Οι νόμοι της Καλιφόρνιας για τη διαφορετικότητα στα διοικητικά συμβούλια των δημόσιων εταιρειών: Τι σημαίνουν σήμερα τα SB 826 και AB 979

Η Καλιφόρνια προκάλεσε πανεθνική δημοσιότητα όταν υιοθέτησε νομοθεσίες για τη διαφορετικότητα στα διοικητικά συμβούλια, με στόχο την αύξηση της εκπροσώπησης στα διοικητικά συμβούλια δημοσίως εισηγμένων εταιρειών που έχουν την κύρια εκτελεστική τους έδρα στην πολιτεία. Οι νόμοι αυτοί, γνωστοί ως Women on Boards (SB 826) και Underrepresented Communities on Boards (AB 979), σχεδιάστηκαν για να αλλάξουν τη σύνθεση των διοικητικών συμβουλίων και να απαιτήσουν ετήσια αναφορά στον Secretary of State της Καλιφόρνιας.

Σήμερα, όμως, η εικόνα συμμόρφωσης είναι πιο σύνθετη απ’ ό,τι φαινόταν αρχικά. Η τρέχουσα καθοδήγηση του Secretary of State της Καλιφόρνιας αναφέρει ότι η υπηρεσία έχει απαγορευθεί, με δικαστική εντολή, να διαθέτει κρατικούς πόρους για τις νομοθεσίες Diversity on Boards και δεν συλλέγει επί του παρόντος σχετικά δεδομένα. Για τις δημόσιες εταιρείες, αυτό σημαίνει ότι το θέμα παραμένει σημαντικό για τη διακυβέρνηση, το ιστορικό γνωστοποιήσεων και τα εταιρικά αρχεία, αλλά το αρχικό πλαίσιο επιβολής της Καλιφόρνιας δεν λειτουργεί πλέον με τον ίδιο τρόπο όπως παλαιότερα.

Το άρθρο αυτό εξηγεί τι κάλυπταν οι νόμοι, πώς ήταν δομημένοι, τι αναφέρει η τρέχουσα καθοδήγηση της πολιτείας και τι θα πρέπει να παρακολουθούν ακόμη οι δημόσιες εταιρείες και οι αλλοδαπές εταιρείες.

Τι επιχείρησε να απαιτήσει η Καλιφόρνια

Το πλαίσιο της Καλιφόρνιας για τη διαφορετικότητα στα διοικητικά συμβούλια αποτελούνταν από δύο ξεχωριστούς νόμους:

• SB 826, Women on Boards: είχε ως στόχο να αυξήσει τον αριθμό των γυναικών μελών στα διοικητικά συμβούλια των εταιρειών που υπάγονται στο πλαίσιο.
• AB 979, Underrepresented Communities on Boards: είχε ως στόχο να αυξήσει τον αριθμό των μελών από υποεκπροσωπούμενες κοινότητες.

Οι νόμοι απευθύνονταν σε δημοσίως εισηγμένες εταιρείες με κύρια εκτελεστική έδρα στην Καλιφόρνια. Στην πράξη, αυτό περιλάμβανε πολλές εταιρείες που είχαν συσταθεί εκτός Καλιφόρνιας, εφόσον η κύρια εκτελεστική τους έδρα βρισκόταν στην πολιτεία.

Ο Secretary of State της Καλιφόρνιας περιέγραψε τους νόμους ως απαιτήσεις για τα επηρεαζόμενα εταιρικά σχήματα να πληρούν ελάχιστα όρια σύνθεσης του διοικητικού συμβουλίου και να δηλώνουν τη συμμόρφωση μέσω ετήσιων δηλωτικών καταθέσεων.

Ποιες εταιρείες καλύπτονταν

Η καθοδήγηση της πολιτείας διέκρινε μεταξύ publicly held και publicly traded εταιρειών.

• Μια publicly held εταιρεία είναι στενότερη κατηγορία και γενικά περιορίζεται σε εταιρείες εισηγμένες στο NYSE, το NASDAQ ή το NYSE American.
• Μια publicly traded εταιρεία είναι ευρύτερη κατηγορία και μπορεί επίσης να περιλαμβάνει εταιρείες που διαπραγματεύονται σε αγορές OTC.

Οι ελάχιστες απαιτήσεις για τη διαφορετικότητα του διοικητικού συμβουλίου εφαρμόζονταν σε publicly held εταιρείες με κύρια εκτελεστική έδρα στην Καλιφόρνια. Το FAQ του Secretary of State εξηγούσε επίσης ότι οι publicly traded εταιρείες που δεν ήταν publicly held εξακολουθούσαν να έχουν ετήσιες υποχρεώσεις υποβολής, ακόμη κι αν δεν υπάγονταν στις ελάχιστες απαιτήσεις για τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία για κάθε εταιρεία που δραστηριοποιείται στην Καλιφόρνια, ιδίως για αλλοδαπές εταιρείες που έχουν λάβει άδεια να ασκούν δραστηριότητα στην πολιτεία.

Πώς έμοιαζαν αρχικά τα όρια για το διοικητικό συμβούλιο

Σύμφωνα με την καθοδήγηση του Secretary of State, οι νόμοι εφάρμοζαν σταδιακά απαιτήσεις για τα διοικητικά συμβούλια ανάλογα με το μέγεθός τους.

Για τον νόμο περί διαφορετικότητας φύλου, το FAQ της πολιτείας περιέγραφε μια δομή που απαιτούσε:

• τουλάχιστον μία γυναίκα μέλος για όλα τα συμβούλια που καλύπτονταν,
• δύο γυναίκες μέλη για συμβούλια με πέντε μέλη, και
• τρεις γυναίκες μέλη για συμβούλια με έξι ή περισσότερα μέλη.

Για τον νόμο περί υποεκπροσωπούμενων κοινοτήτων, η καθοδήγηση της πολιτείας περιέγραφε μια παρόμοια σταδιακή προσέγγιση, ξεκινώντας με τουλάχιστον ένα μέλος που πληροί τα κριτήρια και στη συνέχεια προχωρώντας σε ελάχιστους αριθμούς μελών με βάση το μέγεθος του συμβουλίου.

Το βασικό συμπέρασμα είναι ότι η Καλιφόρνια δεν ζητούσε απλώς από τις εταιρείες να κάνουν γενικές διακηρύξεις. Το πλαίσιο βασιζόταν σε συγκεκριμένους στόχους σύνθεσης του διοικητικού συμβουλίου και σε ετήσια αναφορά.

Τρέχουσα νομική και κανονιστική κατάσταση

Το σημαντικότερο σημείο για τις εταιρείες είναι η τρέχουσα ενημέρωση κατάστασης από τον Secretary of State της Καλιφόρνιας.

Οι σελίδες Women on Boards και Underrepresented Communities on Boards του Secretary of State αναφέρουν ότι, κατ’ εφαρμογή τελικών αποφάσεων και μόνιμων ασφαλιστικών μέτρων που εκδόθηκαν το 2022, η υπηρεσία έχει τεθεί υπό δικαστική απαγόρευση να διαθέτει κρατικούς πόρους για τις νομοθεσίες Diversity on Boards. Οι ίδιες σελίδες αναφέρουν επίσης ότι η υπηρεσία δεν συλλέγει επί του παρόντος δεδομένα σχετικά με το Diversity on Boards και ότι το Publicly Traded Disclosure Statement αναθεωρήθηκε ώστε να αφαιρέσει τα πεδία δεδομένων που προηγουμένως παρακολουθούσαν αυτές τις γνωστοποιήσεις.

Στην πράξη, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αντιμετωπίζουν τους νόμους της Καλιφόρνιας για τη διαφορετικότητα στα διοικητικά συμβούλια ως θέμα με ιστορική σημασία, αλλά όχι ως ενεργό κρατικό πρόγραμμα συλλογής δεδομένων.

Αυτό δεν εξαλείφει κάθε κίνδυνο διακυβέρνησης. Σημαίνει όμως ότι οι εταιρείες πρέπει να διαχωρίζουν προσεκτικά:

• την ιστορική πορεία των νομοθεσιών της Καλιφόρνιας για τη διαφορετικότητα στα διοικητικά συμβούλια,
• την τρέχουσα κατάσταση που απορρέει από τα ασφαλιστικά μέτρα και
• οποιεσδήποτε άλλες υποχρεώσεις γνωστοποιήσεων σε επίπεδο διοικητικού συμβουλίου που μπορεί να προκύπτουν από ομοσπονδιακό δίκαιο, κανόνες χρηματιστηρίων, προσδοκίες επενδυτών ή εσωτερικές πολιτικές διακυβέρνησης.

Γιατί το θέμα εξακολουθεί να έχει σημασία για τη διακυβέρνηση του διοικητικού συμβουλίου

Ακόμη και όταν ένας νόμος έχει τεθεί υπό δικαστική απαγόρευση, το ιστορικό του μπορεί να συνεχίσει να επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες διαχειρίζονται τη διακυβέρνηση και τη συμμόρφωση.

Οι δημόσιες εταιρείες και τα διοικητικά συμβούλια θα πρέπει ακόμη να εξετάζουν:

• αν διαθέτουν σαφείς εσωτερικές διαδικασίες για την παρακολούθηση της σύνθεσης του διοικητικού συμβουλίου,
• αν τα ερωτηματολόγια των μελών του διοικητικού συμβουλίου συγκεντρώνουν τις πληροφορίες που απαιτούνται για εσωτερική διακυβέρνηση και αναφορές προς επενδυτές,
• αν τα πρακτικά του διοικητικού συμβουλίου και τα εταιρικά αρχεία τηρούνται με συνέπεια,
• αν οι ετήσιες κρατικές δηλώσεις υποβάλλονται εγκαίρως, και
• αν οι υποχρεώσεις αλλοδαπής αδειοδότησης και ετήσιας αναφοράς είναι ενημερωμένες σε κάθε δικαιοδοσία όπου δραστηριοποιείται η εταιρεία.

Για πολλές επιχειρήσεις, εδώ ακριβώς γίνεται πρακτική η υποστήριξη στη σύσταση και συμμόρφωση της οντότητας. Μια εταιρεία μπορεί να έχει συσταθεί σε μία πολιτεία, να έχει λάβει άδεια να δραστηριοποιηθεί στην Καλιφόρνια και εξακολουθεί να χρειάζεται μια αξιόπιστη διαδικασία για ετήσιες υποβολές, διατήρηση εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και παρακολούθηση της κατάστασης της οντότητας.

Τι πρέπει να κάνουν τώρα οι αλλοδαπές εταιρείες

Οι αλλοδαπές εταιρείες που δραστηριοποιούνται στην Καλιφόρνια δεν πρέπει να θεωρούν ότι η συμμόρφωση με τη διαφορετικότητα στα διοικητικά συμβούλια ήταν το μόνο ζήτημα που ενδιέφερε ποτέ την πολιτεία. Ακόμη και όταν ένας συγκεκριμένος νόμος τελεί υπό δικαστική απαγόρευση, οι εταιρείες εξακολουθούν να πρέπει να διατηρούν σε τάξη τη συνολική τους συμμόρφωση στην Καλιφόρνια.

Ένας λογικός κατάλογος ελέγχου συμμόρφωσης περιλαμβάνει:

1. Επιβεβαίωση αν η εταιρεία είναι publicly held, publicly traded ή κανένα από τα δύο.
2. Εξέταση του αν η κύρια εκτελεστική έδρα της εταιρείας βρίσκεται στην Καλιφόρνια.
3. Επαλήθευση ότι οι ετήσιες δηλώσεις της Καλιφόρνιας είναι ενημερωμένες.
4. Διατήρηση ακριβών αρχείων διοικητικού συμβουλίου και στελεχών.
5. Επιβεβαίωση ότι οι εσωτερικές πολιτικές διακυβέρνησης ευθυγραμμίζονται με τις υποχρεώσεις γνωστοποίησης της εταιρείας.
6. Παρακολούθηση των ενημερώσεων του Secretary of State της Καλιφόρνιας για τυχόν αλλαγές στις απαιτήσεις υποβολής που σχετίζονται με το διοικητικό συμβούλιο.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για εταιρείες που δραστηριοποιούνται σε πολλές πολιτείες, επειδή οι υποχρεώσεις συμμόρφωσης συχνά διαφέρουν ανάλογα με το κράτος σύστασης, το καθεστώς αδειοδότησης, το καθεστώς εισαγωγής σε χρηματιστήριο και την τοποθεσία της έδρας.

Συνήθεις ερωτήσεις

Συνεχίζει η Καλιφόρνια να συλλέγει δεδομένα για τη διαφορετικότητα στα διοικητικά συμβούλια;

Σύμφωνα με την τρέχουσα καθοδήγηση του Secretary of State της Καλιφόρνιας, όχι. Η υπηρεσία αναφέρει ότι δεν συλλέγει επί του παρόντος δεδομένα για το Diversity on Boards και ότι τα προηγούμενα πεδία δεδομένων αφαιρέθηκαν από το Publicly Traded Disclosure Statement.

Πρέπει οι εταιρείες ακόμη να υποβάλλουν εταιρικές γνωστοποιήσεις στην Καλιφόρνια;

Ναι, πολλές publicly traded εταιρείες εξακολουθούν να έχουν ετήσιες υποχρεώσεις υποβολής στον Secretary of State της Καλιφόρνιας, παρότι τα πεδία δεδομένων για τη διαφορετικότητα αφαιρέθηκαν από το έντυπο γνωστοποίησης.

Η δικαστική απαγόρευση εξαλείφει κάθε ανησυχία συμμόρφωσης που σχετίζεται με το διοικητικό συμβούλιο;

Όχι. Αλλάζει μόνο την κατάσταση των νομοθεσιών Diversity on Boards. Οι εταιρείες εξακολουθούν να χρειάζεται να διαχειρίζονται τους ομοσπονδιακούς κανόνες γνωστοποίησης, τις απαιτήσεις των χρηματιστηρίων, τις εσωτερικές πρακτικές διακυβέρνησης και τις συνήθεις υποχρεώσεις κρατικής υποβολής.

Το συμπέρασμα

Οι νόμοι της Καλιφόρνιας για τη διαφορετικότητα στα διοικητικά συμβούλια υπήρξαν κάποτε μια εξέχουσα πρωτοβουλία διακυβέρνησης για δημοσίως εισηγμένες εταιρείες με κύρια εκτελεστική έδρα στην πολιτεία. Η τρέχουσα καθοδήγηση του Secretary of State, ωστόσο, δείχνει ότι η υπηρεσία έχει τεθεί υπό δικαστική απαγόρευση από την επιβολή των νομοθεσιών Diversity on Boards και δεν συλλέγει σχετικά δεδομένα.

Για τις δημόσιες εταιρείες και τις αλλοδαπές εταιρείες, το πρακτικό μάθημα είναι απλό: κατανοήστε το ιστορικό, επαληθεύστε την τρέχουσα κατάσταση και διατηρήστε τη συμμόρφωση της οντότητας στην Καλιφόρνια σε τάξη. Αυτό περιλαμβάνει ετήσιες υποβολές, τήρηση εταιρικών αρχείων και σαφή διαδικασία παρακολούθησης των απαιτήσεων σε επίπεδο πολιτείας που μπορούν να επηρεάσουν τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες.

Εάν η εταιρεία σας είναι εγγεγραμμένη να δραστηριοποιείται στην Καλιφόρνια, η διακυβέρνηση του διοικητικού συμβουλίου θα πρέπει να αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου προγράμματος συμμόρφωσης που καλύπτει επίσης τα αρχεία σύστασης, το καθεστώς αδειοδότησης και τις ετήσιες υποχρεώσεις διατήρησης.