Πώς να δημιουργήσετε μια κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης σε 4 απλά βήματα

Η κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης, που συχνά αποκαλείται κατάσταση P&L ή κατάσταση αποτελεσμάτων, είναι μία από τις πιο χρήσιμες οικονομικές αναφορές που μπορεί να διατηρεί μια επιχείρηση. Δείχνει πόσα χρήματα εισήλθαν, πόσα χρήματα εκταμιεύτηκαν και αν η επιχείρηση λειτούργησε με κέρδος ή ζημία κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης περιόδου.

Για ιδρυτές, ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και νέες LLC, μια κατάσταση P&L είναι κάτι περισσότερο από μια λογιστική άσκηση. Είναι ένα πρακτικό εργαλείο για την αποτίμηση της απόδοσης, τον εντοπισμό υπερβολικών δαπανών και τη λήψη καλύτερων αποφάσεων σχετικά με τις προσλήψεις, την τιμολόγηση, το απόθεμα και την ανάπτυξη. Αν χτίζετε μια νέα εταιρεία, η τήρηση καθαρών οικονομικών αρχείων από την πρώτη μέρα θα σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα και θα κάνει την περίοδο των φόρων, τις αιτήσεις για δάνεια και τις συζητήσεις με επενδυτές πολύ ευκολότερες.

Τι είναι μια κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης;

Μια κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης συνοψίζει τα έσοδα και τα έξοδα μιας επιχείρησης σε μια καθορισμένη χρονική περίοδο. Αυτή η περίοδος μπορεί να είναι μήνας, τρίμηνο ή έτος. Στο τέλος της αναφοράς, μπορείτε να δείτε αν η επιχείρηση κέρδισε ή έχασε χρήματα.

Μια βασική κατάσταση P&L συνήθως περιλαμβάνει:

• Έσοδα
• Κόστος πωληθέντων αγαθών
• Μικτό κέρδος
• Λειτουργικά έξοδα
• Λειτουργικό εισόδημα
• Τόκους και φόρους
• Καθαρό εισόδημα

Η ακριβής μορφή μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το είδος της επιχείρησης, αλλά ο σκοπός παραμένει ο ίδιος: να δώσει μια καθαρή εικόνα της οικονομικής απόδοσης.

Γιατί έχει σημασία μια κατάσταση P&L

Μια κατάσταση P&L βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να κάνουν τρία σημαντικά πράγματα.

1. Να μετρούν την απόδοση της επιχείρησης

Τα έσοδα από μόνα τους δεν δείχνουν όλη την εικόνα. Μια επιχείρηση μπορεί να αυξάνει τις πωλήσεις και παρ’ όλα αυτά να χάνει χρήματα αν τα έξοδα αυξάνονται πιο γρήγορα από το εισόδημα. Μια κατάσταση P&L δείχνει αν η επιχείρηση είναι πραγματικά κερδοφόρα.

2. Να εντοπίζουν προβλήματα δαπανών

Όταν παρακολουθείτε τα έξοδα γραμμή προς γραμμή, γίνεται ευκολότερο να εντοπίσετε ασυνήθιστα κόστη, επαναλαμβανόμενες συνδρομές, αναποτελεσματικές λειτουργίες ή κατηγορίες που μεγαλώνουν υπερβολικά.

3. Να υποστηρίζουν χρηματοδότηση και σχεδιασμό

Οι δανειστές, οι επενδυτές και ακόμη και οι προμηθευτές μπορεί να θέλουν να δουν οικονομικές καταστάσεις πριν χορηγήσουν πίστωση ή λάβουν αποφάσεις. Μια καλά προετοιμασμένη κατάσταση P&L μπορεί να βοηθήσει να αποδείξετε ότι η επιχείρησή σας είναι οργανωμένη και οικονομικά συνειδητοποιημένη.

Τα 4 βήματα για να δημιουργήσετε μια κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης

Δεν χρειάζεται να είστε λογιστής για να δημιουργήσετε μια χρήσιμη κατάσταση P&L. Η διαδικασία γίνεται πολύ πιο εύκολη όταν τη χωρίσετε σε τέσσερα βήματα.

1. Συγκεντρώστε τα στοιχεία των εσόδων σας
2. Αφαιρέστε το κόστος πωληθέντων αγαθών για να βρείτε το μικτό κέρδος
3. Αφαιρέστε τα λειτουργικά έξοδα για να βρείτε το λειτουργικό εισόδημα
4. Αφαιρέστε τόκους, φόρους, αποσβέσεις και αποπληρωμές για να βρείτε το καθαρό εισόδημα

Βήμα 1: Συγκεντρώστε τα στοιχεία των εσόδων σας

Τα έσοδα είναι το συνολικό ποσό χρημάτων που κέρδισε η επιχείρησή σας κατά τη διάρκεια της περιόδου αναφοράς. Μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Πωλήσεις προϊόντων
• Πωλήσεις υπηρεσιών
• Αμοιβές συμβουλευτικής
• Επαναλαμβανόμενες συνδρομές
• Επιστροφές χρημάτων ή άλλα επιχειρηματικά έσοδα, εφόσον ισχύει

Ξεκινήστε συγκεντρώνοντας κάθε πηγή εισοδήματος για την περίοδο που εξετάζετε. Αν ετοιμάζετε μηνιαία κατάσταση, χρησιμοποιήστε μόνο εκείνον τον μήνα. Αν ετοιμάζετε τριμηνιαία κατάσταση, συνδυάστε τους τρεις μήνες του τριμήνου.

Αν η επιχείρησή σας είναι νέα και δεν έχει ακόμη δημιουργήσει έσοδα, μπορείτε πάλι να συντάξετε μια προβλεπόμενη κατάσταση P&L χρησιμοποιώντας εκτιμώμενες πωλήσεις. Αυτή η πρόβλεψη μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε πόσα έσοδα χρειάζεστε για να φτάσετε στο σημείο ισορροπίας και πού μπορεί να βρίσκονται τα πρώτα οικονομικά σας πιεστικά σημεία.

Παράδειγμα εσόδων

Αν μια επιχείρηση web design κέρδισε 8.000 $ από έργα πελατών και 500 $ από πώληση ψηφιακού προτύπου μέσα στον ίδιο μήνα, τα συνολικά έσοδα θα είναι 8.500 $.

Βήμα 2: Αφαιρέστε το κόστος πωληθέντων αγαθών

Το κόστος πωληθέντων αγαθών, ή COGS, περιλαμβάνει τα άμεσα κόστη που συνδέονται με την παραγωγή του προϊόντος σας ή την παροχή της υπηρεσίας σας. Αυτά δεν είναι γενικά λειτουργικά έξοδα γραφείου. Είναι κόστη που υπάρχουν επειδή πραγματοποιήσατε μια πώληση.

Παραδείγματα COGS μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Πρώτες ύλες
• Συσκευασία προϊόντων
• Εργασία παραγωγής
• Έξοδα αποστολής που συνδέονται με παραγγελίες
• Λογισμικό ή εργαλεία που χρησιμοποιούνται άμεσα για την παροχή μιας υπηρεσίας
• Χρεώσεις συναλλαγών που συνδέονται με μια πώληση

Το μικτό κέρδος υπολογίζεται ως εξής:

Μικτό Κέρδος = Έσοδα - Κόστος Πωληθέντων Αγαθών

Γιατί έχει σημασία το μικτό κέρδος

Το μικτό κέρδος δείχνει πόσο αποτελεσματικά η επιχείρησή σας μετατρέπει τις πωλήσεις σε χρήματα πριν ληφθούν υπόψη τα γενικά έξοδα. Αν το μικτό κέρδος είναι χαμηλό, η τιμολόγησή σας ίσως είναι πολύ χαμηλή ή τα άμεσα κόστη σας πολύ υψηλά.

Παράδειγμα μικτού κέρδους

Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα της επιχείρησης web design, ας υποθέσουμε ότι τα άμεσα κόστη έργων και παραγωγής ανήλθαν σε 1.200 $.

8.500 $ - 1.200 $ = 7.300 $ μικτό κέρδος

Βήμα 3: Αφαιρέστε τα λειτουργικά έξοδα

Τα λειτουργικά έξοδα είναι τα τακτικά κόστη για τη λειτουργία της επιχείρησης που δεν συνδέονται άμεσα με την παραγωγή μιας συγκεκριμένης πώλησης. Αυτά μερικές φορές αποκαλούνται γενικά έξοδα.

Τα συνηθισμένα λειτουργικά έξοδα περιλαμβάνουν:

• Ενοίκιο
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Μισθοδοσία
• Μάρκετινγκ και διαφήμιση
• Ασφάλιση
• Γραφική ύλη
• Συνδρομές λογισμικού
• Επαγγελματικές υπηρεσίες
• Ταξίδια και γεύματα όταν ισχύει

Ο τύπος είναι ο εξής:

Λειτουργικό Εισόδημα = Μικτό Κέρδος - Λειτουργικά Έξοδα

Πώς να οργανώσετε τα έξοδα

Για μια καθαρή κατάσταση P&L, ομαδοποιήστε τα έξοδα σε κατηγορίες. Αυτό διευκολύνει να δείτε ποιες περιοχές αυξάνονται και ποιες παραμένουν υπό έλεγχο. Ένα απλό σχήμα μπορεί να μοιάζει ως εξής:

• Ενοίκιο και εγκαταστάσεις
• Μισθοδοσία και πληρωμές συνεργατών
• Πωλήσεις και μάρκετινγκ
• Τεχνολογία και λογισμικό
• Ασφάλιση και νομικά
• Λοιπά γενικά έξοδα

Παράδειγμα λειτουργικού εισοδήματος

Αν η επιχείρηση έχει 7.300 $ μικτό κέρδος και 4.500 $ λειτουργικά έξοδα, τότε:

7.300 $ - 4.500 $ = 2.800 $ λειτουργικό εισόδημα

Βήμα 4: Αφαιρέστε τόκους, φόρους, αποσβέσεις και αποπληρωμές

Για να φτάσετε στο καθαρό εισόδημα, λαμβάνετε υπόψη έξοδα που βρίσκονται κάτω από το λειτουργικό εισόδημα.

Τόκοι

Οι τόκοι είναι το κόστος του δανεισμού χρημάτων. Αν η επιχείρησή σας έχει δάνεια ή άλλο χρέος, τα έξοδα τόκων θα πρέπει να περιλαμβάνονται στην αναφορά.

Φόροι

Οι φόροι εισοδήματος εξαρτώνται από τη νομική μορφή της επιχείρησης, το φορολογητέο εισόδημα και τη δικαιοδοσία. Η φορολογική αντιμετώπιση διαφέρει, γι’ αυτό πολλοί ιδιοκτήτες συνεργάζονται με λογιστή ή φοροτεχνικό όταν ετοιμάζουν επίσημες καταστάσεις.

Αποσβέσεις και αποπληρώσεις

Οι αποσβέσεις κατανέμουν το κόστος ενός ενσώματου παγίου, όπως εξοπλισμός, στη διάρκεια του χρόνου. Οι αποπληρώσεις κάνουν το ίδιο για ορισμένα άυλα περιουσιακά στοιχεία, όπως κάποια λογισμικά ή κόστη εξαγοράς.

Τύπος καθαρού εισοδήματος

Καθαρό Εισόδημα = Λειτουργικό Εισόδημα - Τόκοι - Φόροι - Αποσβέσεις - Αποπληρώσεις

Παράδειγμα καθαρού εισοδήματος

Αν το λειτουργικό εισόδημα είναι 2.800 $, οι τόκοι είναι 300 $, οι φόροι 600 $ και οι αποσβέσεις και αποπληρώσεις συνολικά 200 $, τότε:

2.800 $ - 300 $ - 600 $ - 200 $ = 1.700 $ καθαρό εισόδημα

Αυτό το τελικό ποσό είναι το κέρδος της επιχείρησης για την περίοδο.

Πρότυπο κατάστασης αποτελεσμάτων χρήσης

Ακολουθεί ένα απλό παράδειγμα του πώς μπορεί να μοιάζει μια μηνιαία κατάσταση P&L.

Έσοδα
- Πωλήσεις προϊόντων: 12.000 $
- Έσοδα υπηρεσιών: 3.000 $
Συνολικά έσοδα: 15.000 $

Κόστος πωληθέντων αγαθών
- Υλικά και άμεση εργασία: 4.000 $
Συνολικό COGS: 4.000 $

Μικτό κέρδος: 11.000 $

Λειτουργικά έξοδα
- Ενοίκιο: 2.000 $
- Μισθοδοσία: 3.000 $
- Μάρκετινγκ: 800 $
- Λογισμικό: 400 $
- Ασφάλιση: 300 $
Συνολικά λειτουργικά έξοδα: 6.500 $

Λειτουργικό εισόδημα: 4.500 $

Έξοδα κάτω από το λειτουργικό αποτέλεσμα
- Τόκοι: 200 $
- Φόροι: 700 $
- Αποσβέσεις: 100 $
Συνολικά έξοδα κάτω από το λειτουργικό αποτέλεσμα: 1.000 $

Καθαρό εισόδημα: 3.500 $

Αυτό είναι μόνο ένα πρότυπο, αλλά δείχνει τη ροή μιας τυπικής κατάστασης από τα έσοδα έως το τελικό κέρδος.

Πόσο συχνά πρέπει να ετοιμάζετε μια κατάσταση P&L;

Η σωστή συχνότητα εξαρτάται από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της επιχείρησης.

• Μηνιαία: Ιδανική για τις περισσότερες ενεργές μικρές επιχειρήσεις και startups
• Τριμηνιαία: Χρήσιμη για στρατηγική επισκόπηση και φορολογικό σχεδιασμό
• Ετησίως: Χρήσιμη για το τέλος χρήσης και την υποβολή αναφορών

Η μηνιαία αναφορά δίνει την πιο καθαρή εικόνα των τάσεων. Αν κάτι αλλάξει ξαφνικά, όπως οι δαπάνες διαφήμισης, η μισθοδοσία ή ο όγκος πωλήσεων, θα το παρατηρήσετε νωρίτερα.

Τι μπορείτε να μάθετε από μια κατάσταση P&L

Μια κατάσταση P&L δίνει στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων περισσότερα από έναν τελικό αριθμό κέρδους. Μπορεί να αποκαλύψει μοτίβα που βελτιώνουν τη λήψη αποφάσεων.

Τάσεις κερδοφορίας

Μπορείτε να συγκρίνετε μήνες ή τρίμηνα για να δείτε αν η εταιρεία βελτιώνεται ή υποχωρεί.

Συνήθειες δαπανών

Μπορείτε να εντοπίσετε σπατάλες, περιττές συνδρομές ή κατηγορίες που αυξάνονται πολύ γρήγορα.

Προβλήματα τιμολόγησης

Αν τα έσοδα είναι ισχυρά αλλά το κέρδος χαμηλό, η επιχείρηση μπορεί να τιμολογεί προϊόντα ή υπηρεσίες πολύ χαμηλά.

Εποχικές μεταβολές

Ορισμένες επιχειρήσεις κερδίζουν περισσότερα κατά συγκεκριμένες περιόδους του έτους. Μια κατάσταση P&L σας βοηθά να προετοιμαστείτε για προβλέψιμες ανόδους και πτώσεις.

Ετοιμότητα για επέκταση

Αν τα περιθώριά σας είναι σταθερά και το καθαρό σας εισόδημα υγιές, μπορεί να βρίσκεστε σε καλύτερη θέση για να προσλάβετε προσωπικό, να ανοίξετε δεύτερο κατάστημα ή να επεκτείνετε το απόθεμά σας.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Ακόμη και μια απλή κατάσταση P&L μπορεί να γίνει παραπλανητική αν οι αριθμοί δεν οργανώνονται προσεκτικά.

Ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών εξόδων

Κρατήστε τα επιχειρηματικά οικονομικά ξεχωριστά από τις προσωπικές δαπάνες. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για νέες εταιρείες και ιδιοκτήτες LLC.

Παράλειψη άμεσων κόστους

Αν παραλείψετε το COGS, το μικτό κέρδος θα εμφανιστεί υπερεκτιμημένο και η κατάσταση θα είναι ανακριβής.

Χρήση λανθασμένης περιόδου

Βεβαιωθείτε ότι κάθε ποσό ανήκει στον ίδιο μήνα, τρίμηνο ή έτος.

Σύγχυση της ταμειακής ροής με το κέρδος

Τα μετρητά στην τράπεζα δεν είναι το ίδιο με το κέρδος. Μια κατάσταση P&L μετρά έσοδα και έξοδα, όχι μόνο τα υπόλοιπα λογαριασμών.

Παράβλεψη μικρών επαναλαμβανόμενων χρεώσεων

Οι συνδρομές λογισμικού, τα τραπεζικά τέλη και οι μικρές υπηρεσίες μπορούν να αθροιστούν με τον χρόνο. Πρέπει επίσης να καταγράφονται.

Πότε πρέπει μια νέα επιχείρηση να αρχίσει να παρακολουθεί P&L

Η καλύτερη στιγμή για να ξεκινήσετε είναι μόλις η επιχείρηση αρχίσει να λειτουργεί. Η αναμονή μέχρι την περίοδο των φόρων δημιουργεί περιττή εργασία εκ των υστέρων.

Αν λανσάρετε μια εταιρεία, η έγκαιρη δημιουργία μιας βασικής διαδικασίας λογιστικής μπορεί να σας βοηθήσει να:

• Παρακολουθείτε τα έξοδα εκκίνησης
• Παρακολουθείτε τα πρώτα έσοδα
• Προετοιμαστείτε για φορολογικές δηλώσεις
• Υποστηρίξετε αιτήσεις για δάνεια ή επενδυτές
• Λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις για προσλήψεις και τιμολόγηση

Μια σταθερή συνήθεια τήρησης αρχείων διευκολύνει επίσης τη μετάβαση από τη φάση startup σε ένα πιο επίσημο οικονομικό σύστημα καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται.

Τελικές σκέψεις

Η δημιουργία μιας κατάστασης αποτελεσμάτων χρήσης δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Μόλις κατανοήσετε τα τέσσερα βασικά βήματα - έσοδα, COGS, λειτουργικά έξοδα και έξοδα κάτω από το λειτουργικό αποτέλεσμα - μπορείτε να δημιουργήσετε μια καθαρή εικόνα της απόδοσης της επιχείρησής σας.

Για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ιδρυτές και νεοσύστατες εταιρείες, η κατάσταση P&L είναι ένα από τα σημαντικότερα οικονομικά εργαλεία που υπάρχουν. Σας βοηθά να διαχειρίζεστε την ανάπτυξη με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση, να εντοπίζετε προβλήματα νωρίς και να παίρνετε αποφάσεις με βάση πραγματικούς αριθμούς αντί για εικασίες.

Αν χτίζετε μια επιχείρηση από το μηδέν, η οργάνωση των οικονομικών σας αρχείων είναι εξίσου σημαντική με την επιλογή της σωστής νομικής μορφής, την υποβολή των σωστών εγγράφων και τη διατήρηση της συμμόρφωσης της εταιρείας σας.