Κανόνες ονομασίας επιχειρήσεων και στις 50 Πολιτείες: Πώς να επιλέξετε και να καταχωρίσετε ένα συμμορφούμενο όνομα

Η επιλογή ονόματος για μια επιχείρηση είναι μία από τις πρώτες ουσιαστικές αποφάσεις που παίρνετε ως ιδρυτής και συχνά μία από τις πιο σημαντικές. Ένα ισχυρό όνομα μπορεί να κάνει το brand σας πιο εύκολο να το θυμούνται, πιο εύκολο να το προωθήσουν και πιο εύκολο να το εμπιστευτούν. Ένα ακατάλληλο όνομα μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση, να προκαλέσει καθυστερήσεις στην υποβολή ή ακόμη και να σας αναγκάσει να ξεκινήσετε από την αρχή αφού έχετε ήδη επενδύσει χρόνο και χρήμα.

Αν ιδρύετε μια LLC, μια corporation ή άλλη νομική οντότητα στις Ηνωμένες Πολιτείες, το όνομά σας πρέπει να κάνει περισσότερα από το να ακούγεται καλά. Πρέπει επίσης να πληροί τους κρατικούς κανόνες ονομασίας, να αποφεύγει συγκρούσεις με εμπορικά σήματα και να ταιριάζει στον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να λειτουργήσετε την επιχείρησή σας.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τους βασικούς κανόνες ονομασίας που ισχύουν σε όλες τις ΗΠΑ, σε ποια σημεία διαφέρουν οι κανόνες από Πολιτεία σε Πολιτεία, πώς να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα ενός ονόματος και πώς να αποφασίσετε αν χρειάζεστε νομική επωνυμία, DBA ή και τα δύο. Δείχνει επίσης πώς το Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να προχωρήσουν από την ιδέα στην υποβολή με λιγότερα λάθη στην ονομασία.

Γιατί έχει σημασία το όνομα της επιχείρησής σας

Το όνομα της επιχείρησής σας δεν εμφανίζεται απλώς σε μια φόρμα υποβολής. Μπορεί να επηρεάσει:

• Την πρώτη εντύπωση από πελάτες, συνεργάτες και δανειστές
• Την ορατότητα στην αναζήτηση και την αναγνωρισιμότητα του brand
• Το αν τα έγγραφα σύστασής σας θα γίνουν αποδεκτά από την Πολιτεία
• Το αν το όνομά σας συγκρούεται με άλλη επιχείρηση ή εμπορικό σήμα
• Το πόσο εύκολα μπορείτε να επεκταθείτε σε νέα προϊόντα, υπηρεσίες ή αγορές

Ένα όνομα που είναι υπερβολικά γενικό μπορεί να είναι δύσκολο να προστατευτεί ή να προβληθεί. Ένα όνομα που είναι υπερβολικά περιγραφικό μπορεί να περιορίσει την ανάπτυξή σας. Ένα όνομα που μοιάζει πολύ με ήδη υπάρχουσα επιχείρηση μπορεί να οδηγήσει σε απόρριψη ή νομικά προβλήματα. Στόχος είναι να βρείτε ένα όνομα που είναι αξιομνημόνευτο, συμβατό και διαθέσιμο.

Οι βασικοί κανόνες ονομασίας που ακολουθούν οι περισσότερες Πολιτείες

Παρότι κάθε Πολιτεία έχει τη δική της υπηρεσία υποβολής και τους ακριβείς κανόνες της, οι περισσότερες εφαρμόζουν ένα παρόμοιο σύνολο προτύπων όταν εξετάζουν ονόματα οντοτήτων.

1. Το όνομα πρέπει να περιλαμβάνει τον σωστό προσδιοριστή οντότητας

Οι περισσότερες Πολιτείες απαιτούν μια LLC ή μια corporation να περιλαμβάνει έναν νομικό αναγνωριστικό όρο στο όνομά της. Συνήθη παραδείγματα είναι τα εξής:

• LLC
• L.L.C.
• Limited Liability Company
• Inc.
• Incorporated
• Corp.
• Corporation
• Ltd.
• Limited

Η ακριβής διατύπωση εξαρτάται από τον τύπο της οντότητας και την Πολιτεία. Ένα όνομα που λειτουργεί για μια LLC μπορεί να μην είναι κατάλληλο για μια corporation και αντίστροφα.

2. Το όνομα πρέπει να διακρίνεται από τα υπάρχοντα επιχειρηματικά ονόματα

Οι Πολιτείες συνήθως απορρίπτουν ονόματα που μοιάζουν υπερβολικά με ένα ήδη καταχωρισμένο νομικό πρόσωπο στην ίδια Πολιτεία. Οι μικρές διαφορές συχνά δεν αρκούν. Η προσθήκη σημείων στίξης, η αλλαγή σε πληθυντικό ή η αντικατάσταση μιας κοινής λέξης μπορεί να μην είναι αρκετή.

Για παράδειγμα, αν μια οντότητα χρησιμοποιεί ήδη το "Blue Harbor Consulting LLC", ένα όνομα όπως "Blue Harbor Consultants LLC" μπορεί να θεωρηθεί ακόμη πολύ κοντινό.

3. Το όνομα δεν πρέπει να παραπλανά το κοινό

Ένα όνομα δεν πρέπει να υπονοεί ψευδώς ότι η εταιρεία είναι κρατική υπηρεσία, χρηματοπιστωτικό ίδρυμα, αδειοδοτημένο επαγγελματικό γραφείο ή άλλη ρυθμιζόμενη οντότητα, εάν στην πραγματικότητα δεν έχει την εξουσιοδότηση να λειτουργεί με αυτόν τον τρόπο.

Αυτός ο κανόνας βοηθά στην προστασία των καταναλωτών από σύγχυση και αποτρέπει υποβολές που υπονοούν προσόντα ή εξουσίες που η επιχείρηση δεν διαθέτει.

4. Το όνομα πρέπει να αποφεύγει λέξεις με περιορισμούς

Πολλές Πολιτείες επιβάλλουν περιορισμούς σε λέξεις που υποδηλώνουν ειδική έγκριση, ρυθμιζόμενη δραστηριότητα ή ευαίσθητο κλάδο. Λέξεις που συχνά περιορίζονται ή εξετάζονται προσεκτικά περιλαμβάνουν όρους που σχετίζονται με:

• Τραπεζικές υπηρεσίες
• Ασφάλιση
• Trust
• Πανεπιστήμιο
• Δικηγόρος
• Μηχανικός
• Συνεταιρισμός
• Ολυμπιακό
• Κυβερνητικές υπηρεσίες

Ορισμένες από αυτές τις λέξεις επιτρέπονται μόνο με πρόσθετες εγκρίσεις, άδειες ή εξηγήσεις.

5. Το όνομα δεν μπορεί να περιλαμβάνει χυδαίους, παραπλανητικούς ή παράνομους όρους

Οι Πολιτείες γενικά απορρίπτουν ονόματα που είναι προσβλητικά, παραπλανητικά ή υποδηλώνουν παράνομη δραστηριότητα. Ακόμη κι αν ένα όνομα είναι αξιομνημόνευτο, δεν θα εγκριθεί αν συγκρούεται με κανόνες δημόσιας πολιτικής.

6. Το όνομα πρέπει να σέβεται τους κανόνες επαγγελματικής αδειοδότησης

Αν ένα επιχειρηματικό όνομα υποδηλώνει επαγγελματική υπηρεσία, όπως νομική, ιατρική, μηχανική ή λογιστική εργασία, η Πολιτεία μπορεί να απαιτήσει απόδειξη αδειοδότησης ή εξουσιοδότησης πριν εγκρίνει την υποβολή.

7. Το όνομα πρέπει να είναι διαθέσιμο για χρήση σε αυτήν την Πολιτεία

Ένα όνομα που φαίνεται διαθέσιμο σε μια γενική αναζήτηση στο διαδίκτυο μπορεί να είναι μη διαθέσιμο σε επίπεδο Πολιτείας. Γι' αυτό ο σωστός έλεγχος ονόματος πρέπει να περιλαμβάνει τη βάση δεδομένων του Secretary of State και, ιδανικά, έναν έλεγχο εμπορικού σήματος επίσης.

Γιατί διαφέρουν οι κανόνες ονομασίας μεταξύ Πολιτειών

Δεν υπάρχει μία εθνική βάση δεδομένων για τη σύσταση επιχειρηματικών οντοτήτων. Κάθε Πολιτεία διατηρεί τα δικά της αρχεία και εφαρμόζει τα δικά της κριτήρια. Αυτό σημαίνει ότι ένα όνομα μπορεί να είναι διαθέσιμο σε μία Πολιτεία και μη διαθέσιμο σε μια άλλη.

Θα πρέπει επίσης να περιμένετε διαφορές σε:

• Τους απαιτούμενους επιθετικούς/καταληκτικούς προσδιοριστές οντοτήτων
• Τους κανόνες για συντομογραφίες
• Τις απαγορευμένες ή περιορισμένες λέξεις
• Τις περιόδους κράτησης ονόματος
• Τα τέλη για κράτηση ονόματος
• Το αν η Πολιτεία απαιτεί πρόσθετες αιτήσεις για ειδικούς όρους

Λόγω αυτών των διαφορών, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να επαληθεύσετε τους κανόνες στην Πολιτεία όπου σκοπεύετε να συστήσετε την επιχείρηση πριν υποβάλετε την αίτηση.

Πώς να επιλέξετε ένα ισχυρό επιχειρηματικό όνομα

Ένα καλό επιχειρηματικό όνομα πρέπει να είναι εύκολο να το θυμούνται, εύκολο να το προφέρουν και εύκολο να χρησιμοποιηθεί στην καταχώριση, στο branding και στα κανάλια marketing. Πρέπει επίσης να αφήνει περιθώριο για ανάπτυξη.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις πρακτικές αρχές ονοματοδοσίας

• Κρατήστε το σύντομο και σαφές
• Φροντίστε να προφέρεται εύκολα
• Αποφύγετε ορθογραφίες που είναι δύσκολο να θυμηθεί ή να εξηγήσει κανείς
• Επιλέξτε ένα όνομα που αντανακλά την αγορά σας, όχι μόνο ένα προϊόν
• Αποφύγετε υπερβολικά στενούς όρους αν σκοπεύετε να επεκταθείτε αργότερα
• Ελέγξτε ότι το αντίστοιχο domain και τα social handles είναι διαθέσιμα
• Βεβαιωθείτε ότι το όνομα εξακολουθεί να λειτουργεί αν ανοίξετε σε άλλη Πολιτεία

Αποφύγετε αυτά τα συνηθισμένα λάθη

• Επιλέγοντας ένα όνομα μόνο επειδή το domain είναι διαθέσιμο
• Χρησιμοποιώντας ένα όνομα που μοιάζει υπερβολικά με ανταγωνιστή
• Κάνοντας το όνομα τόσο περιγραφικό ώστε να είναι δύσκολο να προστατευτεί
• Προσθέτοντας ένα suffix ή ένα σημείο στίξης και θεωρώντας ότι το όνομα είναι μοναδικό
• Χρησιμοποιώντας μια μόδα της εποχής που μπορεί να ξεπεραστεί γρήγορα
• Ξεχνώντας να ελέγξετε ζητήματα εμπορικών σημάτων πριν από την υποβολή

Πώς να ελέγξετε αν ένα επιχειρηματικό όνομα είναι διαθέσιμο

Πριν υποβάλετε τα έγγραφα σύστασης, κάντε έναν έλεγχο διαθεσιμότητας ονόματος. Ένας σωστός έλεγχος συνήθως περιλαμβάνει περισσότερα από ένα βήματα.

1. Αναζητήστε στη βάση δεδομένων επιχειρηματικών οντοτήτων της Πολιτείας

Ξεκινήστε από την υπηρεσία υποβολής της Πολιτείας όπου σκοπεύετε να συστήσετε την οντότητα. Αναζητήστε ακριβείς αντιστοιχίες και κοντινές παραλλαγές. Αναζητήστε ονόματα που είναι:

• Ταυτόσημα
• Φωνητικά παρόμοια
• Διαφέρουν μόνο σε σημεία στίξης ή κενά
• Διαφέρουν μόνο με συνηθισμένες αλλαγές σε suffix

Αν το προτεινόμενο όνομα είναι πολύ κοντά σε ήδη υπάρχουσα οντότητα, η υποβολή μπορεί να απορριφθεί.

2. Αναζητήστε στη βάση εμπορικών σημάτων του USPTO

Ένας έλεγχος σε επίπεδο Πολιτείας δεν σας λέει αν κάποια άλλη επιχείρηση κατέχει δικαιώματα στο όνομα βάσει του δικαίου εμπορικών σημάτων. Ένας ομοσπονδιακός έλεγχος εμπορικού σήματος βοηθά να εντοπιστούν πιθανές συγκρούσεις πριν επενδύσετε σε branding, συσκευασία ή διαφήμιση.

Αυτό το βήμα είναι σημαντικό ακόμη κι αν η Πολιτεία εγκρίνει την υποβολή σας. Η έγκριση σε επίπεδο Πολιτείας δεν εγγυάται την κατοχύρωση ως εμπορικό σήμα.

3. Ελέγξτε διαθέσιμα domain και social handles

Αν το όνομα είναι νομικά διαθέσιμο αλλά όχι διαθέσιμο online, μπορεί να αντιμετωπίσετε προβλήματα branding αργότερα. Ελέγξτε αν το domain name και τα βασικά handles στα social media είναι διαθέσιμα πριν δεσμευτείτε.

4. Εξετάστε περιορισμούς που αφορούν τον κλάδο

Αν το όνομά σας περιλαμβάνει λέξεις που συνδέονται με ρυθμιζόμενο επάγγελμα ή χρηματοπιστωτική δραστηριότητα, επιβεβαιώστε αν χρειάζονται πρόσθετες εγκρίσεις. Ένας έλεγχος ονόματος από μόνος του μπορεί να μην αποκαλύψει όλες τις απαιτήσεις υποβολής.

Νομική επωνυμία vs. DBA: Γνωρίστε τη διαφορά

Πολλοί ιδρυτές συγχέουν τη νομική επωνυμία της επιχείρησης με ένα DBA, γνωστό επίσης ως fictitious business name ή trade name.

Νομική επωνυμία οντότητας

Αυτό είναι το όνομα της εταιρείας όπως κατατίθεται στην Πολιτεία. Εμφανίζεται στα έγγραφα σύστασης, στις ετήσιες εκθέσεις, στις φορολογικές δηλώσεις και στα νομικά συμβόλαια.

DBA

Ένα DBA σας επιτρέπει να δραστηριοποιείστε με διαφορετικό δημόσιο όνομα. Δεν δημιουργεί ξεχωριστή νομική οντότητα. Απλώς επιτρέπει στην υπάρχουσα επιχείρηση να λειτουργεί με εναλλακτικό όνομα.

Για παράδειγμα, μια LLC που έχει συσταθεί ως "Northstar Delivery LLC" θα μπορούσε να καταχωρίσει ένα DBA όπως "Northstar Local Freight" για να προωθήσει μια συγκεκριμένη γραμμή υπηρεσιών.

Πότε μπορεί να χρειαστείτε DBA

Ένα DBA μπορεί να είναι χρήσιμο όταν:

• Θέλετε ένα brand name διαφορετικό από τη νομική επωνυμία της οντότητας
• Σχεδιάζετε να προσφέρετε πολλαπλές υπηρεσίες κάτω από μία εταιρεία
• Η αρχική νομική επωνυμία σας είναι πολύ στενή για μελλοντική ανάπτυξη
• Θέλετε ένα πιο καθαρό όνομα marketing για τους πελάτες

Ένα DBA μπορεί να βοηθήσει στο branding, αλλά δεν σας προστατεύει από ευθύνη. Επίσης δεν αντικαθιστά τη νομική επωνυμία σας για επίσημες υποβολές.

Μπορεί μία LLC να χρησιμοποιεί πολλαπλά DBA;

Ναι. Σε πολλές Πολιτείες, μία LLC μπορεί να λειτουργεί με πολλαπλά DBA. Αυτό είναι συνηθισμένο όταν μία εταιρεία διαχειρίζεται διάφορες γραμμές δραστηριότητας κάτω από την ίδια νομική ομπρέλα.

Για παράδειγμα, μία LLC μπορεί να χρησιμοποιεί ξεχωριστά DBA για:

• Μια εμπορική επωνυμία λιανικής
• Μια συμβουλευτική επωνυμία
• Μια επωνυμία βασισμένη σε υπηρεσίες
• Μια επωνυμία για συγκεκριμένη τοπική αγορά

Παρόλα αυτά, κάθε DBA ενδέχεται να χρειάζεται ξεχωριστή εγγραφή ανάλογα με την Πολιτεία και τις τοπικές απαιτήσεις. Αν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε πολλαπλά ονόματα, επιβεβαιώστε τους κανόνες υποβολής πριν τα λανσάρετε δημόσια.

Κράτηση ονόματος: Πρέπει να κρατήσετε ένα όνομα πριν από την υποβολή;

Ορισμένες Πολιτείες επιτρέπουν να κρατήσετε ένα επιχειρηματικό όνομα πριν υποβληθεί η αίτηση σύστασης της οντότητας. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο αν δεν είστε έτοιμοι να καταθέσετε, αλλά θέλετε να διατηρήσετε το όνομα όσο προετοιμάζετε τα έγγραφα.

Μια κράτηση ονόματος μπορεί να έχει νόημα αν:

• Οριστικοποιείτε στοιχεία ιδιοκτησίας
• Περιμένετε άδεια ή έγκριση
• Θέλετε να εξασφαλίσετε το όνομα ενώ χτίζετε το υπόλοιπο επιχειρηματικό σχέδιο
• Συντονίζετε τη σύσταση με πολλαπλούς συνιδιοκτήτες ή επενδυτές

Οι κανόνες κράτησης διαφέρουν ανά Πολιτεία. Ελέγξτε τη διάρκεια, το τέλος και αν η κράτηση μπορεί να ανανεωθεί.

Μια πρακτική διαδικασία ονοματοδοσίας βήμα προς βήμα

Αν προσπαθείτε να επιλέξετε ένα συμμορφούμενο και εμπορικά ελκυστικό όνομα, ακολουθήστε μια απλή διαδικασία:

1. Ορίστε το μήνυμα του brand και το κοινό-στόχο σας.
2. Δημιουργήστε μια σύντομη λίστα ονομάτων που ταιριάζουν στο επιχειρηματικό σας μοντέλο.
3. Απορρίψτε ονόματα που είναι υπερβολικά γενικά, υπερβολικά περιοριστικά ή δύσκολα στην ορθογραφία.
4. Αναζητήστε κάθε επιλογή στη βάση επιχειρηματικών οντοτήτων της Πολιτείας.
5. Κάντε έλεγχο εμπορικού σήματος για να εντοπίσετε συγκρούσεις.
6. Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα του domain name.
7. Επιβεβαιώστε αν ειδικές λέξεις απαιτούν έγκριση.
8. Επιλέξτε την ισχυρότερη διαθέσιμη επιλογή.
9. Κρατήστε το όνομα αν δεν πρόκειται να κάνετε άμεσα την υποβολή.
10. Καταθέστε τα έγγραφα σύστασης με το εγκεκριμένο όνομα.

Αυτή η ακολουθία μειώνει τις επαναλήψεις εργασίας και βοηθά να αποτρέψετε καθυστερήσεις αφού έχετε ήδη δεσμευτεί σε ένα brand.

Συνηθισμένοι λόγοι απόρριψης μιας υποβολής

Οι συστάσεις επιχειρήσεων συχνά καθυστερούν επειδή το προτεινόμενο όνομα αποτυγχάνει σε ένα ή περισσότερα στάδια ελέγχου. Συνηθισμένοι λόγοι είναι οι εξής:

• Λείπει ο απαιτούμενος προσδιοριστής οντότητας
• Χρησιμοποιείται όνομα που μοιάζει υπερβολικά με ήδη υπάρχουσα εταιρεία
• Περιλαμβάνεται περιορισμένη λέξη χωρίς έγκριση
• Παραλείπεται ο έλεγχος των απαιτήσεων αδειοδότησης
• Υποβάλλεται όνομα που συγκρούεται με εμπορικό σήμα
• Χρησιμοποιείται ορθογραφική παραλλαγή που δεν καθιστά το όνομα διακριτό

Τα περισσότερα από αυτά τα ζητήματα μπορούν να αποφευχθούν με πιο προσεκτικό έλεγχο πριν από την υποβολή.

Πώς βοηθά το Zenind με την ονομασία της επιχείρησης

Το Zenind υποστηρίζει τους επιχειρηματίες που θέλουν να προχωρήσουν από την ιδέα στη σύσταση χωρίς περιττές τριβές. Όταν επιλέγετε ένα επιχειρηματικό όνομα, αυτό σημαίνει ότι σας βοηθά να εστιάσετε στα πρακτικά βήματα που έχουν σημασία:

• Έλεγχος αν ένα όνομα είναι διαθέσιμο
• Κατανόηση των ειδικών απαιτήσεων υποβολής κάθε Πολιτείας
• Προετοιμασία ακριβών εγγράφων σύστασης
• Οργάνωση των βημάτων DBA και εγγραφής όταν χρειάζεται
• Διατήρηση μιας απλής διαδικασίας από την επιλογή ονόματος έως την υποβολή

Αν συστήνετε μια LLC ή corporation, μια αξιόπιστη διαδικασία ονοματοδοσίας μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να σας βοηθήσει να αποφύγετε προβλήματα υποβολής που θα μπορούσαν να προληφθούν.

Τελικές σκέψεις

Το επιχειρηματικό όνομα είναι κάτι περισσότερο από μια δημιουργική απόφαση. Είναι μέρος της νομικής σας ταυτότητας, της στρατηγικής του brand σας και της πρώτης σας υποβολής στην Πολιτεία. Τα καλύτερα ονόματα είναι αξιομνημόνευτα, διακριτά, συμβατά και διαθέσιμα.

Επειδή οι κανόνες ονομασίας διαφέρουν και στις 50 Πολιτείες, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να κάνετε προσεκτική αναζήτηση, να επιβεβαιώσετε τα εμπορικά σήματα και να κατανοήσετε αν χρειάζεστε νομική επωνυμία, DBA ή και τα δύο. Λίγη επιμέλεια στην αρχή μπορεί να αποτρέψει δαπανηρές αλλαγές αργότερα.

Αν είστε έτοιμοι να συστήσετε την επιχείρησή σας, το Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε το επόμενο βήμα με μια πιο καθαρή και πιο σίγουρη διαδικασία ονοματοδοσίας.