Na stretnutiach rýchlo vyhľadať zmluvy
• Skontrolovať dohody pred podpisom
• Zdieľať súbory s partnermi alebo poradcami
• Bezpečne ukladať zálohy dôležitých záznamov

To je užitočné pre zakladateľov, ktorí potrebujú mať dokumenty o založení a dodržiavaní povinností neustále poruke. Ak si vaše obchodné nastavenie, výročné podania alebo záznamy o registrovanom agentovi vyžadujú pozornosť, bezpečný mobilný prístup vám môže pomôcť konať rýchlo, keď sa objavia termíny.

6. Zlepšite predajné prezentácie a stretnutia s klientmi

Tablety a telefóny môžu byť prekvapivo účinnými predajnými nástrojmi. Sú ľahko prenosné, rýchlo sa odomykajú a dokážu elegantne zobrazovať obrázky, prezentácie, ponuky aj detaily produktov.

Mobilné zariadenia môžete využiť na:

• Ukážku portfólia alebo prípadových štúdií
• Prevedenie zákazníka ponukou
• Predvedenie funkcií produktu v reálnom čase
• Získanie spätnej väzby počas rozhovoru

To je obzvlášť užitočné pre konzultantov, dodávateľov, dizajnérov a ďalšie firmy, ktoré predávajú cez budovanie vzťahov. Mobilná prezentácia môže váš proces pôsobiť rýchlejšie a profesionálnejšie.

7. Rýchlo vytvárajte a publikujte marketingový obsah

Marketing nemusí vždy čakať, kým sa vrátite za stôl. Smartfón môže stačiť na zachytenie obsahu, písanie príspevkov a sledovanie zapojenia v reálnom čase.

Mobilné marketingové úlohy často zahŕňajú:

• Fotografovanie alebo natáčanie videí z dokončenej práce
• Zverejňovanie aktualizácií na sociálnych sieťach
• Odpovedanie na komentáre a správy
• Kontrolu analytiky a výsledkov kampaní

Ak vaša firma závisí od lokálnej viditeľnosti, konzistentnosť je dôležitejšia než dokonalosť. Jednoduchý, stabilný prúd obsahu vytvoreného cez mobil môže pomôcť udržať vašu značku aktívnu a relevantnú.

8. Digitálne zbierajte údaje o zákazníkoch a podpisy

Papierové formuláre spomaľujú mnoho firemných procesov. Ťažko sa ukladajú, ľahko stratia a ich vyplňovanie býva nepraktické. Mobilné formuláre a nástroje na elektronický podpis pomáhajú toto trenie odstrániť.

Môžete ich použiť na:

• Zhromažďovanie vstupných informácií o novom klientovi
• Posielanie zmlúv na podpis
• Zber zrieknutí sa nárokov, súhlasov alebo schválení
• Automatické ukladanie podpísaných dokumentov

To znižuje zdržania a pomáha rýchlejšie premeniť rozhovory na uzavreté obchody. Pre firmy, ktoré sa potrebujú rýchlo posunúť od záujmu k podpísanej dohode, je digitálny zber údajov veľkou výhodou.

9. Zostaňte organizovaní ako zakladateľ

Úloha zakladateľa sa zriedka obmedzuje len na jednu vec. V priebehu jediného dňa môžete riešiť zákaznícku podporu, účtovníctvo, nábor, marketing, komunikáciu s dodávateľmi aj dodržiavanie predpisov.

Mobilné zariadenie vám pomáha mať toto všetko pod kontrolou tým, že poskytuje prístup k:

• Zoznamom úloh a pripomienkam
• Zdieľaným poznámkam a projektovým nástenkám
• E-mailovým a komunikačným aplikáciám
• Firemnému bankovníctvu a účtovným panelom

Pre podnikateľov, ktorí zakladajú novú firmu alebo spravujú už aktívnu spoločnosť, je organizácia konkurenčnou výhodou. Čím viac informácií môžete získať a aktualizovať v reálnom čase, tým menšia je šanca, že sa dôležitá práca stratí medzi úlohami.

Budovanie mobilne priateľského pracovného postupu

Mobilné zariadenia sú najúčinnejšie vtedy, keď sú súčasťou systému, nie len súborom aplikácií. Začnite tým, že určíte úlohy, ktoré sa opakujú najčastejšie, a tie, pri ktorých vzniká najväčšie zdržanie.

Silný mobilný pracovný postup zvyčajne zahŕňa:

• Bezpečný správca hesiel
• Cloudové úložisko dokumentov
• Kalendár a plánovací softvér
• Nástroje na sledovanie výdavkov a účtovníctvo
• Aplikácie na spracovanie platieb a vystavovanie faktúr
• Nástroje na elektronický podpis a formuláre

Keď sú tieto nástroje pripravené, naučte seba aj svoj tím používať ich dôsledne. Cieľom nie je robiť všetko z telefónu. Cieľom je znížiť trenie všade tam, kde sa práca zvyčajne zasekáva.

Prečo je to dôležité pre nové firmy

Nové firmy často fungujú s obmedzenými zdrojmi, a preto je efektivita mimoriadne dôležitá. Keď zakladateľ dokáže z mobilného zariadenia kontrolovať dokumenty, odpovedať zákazníkom, prijímať platby a sledovať termíny, podnikanie sa stáva pružnejším.

Táto pružnosť môže byť užitočná počas procesu zakladania spoločnosti aj po ňom. Či už organizujete startup dokumenty, držíte krok s požiadavkami štátu alebo udržiavate zákaznícke operácie v pohybe, mobilné nástroje vám môžu pomôcť vytvoriť responzívnejšiu firmu.

Zenind podporuje zakladateľov, ktorí chcú stavať na pevnom základe, a mobilné nástroje na produktivitu môžu tento základ dopĺňať tým, že vám pomôžu zostať organizovaní aj po založení. Keď sú vaše záznamy, správy a kľúčové úkony ľahko dostupné, je jednoduchšie udržať si tempo.

Záverečné myšlienky

Mobilné zariadenia už nie sú pre mnohé malé firmy voliteľným doplnkom. Sú to kľúčové firemné nástroje, ktoré môžu zrýchliť komunikáciu, zlepšiť služby, zjednodušiť platby, znížiť administratívu a pomôcť majiteľom zostať organizovaní kdekoľvek pracujú.

Najviac z nich profitujú firmy, ktoré ich používajú zámerne. Začnite s úlohami, ktoré zaberajú najviac času, pridajte niekoľko spoľahlivých aplikácií a vybudujte pracovný postup, ktorý udrží vašu prevádzku v pohybe aj vtedy, keď nie ste v kancelárii.

Ak sa používajú správne, mobilné zariadenie je viac než len pohodlie. Je to praktický spôsob, ako viesť štíhlejšiu, rýchlejšiu a responzívnejšiu firmu.